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- Fares Laroui
- January 5, 2021
5 Tipps für eine erfolgreiche Einführung eines Digital Workplace
Jedes digital-workplace-Projekt wird durch das Bestreben von Unternehmen angetrieben, eine Vielzahl von Herausforderungen zu bewältigen – von ineffektiver interner Kommunikation und niedrigen Engagement-Raten bis hin zu schwacher Kollaboration und Produktivität.
Obwohl ein typischer digital workplace durch zahlreiche Funktionen, die den gesamten Bereich der Kollaboration abdecken, helfen kann, diese Herausforderungen zu bewältigen, haben Unternehmen oft Schwierigkeiten, Mitarbeitende zur Nutzung zu bewegen – was das Projekt von Anfang an zum Scheitern verurteilen kann.
Inhaltsangabe
Dies wirft zwei wichtige Fragen auf: (1) Warum zögern Mitarbeitende, ihren neuen digital workplace zu nutzen? und (2) Wie können Projektteams die Nutzungsrate steigern und den digital workplace erfolgreich in Betrieb nehmen?
In diesem Blogbeitrag versuchen wir, beide Fragen zu beantworten und verschiedene Schritte zu betrachten, die zum Erfolg Ihres Digital-Workplace-Launches beitragen können.
Hauptursachen für die geringe Nutzung des Digital Workplace
In a blog post I wrote a while back, “Why employees love to hate your intranet”, I described some of the reasons why employees adopt a digital workplace slowly, or refuse to use it altogether.
Der Hauptgrund ist das Versäumnis, die Bedürfnisse der Organisation und ihrer Teams genau zu analysieren und zu verstehen. Wie es so schön heißt: „Wer es versäumt, sich vorzubereiten, bereitet sein Scheitern vor.“ Die Implementierung eines digital workplace (oder der Aufbau von Grund auf) und das blinde Hoffen auf das Beste ist ein häufiger Fehler vieler Unternehmen. Meistens führt das zu einer Lösung, die nicht mit der Realität übereinstimmt und keinen echten Mehrwert bietet, sodass Mitarbeitende keine andere Wahl haben, als bei den bisherigen Arbeitsweisen zu bleiben. Das festigt letztlich ihren Widerstand gegen Veränderungen.
Außerdem haben wir beobachtet, dass viele Unternehmen dem Inhalt, den sie mit ihren Mitarbeitenden teilen, wenig bis keine Aufmerksamkeit schenken. Es überrascht daher nicht, dass ein digital workplace mit schlechter Kommunikation und Informationsfluss langfristig weder Nutzer anzieht noch sie bindet. Das Fehlen vielfältiger Inhalte – sei es informativ, lehrreich oder unterhaltsam – gibt den Nutzern keinen Grund, sich einzuloggen, was sie letztlich dazu verleitet, andere Plattformen für ihre Informationsbeschaffung zu nutzen.
Zu guter Letzt sollte bei jeder Produkteinführung der Schwerpunkt auf der Kommunikation liegen. Produkt-Launch-E-Mails spielen eine entscheidende Rolle dabei, potenzielle Nutzer zu erreichen, wichtige Funktionen zu vermitteln und Begeisterung zu wecken. „Wenn du es baust, werden sie kommen“ ist ein Sprichwort, das oft verwendet wird, um die Bedeutung von Marketing und Kommunikation herunterzuspielen und sich ausschließlich auf das Produkt zu konzentrieren.
Auch wenn ein Produkt, das den Bedürfnissen der Zielnutzer entspricht, entscheidend ist, werden sie es nicht übernehmen, wenn sie nicht wissen, dass es existiert, seinen Wert nicht verstehen oder nicht wissen, wie man es benutzt. Die Erwartung, dass Nutzer einen neuen digital workplace übernehmen, ohne ihn aktiv zu bewerben, ist eine Falle, in die viele Projektteams tappen.
Also, welche Schritte müssen wir befolgen, um einen digital workplace richtig zu starten und seine anfängliche sowie kontinuierliche Nutzung sicherzustellen?
5 Schritte, um Ihren Digital-Workplace-Launch richtig zu gestalten
1. Finde das „Warum“
Der erste Schritt bei der Auswahl eines digital workplace und der effektiven Bewerbung desselben besteht darin, zu verstehen, warum Ihre Mitarbeitenden ihn benötigen würden. Wie bereits erwähnt, ist Vorbereitung entscheidend, um die verschiedenen internen Herausforderungen zu verstehen. Oft sehen wir, dass Projektteams Digital-Workplace-Projekte starten, ohne diese Anfangsphase ausreichend zu berücksichtigen oder ihr nur wenig Aufmerksamkeit zu schenken. Die Annahme ist, dass ein digital workplace die Kommunikation vereinfachen und die Kollaboration fördern wird – neben vielen anderen Vorteilen. In gewisser Weise stimmt das auch. Die meisten Unternehmen nutzen digital workplace-Lösungen genau für diese Ziele. Aber wie sieht es mit spezifischen Bedürfnissen aus? Noch wichtiger: Haben Sie alternative Lösungen in Betracht gezogen? Diese könnten besser zu Ihren Teams passen als die vorgeschlagene.
