Quels outils de collaboration utiliser pour votre espace numérique de travail ?

Les outils de collaboration consistent à assister deux personnes ou plus à atteindre un objectif commun dans un espace numérique de travail.

Avec l’avènement du Web 2.0, les outils de collaboration sont devenus des logiciels et des solutions qui fournissent aux usagers un ensemble d’applications permettant d’améliorer leur productivité.

Dans cet article, nous vous fournissons un aperçu de ces outils numériques et vous présentons en quoi ils peuvent vous aider dans votre travail quotidien.

Intranet d’entreprise

Un intranet d’entreprise est un réseau privé auquel seuls vos collaborateurs peuvent accéder. Cet outil peut jouer un rôle de point central dans la communication et la collaboration interne, tout en fournissant un point d’accès unique aux ressources internes et externes.

Un intranet d’entreprise peut vous aider à constituer votre culture d’entreprise et à impliquer vos salariés. En effet, pour des campagnes de communication interne efficaces, il est crucial de tirer parti d’un contenu motivant et de vos actifs numériques.

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En transmettant les bons messages et le bon contenu sur votre intranet, vous serez en mesure d’impliquer votre audience et d’établir votre culture d’entreprise.

La solution de gestion de contenu Internet fournie par votre intranet vous permet de créer et de partager tout type de contenu, afin de maximiser l’impact de vos campagnes.

L’intranet d’entreprise présente généralement un autre avantage : fournir un seul point d’entrée pour vos collaborateurs.

Votre intranet peut regrouper toutes vos applications professionnelles, vos documents, vos informations personnelles et les nouvelles de l’entreprise, ce qui épargne un temps considérable à vos collaborateurs.

En outre, votre intranet leur permet de trouver facilement tout type d’information dont ils ont besoin rapidement, avec un contenu à jour.

Avec un système de gestion de contenu intégré dans votre intranet d’entreprise, votre équipe de communication interne sera en mesure de contrôler le cycle de vie des contenus, le flux de publication, de gérer les autorisations d’accès au contenu, de les trouver, les partager et les enregistrer facilement grâce à l’intranet.

Et si vous y ajoutez des composantes sociales, votre équipe sera même capable de surveiller l’impact des informations partagées et pourra impliquer directement vos collaborateurs à travers le contenu partagé.

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Réseau social d’entreprise

Le réseau social d’entreprise s’intéresse en priorité à l’utilisation de composantes sociales pour favoriser les ventes. Il s’appuie sur les réseaux sociaux ou les relations sociales entre les gens qui partagent les mêmes centres d’intérêts ou activités professionnelles.

En connectant vos collaborateurs, vous développez un sentiment d’appartenance, vous favorisez l’interactivité et permettez aux gens d’échanger facilement des informations. Cela vous aide à démultiplier vos connaissances collectives.

Grâce aux profils des personnes, que l’on trouve facilement dans un répertoire social, il est possible de se connecter directement à une personne qui peut vous aider et vous pouvez démarrer une collaboration ensemble. Le RSE peut également s’avérer pratique pour les organisations qui comptent plusieurs sites, des projets inter-départements ou des collaborateurs en déplacement.

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Grâce à un flux d’activité qui accorde la priorité aux relations, groupes et intérêts des utilisateurs dans l’entreprise, vous pouvez démarrer des conversations et partager des informations directement auprès des bons publics.

Ce flux d’activité va centraliser les discussions à partir des relations, des projets et des applications, ce qui permet de gagner en temps et en efficacité.

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Enfin, vous pouvez créer des communautés dans des espaces dédiés aux projets, départements ou centres d’intérêt.

Ces espaces peuvent vous permettre de structurer votre collaboration à l’aide d’une large gamme d’outils de collaboration (comme la gestion documentaire, les wikis ou forums) et de vous emparer de connaissances à travers des échanges de conversations.

Système de gestion documentaire

Un Système de Gestion Documentaire (SGD) sert à suivre, enregistrer et gérer les documents. Il a pour principal avantage d’offrir la possibilité de suivre et de surveiller les modifications apportées au document par différents utilisateurs.

Le système de gestion documentaire peut vous aider à centraliser vos documents dans des dépôts communs. Il permet à vos collaborateurs d’enregistrer et de gérer leurs documents dans un espace numérique de travail sécurisé, personnel ou partagé.

