Les fonctionnalités sociales au service de la collaboration

Le succès d’une entreprise est bâti par ses collaborateurs – leurs idées, leur engagement, leur labeur, leur passion. Pourtant, bien souvent, la dureté du quotidien, les échéances, le manque de moyens ou le stress peuvent mettre à mal cet engagement.

Une entreprise peut parfois donner l’impression qu’elle a perdu de vue sa mission originale. Le travail se vide alors de sens et les collaborateurs se désengagent.

La collaboration sociale peut aider à ramener les collaborateurs dans l’entreprise en encourageant le partage d’idées, de connaissances, de passion ou d’expériences. L’Homme étant par nature une créature sociale, il cherchera à passer du temps avec d’autres personnes. Ceci est également valable au sein de son lieu de travail.

On a pu notamment observer les nombreux changements au sein des entreprises avec l’avènement des open-spaces permettant de faciliter les échanges et de diminuer l’isolement professionnel. Les employés ayant des interactions sociales sont plus engagés, plus investis dans une organisation, et moins susceptibles de la quitter pour une offre d’emploi concurrente.

En encourageant les politiques de collaboration sociale vous pourriez être surpris de ce qu’elles peuvent apporter à votre entreprise.

1. Le travail d’équipe permet de mieux réaliser les objectifs

La collaboration sociale renforce les équipes, mais les implications vont plus loin que de faire travailler les employés en harmonie. Cela réduit le stress parce que chaque projet ou idée est un produit de l’équipe, de sorte qu’il y a moins de peur de l’échec. De plus, le travail d’équipe permet une montée en compétences de tous ceux qui sont impliqués.

Quand quelqu’un montre à un collègue une meilleure façon de faire quelque chose, tous deux apprennent de l’interaction. Au sein d’un digital workplace, les fonctionnalités de chat, de gestion de projets ou encore des espaces de travail autour d’une même fonction de l’entreprise (RH, Finance, Marketing…) sont autant de moyens favorisant les interactions et permettant d’accomplir un objectif commun.

De plus, un digital workplace équipé de telles fonctionnalités “sociales” offre un moyen de faire face au manque de coordination des équipes.

En effet, cet environnement virtuel est un facilitateur de communication et d’harmonisation entre les équipes, mais également entre départements et bureaux répartis sur différents sites.

2. Les employés connaissent le «pourquoi» de ce qu’ils font et apportent leur pierre à l’édifice.

Ce point est vraiment au coeur d’une organisation fonctionnelle et pérenne – les employés qui connaissent le «pourquoi» de ce qu’ils font seront plus motivés, engagés et deviendront des actifs précieux pour l’entreprise.

Lorsqu’ils collaborent les uns avec les autres, surtout en dehors de leurs départements ou équipes respectifs, les employés ont une idée plus large que ce que fait l’organisation dans son ensemble.

Ils peuvent voir comment ce qu’ils font affecte les autres fonctions clés telles que le marketing, la finance, ou les ventes. Ils commencent alors à vraiment comprendre la raison d’être de l’organisation, ce qui la fait avancer et ils réalisent qu’ils devraient s’en préoccuper.

Lorsque des personnes collaborent ouvertement, elles déclenchent des réactions de la part autres, ce qui peut les mener à faire des ajustements afin d’obtenir un résultat plus pertinent, de créer un produit plus solide, ou d’offrir un meilleur service.

Chacun apporte ses propres forces et contribue à consolider une vision commune. Un groupe peut offrir des perspectives nouvelles qu’une personne seule n’aurait peut-être pas considéré.

Dans un digital workplace, une fonctionnalité de fil d’activités permettra aux collaborateurs d’observer en tant réel ce que font les autres et les fonctionnalités de like et de commentaires viendront amplifier les interactions spontanées pour nourrir cette vision commune.

3. Réduire la perte de connaissances et facilite sa capitalisation.

Même les employés les plus loyaux quittent un jour leur entreprise (pour une myriade de raisons), c’est dans l’ordre des choses. On peut y voir un effet positif de renouvellement des forces vives de l’organisation.

En revanche, ce qu’il faut absolument éviter, c’est de perdre les connaissances d’un employé ayant beaucoup de responsabilités ou ayant un savoir-faire rare.

Un des avantages de la collaboration sociale est la diffusion de ces connaissances d’un employé à l’autre et entre les équipes. Les collaborateurs désormais interconnectés à l’aide de leur digital workplace “socialisé” combleront plus facilement le vide laissé par quelqu’un qui part. C’est pourquoi de nombreuses fonctionnalités sociales peuvent permettre aux équipes de créer une base de connaissances pour garder ce précieux savoir au sein de l’entreprise.

Par exemple, la création de wikis, forums ou de documents nourrissant votre base de connaissance sont des moyens d’apporter une valeur indéniable pour limiter la perte des connaissances et faciliter leur capture ainsi que leur transfert.

4. Responsabiliser vos employés et leur montrer que vous leur faites confiance.

Rendre les clients pleinement heureux n’est pas chose aisée et requiert de responsabiliser et de laisser une marge de manoeuvre suffisante aux collaborateurs qui sont en première ligne.

Un moyen de mettre en oeuvre cette responsabilisation est d’avoir une politique de dialogue ouvert inter-employés sur ce qui devrait être partagé, quand et à travers quel canal. Cela montre que leur hiérarchie leur fait confiance pour faire les bons choix.

Pour cela, certains mécanismes intégrés aux outils d’un digital workplace les aideront à étendre ou restreindre l’accès aux documents, ressources ou espaces. Ils pourront également s’accorder sur la marche à suivre à l’aide, par exemple, d’un outil de sondage rapide.

Comme vous pouvez le constater, la collaboration sociale ne concerne pas uniquement les réseaux sociaux. Au bout du compte, elle fait référence à des processus qui aident les gens à interagir et à partager des informations qui contribuent à atteindre un objectif commun, en prenant des actions et en les intégrant dans leurs travail quotidien afin de l’exercer leur métier plus intelligemment, plus efficacement et de manière plus productive.

 

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Product Marketing Specialist

Je suis un spécialiste en marketing produit et un passionné de la technologie. Mon rôle chez eXo est de soutenir les activités marketing et opérationnelles de notre outil de travail collaboratif. Je blogue principalement sur la transformation digitale, la collaboration, la technologie open-source et l'utilisation de la plateforme collaborative eXo.

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