Travail collaboratif : définition, avantages et défis

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Peu d’organisations passe au travers cette tendance de fond qu’est le travail collaboratif. Ce n’est pas un concept nouveau mais il est certain que le développement du travail à distance renforcé par la crise sanitaire a développé cette nouvelle forme de travail.
Étroitement lié à l’usage des portails collaboratifs, le travail collaboratif ne peut se limiter aux outils. C’est une pratique qui change en profondeur aussi bien les habitudes individuelles de travail que l’organisation traditionnelle hiérarchique.

  1. Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

  • Définition du travail collaboratif

Nous pouvons proposer la définition suivante.

Le travail collaboratif repose sur une entité (groupe) :

– Composée d’une variété de compétences et connaissances partagées. Plusieurs personnes ou organisations s’associent, mutualisent différents moyens (matériels, connaissances et compétences) et interagissent entre eux.

– Tournée vers un objectif commun dont l’atteinte s’organise au travers une organisation non hiérarchisée. En cela, le travail collaboratif met tous les individus sur un pied d’égalité.

– Organisée pour optimiser les flux d’informations en développant le temps réel. Le travail collaboratif est étroitement lié à l’usage des portails collaboratifs qui vont permettre de fluidifier l’échange d’informations.
 

Travail Collaboratif Définition

 

  • Quelle est la différence entre le travail coopératif et le travail collaboratif ?

Travail collaboratif et travail coopératif représente toutes les deux une organisation collective du travail partageant un objectif commun. Le tableau ci-dessous en détaille les principales différences:
 

Les différences entre le travail coopératif et le travail collaboratif
Travail coopératif Travail collaboratif
Le résultat attendu est divisé en sous tache L’action est organisée par fusion permanente des actions individuelles.
Chaque sous-groupe est sous la responsabilité d’un référent, d’un porte-parole.

La coordination est organisée par une affectation des rôles et responsabilités
La responsabilité est commune. Les rôles selon l’avancement du projet peuvent tourner.

Les prises de décision reposent sur des principes démocratiques.
L’engagement individuel se concrétise avant tout dans la réalisation de sa propre tâche L’atteinte du résultat est un succès collectif. Le collaborateur participe au résultat mais sans que sa participation puisse être identifiée, ni même mesurée

 

Travail coopératiftravail collaboratif

 

  • Comment s’exerce le travail collaboratif ?

Le principe du travail collaboratif peut être décrit par les 4 grandes phases du cycle de la collaboration :

  • Co-analyse : L’objectif est de partager la situation, la problématique. L’état des lieux est co-construit.
  • Co-définition : le groupe peut formuler l’objectif, partager la stratégie et le plan de travail
  • Co-réalisation : les actions sont réalisées conjointement. Le partage de leurs avancements est proposé de manière transparente et permanente grâce au portail collaboratif. Les ajustements sont décidés par tous les membres du groupe
  • Co-évaluation : cette phase essentielle permet de valider conjointement l’atteinte des résultats, identifier les points d’optimisations notamment dans l’organisation et la vie du groupe.

 

cycle de la collaboration

 

  1. Quelle est l’utilité du travail collaboratif ?

 

L'impact du travail collaboratif

 

Nous pouvons détailler les 3 avantages principaux suivants :

  1. Développer l’intelligence collective

Un des attendus importants du travail collaboratif est l’émergence de nouvelles idées, un développement de la créativité. C’est un de ces effets immédiats. Une idée partagée avec ses pairs rebondit spontanément sur de nouvelles idées. Les individus n’ayant pas habituellement la parole portent plus facilement leurs opinions. L’organisation collaborative est un vecteur clé de l’intelligence collective.

  1. Gain de temps et productivité

La communication est spontanée. La transparence d’information limite les erreurs. La coordination est simplifiée. Le portail collaboratif simplifie la centralisation des informations et les effets pervers des mails.
 

