FREE WHITE PAPER
Discover, compare, and migrate to the best Workplace From Meta alternative
- Anne-Sophie Duport
- June 5, 2025
Migration von Meta Workplace: Best Practices und häufige Fallstricke
Am 31. August 2025 wird Workplace from Meta endgültig eingestellt.
Vom Stichtag bis zum 31. Mai 2026 haben Unternehmen lesenden Zugriff auf ihre Inhalte und können weiterhin bestehende Daten exportieren. Danach wird der Dienst vollständig abgeschaltet und alle Workplace-Instanzen unwiderruflich gelöscht.
Der Countdown läuft!
Inhaltsangabe
Diese Ankündigung hat bei vielen Unternehmen Besorgnis ausgelöst:
Wie lassen sich ihre Daten sichern und übertragen? Wie können Teams während des Wechsels unterstützt werden – ohne die Geschäftskontinuität zu gefährden?
Die Abschaltung von Workplace ist zweifellos ein Einschnitt, bietet aber auch eine einmalige Gelegenheit, Ihren Digital Workplace neu zu gestalten. Workplace hatte sich seit längerem nicht weiterentwickelt – begrenzte Anpassungsmöglichkeiten, schwache Integrationen und fehlende langfristige Produktvision. Jetzt ist der ideale Zeitpunkt, Ihre Nutzung zu überprüfen, Bedürfnisse neu zu bewerten und eine modernere, nachhaltigere und benutzerorientiertere Lösung zu implementieren.
Dieser Artikel führt Sie durch die wichtigsten Schritte, Best Practices und Fallstricke für eine erfolgreiche Migration von Workplace from Meta. Vor allem aber bietet er eine positive Perspektive auf diesen Wandel – denn eine gut geplante Migration ist eine strategische Chance, Kollaboration und Kommunikation in Ihrem Unternehmen zu transformieren.
1. Diagnosephase: Bestandsaufnahme Ihrer aktuellen Anforderungen
Bevor Sie mit der Migration beginnen, führen Sie eine umfassende Analyse Ihrer Workplace-Nutzung durch. Diese Diagnose hilft Ihnen, Bedürfnisse, Erwartungen und Prioritäten zu definieren – für einen reibungslosen Übergang ohne Datenverlust.
1.1 Nutzungsszenarien verstehen
Beantworten Sie diese Fragen zur Workplace-Nutzung:
Gruppen: Welche Communities/Gruppen sind am aktivsten? Welche sind obsolet – und warum?
Geteilte Dateien: Wo sind Dateien gespeichert? Sind sie über andere Tools zugänglich?
Konversationen & Inhalte: Welche Posts, Diskussionen und Inhaltsarten generieren Engagement? Welche Informationen sind kritisch (News, Events, HR-Ankündigungen etc.)?
Tools & Funktionen: Aktivitätsfeeds, Chat, Video-Calls, Umfragen, Dokumentenaustausch, Drittanbieter-Apps – welche Tools werden täglich genutzt?
Die effektivste Art, dieses Audit durchzuführen, ist der Export Ihrer Arbeitsplatzdaten für eine quantitative und qualitative Analyse.
Sammeln Sie auch Feedback von den Nutzern, um ihre Erwartungen besser zu verstehen.
1.2 Schlüsselakteure identifizieren
Die Migration ist ein organisationsweites Projekt:
Führungsteam: Projektsponsor für strategische Ausrichtung
Kommunikation/HR: Verantwortlich für Business-Anforderungen und Ergebnisvalidierung
Nutzer-Botschafter: Treiber der Akzeptanz (von Anfang an einbinden!)
Fachabteilungen: Ermittlung zentraler Use Cases
IT-Team: Plattform-Implementierung & Sicherheit
Frühzeitige Einbindung aller Stakeholder sichert passgenaue Lösungen und reduziert Risiken.
1.3 Prioritäten setzen
Nicht alle Daten/Funktionen sind gleichwertig wichtig:
Was sind unverzichtbare Elemente?
Was kann entfallen oder neu konzipiert werden?
Welche Verbesserungen erwarten Sie? (Mehr Customizing? Bessere Governance? Tiefere Integrationen?)
Diese oft vernachlässigte Phase ist entscheidend. Eine klare Diagnose dient als Kompass für die Plattformwahl.
2. Die richtige Alternative wählen
Die Abschaltung von Workplace zwingt Sie zur Migration – doch dies ist Ihre Chance, nicht einfach nur zu ersetzen, sondern wirklich zu verbessern.
Benutzerfreundlichkeit, Funktionsumfang, Datensicherheit, Interoperabilität, Skalierbarkeit und Kosten: Was ist für Ihr Unternehmen entscheidend? Sie suchen keinen Workplace-Klon, sondern eine Plattform, die heutige und zukünftige Anforderungen erfüllt.
