Digital workplace: Définition et avantages

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Au cours des dernières années, l’économie mondiale a subi pas mal de mutations. Afin d’assurer une croissance durable, les entreprises les plus agiles ont vite compris qu’il fallait investir dans les connaissances et le capital humain.

La vraie richesse réside dans la créativité, la recherche et l’innovation.

En phase avec la révolution digitale qui a démarré il y a quelque temps, les outils de communication et de collaboration se sont rapidement distingués par leur capacité à remettre le collaborateur au centre des réflexions et d’instaurer une culture de collaboration et de partage de connaissances.

Les entreprises confrontées à de tels enjeux se trouvent généralement face à deux options: (1) Se doter des outils spécifiques et nécessaires pour chaque besoin fonctionnel.  (2) Opter pour une solution de digital workplace tout-en-un capable de répondre aux différents besoins et cas d’usage.

En effet, selon une étude menée par CMSWire, 95% des entreprises interrogées estiment qu’une solution de digital workplace représente un pilier important de leur stratégie de transformation numérique.

Qu’est-ce qui rend ces solutions alors si attrayantes pour les entreprises ?

Dans cet article, nous allons essayer de présenter les différents avantages que peut offrir une solution de digital workplace à  votre organisation.

Qu’est-ce qu’une Digital Workplace  ?

Une digital workplace est un espace de travail numérique, ou chacun des collaborateurs de l’entreprise peut accéder à tout moment et sur n’importe quel support afin de partager des informations et des documents et de collaborer d’une manière fluide et efficace à distance.

Elle peut être considérée comme étant l’évolution naturelle du lieu de travail et l’un des piliers de la transformation digitale des entreprises qui permet de connecter les collaborateurs à leurs outils et à l’information.

La digital workplace est la solution incontournable pour un travail à distance facile et efficace grâce à la multitude d’applications et d’outils métiers, mais c’est également un moyen d’instaurer une culture de collaboration et de partage qui permet d’améliorer l’engagement et la motivation des collaborateurs.

Les avantages de la Digital Workplace

La digital workplace présente de nombreux avantages, c’est pourquoi elle devient aujourd’hui quasi incontournable. En voici les principaux bénéfices:

  • Créer et renforcer votre culture d’entreprise

La culture d’entreprise est l’ADN ou la personnalité d’une entreprise. Elle représente la vision, l’esprit et les valeurs partagées qui permettent de l’identifier et de la différencier de ses concurrents. Réussir à bâtir et à développer une culture d’entreprise aura un réel impact sur la cohésion et l’engagement des collaborateurs.

Dans un article publié par HBR, John Coleman a passé en revue les six composantes d’une culture d’entreprise réussie à savoir: la vision, les valeurs, les pratiques, les personnes, le récit et le lieu.

En examinant chaque composante, nous pouvons rapidement comprendre que la culture d’entreprise tourne principalement autour des personnes.

Établir une vision (ce que nous souhaitons réaliser), des valeurs (ce que nous défendons) et des pratiques (comment réaliser notre vision et mettre nos valeurs en pratique) aidera à façonner le comportement des employés et à créer un environnement de travail parfait. Cependant, si les trois premiers éléments sont mal transmis aux collaborateurs, ils ne comprendront pas ce qu’ils sont en train de faire ni pourquoi ils le font.

C’est à ce moment qu’on réalise l’importance des solutions de digital workplace. Un excellent moyen de communication interactive qui permet d’informer et de transmettre votre vision et vos valeurs à vos collaborateurs.

Grâce aux outils de communication tels que les fils d’actualité ou les articles de news, les membres peuvent facilement créer, publier et partager des actualités au sein de communautés spécifiques ou l’ensemble de l’entreprise. Ceci permettra de diffuser facilement les informations et permettre à l’ensemble des collaborateurs d’interagir et de s’exprimer sans la moindre barrière.

Les wikis sont une autre fonctionnalité de la digital workplace qui peut contribuer à la diffusion des politiques et pratiques de l’entreprise. Conçus spécifiquement pour servir de base de connaissances ou de point de référence aux employés, les wikis permettent un accès facile à une variété de contenus spécifiques à l’entreprise dans son ensemble (tels que les politiques et procédures) ou aux équipes (rôles, responsabilités, etc)

  • Briser les silos

Les équipes déconnectées et les silos de communication font partie des défis les plus récurrents auxquels les entreprises sont confrontées. Ils représentent le principal frein lorsque l’on souhaite faire évoluer une culture de collaboration.

