5 Façons de Trouver des Documents dans eXo Platform

Travailler avec des documents occupe une grande part des tâches quotidiennes et routinières de travailleurs du savoir. Si vous en êtes un, vous le savez probablement déjà. Mais vous pourriez être surpris de voir combien sont alarmantes les statistiques concernant l’interminable traque des documents que nous vivons au travail de nos jours. En voici quelques unes:

  • D’après Delphi, en moyenne un employé passe 60% de sa journée de travail à faire des saisies et traiter des documents.
  • Gartner estime que les travailleurs passent 50% de leur temps de travail actif à rechercher de l’information en général, et passent en moyenne 18 minutes à trouver un document.
  • Coopers et Lybrand estiment pour leur part que les travailleurs de l’information font revoir au moins deux documents par jour à cinq personnes en moyenne, ce qui génère plus de 10 nouveaux documents par jour. Ceux-ci sont souvent stockés dans des emplacements différents et on se retrouve avec 15% des documents papiers mal classés ou au mauvais endroit. Tout ceci résulte en moyenne en 20% à 40% du temps de travail passé à rechercher des documents manuellement pour un coût de $19,732 par travailleur par an et une perte en productivité globale pour l’organisation de 21.3%. Oops!

L’un des rôles importants des logiciels de collaboration d’entreprise est de faciliter le partage et le travail sur les documents, mais aussi de simplifier et d’accélérer la récupération des enregistrements numériques, en particulier lorsqu’ils s’accumulent dans un ou plusieurs emplacements qui constituent la base de connaissances de l’organisation. De toute évidence, c’est l’un des principaux domaines dans lesquels les solutionslogiciels de collaboration doivent faire de leur mieux pour aider les organisations à améliorer l’efficacité du personnel et à réduire les coûts opérationnels.

Cependant, il est important de noter que parvenir à ces améliorations ne dépend pas uniquement des fonctionnalités du logiciel, mais aussi des facteurs suivants :

  1. Passer à une culture d’archivage électronique dans le cadre de la transformation digitale de votre organisation
  2. Adoption du logiciel de collaboration par les utilisateurs finaux
  3. Adoption de pratiques de collaboration numérique associées à des avantages collectifs abandon des anciennes qui sont à la base des inefficiences (comme l’utilisation de courrier électronique pour partager et collaborer sur les documents en interne).

Ceci étant dit, voici cinq façons de trouver des documents dans eXo Platform.

#1 Utiliser la recherche unifiée : recherche rapide

Le moteur de recherche unifié de la plate-forme accessible à partir de sa barre d’outils permet de trouver à partir d’un même endroit différents types de contenus stockés dans différents endroits. Ceux-ci incluent non seulement les fichiers, mais aussi les pages wiki, les discussions sur le forum, les événements, les tâches, les personnes et les espaces.

Dès que vous commencez à taper un mot clé dans le champ de recherche, les résultats commencent à être affichés. C’est ce qu’on appelle la recherche rapide.

recherche unifiée de documents dans eXo

C’est la façon la plus simple de rapidement rechercher des documents dont vous connaissez le nom.

recherche rapide des documents eXo par nom

Notez toutefois que non seulement les noms de fichiers sont indexés par le moteur de recherche unifié, mais aussi l’extension de fichier dans le nom, les informations de métadonnées (comme l’auteur, le sujet, la date, la langue, etc.) ainsi que le contenu du texte dans le document. Préciser cette information lors d’une recherche rapide peut donc contribuer à affiner les résultats de recherche.

trouver des documents eXo avec extension de fichier dans le nom
Cliquer sur un résultat de recherche de fichier rapide, lance l’aperçu du fichier s’il est pris en charge, c’est-à-dire s’il s’agit :

  • d’un document PDF, Word, Excel or PowerPoint,
  • d’une image JPG, JPEG, PNG or GIF,
  • d’un fichier audio MP3 audio ou une vidéo MP4.

#2 Utiliser la recherche unifiée : recherche avancée

Vous avez peut-être remarqué le bouton «Voir tous les résultats» qui s’affiche toujours au bas des résultats de recherche rapide décrits ci-dessus. Il vous mène à une page de recherche avancée où vous pouvez préciser vos critères de recherche. Ici, vous pouvez filtrer les résultats par type de contenu et les trier par pertinence, date ou titre.

Donc, si vos résultats de recherche rapides sont noyés dans les résultats d’autres types de contenu et que vous devez concentrer votre recherche strictement sur les fichiers, cela vous permet de le faire.

Résultat de recherche par types de contenu document eXo
Ensuite, si vous cherchez par exemple le dernier rapport mensuel autour d’un sujet spécifique, vous pouvez trier les résultats de cette recherche par date.

Trier les résultats de recherche des documents eXoTout comme pour les résultats de recherche rapide, vous pouvez également lancer un aperçu rapide des documents sans quitter la page de recherche. Cela vous permet de vérifier si un document est bien celui que vous cherchiez, ou de relancer une recherche dans le cas contraire. Vous pouvez facilement sortir de l’aperçu avec le bouton de fermeture ou en appuyant sur la touche ESC puis inspecter les autres résultats.

Une fois que vous trouvez le document recherché, vous pouvez choisir de le télécharger ou de l’ouvrir dans l’application Documents (dans l’espace / emplacement où il est stocké) afin de travailler dessus ou de le partager à un autre collègue ou à une autre équipe, etc.

#3 Repérer des documents actifs grâce aux flux d’activités

eXo Platform propose un flux d’activités pour chaque espace collaboratif (qui peut être dédié à une équipe, un projet, une communauté d’intérêt, etc.) ainsi qu’un flux d’activité personnel qui agrège toutes les activités. Ce flux done aux collaborateurs un moyen de voir sans effort toutes les activités pertinentes (y compris celles autour des documents).