Das Finden des „Warum“ für ein digital workplace-Projekt ist von größter Bedeutung. Es hilft Ihnen, die passende Lösung für Ihre Teams zu finden und die Ziele sowie wichtige Kennzahlen festzulegen, um den Erfolg des Launches und später des gesamten Projekts messen zu können.
2. Identifizieren Sie Ihre Digital-Workplace-Botschafter
Jede Marketing- oder Werbeaktivität benötigt Botschafter. Innerhalb eines Unternehmens sind diese idealerweise Mitarbeitende, die dabei helfen können, Ihre Botschaft an die gesamte Organisation zu vermitteln. Mit Marketing-Automation lässt sich sicherstellen, dass alle grundlegenden Marketing- und Werbemaßnahmen abgedeckt sind, sodass die Botschafter im Unternehmen Ihre Botschaft noch effektiver verbreiten können.
Der Inhalt Ihrer Launch-Kampagne (Newsletter, Werbevideos, Events usw.) wird weniger wirksam sein, wenn er nicht durch eine Gruppe ausgewählter Personen unterstützt wird, die innerhalb ihrer Teams und in der gesamten Organisation Einfluss haben. Was wir bei den meisten digital workplace-Projekten beobachten, ist, dass die Projektteammitglieder und Entscheidungsträger die Hauptverantwortlichen für die Verbreitung der Botschaft und den Aufbau von Schwung sind. Das ist ein guter erster Schritt, da diese Personen gut informiert sind und gut positioniert, um im Namen des Projekts zu sprechen.
Darauf können Sie aufbauen, indem Sie weitere Botschafter rekrutieren, die bereit sind, ihre Teams zu vertreten und ihre Kolleg:innen dazu zu motivieren, es ihnen gleichzutun. Damit dies effektiv ist, sollten Sie maßgeschneiderte Schulungen organisieren, um die Early Adopters mit der Plattform vertraut zu machen. So können sie die Plattform in vollem Umfang nutzen und natürlich anschließend ihre Erfahrungen mit anderen teilen.
3. Bauen Sie die Marke Ihres Digital Workplace auf
Bei der Einführung eines neuen Produkts – insbesondere eines digital workplace – müssen sich die vorgesehenen Kunden und Nutzer mit der Marke identifizieren und eine Verbindung zu ihr aufbauen.
Im Allgemeinen ist eine Marke das, was Angebote voneinander unterscheidet und wie sie von den Nutzern wahrgenommen werden. Die Markenwahrnehmung ist hier entscheidend. Im Fall eines digital workplace-Projekts werden Nutzer kaum motiviert sein, sich auf einer Plattform anzumelden, die nicht die Dynamik ihres Arbeitsplatzes widerspiegelt, kein ansprechendes Design hat, schwer zu navigieren ist – und so weiter. Was kann man dagegen tun?
Auf grundlegender Ebene geht es bei Marken um Namen, Farben, Designs, bestimmte Begriffe usw. Diese unverwechselbaren Elemente bilden die Basis eines digital workplace-Projekts, insbesondere beim Launch. Denken Sie daran, der Plattform einen einprägsamen Namen zu geben, den sich die Mitarbeitenden leicht merken können (machen Sie es nicht komplizierter als nötig). Als Nächstes folgt das Erscheinungsbild des digital workplace. Versuchen Sie, die Mitarbeitenden so weit wie möglich in Entscheidungen zur Benutzererfahrung (UX) und Benutzeroberfläche (UI) einzubeziehen. Führen Sie beispielsweise Umfragen durch, bei denen Mitarbeitende für ihre bevorzugte Farbgestaltung oder ein bestimmtes Layout für einzelne Seiten und Spaces abstimmen können. So stellen Sie sicher, dass die Mitarbeitenden eine für sie passende Lösung erhalten und zugleich Begeisterung und Vorfreude auf die Nutzung der Plattform entsteht.
4. Schulung und Onboarding
Vor dem großen Tag sollten Sie planen, wie Sie die Nutzer einführen und schulen, damit sie beim ersten Login nicht verwirrt sind. Denken Sie daran, eine Checkliste auf der Startseite hinzuzufügen. Beim Einloggen finden die Nutzer dort alles, was sie brauchen, um loszulegen und grundlegende Aktionen auszuführen, wie z. B. ein Profil ausfüllen, Kontakte hinzufügen, Spaces beitreten oder ihre erste Nachricht posten.
