Gérer des projets collaboratifs avec eXo Platform

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La gestion de projet est considérée parmi les activités dont la réussite nécessite un vrai travail collaboratif. En effet, le succès d’un projet dépend en grande partie des capacités de l’équipe de projet à collaborer. Cela consiste entre autres à discuter, commenter, échanger des documents, suivre l’avancement d’une tâche ou co-produire du contenu—une liste longue et variée d’activités qui nécessite la mise à disposition d’outils et d’activités accessibles pour une collaboration réussie.

Dans cet article nous allons voir à travers des exemples concrets comment eXo Platform peut être utilisée dans des projets collaboratifs.

  • Création d’un espace de projet

Tout commence par la création d’un espace de projet. En effet, cette fonctionnalité vous permet de créer un site du groupe et d’inviter une équipe à y collaborer.

Une fois l’espace est créé, vous décidez du choix de la visibilité et de l’adhésion des non membres. En d’autres termes, vous pouvez laisser l’adhésion ouverte ou contrôler les invitations de votre espace à travers le gestionnaire d’espace.

Dans l’assistant de création de l’espace, il existe une option qui permet d’inviter les utilisateurs d’un groupe. Je vous recommande avant de commencer à inviter les membres, de créer un espace vide que vous personnalisez selon vos préférences et ensuite inviter des membres à le rejoindre.

Une fois votre espace de projet créé, vous pouvez le différencier visuellement avec un avatar et une photo de couverture.

Vous pouvez également choisir parmi les applications disponibles celles qui vous conviennent, en ajoutant et en supprimant des applications dans les paramètres de l’espace.

Par ailleurs, pour un espace de projet, vous aurez généralement besoin d’un wiki, d’un dépôt de documents, d’un gestionnaire de tâches, d’un calendrier partagé et d’un forum pour les discussions et les sondages. Par défaut, vous aurez un activity stream comme page d’accueil de l’espace qui regroupera toutes les activités se déroulant dans les différentes applications de votre espace de projet.

Ensuite, vous pouvez être amené à organiser votre contenu de base dans certaines de ces applications. Par exemple, dans le Wiki, vous pouvez créer une page wiki initiale dans laquelle vous partagez des informations sur votre projet, ses objectifs et ses procédures. Dans l’application Documents, vous pouvez créer votre structure de dossiers de base et dans le calendrier, vous pouvez configurer tous les événements récurrents tels que les réunions hebdomadaires de projet.

Une fois que vous aurez terminé cela et que votre espace vous semble suffisamment prêt, vous pouvez commencer à y inviter les membres à travers la section « Paramètres de l’espace ». Dans cette section, vous pouvez inviter des personnes individuelles ainsi que des membres d’autres espaces de groupe. Lorsque vous tapez le nom de la personne ou du groupe que vous souhaitez inviter, une liste pratique de suggestions automatiques s’affiche.

Si vous n’êtes pas sûr de qui inviter, l’annuaire des personnes peut s’avérer utile. Vous pouvez rechercher des personnes dans votre organisation par poste ou par compétence, consulter leurs profils pour en savoir plus sur ce qu’elles font, les contacter en privé et les inviter à rejoindre votre espace projet.

  • Partager l’information sur le projet, les procédures, les notes, etc.

L’application wiki vous permet d’écrire facilement des pages d’informations riches grâce à son éditeur de texte en ligne.

Dans le cadre du wiki d’un espace projet, vous pouvez créer des pages wiki traitant des procédures de votre projet, de l’organisation de votre équipe, des rôles et responsabilités, de la façon dont l’équipe va se réunir, d’une feuille de route, etc…

Le wiki peut également être un outil efficace pour rédiger et organiser les notes de réunion de l’équipe de projet pendant ou après chaque réunion.

Notez que les modifications apportées aux pages wiki sont automatiquement tracées dans la page d’accueil du projet et peuvent y être commentées et discutées.

  • Travailler avec les fichiers du projet

Disposer d’un référentiel de fichiers partagé pour votre projet est essentiel. Vous n’avez pas besoin de faire appel à des solutions de partage de fichiers tierces car eXo Platform propose une application de gestion de documents intégrée. Vos fichiers de projet peuvent être téléchargés facilement et organisés dans des dossiers.

Les formats de fichiers populaires peuvent être prévisualisés dans l’application Documents, recherchés, balisés et commentés.

La modification des documents se fait via la fonctionnalité “modification à distance”. Cela permet à l’utilisateur de lancer un document dans son application d’édition de documents installée localement (comme MS Word, Excel ou PowerPoint) sans avoir à le télécharger et de commencer à le modifier. Le document est ainsi verrouillé pour édition et ne sera à nouveau disponible aux autres membre qu’après sa fermeture.

Une fois le document sauvegardé et l’éditeur de document fermé, une nouvelle version du document est automatiquement créée (visible dans l’activité stream et dans l’historique des versions) et le document est déverrouillé pour les autres collaborateurs qui peuvent ensuite le traiter à leur tour.

