eXo Platform 6.2 : Redécouvrez le plaisir du travail digital efficace en toute sécurité

eXo Platform Blog

Nous sommes heureux d’annoncer la disponibilité de  eXo Platform 6.2. Dans cette nouvelle version, nous nous sommes concentrés sur l’amélioration de l’expérience collaborateur, l’adoption des pratiques collaboratives ainsi que la sécurité de la digital workplace.

Traitez vos tâches plus efficacement

Dans un contexte de travail à distance, l’application Tâches s’est avérée essentielle à la collaboration de certaines équipes. Elle poursuit sa refonte entamée dans les versions précédentes avec cette fois un accent mis sur la productivité dans des contextes projet et la convivialité de l’expérience utilisateur.

L’interface a été simplifiée et embellie. Elle est plus réactive et enrichie visuellement pour être plus agréable à utiliser au quotidien.

Pour mieux classer les tâches et partager le travail efficacement en équipe, vous pouvez désormais les marquer avec des étiquettes partagées.

Autre nouveauté très attendue : la gestion des pièces jointes directement dans les tâches. Il est enfin possible d’attacher des documents à vos tâches, depuis votre poste de travail ou l’espace documentaire. Gardez informations importantes pour travailler à portée de main, vous gagnerez un temps considérable.

Enfin, ceux qui travaillent sur des projets plus complexes apprécieront la toute nouvelle vue « Plan ». Dans l’esprit d’un diagramme de Gantt, elle présente les tâches sous forme de barres sur une échelle de temps, permettant de facilement visualiser leur avancement, d’ajuster leur durée, leur date de démarrage et de détecter d’éventuels conflits. Avec la vue Plan, vous disposez d’ un moyen efficace et pratique pour planifier vos projets et surveiller la charge à tout moment.

Planifiez vos réunions sans effort avec les sondages de dates

Récemment rénovée, l’application Agenda continue sa mutation en tant que solution de calendrier d’équipe. Nous avons là encore travaillé sur la productivité notamment pour faciliter l’organisation des réunions. En proposant des dates alternatives pour un événement de l’agenda, l’organisateur permet à tous les participants invités de voter pour les créneaux qu’ils préfèrent. Inutile d’échanger individuellement pour trouver un créneau compatible : chacun indique sa disponibilité et le système présélectionne alors le meilleur moment. En outre, nous avons travaillé sur l’intégration avec le système de gamification pour inciter les équipes à bien se synchroniser, notamment en  vidéoconférence pour les réunions à distance.

Mesurez et évaluez l’engagement et la dynamique des communautés

L’utilisation d’outils analytiques externes à eXo, qui était la norme jusqu’ici, n’offrait pas toujours la granularité suffisante pour analyser finement ce qui se passe réellement dans votre digital workplace.  Désormais, eXo dispose de son propre module d’analyse, les données sont collectées automatiquement et ne sortent pas de votre plateforme.

Avec eXo Analytics, les acteurs du changement dans votre organisation peuvent collecter et suivre les principales métriques liées à l’adoption, l’usage ou l’engagement au sein de la plateforme. Le module est entièrement personnalisable : des tableaux de bords, graphiques et des rapports peuvent être déclinés et raffinés en fonction de vos besoins. De plus, nos APIs permettent aux développeurs d’ajouter facilement de nouveaux points de données pour vos analyses.

Capitalisez la connaissance avec la toute nouvelle application Notes

L’un des axes forts d’une digital workplace est de promouvoir la production et le partage de connaissances au sein des équipes et des communautés d’intérêts.

Là aussi, un chantier de refonte est en cours car il était temps de dire définitivement au revoir à l’ancienne application wiki, pour accueillir sa remplaçante : eXo Notes. Cette nouvelle mouture propose une interface simplifiée et organisée en cohérence avec la nouvelle génération d’applications introduites au cours de ces derniers mois. eXo Notes aide votre organisation à capturer, structurer et diffuser des bulles de connaissance telles que des procédures, des documentations, des tutoriels ou des référentiels métier.

