Les avantages clefs d’un logiciel de gestion documentaire

Logiciel gestion documentaire

Centralisez les documents de l’entreprise au sein d’un seul et même environnement

Veillez à la conservation, à la sécurité mais également à l’accessibilité de vos documents en les plaçant dans un environnement numérique sécurisé sur lequel vous avez le contrôle.

Fournissez à vos collaborateurs un même référentiel de fichiers centralisés dans lequel ils pourront stocker leurs documents privés ou décider de les partager avec leurs collègues.

Les utilisateurs peuvent facilement accéder et organiser leurs documents en utilisant des dossiers, des tags ou encore des catégories.

Logiciel gestion documentaire open source

Conservez l’intégrité de vos documents grâce au contrôle des versions

Les membres choisis d'une même équipe peuvent modifier les mêmes documents sans risque de conflit entre les versions.

Les nouvelles versions peuvent être téléchargées manuellement ou générées automatiquement à chaque nouvelle édition, permettant à chacun de consulter l’historique des changements ou de faire machine arrière.

Tous les documents bénéficient par ailleurs d’un système de sauvegarde pour les récupérer en cas de mauvaise manipulation.

gestion électronique de documents

Collaborez sur des documents en mode consultation, édition ou partage de document

Le logiciel de gestion documentaire open-source d’eXo est fourni avec de nombreuses fonctionnalités collaboratives.

Les employés peuvent partager des documents avec leurs équipes, sur une plateforme de partage de fichiers commune. Chaque membre de l’équipe reçoit une notification lorsqu’un document est partagé ou modifié. Ils peuvent consulter le document et en discuter sur le flux d’activité.

Les documents peuvent également être édités depuis n’importe quelle autre application sur ordinateur puis facilement être sauvegardés en ligne. La revue ou la validation d’un document peuvent ainsi être facilement ajoutés au processus de publication d’un document.

logiciel ged open source

Protégez les documents grâce à la gestion des droits d’accès

L’accès à n’importe quel document peut facilement être personnalisé en fonction d’un individu ou d’un groupe. Le propriétaire du fichier garde un contrôle total sur qui peut lire, éditer ou supprimer un document.

En naviguant au sein du référentiel de fichiers ou en cherchant des documents de l’entreprise, les employés ont seulement accès à ce qu’ils sont autorisés à voir, assurant ainsi la sécurité et l’inviolabilité de la documentation la plus sensible.

Partage de documents électroniques

Retrouver un document n’a jamais été aussi simple avec la recherche unifiée

Les employés peuvent chercher et retrouver leurs documents personnels ainsi que tous les documents pour lesquels ils bénéficient d’un accès, au travers d’un puissant moteur de recherche. Cette recherche unifiée se fait “plein texte”, c’est à dire qu’elle indexe le nom du fichier, son contenu et l’ensemble de ses méta-données, assurant les meilleurs résultats de recherche possibles.

Améliorer la collaboration documentaire

Améliorez et personnalisez votre expérience de la gestion documentaire

Grâce aux capacités d’évolution du logiciel de gestion documentaire d’eXo, de nouvelles fonctionnalités peuvent facilement être mises en oeuvre pour répondre à vos problématiques métier.
Personnaliser la visionneuse ou la barre de tâches, ajouter de nouveaux boutons ou jeux de méta-données, créer ou automatiser de nouveaux processus de publication ou encore intégrer des outils de gestion documentaire tiers sont autant de possibilités offertes par la capacité d’évolution d’eXo Platform.

A qui s’adresse le logiciel de gestion
documentaire eXo ?

  • Les organisations et les équipes qui travaillent sans cesse sur des documents et qui ont découvert les limites de la messagerie ou des disques durs partagés.
  • Les organisations et les équipes qui doivent gérer un grand nombre d’environnements différents pour leurs fichiers et qui souhaitent les centraliser dans un seul et même espace.
  • Les organisations qui veulent ajouter de nouvelles fonctionnalités de collaboration à leurs outils de gestion documentaire existants.

Notre outil de gestion documentaire a transformé notre activité

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eXo Platform nous permet d'être dans la continuité mais il a en plus l'avantage d'être intégré. Tout ce que nous faisions avec deux produits est désormais possible dans un seul.

Nicolas Milcent, Directeur de Programme, Ministère des Affaires Etrangères

Lire l’étude de cas

4.0
2017-03-10T14:50:12+01:00

Nicolas Milcent, Directeur de Programme, Ministère des Affaires Etrangères

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