Votre Intranet, le socle de votre Digital Workplace

Le digital workplace n’est pas une machine entièrement automatisée qui écrase l’humain mais plutôt un environnement de travail sophistiqué alimenté par le cerveau humain.

De l’Intranet au Digital Workplace

Initialement, le terme Digital Workplace devait simplement remplacer le bon vieil Intranet, mais il est rapidement devenu un concept très à la mode. Après quelques années d’égarement, ce terme regroupe aujourd’hui plusieurs significations. La plupart d’entre elles élargissent la portée de l’Intranet. Mais ça ne trompe personne… Les organisations à l’origine de l’intranet sont les mêmes qui ont forgé et développé ce nouveau concept. Pourtant, au-delà de l’effet buzz, le terme Digital Workplace tente de radicalement changer la façon dont les individus travaillent.

Ce terme laisse croire que le concept de Digital Workplace est l’équivalent virtuel du lieu physique de travail. Beaucoup ont le sentiment que l’environnement numérique de travail n’est pas seulement lié aux outils numériques que nous utilisons pour travailler, tels que le client email, notre intranet, ou nos applications professionnelles. Quelque soit la forme qu’il prend, l’environnement de travail est avant tout un lieu où l’on communique, où l’on collabore, où l’on coopére, et où l’on accomplit des tâches. Donc, en connectant les individus via des outils numériques, le digital workplace garantit de meilleurs résultats et une expérience professionnelle enrichissante.

Historiquement, et de plus en plus, les intranets ont collecté des informations, des applications et des interactions sociales et collaboratives. Aujourd’hui, avec la technologie, les réseaux sociaux et les smartphones qui font fureur, est-ce qu’un intranet social et collaboratif peut agir comme l’épine dorsale de votre digital workplace ?

Exploiter les flux d’information

En 2011, Marc Andreessen nous expliquait que le software envahissait le monde. Il avait bel et bien raison. Le nombre d’applications logicielles qu’un employé utilise quotidiennement a explosé depuis quelques années. Au-delà du phénoméne software, nous baignons dans un environnement numérique – la 4G, le GPS, le Bluetooth, le WIFI et le NFC – qui sont des technologies omniprésentes dans notre vie quotidienne.

La frontière qui séparait les environnements physiques et numériques est en train de disparaitre. Nous possédons tous des smartphones ou des montres intelligentes, qui interagissent sans cesse avec le monde numérique. Il est vrai que cela créé de nouvelles opportunités et attentes pour les “travailleurs du savoir”, mais cela questionne aussi leur capacité à gérer tous ces signaux.
Un intranet social bien implémenté et intégré au système informatique de votre organisation devrait pouvoir fédérer les flux de votre travail et de vos affaires. Suivez les statuts de vos opportunités provenants de votre CRM, suivez les statuts de vos projets provenants de votre système de gestion de projet et postés sur les espaces de travail de vos équipes, organisez vos réunions grace à un système de messagerie instantannée et de visio-conférence, et enregistrez vos échanges afin de faciliter le partage et la recherche des informations par vos salariés.
Votre intranet aura, par conséquent, le potentiel d’intégrer, de filtrer et de contextualiser l’information dans des flux intuitifs.

Un accès homogène aux outils et à l’information

Cette connectivité permanente nous permet d’avoir accès à l’information et à de riches interactions, partout et tout le temps ! Ce concept de digital workplace reconnaît l’impératif de mobilité. Le travail, c’est avant tout une question de performance intellectuelle et physique, et non pas de lieu. Vous avez plus de chances de finir, rapidement, une présentation de diapositives chez vous que dans un open-space bruyant. Quand vous vous rendez chez le client, vous aurez plus de chance de laisser une bonne impression si vous pouvez rapidement récupérer des contenus telle que votre fiche produit la plus récente depuis votre intranet dès que la conversation dévie de son thème principal.
Un intranet moderne permet aux travailleurs un accès facile et continu aux outils et à l’information, et sur de nombreux appareils mobiles. Si vous avez la possibilité de retrouver et consulter vos documents, interagir avec vos collègues, commencer et finir une tâche, en utilisant l’appareil de votre choix, vous éliminez les frictions. De plus, un intranet convivial et intuitif active la productivité à l’échelle de toute l’organisation.