2.1 Auswahlkriterien definieren
Bewerten Sie Plattformen anhand Ihrer strategischen Prioritäten:
Funktionen: Unterstützt die Plattform Ihre Kern-Use-Cases?
Nutzererfahrung (UX): Intuitive, mobile-optimierte Oberfläche? (Ausschlaggebend für die Akzeptanz!)
Integrationen: Open Source? Kompatibilität mit Geschäftstools? Vorhandene Connectors oder App-Hubs?
Anpassbarkeit: Branding, Navigation, Berechtigungen – auch ohne IT-Kenntnisse anpassbar?
Hosting & Sicherheit: DSGVO-konform? Cloud- oder On-Premise-Hosting möglich?
Zukunftssicherheit: Open-Source-Anbieter? Langfristige Vision (Barrierefreiheit, Ökodesign etc.)?
2.2 Praxistests durchführen
Sobald Sie Ihre Optionen in die engere Wahl gezogen haben, stellen Sie eine Pilotgruppe zusammen, um sie unter realen Bedingungen auszuprobieren und Feedback einzuholen.
Vermeiden Sie es, den „nächstbesten Ersatz“ für Workplace zu wählen. Dies ist Ihre Chance:
Bisher fehlende Features: Wissensmanagement, moderne Mobile Apps, bessere Dokumentenverwaltung
Neue Arbeitsweisen: Peer-Recognition-Systeme, personalisierte interne Kommunikation
2.3 Langfristig planen
Eine überstürzte Entscheidung ist riskant. Wählen Sie eine Plattform, die mitwächst:
Skalierung/Internationalisierung geplant?
Erweiterte Use-Cases zukünftig möglich (Mitarbeiterportal, Wissensdatenbank)?
Anpassungsbedarf: Custom Developments oder Onboarding-Support nötig?
Setzen Sie auf offene, skalierbare und zukunftsfähige Lösungen.
FREE WHITE PAPER
Workplace Migration Guide : Comparaisons, Plans and Testimonials
Discover, compare, and migrate to the best Workplace From Meta alternative
3. Wichtige Schritte für eine reibungslose Migration
Eine erfolgreiche Migration basiert auf sorgfältiger Planung und Struktur. So gelingt ein nahtloser Übergang:
3.1 Datentransfer organisieren
Nutzen Sie die Gelegenheit, veraltete Inhalte zu archivieren/löschen und relevante Daten für die neue Plattform aufzubereiten.
Transfer-Optionen (je nach Umfang/Komplexität):
Automatisierte Migration via APIs, Import/Export-Tools oder Migrationsdienstleister
Manuelle Übertragung für niedrigpriorisierte Inhalte
Häufig migrierte Daten:
Nutzerprofile (Daten, Fotos, Rollen)
Gruppen/Spaces (Struktur, Mitglieder, Berechtigungen)
Beiträge & Interaktionen (Kommentare, Likes)
Dateien & Dokumente
Bewährte Verfahren zur Erleichterung Ihrer Migration:
- Datenbereinigung vor der Migration
- Testlauf mit kleiner Nutzergruppe
- Archiv nicht übertragener Inhalte anlegen
3.2 Struktur der neuen Plattform gestalten
Nutzen Sie die Zeit des Übergangs, um die Organisation Ihres Arbeitsplatzes zu überdenken:
Welche Spaces bleiben/werden neu angelegt?
Intuitive Navigation für Nutzer?
Gewünschtes Nutzererlebnis (z.B. kollaborativer als zuvor)?
Standardvorlagen hilfreich (für Projekte, Communities, interne Kommunikation)?
Nützliche Plattform-Features:
Anpassbare Startseiten
Thematische Space-Templates
Granulare Berechtigungssteuerung
Diese Funktionen können bei der Migration Zeit sparen.
3.3 Stufenweise Einführung planen
Für größere Organisationen empfiehlt sich ein Phasen-Rollout:
- Beginnen Sie mit einer Pilotgruppe, um die Konfiguration zu validieren
- Engagieren Sie Ihre Benutzerbotschafter frühzeitig
- Definieren Sie einen klaren Fahrplan: Migration, Einrichtung, Tests, Schulung, Inbetriebnahme, Support
Um die Einführung des Projekts zu erleichtern, stellen Sie ein Einführungspaket mit Anleitungen, FAQs, internen Ankündigungen, Videos usw. bereit.
