Gouvernance de la Digital Workplace ou la première pierre d’une transformation digitale réussie

Les questions relatives à la sécurité et la protection des données sont des sujets récurrents pour les responsables informatique.

Nous devenons de plus en plus connectés grâce aux nouvelles technologies présentes sur le marché tels que le cloud, le big data et les outils analytiques, le machine learning et les IA, ou encore l’internet des objets.

Toutes ces nouvelles technologies mettent les données au cœur de ce monde digital. Si vous suivez notre blog, vous avez probablement jeté un coup d’oeil à notre vision sur comment l’open source peut vous aider à gérer les questions de sécurité vis à vis de vos données.

Nous allons aborder à travers cet article la question de manière plus globale, en réfléchissant sur comment bien préparer votre digitalisation, mais également les enjeux fondamentaux de votre digital workplace.

Nous pensons que pour répondre efficacement aux questions relatives à la sécurité et à la protection des données, il est nécessaire d’établir des moyens et des procédures lors de l’échange ou de la manipulation de ces données.

Il est aussi nécessaire d’adapter les comportements dans la digital workplace. Cet ensemble de normes, standards et procédures est ce que l’on appelle la gouvernance de la digital workplace.

Étapes préliminaires à l’établissement de votre gouvernance de la digital workplace

L’adoption de la digital workplace pour les entreprises apportent de nombreux avantages tels que la mobilité, l’échange de savoir, la collaboration, mais également le maintien de la sécurité. Il faut néanmoins également se conformer à certaines contraintes:

  1. Vous ne pouvez pas transposer votre cadre de gouvernance et procédures traditionnel dans votre nouvel environnement digital.
  2. Les systèmes de gestion de documents et de stockage ne sont pas suffisants pour utiliser le plein potentiel de la collaboration digitale.
  3. Le temps consacré à la définition claire de la stratégie de gouvernance est un élément critique déterminant le succès de la digital workplace.

Compte tenu des contraintes décrites précédemment, nous pouvons à présent préciser les étapes nécessaires à l’établissement d’un cadre de gouvernance digitale robuste et durable.

Être organisé

Tout d’abord, si vous avez déjà essayé d’établir une stratégie et un cadre de gouvernance IT, vous connaissez la difficulté de définir les bons processus, règles et structures pour un portefeuille d’applications et de challenges toujours plus large.

Être bien organisé est ici essentiel, afin d’éviter le chaos. La clé est de souligner quelle information doit être partagée, à qui, mais également quand utiliser certaines fonctionnalités de votre plateforme collaborative.

Vous êtes ici l’architecte de votre digital workplace et la gouvernance en est le plan de construction.

Comprendre ce que la gouvernance de la digital workplace sous-entend

D’après une étude récente menée par “Digital Workplace Group” (experts indépendants spécialisés dans la digital workplace), la gouvernance du digital workplace est définie comme “les politiques, structures, rôles, règles, processus, et standards nécessaires à l’application de la digital workplace de manière optimale et pérenne”.

Elle précise stratégie à mettre en place et les KPIs nécessaires au contrôle de l’implémentation de votre cadre de gouvernance.

Cette étude prend également le temps d’identifier un éventail de thèmes et d’éléments qui doivent être pris en considération dans le plan de gouvernance de la digital workplace:

Comment avoir la bonne Gouvernance de la Digital WorkplaceSource: Digital workplace governance: getting it right by Digital Workplace Group

Tenant compte de ces éléments, la tâche peut paraître dantesque. Nous allons néanmoins tenter de vous donner une vision plus claire pour vous permettre de naviguer à travers ces démarches.

Collaborer avec les parties prenantes clés durant le développement de votre gouvernance digitale

Actuellement, nous savons qu’une bonne gouvernance dépend fortement de l’alignement business/IT.

Néanmoins, pour créer de la valeur la gestion du changement doit également entrer dans le champ de cet alignement. C’est ici que les acteurs majeurs de l’entreprise doivent mettre leur pierre à l’édifice.

En effet, le coeur de la gouvernance de la digital workplace définit la structure qui détient, fourni et contrôle la digital workplace.

Une structure transversale est donc nécessaire pour implanter les standards et procédures qui guideront les différents utilisateurs, que ce soit le département informatique, la communication interne et le département RH en charge d’une partie de l’expérience collaborateur.

Construire votre plan de gouvernance

Donner un cadre à votre gouvernance digitale va permettre à tous les intéressés de comprendre ce qui doit être fait.

De préférence la mise en place de la gouvernance se fait en amont de la mise en oeuvre des projets, d’où l’importance de définir son cadre.

Afin de vous aider, voici quelques questions clés auxquelles vous devez répondre afin de définir votre gouvernance:

  • Quel est le champ de votre gouvernance de la digital workplace?
  • Quel canaux et applications sont couvertes par celle-ci?
  • Avez-vous inclus la gestion du changement dans votre gouvernance?
  • Quels sont les rôles clés? Qui participe au processus?
  • Votre gouvernance est elle centralisée? décentralisée?
  • Quels sont les métriques mise en place? Quels KPIs?
  • Comment différenciez vous votre gouvernance pour vos applications? Qu’en est-il pour le contenu?
  • Comment votre gouvernance évolue-t-elle par rapport au cycle de vie de vos applications/contenu?

La mise en place de votre gouvernance de la digital workplace est un travail de longue haleine.

Néanmoins, il est nécessaire de commencer quelque part car même un semblant de gouvernance permet de formaliser l’usage de votre digital workplace, permettant ainsi à votre organisation de collaborer efficacement, tout en s’assurant que les informations délicates soit manipulés en toute sécurité.

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Product Marketing Specialist

Je suis un spécialiste en marketing produit et un passionné de la technologie. Mon rôle chez eXo est de soutenir les activités marketing et opérationnelles de notre outil de travail collaboratif. Je blogue principalement sur la transformation digitale, la collaboration, la technologie open-source et l'utilisation de la plateforme collaborative eXo.

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