Pour briser les silos de façon durable et saine, il est essentiel d’instaurer un climat de confiance ou la communication interactive et le partage d’informations se font en temps réel et à tous les niveaux.

Les solutions de digital workplace figurent parmi les solutions adoptées par plusieurs entreprises afin de résoudre les problèmes liés à la communication.

Qu’il s’agissent de fonctionnalités de messagerie, de visioconférence ou d’une intégration avec des plateformes de communication tierces, l’aspect horizontal et instantané caractérisant les solutions de digital workplace permet de fluidifier la communication entre pairs mais également entre les collaborateurs et leurs managers, faciliter l’accès à l’information, renforcer les interactions sociales, poursuivre son activité même en temps de crise et s’assurer que les collaborateurs sont constamment connectés.

  • Promouvoir le partage et renforcer la cohésion d’équipe

L’un des  piliers  importants des solutions de digital workplaces est la gestion des connaissances grâce aux avantages qu’elle apporte notamment: une productivité accrue, une intégration efficace, un apprentissage et un développement continus, une réduction de la duplication des connaissances, un meilleur service de support client, etc

Pour qu’un système de gestion des connaissances soit efficace, il doit combiner les dimensions collaboratives et sociales, se concentrer sur la facilité d’utilisation et de recherche et être totalement intégré aux autres composantes de la digital workplace.

  • Engager et valoriser

Selon le rapport state of the global workplace de Gallup, 85% des employés dans le monde ne sont pas engagés dans leur travail. Un tel chiffre alarmant révèle que les entreprises ne parviennent pas à comprendre les besoins de leurs employés et à agir en conséquence.

Les raisons du désengagement des employés sont multiples. La plus évidente est sans doute le manque de communication et le flux limité d’informations entre les collaborateurs et leur entreprise. Un collaborateur en manque de visibilité et d’informations de la part de son organisation ne comprendrait pas clairement comment il pourrait contribuer à son développement.

Le manque de reconnaissance constitue également une forte raison de désengagement. En effet, les collaborateurs qui sont bien accompagnés par leur managers et dont le travail est bien reconnu et valorisé sont plus engagés par rapport à leurs collègues qui ne le sont pas. Le même  rapport de Gallup a révélé que 63%  des collaborateurs étaient plus engagés lorsqu’ils avaient la possibilité de travailler à distance et entretenaient des réunions régulières avec leurs équipes.

Les digital workplace constituent un excellent moyen de communication et de diffusion d’informations. De ce fait, les collaborateurs auront plus de visibilité et se sentiront impliqués dans la vision et les objectifs de l’entreprise. Et grâce aux fonctionnalités sociales, l’information peut circuler rapidement et atteindre une cible plus large. Les collaborateurs peuvent également interagir et s’exprimer sans la moindre barrière, ce qui constitue une meilleure alternative aux outils de communication traditionnels tels que les newsletters et les emails.

Quant à la reconnaissance et la valorisation des collaborateurs, certaines solutions modernes prennent en charge ses aspects grâce à des systèmes de récompenses et de gamification qui peuvent être intégrées. Un système de reconnaissance permet aux utilisateurs de reconnaître publiquement le travail de leurs collègues grâce au kudos et aux messages de remerciement.

Ce système s’intègre pleinement à plusieurs composantes de la digital workplace et même à des applications externes pour récompenser et mettre en valeur le travail et les contributions des utilisateurs.

Les systèmes de gamification sont également associés à l’activité des utilisateurs dans la digital Workplace ainsi que leur utilisation des différentes applications. Un tel mécanisme permet de gagner des points, octroyer des badges et inciter les utilisateurs à utiliser, partager et interagir avec les différents contenus ce qui permet de créer un environnement compétitif.
 

La digitalisation au cœur de la fonction RH

 

  • Améliorer le processus d’intégration

Investir dans le capital humain est devenu plus important que jamais dans un environnement très dynamique.

C’est aujourd’hui le premier facteur de croissance et de compétitivité des entreprises.

Le processus d’intégration représente l’un des fondements d’une stratégie de rétention et de développement des collaborateurs.