Um den Nutzern zu helfen, fortgeschrittene Funktionen kennenzulernen, richten Sie spezielle Trainingsbereiche ein, in denen sie leicht detaillierte Tutorials und Anleitungen finden können, sodass sie in ihrem eigenen Tempo lernen können.
5. Plane den großen Tag
Vor dem Launch-Tag ist es wichtig, die Arten von Inhalten und Werbematerialien festzulegen, die bei Ihren Mitarbeitenden gut ankommen. Dafür können Sie ein Content-Audit durchführen, das zunächst die Grundlage für Ihre Kommunikationskampagne und später für Ihren Content-Plan des digital workplace bildet. Ziel der Werbekampagne ist es, Bewusstsein zu schaffen sowie Vorfreude und Gesprächsstoff rund um das Projekt zu erzeugen. Die Kampagne sollte zudem informativ und lehrreich sein, indem sie den Mitarbeitenden den Mehrwert durch „Sneak-Peek“-Beiträge oder kurze Tutorial-Videos vermittelt. Die Effizienz lässt sich mit einer Kampagnenmanagement-Software überprüfen.
Es gibt viele Ideen für den Launch eines digital workplace, darunter Webinare, Launch-Videos, Blogbeiträge, Giveaways und Willkommenspakete. Doch die Grundlagen bleiben dieselben. Das Ziel am ersten Tag ist es, eine positive und angenehme Erfahrung zu schaffen, um die Wahrscheinlichkeit zu erhöhen, dass Nutzer die Plattform erkunden und immer wieder zurückkehren.
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FAQs
Hier finden Sie die am häufigsten gestellten Fragen zum Digital Workplace mit allen Antworten an einem Ort.
Was ist ein Digital Workplace?
Ein Digital Workplace ist ein digitaler Arbeitsplatz, auf den alle Mitarbeitende des Unternehmens jederzeit und auf jedem Gerät zugreifen können, um Informationen und Dokumente zu teilen und effizient und nahtlos deskless zusammenzuarbeiten.
➝ Finden Sie die vollständige Definition eines Digital Workplaces
Welche Vorteile bietet ein Digital Workplace?
Der Digital Workplace bietet zahlreiche Vorteile, weshalb er heute nahezu unverzichtbar wird. Hier sind die wichtigsten Vorteile:
- Unternehmenskultur schaffen und stärken
- Silostrukturen durchbrechen
- Zusammenarbeit und Teamzusammenhalt stärken
- Engagement und Wertschätzung fördern
- Integrationsprozesse verbessern
- Produktivität und Leistung verbessern
- Mehr Agilität dank effizienter Homeofficelösungen
- IT- und Betriebskosten senken
- Mitarbeiter zu Markenbotschaftern transformieren
Wie misst man die Effiziens Ihres Digital Workplace?
Zusammenarbeit am Arbeitsplatz wird definiert als der Gesamtprozess, der einem Team ermöglicht, effektiver und effizienter zusammenzuarbeiten, um ein gemeinsames Ziel zu erreichen. Hier sind die wichtigsten Indikatoren, die bei der Bewertung Ihres Digital Workplaces zu berücksichtigen sind:
- Nutzungsmetriken
- Engagementmetriken
- Effizienzmetriken
➝ Entdecken Sie, wie Sie die Leistung Ihres Digital Workplaces bewerten können
Was ist die Rolle eines Digital Workplace Managers?
Ein Digital Workplace Manager ist dafür verantwortlich, ein Digital-Workplace-Projekt in seinen verschiedenen Phasen zu begleiten. Die wichtigsten Aufgaben sind dabei:
- Identifizierung von Bedarfen und Bereichen die verbessert werden müssen
- Auswahl des geeigneten Anwendungsfalls für den Digital Workplace (kollaboratives Intranet, unternehmensinternes soziales Netzwerk, Wissensmanagement-System usw.) unter Berücksichtigung der vorhandenen IT-Konfiguration und der Gesamtgeschäftsstrategie.
- Leitung der Umsetzung dieses Digital Workplaces
- Entwicklung von Richtlinien, Leitlinien und einem Content-Management-Plan.
- Bestimmung und Verfolgung von Erfolgsindikatoren (Nutzungs-, Engagement- und Effizienzindikatoren).
- Anbieten von Schulungen für Schlüsselanwender und Mitarbeiter.
Ich bin Spezialist für Produktmarketing bei eXo.Meine Aufgabe ist es, die Marketing- und Vertriebsteams bei ihren Tätigkeiten zu unterstützen und der Welt unsere digitale Arbeitsplatzlösung zu präsentieren.Ich blogge vor allem über die neuesten Techniktrends, digitale Transformation, interne Kommunikation und die Navigation durch die eXo Platform.
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