Pourquoi vos employés détestent votre intranet

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Dans leur quête continue de la performance et de la productivité, les organisations essayent de se donner les meilleurs moyens pour y parvenir et de se doter des meilleures solutions qui existent sur le marché.

Cela peut coûter des budgets considérables, mais est ce la bonne approche ? Quelles sont les conséquences si on ne parvient pas à atteindre les résultats escomptés ?

Tous ces points mènent donc la réflexion à choisir la ‘bonne’ solution plutôt que la ‘meilleure’. Un véritable projet basé sur les vrais besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs.

Afin de mener à bien un projet intranet, les personnes en charge doivent identifier les défis et déterminer ce dont leurs employés ont besoin pour être productifs.

Nous nous sommes toujours trouvés confrontés à la même problématique: nous avons une solution intranet en place mais personne ne l’utilise. Comment faire adhérer nos collaborateurs ?

Nous examinerons dans cet article, les raisons pour lesquelles vos employés détestent votre intranet et comment faire pour améliorer son adoption ?

Un intranet vieillissant

Les réseaux sociaux ont placé la barre haute en termes de fonctionnalités et d’expérience utilisateur. Chose qui rend les employés (surtout les millenials et la génération Z) de plus en plus exigeants dans leur environnement de travail.

Fournir à vos employés un intranet statique et s’attendre à ce qu’ils soient immédiatement engagés et productifs est presque impossible. Ils ne sauront pas comment utiliser un vieil intranet d’une seule page, ne pourront pas l’intégrer à d’autres outils et applications et vous détesteront aussi pour cela. Il est donc préférable d’adopter une solution intranet qui plaira à vos employés.

Cependant, la solution idéale, valable et applicable à tous les cas de figures n’existe pas. Tout dépend des raisons pour lesquelles vous souhaitez implémenter un intranet ou une solution de digital workplace, de vos employés, de votre culture d’entreprise et de plusieurs autres facteurs liés à votre business.

Pour commencer, il faudra penser à identifier ce qui nécessite d’être amélioré. Vous pouvez par exemple remarquer un décalage entre votre équipe dirigeante et le reste de vos collaborateurs.

Il existe également d’autres indicateurs qualitatifs tels que le taux d’ouverture et de réponse des emails internes, le nombre de publications partagées au sein de votre plateforme et les principaux contributeurs de contenu, qui pourront vous appuyer dans vos recherches

De plus, les enquêtes et les focus groupes pourront vous aider à déterminer les défis auxquels est confrontée chaque équipe ainsi que les solutions à adopter.

Inciter vos employés à échanger et à communiquer dans des canaux dédiés et à promouvoir votre culture d’entreprise est possible avec une solution de digital workplace utilisant des fonctionnalités de gestion de contenu, sociales et collaboratives.

Un manque d’informations

Votre intranet risquera de disparaitre aussitôt que vos spécialistes en communication arrêtent d’y partager du contenu. Vos collaborateurs n’auront donc aucune raison de s’y connecter et chercherons d’autres plateformes pour communiquer, collaborer et chercher des informations.

Ceci affecte très négativement la productivité de vos employés vu qu’ils mettront plus de temps à chercher et à localiser l’information. Cela menace également la sécurité car vos employés risqueront d’utiliser des plateformes et des canaux non approuvés par votre département IT.

Afin de remédier à cela, vos spécialistes de Communication doivent travailler sur un plan de communication dynamique et engageant.

Ceci nécessite des fonctionnalités sociales comme les news, les microblogs, les espaces collaboratifs et la possibilité de liker, commenter et partager du contenu pour engager les collaborateurs et encourager les interactions spontanées.

Une mauvaise expérience utilisateur

Comme mentionné précédemment, un projet intranet est supposé faciliter le quotidien des collaborateurs en les aidant à trouver des documents, à collaborer sur des projets ou à simplement communiquer et échanger avec leurs collègues.

Cependant, certains intranets ne parviennent pas à offrir une bonne expérience utilisateur ce qui entraîne un feedback négatif et un faible taux d’adoption.

Ceci est généralement dû à une expérience utilisateur (UX) et une interface utilisateur (UI) pas très ergonomiques. L’expérience utilisateur se réfère à la manière dont vos employés utilisent votre intranet. L’interface utilisateur quant à elle est en rapport avec l’aspect et le style de la solution. L’UX et l’UI vont de pair. Certaines solutions sont efficaces et utiles, mais il n’est pas facile de s’y trouver, tandis que d’autres peuvent offrir un design agréable mais sont peu conviviales

Si vous recevez constamment des retours négatifs de la part de vos utilisateurs, essayez de mieux comprendre leurs comportement et leurs retours afin d’apporter les bonnes optimisations et offrir la meilleure expérience.