Par exemple, lorsqu’un collègue dépose un nouveau document dans un espace d’équipe ou de projet dans lequel vous êtes impliqué, vous pouvez le voir dans le flux d’activités. Lorsque quelqu’un travaille sur le document, l’activité associée remontera dans le flux d’activité et sera mise en évidence grâce à des commentaires générés automatiquement tels que «une nouvelle version a été créée».

Cela signifie que lorsque votre collègue dit qu’elle a mis à jour le document de la feuille de route ce matin et que ce dernier a besoin de votre relecture, vous n’avez pas besoin de lui demander de vous envoyer le document ou un lien vers le document, ni de faire une recherche. Tout ce que vous avez à faire est de vérifier votre flux d’activités (c’est-à-dire l’équivalent moderne de votre boîte de réception de courrier électronique de collaboration) pour y voir apparaître la dernière version du document en question.

Repérer des documents eXo actifs grâce aux flux d’activités

Les activités des documents vous permettent également de faire un aperçu du document sans quitter la page de flux.

aperçu des documents actifs grâce aux flux d’activités

Elles disposent également d’un fil d’ariane cliquable qui désigne le chemin d’accès au document et vous permet d’aller directement à l’emplacement exact du document dans l’espace si nécessaire. Imaginons que vous deviez déposer des documents relatifs à un même projet ou client dans un sous-dossier commun au sein d’une arborescence de dossiers relativement encombrée et profonde : sauter à l’emplacement du document de cette manière vous fait gagner énormément de temps. N’oubliez pas que de petits gains dans le temps multipliés par le nombre total d’employés et à long terme correspondent à des gains tangibles pour votre organisation.

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Selon le type de document que vous trouvez dans le flux d’activités, vous pouvez également commencer à travailler sur le document vous-même via la fonction « Ouvrir dans » disponible sur les activités associées aux documents.

open in word

Enfin, les documents repérés dans le flux d’activité vous permettent de commencer immédiatement à interagir autour du document avec d’autres collaborateurs via des commentaires.

Intéraction sur les documents eXo actifs grâce aux flux d’activités

#4 Recherche de documents à partir d’un emplacement spécifique

Ceci est utile pour rechercher des documents au sein d’un référentiel connu, comme vos documents personnels ou dans un espace.

Imaginons que vous savez que le document que vous essayez de trouver est une des brochures produit et que celles-ci sont stockées dans un espace appelé «Produits». Tout ce que vous avez à faire est d’aller dans cet espace, d’accéder à son application « Documents », puis d’utiliser le champs de recherche s’y trouvant.

Recherche de documents eXo à partir d'un emplacement ou espace connuCes résultats peuvent être affichés en fonction du « score ». Ce score est basé sur le nombre de fois que votre mot clé est présent dans le document.

L’application Documents fournit également des fonctionnalités sur sa barre latérale pour effectuer des recherches avancées (y compris plusieurs conditions de recherche / opérateurs).

Recherche avancée de documents eXo à partir d'un espace

Des recherches complexes peuvent être sauvegardées afin de les réutiliser à tout moment si nécessaire sans perdre de temps à les ré-élaborer.

Sauvegarde des recherches complexes de documents eXo

#5 Obtenir un soutien rapide de vos collègues

Dans le cas où tout le reste échouerait, vous pouvez simplement demander si quelqu’un peut vous indiquer le document que vous recherchez ou le déposer s’il n’est pas encore disponible.

Heureusement, la plateforme vous permet de faire une telle demande de manière asynchrone via la fonction de microblog ou en temps réel via le chat.

Le microblog vous permet de publier un message à votre réseau ou à une équipe spécifique, de le publier sur leur flux d’activité et de les notifier. Ainsi, il sera tout à fait visible, mais il aura moins d’urgence qu’un message instantané. Vos collègues pourront alors vous répondre en laissant un commentaire et vous recevrez une notification à ce moment là.

Microblog pour être guidé afin de trouvé un document eXo
Le chat, en revanche, pourrait mieux convenir aux demandes urgentes. Vous pouvez utiliser des salons de discussion pour cibler une équipe spécifique que vous connaissez probablement afin de vous procurer le document que vous recherchez. De cette façon, vous ne dérangez pas les autres équipes pour qui la demande serait sans objet.

chat d'eXo pour mieux trouver un documentVous pouvez également demander à des personnes spécifiques via un chat privé 1 à 1 si vous pensez qu’ils peuvent vous aider.

Comme indiqué précédemment, le document que vous demandez pourrait être un document utile qui n’a pas encore été déposé sur la plate-forme alors que quelqu’un en dispose potentiellement localement sur sa machine. Ou bien ce pourrait être un document qui n’a pas encore été créé mais que d’autres pourraient convenir qu’il serait utile d’avoir à disposition. Ainsi, ne pas être timide et s’appuyer sur la plateforme pour faire parvenir votre demande aux autres pourrait s’avérer aussi bien utile pour vous que pour d’autres qui auront besoin du document un jour.
Si vous êtes intéressé d’en savoir plus sur comment stimuler l’implication des employés, regardez cette infographie que nous avons publiée récemment.

Découvrez comment eXo Platform peut vous aider à transformer votre entreprise!

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"Je suis responsable marketing produit pour les solutions logicielles d'entreprise chez eXo Platform. Mon rôle consiste à soutenir et mener des activités marketing et opérationnelles pour notre plateforme collaborative. Mes contributions à ce blog tournent autour du monde passionnant de la transformation digitale d'entreprise, du travail collaboratif, de la technologie open-source et comment tirer le meilleur parti d'eXo Platform."

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