Une organisation performante doit désormais satisfaire un besoin croissant d’autonomie qui s’exprime autant chez le client que chez le collaborateur.

L’onboarding aide les collaborateurs à comprendre leur rôle, à connaître leurs collègues et à partir du bon pied. C’est également la première étape pour garantir leur engagement à court et à long terme et éviter le turnover.

Selon une étude d’Equifax, 40% des employés quittent leur emploi au cours du premier mois et 10% supplémentaires au cours de la première année. Ces résultats soulignent l’importance d’un processus d’onboarding clair et adapté et les solutions de digital workplace peuvent représenter le meilleur moyen pour y parvenir.

Grâce à leur nature sociale et collaborative, les solutions de digital workplace fournissent aux nouvelles recrues (qu’elles soient en présentiel ou à distance) des étapes détaillées à suivre pour se familiariser avec la plateforme.

Dans le répertoire des personnes, par exemple, la nouvelle recrue peut faire une recherche et se connecter avec ses collègues et apprendre à savoir qui fait quoi dans l’entreprise.

Les espaces quant à eux permettent d’accéder et de rejoindre des espaces conçus pour les équipes, les actualités de l’entreprise, les communautés, etc. il est donc important pour une nouvelle recrue d’être membre de ces espaces afin d’apprendre davantage sur la culture et sur l’entreprise dans son ensemble.

Les wikis et les espaces de formation dédiés peuvent également aider les employés à mieux comprendre les politiques de l’entreprise, à connaître leurs rôles et responsabilités et à accéder à des supports de formation.

  • Améliorer la productivité et les performances

Permettre aux équipes de collaborer efficacement est l’un des cas d’usage les plus courants d’une solution de digital workplace.

Multiplier les outils pour améliorer la performance est un faux calcul.

Et comme l’ont montré plusieurs études, l’utilisation de plusieurs outils pour traiter un même problème a souvent des conséquences négatives car ça peut nuire à la productivité et à la collaboration.

D’après RingCentral, un collaborateur utilise en moyenne quatre applications pour communiquer au travail, et 20% de collaborateurs en utilisent six ou plus. Au final, cela représente 32 jours de travail et des milliards de dollars de perte en productivité.

La raison derrière est simple: les données, ou plus précisément, le temps nécessaire pour y accéder est élevé. Si un employé dispose d’un outil pour la messagerie instantanée, un autre pour la vidéoconférence, d’un autre encore pour la gestion de projet, …etc, le temps passé à naviguer entre ces applications sera plus élevé, ce qui réduira le temps consacré aux tâches productives.

De plus, la multiplicité des sources de données peut accroître la probabilité de perte des données et duplication des connaissances

Afin d’éviter ces problèmes et favoriser une collaboration efficace, les entreprises ont commencé à se tourner vers des solutions de digital workplace pour deux raisons importantes:

Premièrement une solution de digital workplace est souvent équipée d’une multitude d’applications intégrées qui couvrent généralement tout le champ de collaboration, de la communication instantanée et la vidéoconférence à la gestion de projets et de document et au calendriers.

Deuxièmement, les solutions de digital workplace peuvent être considérées comme une couche supplémentaire de communication et collaboration intégrant toutes les applications au moyen d’API.

Dès qu’un utilisateur se connecte, il peut avoir un aperçu des différentes applications qu’il utilise dans un tableau de bord personnalisé sur la page d’accueil. Il peut ainsi accéder directement aux informations essentielles sans avoir besoin d’accéder séparément à chaque application tierce.

  • Plus d’agilité en facilitant le télétravail

Bien avant la crise sanitaire, le télétravail a commencé à faire son chemin dans de nombreuses entreprises, indépendamment de leur taille ou de leur secteur. La tendance s’est installée et est lentement devenue la nouvelle norme. Par conséquent, même les entreprises les plus sceptiques n’ont eu d’autre choix que d’adopter le télétravail.

Comme les données sont centralisées et accessibles facilement et en toute sécurité depuis n’importe quel appareil, les employés peuvent travailler à distance sans perdre en productivité. Tout ce dont vous avez besoin, en tant qu’employé, c’est d’un ordinateur portable ou d’un appareil mobile et d’une connexion internet.

En plus de la productivité, cette nouvelle expérience permet également d’améliorer l’engagement collaborateur à travers un cadre de travail collaboratif qui donne du sens au travail de chacun.