Logiciel de Gestion des talents

 

  1. Bien-être au travail

 

Bien-être au travail

 

Le travail collaboratif accroît la cohésion et l’engagement des collaborateurs dans le projet d’entreprise. Le travail collaboratif facilite les transferts de compétences et les partages de bonnes pratiques. Dans le cadre de l’onboarding, l’expérience rencontre de nouvelles idées : les nouveaux collaborateurs sont directement en relation avec les plus anciens.

 

  • Comment mettre en place le travail collaboratif ?

Mettre en place le travail collaboratif n’est pas complexe. Il est important de démystifier cela. Les initiatives collaboratives sont souvent nombreuses et spontanées. Toutefois, elles peuvent s’épuiser rapidement si les conditions de leurs épanouissements ne sont pas réunies.
 

Comment mettre en place le travail collaboratif

 

Préparer l’organisation :

Le développement du travail collaboratif ne peut s’instaurer durablement sans une culture d’entreprise alignée. C’est un changement profond des habitudes de travail individuel qui ne peut être contradiction avec les orientations et pratiques générales de l’organisation. Le travail collaboratif se reflète au travers un organisation horizontale en opposition avec la structure pyramidale habituelle. Les modes de communication sont nécessairement à revoir avec une communication transversale plus spontanée, transparente, régulière.

Préparer le management :

C’est un changement profond pour les managers. Le travail collaboratif implique de repenser le contenu de leurs missions mais aussi les compétences requises. Le manager doit devenir un animateur (coach ou facilitateur sont les termes qui peuvent être employés à cette occasion). L’animateur doit créer un environnement permettant au travail collaboratif de se développer sans contraintes, sans exigences contradictoires. Il n’est plus la courroie de distribution de l’information de direction et il soutient, encourage l’autonomie et valorise la contribution de chacun.

Préparer les collaborateurs :

La mise en place du travail collaboratif implique une réflexion sur l’ensemble des aspects de la gestion des ressources humaines. L’objectif premier est de définir et développer un socle commun de compétences collaboratives. Cela passe par le recrutement de collaborateurs disposant de ces aptitudes. Il faut par ailleurs poser un plan de la formation pour assurer l’accompagnement des collaborateurs en poste. Les processus d’évaluation individuelle comme les politiques de rémunérations sont à repenser pour intégrer finement l’enjeu du travail collaboratif.

Mettre en place un portail collaboratif

Les portails collaboratifs ou digital workplace sont les piliers du travail collaboratif. Ils permettent de :
– Favoriser les interactions entre les collaborateurs en dehors des silos organisationnels,
– Fluidifier la communication et la rendant plus spontanée et plus transparente,
– Mobiliser simplement les équipes collaboratives pour leur permettre d’échanger et travailler en temps réel.

  • Quelles sont les difficultés du travail collaboratif ?

Les nombreux avantages du travail collaboratif ne doivent pas faire oublier les probables difficultés et résistances.
 

Manque d'agilité: difficultés du travail collaboratif

 
En complément, des propositions issues de l’enquête présentée ci-dessus, nous proposons de mettre en évidence les difficultés individuelles liées à la mise en place du travail collaboratif.
 

