Bien concevoir votre Digital Workplace

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Les organisations ayant adopté ou comptant adopter le digital workplace offrent un accès accru aux technologies, permet une collaboration sans contrainte, tout en améliorant leur efficacité et la satisfaction de leurs clients. Les avantages de l’adoption d’un digital workplace sont nombreux : une meilleure communication et collaboration, la mobilité mais également un meilleur accès et la possibilité de trouver une information nécessaire. Dans cet article, nous souhaitons regarder cela sous un angle différent. En effet, ces bénéfices sont fortement influencés par la façon dont vous concevez votre digital workplace.

Branding

Lorsque l’on évoque le design de votre digital workplace, l’un des principaux aspects que devrait considérer votre organisation est son image de marque. Le branding est un moyen pour une organisation de différencier ses services ou produits du reste du marché. Un nom unique, une excellente publicité ou une forte identité visuelle  sont quelques-uns des outils pour parvenir à se différencier.

Le branding offre donc la possibilité de façonner l’image ou la perception que l’on souhaite donner aux consommateurs face aux produits.

De même, personnaliser l’apparence de votre intranet stimulera l’engagement de vos employés, leur donnera un sentiment d’appartenance, mais vous assurera également de véhiculer votre image et votre identité visuelle dans le cas d’un extranet.

Intégration des applications

L’un des principaux défis auxquels sont confrontées les entreprises lors de la conception de leur digital workplace est l’intégration de ces technologies avec les applications métiers existantes (CRM, ERP, SIRH).

Les outils et une culture de la collaboration digitale ne suffisent pas à assurer l’engagement. Il est nécessaire de faire interagir les applications métier avec la plate-forme collaborative.

C’est ce que confirme une étude de 2013 publiée par Booze & Company, une mauvaise intégration est l’une des principales raisons qui freine l’adoption du digital workplace.

Automatisation des processus

Après avoir intégré les applications métier, l’enjeu est de lier les outils collaboratifs avec les processus. Il existe des solutions d’automatisation permettant de coordonner les activités entre les travailleurs, mesurer la production et aider à rendre l’exécution des tâches aussi fluide que possible. Ainsi, grâce à la combinaison d’outils collaboratifs et l’automatisation des flux de travail les collaborateurs gagneront en efficacité tout en respectant les processus de l’organisation.

Sécurisation des données

La sécurisation des données est un facteur critique pour toute structure concevant son digital workplace. Au travers des usages des réseaux sociaux, le mobile, le cloud computing, ou encore la tendance d’utiliser ses propres appareils (B.Y.O.D.), on note que les fuites de données ont augmenté due à une certaine négligence en termes de sécurité.

Investir afin de vous protéger se révélera être être crucial durant la conception de votre digital workplace. Cela permettra à votre organisation d’économiser beaucoup d’argent, mais également de vous assurer d’obtenir le contrôle de votre solution, vous permettant ainsi de vous assurer que la manipulation de vos informations sensibles se fait en toute sécurité.

Un espace de travail ouvert

Bien que principalement influencé par la technologie, le digital workplace concerne également l’environnement de travail “physique” des collaborateurs. Même si la technologie joue un rôle important dans la conception de votre digital workplace, l’importance de la structure du lieu de travail de votre organisation devrait également être envisagée. Selon l’étude de Booze & Company précédemment citée, les organisations qui s’efforcent d’optimiser leur digital workplace possèdent généralement des bureaux trop encombrés qui peuvent limiter la créativité, le moral ou les interactions entre employés.

Adopter un espace ouvert et permettre le travail à distance ainsi que la mobilité sont des moyens de rendre vos employés plus heureux, en augmentant de fait l’engagement et la satisfaction des ces derniers.

Cela conduira également votre structure à avoir un environnement de travail plus efficace et rentable. Par conséquent, lorsque vous pensez à la conception de votre digital workplace, optez aussi pour un environnement physique ouvert favorisant l’interaction et la collaboration.

Une approche centrée sur l’homme

La productivité des travailleurs est influencée par l’efficacité de leurs outils. Même si une automatisation du système mal conçue peut avoir une incidence sur la productivité, les problèmes auxquels les personnes sont confrontées ne peuvent être résolus qu’avec l’adoption de solutions appropriées à leurs usages. Cependant, lorsque les utilisateurs utilisent des outils de collaboration digitale, les organisations doivent aussi faire face à une dynamique plus complexe entre les personnes et les outils. Pour réussir à créer un environnement productif et à réduire les frictions, les organisations doivent absolument comprendre le contexte pour assurer ses objectifs.

Pour ce faire, vous devriez considérer ces 3 éléments essentiels:

  • Soyez réaliste quant à ce que la technologie peut offrir : en effet, vous devez comprendre quelle valeur elle apporte afin d’éviter de sous-estimer ou surestimer son apport.
  • Faites preuve d’empathie envers vos collaborateurs: Ecoutez et comprenez leurs besoins, leurs motivations, leurs difficultés et proposez des solutions adaptées.
  • Résolvez les problèmes de productivité avec vos collaborateurs : il existe une myriade de techniques (co-conception, design thinking, méthodes agile, gamestorming) vous permettant de trouver la bonne solution tout en impliquant vos collaborateurs

Une approche axée sur vos collaborateurs durant la conception et la mise en œuvre de votre digital workplace réduira non seulement les risques d’échec du projet, mais assurera également des gains de productivité.

Dans ce monde de plus en plus numérisé, l’adoption d’un digital workplace devient plus courante pour les entreprises qui se doivent d’être à la pointe. Néanmoins, en étendant votre réflexion au delà de la technologie, dès la phase de conception de votre digital workplace, vous serez en mesure de créer un espace de travail stable pour tous vos collaborateurs.

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"Je suis responsable des produits chez eXo, je supervise la gestion des produits et le marketing produit, mes équipes conçoivent, créent et promeuvent les fonctionnalités et les améliorations d'eXo Platform. En tant qu'ancien développeur de logiciels devenu chef de produit, j'ai une passion pour les technologies qui sont susceptibles d'améliorer la vie des gens. Dans ce blog, j'écris sur certains de mes intérêts personnels, tels que la productivité, les formes alternatives de gestion et d'organisation des entreprise, la collaboration, les technologies open-source et émergentes. "

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