L’Homme d’abord !

La technologie est un facilitateur mais le travail demeure une activité humaine. Et c’est pour cela que le meilleur atout d’une entreprise réside dans son personnel. C’est lui qui comble les lacunes de la technologie et qui stimule l’innovation. Mettre à profit le plein potentiel de votre force de travail exige des outils qui favorisent la communication et la collaboration. Finalement, le digital workplace n’est pas une machine entièrement automatisée qui écrase l’humain mais plutôt un environnement de travail sophistiqué alimenté par le cerveau humain.

Les intranets sociaux sont, par nature, centrés sur l’utilisateur : ils permettent aux gens de se connecter “par interêt” plutôt que de façon hiérarchique. Aussi, ils encouragent les interactions et les formations de groupe ad hoc. Ce sont des environnements qui poussent à la communication, ce qui favorise un sentiment d’appartenance. Les idées peuvent emerger des conversations, et les gens sont alors motivés et engagés quand leurs idées sont prises en considération. La nature ouverte de l’intranet social est un moyen de diffusion de la connaissance et du savoir, à l’échelle de toute l’entreprise !

Un intranet, c’est aussi un facilitateur !

Comme dit précédemment, c’est l’humain qui prime. Du coup, l’un des facteurs clés du succès du digital workplace est l’expérience utilisateur. Les logiciels d’entreprise ne peuvent plus se permettre d’être “laids” et difficiles d’utilisation. Aujourd’hui, les applications les plus populaires ont mis la barre très haut quant à la facilité d’usage et l’esthétique. Les employés n’accepteront plus, ou très mal, des interfaces “moches” et complexes. Et à juste titre !

Le software a parcouru beaucoup de chemin pour devenir plus accessible, mais dans dans un contexte de systèmes logiciels interconnectés comme le digital workplace, cela cause un réel problème d’hétérogénéité.

Personne ne devrait avoir à se souvenir de 15 mots de passe différents, et avoir à jongler entre les clients emails et un dossier de partage, un autre logiciel pour le CRM et l’ERP, le système de paie, et la flopée d’applications maison qui hantent nos systèmes d’information interne. Une telle complexité nous empêche de bien faire notre travail, mine notre productivité, tue notre motivation et notre capacité à voir plus loin. Quand vous avez passé des heures à vous battre avec vos outils, il ne vous reste plus d’énergie pour résoudre d’autres problèmes.

En intégrant dans une session unique, les processus opérationnels, et l’accès aux applications métier, un intranet social agit comme une sorte de passerelle privilégiée qui simplifie notre travail.
Utiliser un intranet social paraît être un bon moyen pour les employés de s’adapter à l’expérience du digital workplace.

Au-delà de l’Information de la Technologie

Le digital workplace répond à des transformations radicales en cours dans certains domaines, tels que la gestion des connaissances, la motivation des employés, la productivité collective et individuelle, et les départements RH et Communications internes, qui devraient être les premiers à en voir le potentiel.

Dans une perspective corporative, le digital workplace ouvre la voie à un changement culturel positif, un esprit d’innovation accru, et plus de flexibilité en terme d’activité commerciale.

Pour concrétiser cette vision et libérer tout son potentiel, faut-il encore engager les DSI. De telles initiatives sont des occasions fabuleuses pour les leaders des départements informatique d’impliquer d’autres départements pour faire de l’intranet la nouvelle pierre angulaire du processus de transformation de l’entreprise !

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"Je suis responsable des produits chez eXo, je supervise la gestion des produits et le marketing produit, mes équipes conçoivent, créent et promeuvent les fonctionnalités et les améliorations d'eXo Platform. En tant qu'ancien développeur de logiciels devenu chef de produit, j'ai une passion pour les technologies qui sont susceptibles d'améliorer la vie des gens. Dans ce blog, j'écris sur certains de mes intérêts personnels, tels que la productivité, les formes alternatives de gestion et d'organisation des entreprise, la collaboration, les technologies open-source et émergentes. "

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