Comment évaluer les performances de votre digital workplace

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La collaboration en milieu de travail est définie comme l’ensemble des processus permettant à une équipe de travailler ensemble de manière plus efficace et efficiente pour atteindre un objectif commun. Selon les besoins spécifiques de l’entreprise, différents outils de collaboration peuvent être utilisés afin d’atteindre cet objectif.

La collaboration dans l’espace de travail a évolué au fil des années, passant d’outils traditionnels tels que les portails intranet, les emails ou les beepers à une approche plus collaborative et holistique appelée espace numérique de travail ou Digital workplace.

La collaboration digitale désigne les systèmes utilisés par les employés pour collaborer en interne ou en externe afin de mener à bien leur travail. Elle combine souvent trois fonctions distinctes: le réseau social d’entreprise, les systèmes de gestion de contenu ainsi que les portails et les plateformes intranet.

Il devient désormais crucial pour les entreprises de s’adapter aux changements et d’essayer de trouver la meilleure solution pour optimiser le rendement de leurs équipes. Selon le rapport paru sur les digital workplaces en 2017, 95% des entreprises confirment que c’est important,  44% ont déjà mis en place une solution dans ce sens et 17% ont exprimé leur ferme volonté de transformer leur espaces de travail d’ici deux ans. Ces chiffres prouvent indéniablement que notre façon de travailler a connu des mutations et continue à changer de jour en jour avec les progrès technologiques accélérés , mais le véritable défi des entreprises est de trouver en première étape la solution qui leur convient le mieux et de vérifier, une fois mise en place, qu’elle produit les résultats escomptés.

Dans ce qui suit, nous examinerons les indicateurs les plus importants à prendre en compte lors de l’évaluation de votre digital workplace. Sur la base de nombreuses études ainsi que notre propre expérience avec les clients eXo, différentes mesures seront répertoriées sous des domaines plus vastes à savoir l’utilisation, l’engagement et l’efficacité.

Métriques d’usage:

Ce type de mesures vous aide à avoir une vue d’ensemble sur l’adoption de la plate-forme par les employés. Cela permet de répondre aux questions suivantes:

– Combien d’employés utilisent la plateforme de collaboration? (Nombre d’utilisateurs)

– Quelles sont les sections les plus vues? (Pages vues)

– Quel est le temps moyen passé sur chaque section? (Temps moyen passé)

– Quel est le type d’appareils utilisés pour accéder à la digital workplace ? (ordinateur, mobile ou tablette)

La réponse à ces questions vous indiquera le taux d’utilisation de cette plate-forme par vos différentes équipes voir même la répartition par département. Ceci dit, rappelez-vous bien que les mesures d’utilisation ne répondent qu’aux questions «quoi» et «combien».

Ainsi, se contenter d’examiner les métriques d’usage n’est pas toujours pertinent. Par exemple, avoir un pourcentage élevé d’employés sur la plate-forme qui visitent beaucoup de pages sans utiliser les fonctionnalités ni interagir avec des collègues. Cela  dénoterait que la plate-forme n’est pas utilisée à sa pleine capacité. Afin d’affiner le suivi, vous devez prendre en considération les «métriques d’engagement».

Métriques d’engagement:

Elles vous donnent un aperçu de la manière dont vos employés utilisent la plate-forme. Cela vous aiderait certainement à répondre aux questions suivantes:

  • Comment les employés utilisent-ils la plateforme? (nombre de postes par employé, documents partagés, projets collaboratifs initiés, etc.)
  • Quel est le pourcentage de « j’aime », commentaires et partages?
  • Etc…

En vous approfondissant dans l’analyse de ces mesures, vous pourrez voir si vos employés s’engagent réellement avec la plate-forme et exploitent pleinement son potentiel. Si le niveau d’engagement est faible, comme dans l’exemple que nous avons évoqué précédemment, vous pouvez effectuer des ajustements et essayer de communiquer , de façon plus accentuée, les avantages de la solution à vos employés.

Métriques d’efficacité:

Pour mesurer l’efficacité d’une plateforme collaborative, il est essentiel de déterminer si elle a réellement amélioré la productivité et la dynamique d’équipe. Les mesures d’efficacité vous aideront principalement à répondre à ces questions:

  • Gagnons-nous du temps pour effectuer certaines tâches à l’aide de la plate-forme collaborative? (Temps requis pour effectuer les tâches)
  • Quel est le taux de réussite des tâches dans votre digital workplace ?
  • Votre entreprise est-elle encore fortement dépendante du courrier électronique ou de toute autre forme de communication interne inefficace pour effectuer les tâches?

Des mesures d’efficacité détaillées peuvent vous aider à justifier votre investissement dans une plate-forme de collaboration digitale ou à ajuster et à essayer de trouver un moyen d’encourager vos employés à adopter la solution et à l’utiliser efficacement.

En conclusion, chaque projet nécessite un suivi quantitatif et qualitatif pour vérifier s’il porte ses fruits et pour justifier l’investissement de votre entreprise dans une nouvelle génération de logiciels collaboratifs. Les trois indicateurs mentionnés dans cet article, à savoir l’usage, l’engagement et l’efficacité, vous aideront à déterminer le «quoi» (utilisation), le «comment» (l’engagement) ainsi que le «pourquoi» (efficacité) de votre solution, d’effectuer les ajustements nécessaires et de prendre des décisions incorporant les nouvelles connaissances acquises.

Découvrez comment eXo Platform peut vous aider à transformer votre entreprise!

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Product Marketing Specialist

Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.

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