L’ancienne application Wiki a été totalement remplacée. Lors de la mise à jour, toutes vos pages wiki seront automatiquement migrées à l’identique sous forme de notes.

Planifiez vos communications et favorisez leur diffusion

Encouragés par le succès de l’application News auprès des communicants, nous continuons à équiper la plateforme d’outils simples et intuitifs pour la diffusion des informations internes.

Ainsi, il est désormais possible de partager tout type d’activité (message bref, article, etc.) d’un espace collaboratif vers un espace d’information. Avec cette  nouvelle fonction de partage, vous facilitez les échanges d’informations entre communautés. C’est très utile pour une direction de communication qui souhaite réaliser une curation de contenu adaptée et valorisante.

Pour une communication maîtrisée, les partages peuvent être limités dans certains espaces, afin que les personnes habilitées puissent modérer le contenu.

Autre nouveauté attendue qui ravira les contributeurs et rédacteurs : la possibilité de planifier la publication de leurs actualités à une date future. Ainsi, ils auront encore plus de souplesse pour organiser leur planning éditorial, le modifier et bien évidemment le partager avec d’autres rédacteurs.

Réduisez les risques liées aux Documents

Une digital workplace favorise et fluidifie grandement la diffusion d’information notamment au via les documents partagés par les utilisateurs. Toutefois, cette souplesse accentue certains risques. Pour les réduire, nous avons introduit deux nouvelles fonctionnalités, qui devraient plaire à votre responsable sécurité.

La première entre dans le cadre de la protection des fuites de données (Data Leak Prevention). Elle propose aux administrateurs de définir des mots-clés à surveiller qui seront détectés au sein des documents introduits par les utilisateurs. Une quarantaine rend les documents détectés inaccessible aux utilisateurs. L’administrateur est instantanément alerté et il peut vérifier, consulter, supprimer ou restaurer le document suspect .

La deuxième nouveauté permet d’éviter la propagation de logiciels malveillants au travers des documents chargés sur la plateforme. Grâce à un anti-malware installé sur le serveur, eXo vérifie et supprime automatiquement tout fichier représentant une menace, limitant la propagation de logiciels malveillants dans votre système d’information.

Renforcez la protection des accès avec l’authentification multi facteurs

Votre digital workplace a vocation à héberger toutes les activités digitales et les données de votre organisation, y compris les plus sensibles.

C’est pourquoi nous avons introduit un système d’authentification à deux facteurs (2FA), aussi appelée vérification en deux étapes, qui contraint les utilisateurs à présenter un second facteur d’authentification pour être autorisés à accéder à certaines ressources de la digital workplace.

Très souple, la fonctionnalité permet aux administrateurs de définir les pages (et espaces ) à protéger par 2FA mais aussi de définir des groupes d’utilisateurs pour lesquels le 2FA sera requis dès la connexion. vous pourrez ainsi choisir le meilleur compromis entre expérience utilisateur et sécurité qui convient à votre organisation.

Par défaut, la deuxième étape de vérification se fait à l’aide d’un code PIN obtenu par une application OTP telle que FreeOTP, Microsoft ou Google Authenticator. Mais notre système MFA est extensible et nous avons également développé des connecteurs expérimentaux capables de proposer une expérience utilisateur ultra simple par notifications mobile où une authentification très forte par clés physiques FIDO.

Gérez plus facilement le déploiement et l’administration de grandes bases d’utilisateurs

Pour les administrateurs, les opérations en masse telles que les invitations ou les désactivations sont désormais possibles depuis la console de gestion des utilisateurs. Ils peuvent également suivre le parcours d’inscription des utilisateurs ainsi que leur date de dernière connexion. Ainsi vous pourrez mener des campagnes d’enrôlement sans peine au sein de votre organisation.

De plus, afin d’aider les grandes organisations constituées de nombreux et vastes départements à décentraliser l’administration générale des utilisateurs, nous avons ajouté la notion d’administrateurs délégués. Ces derniers pourront gérer en toute autonomie certains groupes d’utilisateurs comme n’importe quel administrateur central.

