5 Façons d’utiliser les Calendriers dans eXo Platform

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Les calendriers partagés sont un moyen ancien et courant d’organiser des événements au travail. Leur utilisation s’étend aujourd’hui au-delà des simples agendas personnels pour s’organiser typiquement pour gérer des réunions à l’intérieur et à l’extérieur de l’organisation. Elle couvre également des choses telles que l’organisation d’activités de collaboration, les événements d’entreprise, la gestion de projets et de tâches, etc.

C’est pourquoi, les organisations ont cherché des moyens d’intégrer pleinement leur expérience de calendrier dans leur intranet collaboratif pour entreprise . Cela les aide à améliorer l’accès et la visibilité, ainsi qu’à favoriser la discussion et l’engagement autour des événements du calendrier partagé afin de mieux servir la collaboration.

Compte tenu de ce qui précède, eXo Platform fournit nativement un module de calendrier conçu pour cet objectif si nécessaire. Voici les cinq façons les plus courantes d’utiliser l’application de calendrier intégrée à eXo Platform.

1. Calendriers Personnels

Chaque utilisateur obtient un calendrier personnel privé dans lequel il peut planifier des événements tels que des réunions avec d’autres membres de l’intranet ou des personnes extérieures à l’organisation.

calendriers personnels eXo

Lors de la planification d’un événement de calendrier, l’utilisateur peut spécifier des informations de base telles que la date / l’heure, la description et le lieu. Il peut aussi éventuellement gérer d’autres choses, telles que les pièces jointes, les paramètres de rappel, les participants supplémentaires, le message d’invitation, et plus encore.
Une fonctionnalité intéressante est l’onglet « Planifier » dans l’assistant de création d’événement. Cet onglet montre à l’utilisateur sa propre disponibilité et celle de tous les participants ajoutés à l’événement qu’il crée à la date / heure sélectionnée, lui permettant de les ajuster rapidement si nécessaire avant de sauvegarder l’événement dans son calendrier personnel et celui des personnes qu’il souhaite inviter.

mon calendrier eXo

Les calendriers personnels peuvent également être partagés avec d’autres personnes ou groupes / rôles dans l’organisation. L’ajout d’une personne à la liste des personnes / groupes avec lesquels vous partagez votre agenda leur permet de l’afficher quand ils le souhaitent. En cochant la case « Autorisé à Modifier » vous leur permettrez également de modifier vos événements dans votre calendrier personnel.

calendrier partagé eXo

2. Calendriers d’équipe

Des calendriers partagés sont également fournis pour permettre aux équipes de gérer des événements tels que des réunions d’équipe récurrentes dans un emplacement partagé.
Lorsque vous configurez un espace d’équipe dans eXo Platform, l’espace dispose de son propre ensemble d’applications collaboratives. L’une de ces applications est le calendrier d’espace, qui peut efficacement servir d’agenda d’événements partagés par l’équipe.

planning d'équipe eXo Platform

Les calendriers d’équipe peuvent également être créés manuellement dans l’application de calendrier si vous ne souhaitez pas qu’ils soient associés à un espace entier.

agenda partagé eXo Platform

Tous les calendriers de groupe auxquels vous participez vous sont ensuite affichés dans votre interface de calendrier générale, juste en dessous de vos agendas personnels. Vous pouvez leur affecter une couleur et choisir de les afficher ou non sur votre interface d’application de calendrier unifiée.

planning mensuel eXo Platform

La planification d’un nouvel événement d’équipe dans le calendrier de l’espace d’équipe publie automatiquement un message dans le flux d’activités de l’espace pour que les membres de l’équipe puissent le voir et interagir avec. Cela déclenche également une notification envoyée aux membres de l’équipe en utilisant le système de notification de la plate-forme, ce qui garantit qu’ils ne manquent pas d’être informés de cet événement.

application partage calendrier eXo Platform

3. Calendriers d’événements d’entreprise

Quelqu’un comme un responsable de la communication interne qui est en charge de l’organisation et / ou de la publication d’annonces sur les événements de l’entreprise à venir pourrait trouver cet outil utile.
Un calendrier accessible à plusieurs ou tous les groupes d’utilisateurs de l’entreprise peut être créé et géré par une ou plusieurs de ces personnes.

calendrier d'entreprise eXo

Il peut ensuite être utilisé pour planifier des événements d’agenda associés à ces activités à l’échelle de l’entreprise. Cela garantit que vos articles et publications autour des événements de l’entreprise sont également accompagnés d’événements de calendrier réels que les gens peuvent suivre sur leur interface de calendrier personnel.

