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- Veronika Mazour
- March 1, 2018
Digitalisierung der Personalabteilung: Herausforderungen und Chancen
Digitalisierung der Personalabteilung ist heutzutage ein heißes Thema. Was erwarten Unternehmen davon? Optimierung von Prozessen, Steigerung von Effizienz und Geschwindigkeit und letztlich eine modernisierte HR-Funktion. Aber reicht es aus, alte Prozesse zu digitalisieren?
Heute stehen Unternehmen vor neuen Herausforderungen bei der Mitarbeitergewinnung, -bindung und -motivation.
Neue digitale Konsumgewohnheiten wirken sich auf Unternehmen aus und führen zu veränderten Erwartungen der Mitarbeitenden, insbesondere in Bezug auf die digitale Arbeitsumgebung. Wird die HR diese neuen Herausforderungen anführen oder außen vor bleiben?
Inhaltsangabe
HR muss sich neu erfinden
Die Last der Geschichte
Historisch gesehen wurde die HR-Funktion geschaffen, um die Mitarbeiterverwaltung zu übernehmen. HR-Profis kümmerten sich um die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften, die Mühen der Rekrutierung, das Onboarding, die Bewertung, Vergütung und Entlassung von Mitarbeitenden.
Ein guter HR-Profi war im Wesentlichen ein spezialisierter Buchhalter mit ein bisschen juristischem Know-how, der etwa 30 separate Prozesse rund um den Lebenszyklus eines durchschnittlichen Mitarbeiters im Unternehmen definierte und verwaltete.
Diese Geschichte trägt teilweise zur schlechten Reputation bei, mit der die HR-Funktion heute konfrontiert ist. In einem Arbeitsmarkt, der auf das Unternehmen und nicht auf den Mitarbeiter ausgerichtet war, wurde HR eher als „großer Bruder“ wahrgenommen denn als Freund der Mitarbeitenden.
HR-Profis überprüften die Bewerber, um sicherzustellen, dass sie in die Unternehmenskultur passen; sie führten Massenentlassungen durch und schlossen Fabriken; sie waren die Hürde für jede Karriereentwicklung; sie kürzten einem immer den Bonus basierend auf irgendeinem Vergütungsraster – und so weiter und so fort.
Wird die Digitalisierung von HR das Ende von HR bedeuten?
In den meisten Ländern ist die Einhaltung gesetzlicher Vorschriften so komplex und ständig im Wandel, dass die Mitarbeiterverwaltung immer noch den Großteil der täglichen Arbeit der HR-Funktion ausmacht. Daher gehören HR-Prozesse zu den ersten, die digitalisiert und ausgelagert wurden.
In Nordamerika und Westeuropa lagert heute bereits mindestens 30 % der Unternehmen ihr Gehaltsmanagement aus, und der Trend wächst weiter. In Belgien liegt die Outsourcing-Quote sogar bei 90 %.
Heute erfinden hunderte von Anbietern von Kollaborationssoftware HR-Prozesse mit bahnbrechenden Lösungen neu.
Beispielsweise sei Clustree erwähnt, eine Lösung, die künstliche Intelligenz in die HR-Datenverarbeitung integriert, Assessfirst im Bereich Predictive Recruiting, Talentsoft mit einer umfassenden Talentmanagement-Suite oder Workday mit seiner SaaS-Lohnabrechnungslösung.
Vor diesem Hintergrund stellt sich die Frage: Brauchen wir noch eine separate Funktion für die Mitarbeiterverwaltung? Können Mitarbeiter mit Prozessdigitalisierung sowie Unterstützung von Finance und IT nicht direkt von der jeweiligen Fachabteilung verwaltet werden?
Unternehmen stehen vor neuen Herausforderungen bei der Gewinnung, Bindung und Motivation von Mitarbeitenden.
Globaler Talente-Wettbewerb
Die heutige Demografie trägt zu einem sehr angespannten Talentmarkt bei. Tatsächlich müssen die Babyboomer, die sich dem Rentenalter nähern, ersetzt werden.
In den meisten Ländern ist die nächste Generation (Generation X) jedoch nur halb so groß wie die Babyboomer-Generation, was eine Lücke zwischen Angebot und Nachfrage schafft.
Außerdem wird die Wirtschaft immer globaler und Talente immer mobiler. Früher konkurrierten HR-Abteilungen nur mit lokalen Mitbewerbern.
Heute überschreitet dieser Wettbewerb alle Grenzen und stellt neue Anforderungen an die Unternehmensmarkenstrategie.
Veränderung der Erwartungen der Mitarbeitenden
Der Einstieg der Millennials (oder Generation Y) in den Arbeitsmarkt stellt eine weitere Herausforderung für die HR-Abteilung dar.
Millennials stellen heute die Mehrheit der Belegschaft und werden bis 2030 etwa 75 % der Arbeitskräfte ausmachen.
Die Erwartungen der Millennials an den Arbeitsplatz scheinen sich deutlich von denen älterer Generationen zu unterscheiden.
Themen wie Mobilität, Remote-Arbeit, flexible Arbeitszeiten, Sinnsuche und persönliche Weiterentwicklung gewinnen bei ihrer Jobwahl zunehmend an Bedeutung.
Neben der Bedeutung der individuellen Entwicklung erwarten Mitarbeitende auch mehr von ihrem Unternehmen in Bezug auf Gemeinschaft.
Da traditionelle Gemeinschaften – wie das Dorf – immer mehr verschwinden, suchen Menschen vermehrt nach digitalen Gemeinschaften, insbesondere am Arbeitsplatz.
Druck in Bezug auf Mitarbeitenden-Engagement
Heute müssen die meisten Unternehmen mit massivem Mitarbeitenden-Desengagement umgehen, das teilweise auf eine Diskrepanz zwischen den bestehenden Prozessen und den Erwartungen der Mitarbeitenden zurückzuführen ist.