Un intranet pas très ‘mobile’

De nos jours, il n’est plus rare de trouver une entreprise qui combine toutes sortes de collaborateurs; les sans bureaux, les télétravailleurs et les travailleurs indépendants. Il est donc impératif d’adopter une solution intranet adaptée au mobile qui permettra d’atteindre et d’engager vos collaborateurs où qu’ils soient. Si votre intranet est focalisé sur le desktop, vous excluez en quelque sorte vos employés ‘mobiles’ et les ‘sans bureaux’. Cela créera évidemment des silos, affectera la productivité et augmentera le roulement volontaire.

Des employés pas bien formés

La négligence des formations est l’une des erreurs les plus communes. Les millenials et la génération Z sont des générations de technophiles certes mais les démonstrations favorisent toujours l’adoption.

Il est évident que sans vos employés votre activité ne pourra pas prospérer. Alors à chaque fois que vous envisagez d’introduire un nouvel outil au travail, assurez-vous de bien comprendre ce dont vos collaborateurs ont besoin, ce qu’ils veulent et à quoi ils s’attendent afin de leur livrer une solution adaptée.

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Découvrez comment eXo Platform peut vous aider à transformer votre entreprise!

 

Qu’est-ce qu’un intranet ?

Un intranet est une sorte de site web interne d’une entreprise, accessible uniquement à ses collaborateurs et employés. Dans sa forme la plus simple, ce site web présente les actualités et les informations de l’entreprise.

Trouvez la définition simple et complète d’un intranet.


Quelle est la différence entre Internet, intranet et extranet ?

Le premier terme inventé et utilisé historiquement était l’internet. Étymologiquement, le mot internet est composé de “inter” et de “net”.

Découvrez en détails les différences entre intranet, internet et extranet.


Qu’est-ce qu’un intranet moderne ou encore, l’intranet 2.0 ?

Nous pourrions définir l’intranet 2.0 comme un intranet qui est “plus qu’un simple site web”. C’est un intranet qui propose au collaborateur une expérience repensée et de la valeur au-delà d’une simple collection de pages web informatives. 

Trouvez la définition d’un intranet moderne ou encore, intranet 2.0.


Quels sont les différents types d’intranet ?

Il y a plusieurs manières de classer les intranets par type.

  • Technologie sous-jacente: CMS intranet / portail intranet / intranet sur suite office
  • Ensemble fonctionnel: Intranet traditionnel / intranet moderne
  • Ensemble fonctionnel: Intranet collaboratif / intranet de type site web
  • Centralisation: Intranet centralisé / intranet décentralisé
  • Mode d’hébergement: Intranet SaaS / intranet on premise ou cloud privé

Découvrez les 5 différents types pour classer les intranets.


Quelles sont les fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne?

L’intranet moderne est avant tout une plateforme capable d’accueillir de nombreuses fonctionnalités, notamment des applicatifs métiers de l’entreprise. Il est dès lors impossible de dresser une liste exhaustive de fonctionnalités.

Voici les fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne :

  • Gestion de contenu / communication traditionnelle
  • Communication interne envers les employés
  • Réseau social
  • Outils collaboratifs
  • Gestion des connaissances
  • Recherche
  • Personalisation
  • Mobilité
  • Integration
  • Expérience collaborateur
  • L’analyse de données
  • Les fonctionnalités du futur – Intelligence artificielle, gamification….

Découvrez 12 fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne.


Quels sont les avantages de l’utilisation d’Intranet ?

Les avantages et les bénéfices qu’un intranet d’entreprise réussi amène sont nombreux. On peut citer surtout :

  • Une communication interne fluide
  • Des collaborateurs engagés
  • Une culture d’entreprise forte
  • Une hausse de productivité
  • Le partage des connaissances
  • Des collaborations plus efficaces
  • Le travail à distance facilité
  • Des communautés internes vibrantes

Découvrez les avantages et les bénéfices d’un intranet d’entreprise.


Comment réussir son projet d’intranet?

Voici 7 conseils et astuces pour réussir son projet d’intranet:

  1. Partir des “employee personas”
  2. Définir les parcours d’usage
  3. Choisir la technologie
  4. Partir de la page blanche
  5. Agilité
  6. Accompagnement des utilisateurs
  7. Gouvernance

Découvrez 7 idées et stratégies pour réussir son projet d’intranet.


Quel est l’avenir de l’intranet ?

Voici 7 conseils et astuces pour réussir son projet d’intranet:

L’intranet est avec nous depuis plus de 20 ans. Depuis, il a su évoluer en devenant une véritable digital workplace et en apportant de la valeur aux entreprises et à leurs collaborateurs. En tant que plateforme, l’intranet a montré sa capacité à accueillir de l’innovation, en intégrant toujours de nouvelles fonctionnalités – le réseau social, la collaboration, l’intelligence artificielle….


Voici un aperçu sur l’avenir de l’intranet.

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Product Marketing Specialist

Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.

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