4. Afficher des tâches dans le calendrier

La plate-forme est livrée avec un module de gestion des tâches dédié. Il vous permet de créer des projets, puis de gérer les tâches à l’intérieur de ces projets. Vous pouvez trouver un bel article ici sur la façon dont cette fonctionnalité peut aider les utilisateurs et les équipes à faire avancer leur travail.

Quand il s’agit de listes de tâches, qu’elles soient personnelles ou partagées, tout le monde fait face à la nécessité d’établir des priorités et de traiter des tâches qui semblent stagner pour toujours. Donner aux tâches une place définie dans la dimension du temps permet de les concrétiser, vous aide à être réaliste quant au nombre de tâches réalisables, à éviter les tâches qui se chevauchent et, espérons-le, à les faire disparaître de la liste.

Pour cette raison, vous trouverez des conseils sur la façon de placer des tâches sur un calendrier plutôt que sur une liste de tâches.
Une fonctionnalité conçue dans ce sens est la possibilité d’Activer l’intégration avec le calendrier d’un projet et donc des tâches qu’il contient.

organisateur evenements eXo

Seules les tâches pour lesquelles vous planifiez le travail en sélectionnant une date de début et de fin seront affichées en conséquence dans le calendrier des tâches au sein de l’application de calendrier.

calendrier evenements eXo

Chaque utilisateur commence alors à voir ses tâches planifiées affichées dans l’interface de son application de calendrier. De cette façon, il peut mieux se rendre compte de l’ensemble de ses différentes tâches combinées (quelqu’en soit la source) dans le temps. Il peut aussi commencer à avoir une meilleure idée de sa réelle disponibilité pour faire d’autres choses.

5. Réservations de salles/ressources et calendriers d’absences

Comme il est possible de configurer un calendrier personnalisé, de l’associer à un ou plusieurs groupes d’utilisateurs et de déterminer qui peut voir et modifier des événements, nous voyons parfois d’autres cas d’utilisation pour le module de calendrier dans eXo Platform.

Ces cas d’utilisation supplémentaires consistent généralement en un moyen simple pour les utilisateurs et les équipes de:

  • Réservez des salles de réunion ou d’autres ressources (comme les véhicules de l’entreprise) et voir quand elles sont occupées ou utilisées par d’autres membres.
  • Se marquer comme absent / en congé et voir quand les autres membres de l’équipe sont absents.

Un widget utile comme celui ci-dessous peut être affiché aux utilisateurs quelque part comme sur la page d’accueil de leur intranet collaboratif. Ce type de widget leur permettra de jeter un coup d’œil non seulement sur les réunions et événements personnels ou partagés programmés pour la journée, mais aussi sur les ressources actuellement réservées et sur les collègues qui sont actuellement en congé.

outil réservation de salles eXo

En plus des cas d’utilisation du Calendrier  d’eXo Platform, les développeurs d’eXo Platform peuvent tirer parti de son extensibilité et de ses API pour créer des interactions personnalisées entre d’autres applications métier et les calendriers eXo, pour créer des connecteurs avec d’autres systèmes de calendrier tiers (comme celui-ci), ou lors de la création de nouvelles fonctionnalités sur eXo Platform, telles que ce formulaire de demande de congé personnalisé:

agenda d'absences eXo

 

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"Je suis responsable marketing produit pour les solutions logicielles d'entreprise chez eXo Platform. Mon rôle consiste à soutenir et mener des activités marketing et opérationnelles pour notre plateforme collaborative. Mes contributions à ce blog tournent autour du monde passionnant de la transformation digitale d'entreprise, du travail collaboratif, de la technologie open-source et comment tirer le meilleur parti d'eXo Platform."

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