Les difficultés du travail collaboratif
Difficultés individuelles Difficultés organisationnelles
Sentiment de perte d’autonomie : Culture d’entreprise :
J’avais l’habitude de travailler tout seul sans dépendre des autres Le projet d’organisation ne pose pas le travail collaboratif comme un enjeu. Les initiatives collaboratives sont acceptées mais ne sont ni favorisées ni suivies
Sentiment d’un manque de légitimité : L’organisation interne :
Dans un groupe, je n’ai pas l’impression que ma parole, mes idées aient une valeur. L’organigramme est le référentiel principal présentant une multiplicité de silos spécialisés
Difficulté à communiquer : Les comportements managériaux non adaptés :
Je n’ai pas l’habitude de communiquer ce que je fais. Je préfère attendre d’avoir bien finaliser ma tâche avant de la partager. Le manager pilote l’activité de son équipe en distribuant les actions à réaliser, les avancements. Il distribue l’information de direction et remonte les réussites à sa hiérarchie
Difficulté à gérer la pression du temps réél : Manque de temps :
Le travail collaboratif a pour effet une information permanente que certains individus ont dû mal à appréhender. « Je suis noyé sous l’information et je ne parviens plus à me concentrer ». Je participe aux initiatives collaboratives quand j’ai le temps. Or, mes objectifs individuels et les priorités opérationnelles ne me permettent pas de dégager de créneaux dans mon planning
Sentiment de ne pas être reconnu : Manque d’outils :
J’ai peur de me noyer dans le groupe. Ma contribution ne va pas être valorisée à sa juste valeur et certains vont « profiter » de mon travail. Je risque d’être associé à un échec pour lequel je ne suis pas responsable. Pour présenter mes actions, je dois organiser des réunions de présentation et transmettre par mail des Power Points.
Difficulté à comprendre ce qu’on attend de moi : Manque de soutien :
Ma fiche de mission n’est plus aussi claire qu’avant. J’étais rassuré par les tâches que mon manager m’attribuait régulièrement. Je savais ce que je devais faire. J’ai été intégré dans un projet collaboratif mais je ne comprends pas du tout comment cela fonctionne. Je ne sais pas ce que j’ai le droit de faire, ce qu’on attend de moi. Je ne sais pas comment avancer.
Crainte d’être trop visible : Des espaces de travail non adaptés :
En collaborant, je vais devoir beaucoup plus communiquer. Le portail collaboratif me rend trop visible et j’ai peur de ce que vont penser les autres. Depuis la mise en place du travail collaboratif, il y a pénurie de salle de réunion. Chaque échange implique une planification complexe des ressources (salles, matériel de présentation, postit).

 

  • Comment adapter les salariés au travail collaboratif ?

La mise en place du travail collaboratif implique nécessairement un accompagnement des salariés. Cet accompagnement doit être abordé de manière globale.

  1. Communiquer et poser le travail collaboratif comme un enjeu d’organisation

Il est indispensable d’avoir un discours de direction en cohérence et une pratique exemplaire de la collaboration. Il est déterminant de légitimer les initiatives collaboratives qui permettront aux collaborateurs de s’engager sans frein.

  1. Créer une expérience immédiate du travail collaboratif

Le travail collaboratif doit être envisagé de manière pragmatique. Le travail collaboratif est très simple à expérimenter et apporte des résultats significatifs rapidement. Le développement des compétences collaboratives se fait avant tout par la pratique. Cet apprentissage impliquera aussi bien les collaborateurs participants que le reste de l’organisation.

  1. Soutenir les initiatives

Le top management doit sponsoriser les initiatives collaboratives tout au long de la vie du projet. Il pourra identifier les bonnes pratiques, les écarts avec les modes de fonctionnement existants et envisager les changements organisationnels nécessaires.

  1. Former

Que ce soient auprès des managers ou des collaborateurs, il est indispensable de poser un plan de formation dédié au déploiement du travail collaboratif. Cela peut se faire en lien avec l’appropriation du portail collaboratif. Un changement de cette nature créé de tensions, des craintes. La formation permet de rassurer en créant un pont naturel entre la pratique existante et la nouvelle organisation de travail.

  1. Comment s’auto évaluer en travail collaboratif ?

S’engager individuellement dans le travail collaboratif implique une prise d’autonomie. Une des premières concrétisations de cette autonomie passe par la pratique d’une autoévaluation.

La question principale sera la suivante : est-ce que je prends du plaisir dans cette nouvelle organisation ?

Ensuite d’autres critères peuvent être proposés pour permettre d’évaluer finement sa pratique du travail collaboratif :

– Je transmets une information spontanément au groupe sans qu’elle n’ait été demandé
– Je cherche et propose de nouvelles idées pour améliorer l’organisation du groupe
– Je soutiens naturellement les autres
– Je participe uniquement aux réunions pour lesquels j’ai une valeur
– J’ai incarné les différents rôles dans l’animation du groupe (rédacteur, pilote,
– J’utilise le portail collaboratif au quotidien pour m’informer, rendre compte et réagir
– Je sais dynamiser de manière bienveillante le groupe lorsque cela est nécessaire
– Je sais écouter les autres

  1. Comment favoriser le travail collaboratif en entreprise ?

  1. Développer un climat de confiance en rendant l’information transparente

Le travail collaboratif repose sur une organisation dans laquelle l’information circule simplement et spontanément. Pour cela, réduisez les phases de validation préalable. Transmettez plus largement vos communications. Oubliez le journal interne trimestriel chronophage et souvent obsolète avant même sa sortie et utilisez le portail collaboratif pour communiquer. Simplifiez le message, les formats et augmentez la récurrence de vos diffusions.