Une expérience digitale plus accessible

Dans le cadre de notre mission de rendre le travail digital accessible à tous, nous avons amélioré le support de l’orientation RTL (Right-To-Left) c’est à dire l’affichage des langues qui s’écrivent et se lisent de droite à gauche (comme l’arabe ou l’hébreu). Lorsqu’un utilisateur choisit une langue RTL dans ses préférences, l’affichage des menus, l’alignement des textes et des icônes est inversé, offrant ainsi une expérience utilisateur cohérente avec leur sens de lecture naturel. Actuellement eXo Platform est entièrement traduite en arabe et des volontaires travaillent sur d’autres langues.

Par ailleurs, eXo est engagé dans un effort continu d’amélioration de l’accessibilité web de sa plateforme, en suivant les recommandations WCAG. Au cours de l’été, eXo Platform 6.2 ainsi a fait l’objet d’un audit complet des 106 critères du référentiel RGAA et nous sommes heureux d’annoncer qu’elle offre en standard une conformité à 60%. Nous ne nous satisfaisons bien entendu pas de ce score et nous sommes engagés à améliorer dans les mois à venir, notamment avec le concours de nos clients les plus engagés sur ces sujets.

Un nouveau look pour la boutique et le portefeuille électronique

Depuis leur lancement, le portefeuille électronique ainsi que la boutique ont gagné en popularité. Les deux applications constituent le réceptacle du système de reconnaissance et de récompense unique au cœur d’eXo Platform. Pour cette nouvelle version, les deux applications n’échappent pas aux grandes refontes et font peau neuve à leur tour. Le design a été considérablement amélioré pour s’intégrer plus harmonieusement au langage visuel et les codes d’interaction du reste de la plateforme et proposer une expérience utilisateur plus adaptée aux usages de ces applications et à leur objectif : doper la motivation et l’engagement des collaborateurs de votre organisation.

Les prochaines étapes

La version eXo Platform 6.2.0 est immédiatement disponible au téléchargement pour nos clients en auto-hébergement (on premise). Le cycle de maintenance 6.2.x a d’ores et déjà démarré et la version 6.1 ne recevra donc plus la totalité des correctifs. Nous encourageons donc tous nos clients à faire la mise à jour qui, pour la plupart, se fera automatiquement par un simple arrêt-relance !

Pour nos clients cloud, la phase de déploiement est déjà en cours et sera achevée dans quelques semaines. N’hésitez-pas à contacter le support pour en savoir plus sur la mise à jour de votre digital workplace eXo .

Pour une synthèse des fonctionnalités de eXo Platform 6.2, vous pouvez télécharger la fiche produit.

Pour en savoir plus sur les différentes offres eXo, vous pouvez consulter la page “offres produit” ou nous contacter directement afin d’échanger avec nos experts solutions.

Toute l’équipe d’eXo vous remercie pour votre soutien et votre confiance. Nous espérons que cette nouvelle version vous accompagnera encore plus loin dans votre transformation digitale. N’hésitez-pas à nous le dire dans les nouveaux forums de discussion.

Il est temps de retourner à nos travaux pour vous concocter une prochaine version encore plus performante et conviviale. Au menu, toujours des améliorations de l’expérience utilisateur pour vous faciliter la vie et avoir du plaisir à travailler ensemble Pour plus de détails, vous pouvez consulter notre feuille de route.

eXo Platform 6.2

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"Je suis responsable des produits chez eXo, je supervise la gestion des produits et le marketing produit, mes équipes conçoivent, créent et promeuvent les fonctionnalités et les améliorations d'eXo Platform. En tant qu'ancien développeur de logiciels devenu chef de produit, j'ai une passion pour les technologies qui sont susceptibles d'améliorer la vie des gens. Dans ce blog, j'écris sur certains de mes intérêts personnels, tels que la productivité, les formes alternatives de gestion et d'organisation des entreprise, la collaboration, les technologies open-source et émergentes. "

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