Associé à certaines fonctions de collaboration comme le partage, l’obtention d’un avertissement lorsque le document est modifié, la possibilité d’en discuter dans un flux d’activité, de modifier un document à distance à l’aide de n’importe quelle application de bureau appropriée et de l’enregistrer facilement, ou encore d’intégrer un flux de travail pour faciliter le processus de révision, de validation et de publication, le système de gestion documentaire peut devenir un puissant outil de collaboration.

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Enfin, un bon SGD permet de gérer les autorisations d’accès à vos documents et de mettre à l’abri les données sensibles.

L’objectif étant de pouvoir retrouver un document facilement à l’aide d’un système de recherche unifié, les propriétaires des documents peuvent choisir de ne laisser apparaître certains documents sensibles que pour les personnes autorisées.

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Système de gestion des connaissances

Les documents et autres types d’actifs sous forme d’informations doivent être gérés efficacement au sein de ce que l’on appelle un système de gestion des connaissances.

Un système de gestion des connaissances (SGC) permet aux entreprises de recueillir des informations, de les enregistrer et d’y accéder. Il offre des manières de structurer et de construire une intelligence collective vivante pour vos collaborateurs.

Un SGD peut tout à fait faire partie d’un SGC car une partie des connaissances d’une entreprise sont enregistrées dans des documents. De cette manière, un système documentaire collaboratif en ligne permet d’enregistrer, de partager et de modifier facilement votre contenu, en toute sécurité.

Un autre outil de travail collaboratif intéressant permet de prendre possession des connaissances : les wikis d’entreprise. Ils vous permettent de créer des bases de données en ligne et d’écrire par exemple des procédures, compte-rendus de réunions, rapports, etc.

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Les forums permettent de découvrir de manière plus efficace les connaissances silencieuses. En effet, vos collaborateurs détiennent de précieuses informations que seuls les salariés expérimentés peuvent partager. Les forums vous permettent de centraliser, de produire de manière participative et de mettre à disposition de précieuses conclusions à travers des questions-réponses, des discussions, des enquêtes, etc., qu’il sera facile de retrouver grâce à votre moteur de recherche d’entreprise.

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Chat et web-conférence

La messagerie instantanée permet la transmission de texte en temps réel. Aujourd’hui, le chat en tant qu’outil de collaboration est de plus en plus utilisé intégré à une plus large solution de collaboration rationalisée.

Quant au chat vidéo, il permet de recevoir et de transmettre des signaux vidéo et audio d’utilisateurs qui se trouvent en divers lieux, ce qui permet à des collaborateurs distants de reproduire une expérience en face à face. Grâce à cette technologie, des réunions d’équipe internes peuvent être tenues également à distance.

Elle a pour intérêt d’offrir la possibilité de communiquer directement au moment requis et là où c’est nécessaire. Elle permet de créer un environnement naturel de conversation, ce qui permet d’avancer sur un projet, sans perdre de temps en attendant des processus de communication plus formels et asynchrones.

Les technologies de web-conférence sont également de plus en plus souvent intégrées à de plus larges solutions de collaboration, comme des systèmes intranet collaboratifs, car ces fonctions sont nécessaires quand il s’agit de permettre la collaboration en temps réel au sein d’un espace numérique moderne de travail d’une entreprise.

Espace numérique de travail collaboratif : rassembler les pièces

Bien que ces outils de collaboration puissent être efficaces par eux-mêmes et remplir leurs propres objectifs de manière isolée, on peut voir aujourd’hui que les entreprises et les collaborateurs préfèreraient voir tous leurs outils et applications professionnelles rationalisés sous une seule plate-forme, afin de faciliter leur travail.

En effet, la collaboration numérique consiste à transformer votre entreprise en une force unie et efficace, en reliant les gens, les outils, les informations et la communication autour d’un seul lieu.

En permettant à vos collaborateurs de travailler avec un logiciel de collaboration numérique qui englobe toutes les situations de collaboration identifiées par vos principaux utilisateurs, parfaitement intégré à vos applications professionnelles sur une seule et unique plate-forme, vous pourrez assurer une transformation numérique réussie et établir votre espace de travail numérique. Vos salariés seront impliqués, plus productifs et votre entreprise sera mieux équipée pour construire une culture de collaboration innovante et solide.

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Product Marketing Specialist

Je suis un spécialiste en marketing produit et un passionné de la technologie. Mon rôle chez eXo est de soutenir les activités marketing et opérationnelles de notre outil de travail collaboratif. Je blogue principalement sur la transformation digitale, la collaboration, la technologie open-source et l'utilisation de la plateforme collaborative eXo.

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