  1. Créer un système de reconnaissance valorisant le travail collaboratif

Il n’est pas question de supprimer la reconnaissance du travail individuel. Il est ainsi possible d’évaluer l’effort individuel dans la participation à vie du groupe, à sa réussite collective. L’activité contributive de l’utilisateur dans le portail collaboratif peut être un moyen de mesure efficace. Il est aussi préconisé d’intégrer des objectifs collectifs et d’évaluer les compétences collaboratives.

  1. Mettre en place un portail collaboratif performant

Supprimer les emails internes et organiser l’ensemble de votre activité collaborative et de communication au sein d’un portail collaboratif.

Outils collaboratifs

 

Qu’est-ce que le travail collaboratif ?

Le travail collaboratif consiste en la mutualisation des compétences et connaissances de différents individus en vue d’atteindre un objectif partagé. Le travail collaboratif est réalisé au sein d’organisation horizontale au travers des portails collaboratifs optimisant les interactions en temps réel.

Trouvez la définition complète du travail collaboratif


Quelle est la différence entre le travail coopératif et le travail collaboratif ?
  • Le travail coopératif segmente et distribue l’activité en sous tâche auprès de sous équipes spécialisées et pilotées.
  • Le travail collaboratif est un creuset de spécialités et d’expertises en vue d’un objectif défini ensemble et dont l’atteinte représente un succès collectif. Les tâches sont co-réalisées.

Découvrez en détails les différences entre le travail coopératif et le travail collaboratif


Quelle est l’intérêt du travail collaboratif ?

Le travail collaboratif est gage d’efficacité collective et développe l’engagement individuel dans le projet d’organisation.
Découvrez les avantages et les bénéfices du travail collaboratif


Comment s’auto évaluer en travail collaboratif ?

S’engager individuellement dans le travail collaboratif implique une prise d’autonomie. Une des premières concrétisations de cette autonomie passe par la pratique d’une autoévaluation.

La question principale sera la suivante : est-ce que je prends du plaisir dans cette nouvelle organisation ?

Découvrez comment s’auto évaluer en travail collaboratif


Comment favoriser le travail collaboratif en entreprise ?
  • 1. Développer un climat de confiance en rendant l’information transparente
  • 2. Créer un système de reconnaissance valorisant le travail collaboratif
  • Mettre en place un portail collaboratif performant

Trouvez quelques conseils et astuces pour favoriser le travail collaboratif en entreprise

Postes Connexes

Je suis expert en transformation collaborative. Fortement marqué par plus de 10 ans d’activités dans la gestion des ressources humaines et les SIRH, je suis passionné par toutes les problématiques d’engagement individuel et collectif.

4 Commentaires
  1. Le travail collaboratif est un pilier de la réussite de toute unité commerciale. C’est l’indicateur du succès lorsque tout le monde travaille pour le même objectif. En peaufinant tout individuellement et en tant qu’équipe par le biais de la communication, vous optimiserez le succès et les objectifs fixés.

  2. Après avoir lu ce guide sur l’importance de travail collaboratif, je me suis rendu compte qu’il encourage les membres de l’équipe à travailler harmonieusement pour atteindre les objectifs d’une la manière la plus efficace et la plus durable possible. Le travail collaboratif, donc, contribue à lier les membres d’un projet et à entretenir un bon réseau.

  3. Un très bon article qui donne beaucoup d’informations et des idées à suivre.
    Le plus important est de savoir comment améliorer les compétences en matière de travail collaboratif.

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