Un historique des versions permet de savoir qui a fait quoi et quand, de restaurer les versions, de comparer les versions, etc.

Les modifications apportées aux documents (ajout de nouvelles versions, ajout de balises de métadonnées, déplacement, renommage, etc.) génèrent automatiquement des commentaires sous le document sur l’activité stream du projet afin d’informer les collaborateurs de cette activité et de leur permettre d’interagir de manière conversationnelle autour de ce travail.

Avec la fonction de partage, un document peut être partagé avec d’autres personnes (qui ne sont pas membres de l’espace projet) ou avec un autre espace d’équipe afin d’avoir leur feedback ou contribution sur un document particulier sans avoir à les inviter dans l’espace projet. Cette fonction peut également être utilisée pour publier facilement un document qui a été finalisé dans une zone générale afin de l’annoncer et de le rendre accessible (et consultable) à un public plus large.

Toutes les modifications et mises à jour des documents (telles que l’ajout de nouvelles versions, l’ajout de balises de métadonnées, le déplacement, le renommage, etc.) génèrent automatiquement des commentaires sous le document sur l’activité stream pour informer les collaborateurs de cette activité et pour leur permettre d’interagir de manière conversationnelle autour de ce travail. Ainsi, l’activité stream agit comme un centre de conversation pour la collaboration autour d’éléments de contenu spécifiques.

  • Affectation de tâches

Les tâches sont organisées dans l’application tâches de votre espace sous les catégories projets ou sous-projets. Pour chaque projet/sous-projet, le chef de projet peut également mettre en place un flux spécifique d’étapes à l’intérieur de chaque projet.

On peut assigner une tâche à des personnes comme on peut la programmer, la commenter et suivre ses modifications et sa progression.

  • Calendrier du projet

La plate-forme offre une application Calendrier complète et intégrée. Elle permet de créer et de gérer des calendriers privés ou partagés/de groupe. Votre espace de projet peut avoir son propre calendrier partagé dans lequel vous pouvez programmer des réunions d’équipe de projet ou des réunions avec des parties prenantes externes qui ne sont pas nécessairement membres de l’espace projet.

Comme pour les autres applications de votre espace projet, l’application Calendrier est intégrée au fil d’actualités, rendant l’activité et les changements autour des événements du projet plus visibles et interactifs.

Notez que les tâches peuvent également être automatiquement superposées dans le calendrier du projet grâce à l’option d’intégration de calendrier qui se trouve sur les tâches.

  • Discutez autour de votre projet

Une grande partie des discussions au sein de votre projet se déroulera naturellement dans le fil d’actualités (voir la section suivante). Vous pouvez également discuter via le forum dédié dans lequel vous pouvez avoir des fils de discussion riches autour de la prochaine grande idée ou interroger votre équipe de projet autour d’une proposition ou d’une décision liée au projet.

Selon les préférences de votre équipe, vous pouvez toujours discuter en temps réel en utilisant la salle de discussion de votre projet. Cela permet aux membres de votre équipe de projet de collaborer en temps réel. L’un des avantages de l’application de tchat intégrée est qu’elle est intégrée aux modules collaboratifs de la plate-forme, permettant à l’utilisateur d’effectuer des actions collaboratives dans l’espace de discussion de votre projet et de voir les résultats de ces actions se refléter automatiquement dans l’espace de projet associé. Par exemple, si vous partagez un fichier dans la salle de tchat, il sera automatiquement téléchargé dans l’application Documents de l’espace. Il en va de même pour les événements, tâches, etc. qui sont créés à l’intérieur d’une conversation en tchat.

  • Suivre les activités du projet et partager les mises à jour rapides

La fonction de microblogging qui se trouve en haut de l’activity stream de votre espace de projet permet de publier facilement des messages riches dans l’activity stream, généralement dans des espaces communautaires. Elle peut être utilisée pour faire une annonce dans votre projet ou lancer une discussion.

Elle peut également être utilisée pour partager une ou plusieurs images (par exemple lors de discussions sur des idées de design et des maquettes), partager un ou plusieurs documents, et partager des liens vers des contenus internes ou externes.

Des images et des liens peuvent également être insérés dans les commentaires, ce qui permet d’enrichir les discussions dans l’activity stream.

Ainsi, l’activity stream est l’endroit où vous pouvez consulter les dernières activités de votre projet (y compris les mises à jour générées automatiquement concernant les activités se déroulant dans les applications collaboratives de votre projet, comme les modifications apportées aux documents).

Enfin, le système de notification d’eXo Platform vous assure d’être informé des mises à jour pertinentes de votre projet.

Il s’agit notamment des notifications sur place,

Des notifications par e-mail,

Ainsi que les notifications push sur mobiles.

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"Je suis responsable marketing produit pour les solutions logicielles d'entreprise chez eXo Platform. Mon rôle consiste à soutenir et mener des activités marketing et opérationnelles pour notre plateforme collaborative. Mes contributions à ce blog tournent autour du monde passionnant de la transformation digitale d'entreprise, du travail collaboratif, de la technologie open-source et comment tirer le meilleur parti d'eXo Platform."

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