Pourquoi vos employés détestent votre intranet

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Dans leur quête continue de la performance et de la productivité, les organisations essayent de se donner les meilleurs moyens pour y parvenir et de se doter des meilleures solutions qui existent sur le marché.

Cela peut coûter des budgets considérables, mais est ce la bonne approche ? Quelles sont les conséquences si on ne parvient pas à atteindre les résultats escomptés ?

Tous ces points mènent donc la réflexion à choisir la ‘bonne’ solution plutôt que la ‘meilleure’. Un véritable projet basé sur les vrais besoins de l’entreprise et de ses collaborateurs.

Afin de mener à bien un projet intranet, les personnes en charge doivent identifier les défis et déterminer ce dont leurs employés ont besoin pour être productifs.

Nous nous sommes toujours trouvés confrontés à la même problématique: nous avons une solution intranet en place mais personne ne l’utilise. Comment faire adhérer nos collaborateurs ?

Nous examinerons dans cet article, les raisons pour lesquelles vos employés détestent votre intranet et comment faire pour améliorer son adoption ?

Un intranet vieillissant

Les réseaux sociaux ont placé la barre haute en termes de fonctionnalités et d’expérience utilisateur. Chose qui rend les employés (surtout les millenials et la génération Z) de plus en plus exigeants dans leur environnement de travail.

Fournir à vos employés un intranet statique et s’attendre à ce qu’ils soient immédiatement engagés et productifs est presque impossible. Ils ne sauront pas comment utiliser un vieil intranet d’une seule page, ne pourront pas l’intégrer à d’autres outils et applications et vous détesteront aussi pour cela. Il est donc préférable d’adopter une solution intranet qui plaira à vos employés.

Cependant, la solution idéale, valable et applicable à tous les cas de figures n’existe pas. Tout dépend des raisons pour lesquelles vous souhaitez implémenter un intranet ou une solution de digital workplace, de vos employés, de votre culture d’entreprise et de plusieurs autres facteurs liés à votre business.

Pour commencer, il faudra penser à identifier ce qui nécessite d’être amélioré. Vous pouvez par exemple remarquer un décalage entre votre équipe dirigeante et le reste de vos collaborateurs.

Il existe également d’autres indicateurs qualitatifs tels que le taux d’ouverture et de réponse des emails internes, le nombre de publications partagées au sein de votre plateforme et les principaux contributeurs de contenu, qui pourront vous appuyer dans vos recherches

De plus, les enquêtes et les focus groupes pourront vous aider à déterminer les défis auxquels est confrontée chaque équipe ainsi que les solutions à adopter.

Inciter vos employés à échanger et à communiquer dans des canaux dédiés et à promouvoir votre culture d’entreprise est possible avec une solution de digital workplace utilisant des fonctionnalités de gestion de contenu, sociales et collaboratives.

Un manque d’informations

Votre intranet risquera de disparaitre aussitôt que vos spécialistes en communication arrêtent d’y partager du contenu. Vos collaborateurs n’auront donc aucune raison de s’y connecter et chercherons d’autres plateformes pour communiquer, collaborer et chercher des informations.

Ceci affecte très négativement la productivité de vos employés vu qu’ils mettront plus de temps à chercher et à localiser l’information. Cela menace également la sécurité car vos employés risqueront d’utiliser des plateformes et des canaux non approuvés par votre département IT.

Afin de remédier à cela, vos spécialistes de Communication doivent travailler sur un plan de communication dynamique et engageant.

Ceci nécessite des fonctionnalités sociales comme les news, les microblogs, les espaces collaboratifs et la possibilité de liker, commenter et partager du contenu pour engager les collaborateurs et encourager les interactions spontanées.

Une mauvaise expérience utilisateur

Comme mentionné précédemment, un projet intranet est supposé faciliter le quotidien des collaborateurs en les aidant à trouver des documents, à collaborer sur des projets ou à simplement communiquer et échanger avec leurs collègues.

Cependant, certains intranets ne parviennent pas à offrir une bonne expérience utilisateur ce qui entraîne un feedback négatif et un faible taux d’adoption.

Ceci est généralement dû à une expérience utilisateur (UX) et une interface utilisateur (UI) pas très ergonomiques. L’expérience utilisateur se réfère à la manière dont vos employés utilisent votre intranet. L’interface utilisateur quant à elle est en rapport avec l’aspect et le style de la solution. L’UX et l’UI vont de pair. Certaines solutions sont efficaces et utiles, mais il n’est pas facile de s’y trouver, tandis que d’autres peuvent offrir un design agréable mais sont peu conviviales

Si vous recevez constamment des retours négatifs de la part de vos utilisateurs, essayez de mieux comprendre leurs comportement et leurs retours afin d’apporter les bonnes optimisations et offrir la meilleure expérience.

Un intranet pas très ‘mobile’

De nos jours, il n’est plus rare de trouver une entreprise qui combine toutes sortes de collaborateurs; les sans bureaux, les télétravailleurs et les travailleurs indépendants. Il est donc impératif d’adopter une solution intranet adaptée au mobile qui permettra d’atteindre et d’engager vos collaborateurs où qu’ils soient. Si votre intranet est focalisé sur le desktop, vous excluez en quelque sorte vos employés ‘mobiles’ et les ‘sans bureaux’. Cela créera évidemment des silos, affectera la productivité et augmentera le roulement volontaire.

Des employés pas bien formés

La négligence des formations est l’une des erreurs les plus communes. Les millenials et la génération Z sont des générations de technophiles certes mais les démonstrations favorisent toujours l’adoption.

Il est évident que sans vos employés votre activité ne pourra pas prospérer. Alors à chaque fois que vous envisagez d’introduire un nouvel outil au travail, assurez-vous de bien comprendre ce dont vos collaborateurs ont besoin, ce qu’ils veulent et à quoi ils s’attendent afin de leur livrer une solution adaptée.

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Product Marketing Specialist

Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.

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