Les générations Y et Z ont toutes les deux déclaré favoriser les entreprises ayant déjà mis en place des modalités de travail flexibles.

  • Réduire les coûts informatiques et opérationnels

La décision de déployer des logiciels d’entreprise et des solutions de digital workplace est souvent motivée par la nécessité d’accroître la productivité et les performances, et donc les résultats.

De telles solutions permettent de mettre en place une série d’indicateurs clés de performance qui aideront à prévoir le retour sur investissement et la croissance potentielle des revenus.

Ces indicateurs comprennent les taux d’adoption, d’engagement et de rétention, les économies potentielles de coûts opérationnels et informatiques, les scores de satisfaction des clients, etc

Par exemple, opter pour une digital workplace au lieu d’une série d’applications et de plateformes distinctes peut aider à réduire les frais de licence de logiciels et à améliorer la productivité globale (les employés auront plus de temps à consacrer à leurs tâches productives)

L’hébergement dans le cloud peut aider les entreprises à réduire considérablement les coûts informatiques liés à la maintenance et au mises à niveau.

Il convient toutefois de noter que le déploiement sur site présente un certain nombre d’avantages mais s’accompagne de coûts informatiques et d’expertise

  • Transformer les employés en ambassadeurs de la marque

Transformer les collaborateurs en ambassadeurs nécessite l’implication de plusieurs équipes notamment les RH et la communication interne. Ces différentes parties sont chargées de mettre en place la bonne stratégie qui permet d’impliquer et de fidéliser les collaborateurs.

Comme mentionné précédemment, une digital workplace aide à construire une culture d’entreprise et une communauté forte, à établir la confiance et créer un environnement de travail transparent. Tous ces facteurs réunis offrent une expérience de travail positive qui se traduit par un engagement volontaire.

 

Digital Workplace

 

Qu’est-ce qu’une Digital Workplace ?

Une digital workplace est un espace de travail numérique, ou chacun des collaborateurs de l’entreprise peut accéder à tout moment et sur n’importe quel support afin de partager des informations et des documents et de collaborer d’une manière fluide et efficace à distance.

Trouvez la définition complète d’une digital workplace


Quels sont les avantages d’une Digital Workplace ?

La digital workplace présente de nombreux avantages, c’est pourquoi elle devient aujourd’hui quasi incontournable. En voici les principaux bénéfices:

  • Créer et renforcer votre culture d’entreprise
  • Briser les silo
  • Promouvoir le partage et renforcer la cohésion d’équipe
  • Engager et valoriser
  • Améliorer le processus d’intégration
  • Améliorer la productivité et les performances
  • Plus d’agilité en facilitant le télétravail
  • Réduire les coûts informatiques et opérationnels
  • Transformer les employés en ambassadeurs de la marque

Découvrez les avantages d’une Digital Workplace


Comment mesurer l’efficacité de votre digital workplace ?

La collaboration en milieu de travail est définie comme l’ensemble des processus permettant à une équipe de travailler ensemble de manière plus efficace et efficiente pour atteindre un objectif commun.
Voici les indicateurs les plus importants à prendre en compte lors de l’évaluation de votre digital workplace.

  • Métriques d’usage
  • Métriques d’engagement
  • Métriques d’efficacité

Découvrez Comment évaluer les performances de votre digital workplace


Quel est le rôle d’un Digital Workplace Manager ?

Un digital workplace manager est responsable d’accompagner un projet de digital workplace dans ses différentes étapes. Les principales responsabilités sont les suivantes :

  • Identifier les besoins et les domaines à améliorer
  • Choisir le bon cas d’usage de digital workplace (intranet collaboratif, réseau social d’entreprise, système de gestion des connaissances, etc…) en tenant compte de la configuration informatique existante et de la stratégie commerciale globale.
  • Diriger la mise en œuvre de cette digital workplace
  • Élaborer des politiques, des lignes directrices et un plan de gestion de contenu.
  • Déterminer et suivre les indicateurs de succès (indicateurs d’usage, d’engagement et d’efficacité).
  • Offrir des séances de formation aux principaux utilisateurs et collaborateurs.

Voici une liste des compétences que l’on retrouve généralement chez les meilleurs Digital Workplace managers

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Product Marketing Specialist

Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.

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