Vous vous souvenez de l\u2019email pendant les ann\u00e9es 1990 ? Au d\u00e9but, c\u2019\u00e9tait cet outil sympa que vous consultiez une \u00e0 deux fois par semaine \u2026 Mais l\u2019email a grandi, et aujourd\u2019hui, c\u2019est LE canal de communication, o\u00f9 s\u2019accumulent toutes vos t\u00e2ches et les informations n\u00e9cessaires \u00e0 votre survie professionnelle !<\/p>\n
Respirez, voici quelques astuces et meilleures pratiques pour garder le contr\u00f4le sur vos emails, et r\u00e9duire le temps de traitement et de gestion des emails<\/strong> au sein de votre entreprise. Il serait formidable que les emails que vos employ\u00e9s re\u00e7oivent quotidiennement soient directement corr\u00e9l\u00e9s \u00e0 la productivit\u00e9 de votre entreprise, ou en valeur ajout\u00e9e pour vos clients. Toutefois, le contraire est aussi valable. Comment faire ?<\/p>\n Quand on envoie des emails \u00e0 tout le monde, c\u2019est g\u00e9n\u00e9ralement pour deux raisons:<\/p>\n La communication interne<\/strong>, avec tout ce qu\u2019elle comporte, ainsi que les questions relatives au travail ont leur place sur un Intranet plut\u00f4t que dans les bo\u00eetes de r\u00e9ception des employ\u00e9s. Sur un Intranet social<\/strong><\/a>, les r\u00e9ponses sont accessibles \u00e0 tout le monde et consultables \u00e0 tout moment.<\/p>\n Les emails group\u00e9s, dans lesquels plusieurs personnes sont mises en copie, sont de vrais tueurs de productivit\u00e9<\/strong><\/a> ! Ces emails, qui sont g\u00e9n\u00e9ralement des emails relatifs au travail, doivent \u00eatre lus (et non pas archiv\u00e9s comme s\u2019ils n\u2019avaient jamais exist\u00e9s).<\/p>\n Il est toujours p\u00e9nible et prenant d\u2019essayer de retrouver une information pr\u00e9cise dans les emails, surtout quand les r\u00e9ponses ont seulement \u00e9t\u00e9 adress\u00e9es \u00e0 l\u2019auteur de l\u2019email en question.<\/p>\n La solution \u00e0 ce probl\u00e8me de communication est de remplacer les emails group\u00e9s par un message post\u00e9 sur un volet d\u2019actualit\u00e9s ou un forum concern\u00e9 par le projet vis\u00e9. De cette fa\u00e7on, toutes les personnes concern\u00e9es et comp\u00e9tentes sont mises au fait de la discussion, le contexte est clair, et l\u2019\u00e9change est disponible dans son int\u00e9gralit\u00e9.<\/p>\n Pensez \u00e0 ce que vous aimeriez voir dans les emails envoy\u00e9s par votre \u00e9quipe comme suit :<\/p>\n Si vous voulez r\u00e9pondre \u00e0 un email mais que vous n\u2019avez pas le temps de le faire instantan\u00e9ment, faites seulement savoir que vous avez bien re\u00e7u l\u2019email en question et que vous y r\u00e9pondrez plus tard. En tant que dirigeant, vous \u00eates toujours sollicit\u00e9s. Cependant, les interruptions constantes vous emp\u00eachent de vous concentrer sur autre chose que vos communications. Une \u00e9tude int\u00e9ressante, faite par Gloria Mark, une chercheuse \u00e0 l\u2019Universit\u00e9 de Californie, indique qu\u2019il nous faut 23 minutes<\/strong> pour nous remettre \u00e0 \u00eatre productif apr\u00e8s une interruption de seulement 3 minutes ! Il est tr\u00e8s tentant de lire ses emails le matin, mais en r\u00e9alit\u00e9, cette habitude g\u00e2che toute votre matin\u00e9e ! C\u2019est une fausse bonne id\u00e9e. En revanche, si vous commencez votre journ\u00e9e par la r\u00e9vision des actions que vous avez programm\u00e9es pour la journ\u00e9e, vous pourrez par la suite plonger dans