4 moyens de dynamiser sa communication interne grâce au travail collaboratif en ligne

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Par travail collaboratif en ligne, nous entendons les systèmes numériques mis en œuvre pour collaborer en interne (au sein du réseau de l’entreprise) ou en externe (avec des communautés ou des partenaires de l’entreprise) en vue d’accomplir des tâches.

Les outils de travail collaboratif en ligne insufflent la cohésion et le succès au sein de la société en fédérant les collaborateurs, les savoirs, les applications professionnelles et les communications d’entreprise.

Quels sont les atouts des plateformes de travail collaboratif en ligne pour la communication interne par rapport à l’intranet traditionnel? Passons en revue quatre points clés.

1. Développer l’implication des collaborateurs

« Pour gagner sur le marché, commencez par gagner sur le lieu de travail. »

Doug Conant, ex-PDG de Campbell’s Soup

La plupart des services de communication interne citent parmi leurs cinq principales préoccupations l’implication des collaborateurs qui, bien souvent, constitue un vecteur de forte valeur ajoutée aux communications. D’après une étude de CLC, pas moins de 70 % de l’ensemble des dirigeants d’entreprise sont convaincus que l’implication des collaborateurs est essentielle à la réussite de leur société.

Différentes études mettent en évidence un lien entre l’implication des collaborateurs et les indicateurs financiers de performance, comme l’augmentation des recettes, la marge d’exploitation ou encore le taux de rentabilité pour l’actionnaire. En effet, lorsque les collaborateurs s’impliquent davantage au sein des entreprises :

Grâce au travail collaboratif en ligne, les collaborateurs s’impliquent davantage. Nos clients constatent une amélioration de l’engagement de leurs collaborateurs allant jusqu’à 30 %, ce que corroborent les chiffres communiqués par d’autres fournisseurs de solution de travail collaboratif en ligne.

Comment y parvenir ? Le but du travail collaboratif en ligne est atteint lorsqu’il aide à faire face aux exigences de l’environnement de travail actuel : les collaborateurs se font assister de leurs collègues en cas de besoin et accèdent rapidement aux informations requises. Cet outil permet donc de renouer avec la sensation d’autonomie et d’implication dans la société. Il facilite les interactions au sein d’un plus large panel de collaborateurs et crée des liens au sein de la société. En outre, il fluidifie la circulation de l’information pour dépasser le cloisonnement des services en silos et améliore la transparence, ce qui procure aux collaborateurs le sentiment de poursuivre un objectif supérieur.

2. Coordonner les forces vives de l’entreprise

Une communication descendante conventionnelle se met aisément au placard : on la laisse en sommeil dans les e-mails archivés, dans un coin de son écran ou dans l’intranet de la société que personne ne consulte.

Quant aux outils de travail collaboratif en ligne, ils offrent aux dirigeants divers moyens de relayer des messages. Un communiqué peut être posté, partagé à souhait et commenté via des fils d’activité sociale pour engager de véritables conversations. Le contenu peut être contextualisé dans un environnement ou cibler des sous-groupes précis et des communautés d’intérêts. Les messages et les informations circulent mieux. Qui plus est, cet outil contribue également à instaurer un climat de confiance et à tenir les collaborateurs informés de la vie de l’entreprise.

3. Agir pour façonner une culture d’entreprise

Une culture d’entreprise se caractérise (souvent) par des règles informelles qui régissent la façon dont on agit au sein de l’entreprise. Alliée aux processus et systèmes officiels, elle guide les collaborateurs, tel un « logiciel », dans leur façon de travailler au sein de l’entreprise.

Une culture d’entreprise s’instaure et s’enracine d’autant mieux que les collaborateurs interagissent. Le meilleur moyen d’instaurer  une culture organisationnelle est de faire en sorte que les individus adoptent les comportements adéquats. Quant aux outils de travail collaboratif, ils favorisent amplement ce type de comportements, en leur donnant de la visibilité et en permettant à la direction de les encourager au vu et au su de tous.

Les outils de travail collaboratif permettent aux collaborateurs de tisser des liens professionnels et sociaux tout en participant à des projets et en échangeant des idées au sein de communautés d’intérêts. Une communauté de collaborateurs actifs se mobilise progressivement : il y règne l’entraide, le partage de connaissances et l’innovation.

4. Accroître et mesurer l’efficacité de la communication interne

Les responsables de la communication ont souvent du mal à démontrer à la direction la valeur commerciale de la communication interne, car ils manquent d’indicateurs clés de performance, tant quantitatifs que qualitatifs. En effet, la plupart des services de communication peinent à évaluer leur communication interne : plus de 60 % des communicateurs internes ne mesurent pas l’efficacité de la communication interne, et seulement 16 % disent être satisfaits de leurs protocoles de mesure.

Si vos utilisateurs boudent votre intranet, vous avez largement recours aux e-mails et aux supports physiques pour partager l’information. Ce processus est très chronophage et onéreux. Combien de courriers électroniques envoyez-vous chaque semaine/mois/année ? Quid du coût du papier, de l’impression couleur et de l’acheminement physique ?

Avec un intranet consacré au travail collaboratif, vous disposez d’une plateforme de communication d’une grande portée. Votre production de contenus gagnera en efficacité grâce aux outils et aux processus de travail collaboratifs de votre équipe. Les outils de travail collaboratif diffuseront plus largement vos communications en ajoutant de nouveaux canaux aux flux d’information habituels.

Par ailleurs, vous disposerez d’indicateurs clés de performance quantitatifs, comme la portée et l’implication, et d’un sondage instantané de votre personnel, via les indicateurs que sont les mentions « J’aime », les partages, les commentaires, les abonnés, le total de connexions entre collaborateurs, la consultation de contenu.

Au-delà de l’amélioration de l’efficacité de votre communication interne, les outils de travail collaboratif peuvent transformer votre entreprise de l’intérieur. Souhaitez-vous en apprendre davantage sur l’impact du travail collaboratif en ligne sur l’entreprise ?

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"Je suis la Directrice des opérations d'eXo, responsable de toutes les opérations assurant l'acquisition et le succès des clients. Dans ce blog, j'écris sur les espaces de travail modernes et leurs avantages pour les entreprises et leurs employés. De temps en temps, je blogue également sur mes centres d'intérêts, tels que la communication, le développement personnel, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la durabilité et l'égalité des genres."

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