Implémenter une Digital Workplace: Les 3 plus grandes peurs et les moyens de les éviter

eXo Platform Blog

Le thème des craintes des clients concernant leur projet de digital workplace est l’un des sujets qui me tiennent à cœur, cela faisait longtemps que je voulais l’exposer.

En effet, en perpétuelle collecte  des commentaires de nos équipes d’exécution, je suis toujours frappé par le fait que les plus grandes craintes des clients face à ce changement diffèrent des nôtres notamment quand il s’agit d’un projet à ses débuts.

Alors, quelles sont vos plus grandes peurs lorsque vous démarrez un projet d’implémentation d’une digital workplace?

1- Que la direction ne va pas aimer

Même si la plupart des projets de digital workplaces appartiennent à des cadres supérieurs, la crainte de décevoir le PDG ou leurs pairs hante leur esprit. Et c’est parfaitement naturel.

Une digital workplace est souvent une initiative stratégique très visible et assez coûteuse. Par conséquent, les attentes de toutes les personnes impliquées sont souvent grandioses.

La situation devient encore plus stressante lorsqu’il y a des conflits interdépartementaux par rapport à la gestion du projet.

C’est typiquement le cas quand par exemple, le budget du projet est attribué aux ressources humaines plutôt qu’au DSI ou la communication et inversement. Le département frustré se montrera dès lors très exigeant.

2- Que les utilisateurs ne vont pas aimer

Imaginez que vous passiez des mois à préparer et à tester votre digital workplace. Et finalement vous lancez et… rien !

Les utilisateurs y accèdent la première fois et ne reviennent jamais. Il est peut être cool, mais personne d’autre que vous ne semble vraiment l’utiliser.

En résumé, tout ce que sera retenu est vos efforts, un beau site Web interne, un budget épuisé, un patron déçu et des collègues qui en rigolent (retour au point 1).

C’est une vision très effrayante pour tout propriétaire d’un projet de digital workplace

3- L’échec lors de l’exécution

Concevoir et mettre en place une digital workplace est à la fois un énorme effort et une grande responsabilité.

Imaginez un autre scénario catastrophe: vous lancez un projet informatique pour construire votre vision digitale de l’espace de travail, vous dépensez de l’argent, le projet prend du retard, il y a des problèmes inattendus ; vous avez épuisé le budget et n’avez rien de concret sous la main pour montrer vos efforts.

Lequel est le pire des deux cas suivants selon vous? Lancer sans pouvoir ajouter de la valeur durable à vos employés ou carrément ne pas être capable de lancer ?

Qu’en est-il d’eXo Platform dans tout cela? Avons-nous les mêmes peurs que nos clients? Pas exactement. Nous avons nos propres scénarios – catastrophe. Voici notre top 3.

1- Un projet sans fin

Nous appréhendons le fait que l’équipe chargée de la mise en place du digital workplace propose une très longue liste de développements personnalisés jugés «absolument nécessaires» pour le fonctionnement au niveau des employés.

Tous étant «absolument nécessaires» pour le lancement initial, le client aborde un cycle de développement qui s’étale sur plusieurs mois.

Plus ce cycle est long, plus le risque des retards s’agrandit. Pire encore, l’équipe continue d’alimenter la liste par de nouvelles fonctionnalités donnant l’impression de vouloir retarder l’échéance et d’avoir peur de se lancer réellement. On cherche la perfection totale mais rien ne l’est jamais assez.

L’un de ces  deux cas de figures  se produit généralement: soit le client n’y arrive jamais, soit il assure le lancement, mais les besoins des utilisateurs auront tellement évolué, entre temps, qu’un relooking du projet est déjà nécessaire.

2- Adoption et conduite du changement en sous-effectif

Le sujet de la gestion du changement et du rôle clé de la composante humaine dans toute transformation numérique a fait couler beaucoup d’encre.

Cependant, il est rare que les clients arrivent à déterminer convenablement ce qui est nécessaire pour une réelle implication des utilisateurs.

Alors que certains s’attendent à ce que leur digital workplace fonctionne et se développe de façon virale, d’autres estiment quand même qu’un travail d’intégration est nécessaire (formation par exemple).

Malheureusement,  ce n’est qu’une fois le projet est lancé que les clients constituent une idée claire de ce qui doit être fait, mais là ils ne savent pas hélas à qui confier cette tâche en interne.

Une telle situation est sur notre liste des 3 principales craintes quant à la réussite de la mise en place dans la mesure où cela a un impact direct sur la satisfaction des utilisateurs et leur adoption du projet.

3- Situation d’otages

Enfin, nous avons également peur de ce que nous appelons une « situation d’otages ». C’est lorsque l’équipe prend ses propres exigences ou celles de quelques pairs comme règle générale qui s’appliquerait à la plupart des employés de l’organisation.

Les propriétaires de produit le savent bien – il est dangereux de guider l’évolution de votre produit uniquement par ce qui vous convient le mieux en tant qu’utilisateur.

Cela ne capturera uniquement qu’un utilisateur sur des millions d’utilisateurs potentiels et vous emmènera dans la mauvaise direction dans 99% du temps.

La même chose est valable dans le cas d’une digital workplace. Concevoir un projet qui soit adéquat uniquement pour vous rendra fort probable la possibilité que vous serez seul à l’utiliser.

En prenant du recul, nous partageons les objectifs et les préoccupations de nos clients, mais nous les abordons d’un angle différent.

Par conséquent, nous approchons le sujet de manière différente, ce qui permet de gérer les principales peurs et d’éviter les échecs possibles. Quelles actions pouvez-vous entreprendre ?

1- Évitez les projets longs sans fin. Optez plutôt pour une approche agile pour votre projet. Dès que possible, lancez-vous pour confronter vos employés à la digital workplace et induisez progressivement des améliorations basées sur les commentaires des utilisateurs.

2- Assurez-vous de l’implication de vos utilisateurs en considérant leurs avis et commentaires à chaque étape du projet, et ce dès la phase de conception. N’oubliez pas d’assigner un propriétaire et un budget / temps suffisant pour réussir votre conduite de changement.

Construisez votre espace de travail directement de façon appropriée pour vos employés, ne cherchez pas à leur fournir quelque chose de préconçue et d’essayer ensuite de la leur faire adopter et apprendre à utiliser.

3- Gérez votre « management » : Faites de votre mieux pour gérer la pression sans compromettre le succès de votre espace de travail numérique en l’adaptant uniquement à vos besoins de gestion.

Communiquez sur votre processus et vos progrès. Lorsque vous lancerez et embarquerez vos utilisateurs avec succès, vous n’aurez aucun mal à prouver la valeur du projet à votre gestion avec des résultats tangibles à l’appui.

N’hésitez pas à commenter. Nous aimerions connaître votre avis et vos propres craintes dans votre projet de digital workplace

 

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"Je suis la Directrice des opérations d'eXo, responsable de toutes les opérations assurant l'acquisition et le succès des clients. Dans ce blog, j'écris sur les espaces de travail modernes et leurs avantages pour les entreprises et leurs employés. De temps en temps, je blogue également sur mes centres d'intérêts, tels que la communication, le développement personnel, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la durabilité et l'égalité des genres."

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