Die US-Belegschaft gehört zwar zu den engagiertesten, weist aber nur eine Engagement-Rate von 30 % auf. In Westeuropa ist die Engagement-Rate sogar noch niedriger: So sind beispielsweise nur 10 % der französischen Mitarbeitenden aktiv engagiert bei der Arbeit. (Quelle: Gallup)
Während das Engagement also stark zurückgeht, wird es zugleich zum größten Leistungsunterscheidungsmerkmal. In einem Umfeld mit knappen Talenten und globalem Wettbewerb werden die Gewinner von morgen zweifellos diejenigen Unternehmen sein, die das Mitarbeitenden-Engagement erfolgreich nutzen.
Digitalisierung – Chance für HR, eine strategische Rolle am Führungstisch einzunehmen
„Während sich unsere Projekte auf den digital workplace und die Employee Experience konzentrieren, sehen wir selten, dass HR die digitale Transformationsinitiative selbst übernimmt. Wir arbeiten vielmehr mit anderen Mitgliedern der C-suite zusammen – CIOs, CEOs, interne Kommunikation …“ – B. Mestrallet, CEO und Gründer von eXo Platform.
In den letzten Jahren hat die Digitalisierung die Arbeitsweise von Unternehmen tiefgreifend verändert. Doch in allen Digital-Transformationsprojekten ist die menschliche Komponente der Schlüssel zum Erfolg. Aus dieser Perspektive bietet die Digitalisierung der HR-Funktion eine einmalige Chance, sich in eine strategischere Rolle neu zu erfinden.
Mitarbeitererfahrung – wer ist dafür verantwortlich?
Um der Herausforderung der Rekrutierung, Entwicklung und Bindung von Talenten zu begegnen, müssen Unternehmen die gesamte employee experience neu gestalten.
Wie bei der Customer Experience muss bei jedem Schritt der Mitarbeiterreise aus der Perspektive der Mitarbeitenden gedacht werden.
Und obwohl das logisch erscheint, tut es heute kaum jemand wirklich. Die Fachbereiche betrachten Mitarbeitende meist als Ressource für eine bestimmte Aufgabe.
Die IT-Abteilung kümmert sich darum, wie die digital systems verwaltet und gewartet werden und welche Kosten dadurch entstehen. Die interne Kommunikationsabteilung fokussiert sich darauf, wie effizient sie Nachrichten an die Mitarbeitenden senden kann.
Die Finanzabteilung konzentriert sich auf Geld und Versicherungen. Selbst die HR function beschäftigt sich oft eher damit, wie Prozesse ablaufen sollen, statt wie Mitarbeitende diese Prozesse erleben.
All dies gilt besonders im Kontext von digitization and digital transformation.
Jede Fachabteilung ist darauf fokussiert, ihre Geschäftsprozesse zu digitalisieren, ohne die gesamte digitale Employee Experience zu berücksichtigen.
Als Folge werden die Bedürfnisse der Mitarbeitenden nicht erfüllt und digital transformation-Projekte scheitern.
Die employee experience hat innerhalb der Organisationen keinen klar definierten Fürsprecher, was die perfekte und natürliche opportunity for HR darstellt, diese Lücke zu schließen und die Verantwortung für die Employee Experience und deren digitale Aspekte zu übernehmen.
Angesichts der strategischen Bedeutung dieser Herausforderung rechtfertigt dies allein schon eine strategische Rolle von HR in der C-suite.
Change management in digital transformation initiatives
HR can also help with change management in relation to digital or organizational transformation projects.
HR can partner with operational managers and build on their expertise in employee management. How to onboard older generations into digital processes, how to satisfy Millennials’ needs, how to capture and transfer expertise… all are relevant issues where HR can play a decisive role.
Verwaltung interner Communities
HR kann auch durch das Management interner Communities einen Mehrwert schaffen. Interne Communities stellen einen bislang wenig genutzten strategischen Wert für das Unternehmen dar. Sie helfen, Wissen zu erfassen und zu transferieren, die Unternehmenskultur zu stärken sowie das Mitarbeitenden-Engagement und die Zufriedenheit zu fördern.
Wie bei externen Communities müssen auch interne identifiziert und gepflegt werden, damit sie wachsen und gedeihen können. Auch hier spielt die HR-Funktion eine wichtige Rolle.
Die Digitalisierung der HR-Prozesse ist bereits in vollem Gange, doch die Digitalisierung alter Prozesse ist kaum revolutionär.
Vielmehr wird von der HR-Funktion erwartet, dass sie eine führende Rolle in der digitalen Transformation des Unternehmens und bei der Definition der digitalen Employee Experience übernimmt. HR-Profis müssen zu Marketeers, Community-Managern und Change-Managern werden … oder verschwinden.
Bei diesem Beitrag habe ich mit unserem Digital-Collaboration-Berater Morgan Argondicco zusammengearbeitet. Ich hoffe, Sie fanden ihn interessant. Wir sind immer auf der Suche nach neuen Ideen und Feedback! Hinterlassen Sie uns gerne einen Kommentar.
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Ich bin Chief Executive Officer von eXo Platform (der Open-Source-Plattform für digitale Arbeitsplätze), einem Unternehmen, das ich während meines Studiums mitbegründet habe und zu dem ich nach mehreren Jahren in der Bank- und Beratungsbranche zurückgekehrt bin. Ich blogge über moderne Arbeit, über Open-Source und Fragen der Souveränität. Gelegentlich blogge ich auch über meine persönlichen Interessengebiete wie persönliche Entwicklung, Work-Life-Balance, Nachhaltigkeit und Gleichstellung.
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