Communiquer en interne sans email: C’est désormais possible !

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Améliorer la communication interne et la collaboration au travail est une priorité pour toute organisation. Un bon nombre de solutions a vu le jour afin d’améliorer la communication notamment les télécopieurs, les emails ou encore les solutions de digital workplace.

Parmi toutes ces grandes avancées, l’email s’est largement imposé comme l’outil incontournable de communication interne pour les entreprises

Pensez au nombre d’emails que vous recevez chaque jour, que ce soit de la part de votre boss, vos collègues, vos clients ou encore des entreprises essayant de vous vendre un produit/service. Multipliez maintenant ce nombre par le nombre des employés du monde entier, le résultat est assez étonnant.

En effet, selon une étude menée par the Radicati Group, le trafic d’e-mail quotidien mondial a atteint 293,6 milliards en 2019 et devrait atteindre près de 350 milliards en 2023. La moitié de ce nombre est constituée d’emails professionnels, l’autre moitié est constituée d’emails de consommateurs. La même étude a révélé que qu’un employé américain reçoit moyennement 126 emails par jour.

Avec ces chiffres en tête, on pourrait penser que l’email est la voie à emprunter en termes de communication en entreprise. Ceci est en partie vrai, l’email est un bon moyen de communication ‘formelle’ avec des clients,pour envoyer des demandes d’emploi et promouvoir votre entreprise. Mais qu’en est il de la communication interne et l’engagement collaborateur ?

Dans cet article, nous exposerons les raisons qui nous ont poussées à arrêter d’utiliser l’email pour communiquer et collaborer en interne ainsi que les meilleures alternatives pour optimiser la communication interne et améliorer l’engagement.

Trop d’emails tue … la productivité

Comme mentionné précédemment, la quantité d’emails envoyés et reçus chaque jour ne cesse d’augmenter, allant des plus importants aux newsletters régulières ou encore aux abonnements aux blogs. Inutile de dire qu’il est pratiquement impossible (voire inutile) de tous les parcourir.

Selon une étude de Mckinsey Global Institute, un employé  passe moyennement 13 heures par semaine à lire et à répondre aux emails. Cela se traduit par 28% du temps de travail et 650 heures par an consacrées à des tâches improductives.

De plus, on a prouvé que les emails étaient tellement distrayants qu’un collaborateur prend en moyenne 23 minutes pour se recentrer sur des tâches plus importantes.

Ces chiffres ne font que prouver l’impact négatif qu’ont les emails sur notre journée de travail et sur la productivité globale.

Voilà pourquoi plusieurs entreprises sont en train d’opter pour des alternatives plus efficaces pour améliorer la communication et faciliter la collaboration; des alternatives telles qu’une application de Chat (comme Microsoft teams ou Skype) ou encore une solution de digital workplace.

Une perte d’information

Les emails sont souvent soit non lus, soit perdus, soit supprimés. Ceci est dû au nombre écrasant d’emails reçus mais aussi à leur structure qui rend souvent difficile la recherche d’informations. Cela conduit visiblement à plus de temps consacré à parcourir la boîte de réception pour localiser l’information et moins de temps sur des tâches plus importantes.

En effet, selon l’International Data Corporation, un employé passe moyennement 2.5 heures, soit environ 30% de sa journée de travail à rechercher des informations. Cela conduit à une baisse significative de la productivité et à des coûts élevés.

Les conversations instantanées ou les discussions de groupe en souffrent

Il est vrai qu’avec les appareils mobiles, nous pouvons être instantanément notifiés lorsqu’on reçoit un email. Néanmoins, cela ne fait pas de l’email un moyen idéal pour communiquer instantanément en raison de sa structure formelle et de son interface utilisateur qui n’est pas conçue pour soutenir de telles conversations.

L’email n’est pas non plus idéal pour lancer des discussions de groupe et collaborer sur des projets. Il suffit juste d’imaginer le temps passé à cibler une audience spécifique dans un fil de discussion par email ou à exclure des membres et le risque de perdre des informations en cours de route, pour se rendre compte que c’est un processus compliqué et désordonné.

Les services d’emails tels que Gmail et Outlook ont amélioré le ciblage et la recherche dans leurs dernières versions, mais la messagerie instantanée ne peut pas se faire par email et ils le savent très bien. Voilà pourquoi il existe des applications destinées à la conversation instantanée.

Que ce soit sur une application de Chat autonome ou intégrée, les conversations sont instantanées, les informations sont partagées avec facilité et l’application peut être intégrée à d’autres outils ou plateformes (gestion des connaissances, gestion des tâches, calendriers, …)

Un outil démodé pour votre culture d’entreprise

Informer vos employés des dernières annonces, des nouvelles de l’entreprise ainsi que des événements à venir vous permettra d’engager au mieux vos collaborateurs et de favoriser une culture d’entreprise transparente.

Il est donc important de choisir la bonne plateforme pour communiquer. Les entreprises utilisent le plus souvent les emails pour communiquer avec leurs employés. Cela peut être un bon moyen de cibler l’ensemble des collaborateurs, à condition qu’ils ouvrent l’email en question.

Selon Newsweaver, le taux moyen d’ouverture des emails en interne est 66% avec un taux de clic de 10%.

Cependant, une solution sur mesure de digital workplace ou un réseau social d’entreprise peuvent être adaptés à la communication interne et conduire à un meilleur taux d’engagement.

Grâce aux fonctionnalités avancées de gestion de contenu, les spécialistes en ressources humaines et en communication pourront facilement créer, modifier, organiser et publier différents types de contenu dans des espaces dédiés pour atteindre plus efficacement les employés. Par ailleurs, les fonctionnalités sociales permettent aux employés de participer à des conversations et à interagir via des likes, des commentaires et des partages.

L’email est généralement considéré comme l’un des outils de travail les plus utilisés pour communiquer et faire avancer les choses, mais la réalité et la nature même de l’email disent autrement. En matière de communication interne, l’email ne fournit pas les mêmes résultats qu’une application de chat ou d’une digital workplace. Sans oublier qu’il peut être une source de distraction et de frustration pour les employés et entraîner par la suite une baisse de la productivité.

Avec la nouvelle vague de technologies et de transformations en milieu de travail au travail, il est important que les entreprises s’adaptent en choisissant les bonnes solutions pour le bien-être de leurs employés et la santé globale de leur entreprise.

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Product Marketing Specialist

Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.

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