vos emails avec le sentiment d\u2019avoir accompli quelque chose avant le d\u00e9jeuner. Aujourd\u2019hui, il existe beaucoup d\u2019outils (gratuits) qui peuvent vous aider dans la gestion de vos emails<\/strong> :<\/p>\n Pour g\u00e9rer votre bo\u00eete de r\u00e9ception, voici la r\u00e8gle d\u2019or : traitez chaque email en une seule fois ! Inutile de reporter cette action, faites l\u2019effort de prendre les mesures n\u00e9cessaires pour chaque message re\u00e7u. En suivant ces r\u00e8gles simples, vous gagnerez du temps !<\/p>\n Ce dernier conseil est assez \u00e9vident, mais plus facile \u00e0 dire qu\u2019\u00e0 faire. Nous esp\u00e9rons que les astuces pr\u00e9c\u00e9dentes vous aideront \u00e0 obtenir le \u201cInbox z\u00e9ro<\/strong>\u201d ; ce qui veut dire qu\u2019\u00e0 la fin de chaque journ\u00e9e, le nombre d\u2019emails non lus doit \u00eatre nul.<\/p>\n
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\nEntre les emails commerciaux et les fils de discussions interminables avec une dizaine de \u201cCc\u201d, le traitement des emails<\/strong> est r\u00e9ellement devenu une t\u00e2che \u00e0 part enti\u00e8re.
\nMcKinsey estime que nous passons 28% de notre journ\u00e9e \u00e0 g\u00e9rer les emails<\/strong>, ce qui \u00e9quivaut au \u2153 d\u2019une journ\u00e9e de travail, sans valeur ajout\u00e9e.<\/p>\nUtiliser d\u2019autres canaux de communication<\/h2>\n
Arr\u00eater d\u2019envoyer des emails \u00e0 tout le monde<\/h3>\n
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Supprimer les emails group\u00e9s<\/h3>\n
Am\u00e9liorer votre communication via email et montrez l\u2019exemple !<\/h2>\n
Envoyez des emails tels que vous aimeriez en recevoir<\/h3>\n
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Evitez les rappels<\/h3>\n
\nFaire savoir que vous l\u2019avez re\u00e7u et pr\u00e9ciser que vous allez y r\u00e9pondre pr\u00e9sente un double avantage :<\/p>\n\n
Am\u00e9liorer votre productivit\u00e9 pour am\u00e9liorer la productivit\u00e9 de votre \u00e9quipe<\/h2>\n
D\u00e9connectez vous !<\/h3>\n
\nLes meilleurs r\u00e9sultats sont atteints en g\u00e9rant ses emails<\/strong> plusieurs fois dans la journ\u00e9e plut\u00f4t que de ne faire que \u00e7a toute la journ\u00e9e. Quand vous d\u00e9cidez de faire autre chose, d\u00e9sactivez vos notifications. Quand vous lisez vos emails, adonnez vous uniquement \u00e0 cette t\u00e2che.<\/p>\nNe commencez pas votre journ\u00e9e avec les emails<\/h3>\n
\nCette m\u00e9thode n\u00e9cessite du courage, surtout si vous pensez aux urgences ! Mais sachez que les urgences n\u2019arrivent pas tous les jours, et que vos collaborateurs ne mourront pas s\u2019ils ne re\u00e7oivent pas la r\u00e9ponse dont ils ont besoin dans l\u2019heure.
\nAinsi, en plus d\u2019avoir am\u00e9lior\u00e9 la gestion de votre temps, les membres de vos \u00e9quipes seront plus autonomes, ils communiqueront mieux et sauront quand vous solliciter pour obtenir la r\u00e9ponse souhait\u00e9e, en temps voulu.<\/p>\nGardez le contr\u00f4le sur vos emails<\/h2>\n
Utilisez les filtres et autres outils de gestion des mails<\/h3>\n
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Une fois seulement !<\/h3>\n
\nLa plupart de ces astuces sont inspir\u00e9es de la m\u00e9thode \u201cGetting Things Done<\/strong><\/a>\u201d.<\/p>\n\n
Astuces pour g\u00e9rer les emails aga\u00e7ants<\/h3>\n
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Boite de R\u00e9ception : Z\u00e9ro !<\/h2>\n