3.4 Mit erfahrenem Partner zusammenarbeiten
Professionelle Begleitung sichert den Erfolg. Ein guter Migrationspartner unterstützt Sie bei:
Plattform-Konfiguration nach Ihren Anforderungen
Entwicklung angepasster Migrations-Tools
Change-Management-Strategie & Nutzerakzeptanz
4. Fallstricke, die es zu vermeiden gilt
Auch mit solider Planung und einem leistungsstarken Tool kann die Migration schiefgehen. Hier sind häufige Fallstricke, auf die Sie achten sollten:
Fehler #1: Bis zur letzten Minute warten
Der Arbeitsplatz schließt am 31. August 2025. Lassen Sie nicht zu, dass der Druck überhastete Entscheidungen diktiert. Planen Sie frühzeitig, um Vergleichsmöglichkeiten zu schaffen, Tests durchzuführen und Teams richtig zu mobilisieren.
Fehler #2: Alles ungefiltert migrieren
Das Massentransfer aller historischen Daten ohne Bereinigung kann zu folgenden Problemen führen:
Längere, teurere Migrationen
Das Importieren veralteter oder nutzloser Inhalte
Eine unnötige Überfüllung der neuen Plattform
Nehmen Sie sich Zeit, um das wirklich Wichtige zu filtern, zu priorisieren und zu strukturieren.
Fehler #3: Sich nur auf die technische Seite konzentrieren
Der Datentransfer ist entscheidend – doch die Akzeptanz der Nutzer ist alles. Eine erfolgreiche Migration ist eine, die Ihre Mitarbeiter annehmen.
Ohne ordentliches Onboarding und Kommunikation:
Verstehen die Nutzer die Veränderung nicht
Die Akzeptanzraten sind niedrig
Die ROI leidet
Vernachlässigen Sie nicht die Benutzererfahrung (UX) und interne Botschafter – sie bringen die Plattform zum Leben.
Fehler #4: Eine geschlossene oder unflexible Plattform wählen
In der Eile könnten Sie sich für ein schnell einsetzbares All-in-One-Tool entscheiden, das letztlich geschlossen und einschränkend ist.
Risiken sind:
Integrationsprobleme mit Geschäftstools
Vendor-Lock-in (Abhängigkeit vom Anbieter)
Geringe Anpassungs- oder Entwicklungsmöglichkeiten
Setzen Sie auf Open-Source-Lösungen, die flexibel, sicher und transparent sind und Freiheit bieten.
Fehler #5: Die Migration nicht sinnvoll nutzen
Migration ist ein strategischer Moment. Lassen Sie ihn nicht unbemerkt verstreichen – machen Sie daraus eine unternehmensweite Transformation.
Nutzen Sie diese Zeit, um:
Teams mit einem gemeinsamen Ziel zu verbinden
Die Unternehmenskultur zu stärken
Ein Gefühl von Eigenverantwortung und Fortschritt aufzubauen
Machen Sie das Projekt inspirierend und zielgerichtet.
5. Was, wenn das Ende von Workplace eine strategische Chance ist?
Auf den ersten Blick mag die Einstellung von Workplace wie eine Einschränkung wirken. Doch in Wirklichkeit könnte es der Funke sein, der die digitale Transformation Ihres Unternehmens vorantreibt.
Anstatt sich mit einem einfachen Ersatz zu begnügen, nutzen Sie diese Gelegenheit, um Ihr Zusammenarbeitsmodell neu zu überdenken.
5.1 Modernisieren Sie Ihre Tools und Arbeitsweisen
Der Weggang von Workplace bietet die Chance, folgende Verbesserungen umzusetzen:
Ein reibungsloseres, personalisierteres und mobiles Nutzererlebnis zu bieten
Die interne Kommunikation mit ansprechenderen, visuelleren und zielgerichteten Inhalten zu optimieren
Innovative Funktionen einzuführen, wie Gamification-Tools oder Onboarding-Programme
5.2 Im Einklang mit Ihren CSR-Verpflichtungen handeln
Eine nachhaltige Lösung hilft Ihnen dabei:
Ihren digitalen CO₂-Fußabdruck zu verringern
Umweltfreundliche, barrierefreie Plattformen zu fördern
Ethische, Open-Source- und kollaborative Modelle zu unterstützen
5.3 Schaffen Sie einen digitalen Arbeitsplatz, der zu Ihnen passt
Die Migration von Workplace bedeutet auch, eine maßgeschneiderte Zusammenarbeitsumgebung zu gestalten, die Ihre Unternehmenskultur widerspiegelt. Sie können:
Räume, Seiten und Websites nach Bedarf anpassen
Die Weiterentwicklung der Plattform nutzen und neue Anwendungsfälle erschließen
Ihre Teams um ein Tool vereinen, das Ihre Identität stärkt
Wenn Sie sich die Zeit nehmen, Ihren Bedarf zu ermitteln, die richtige Plattform auszuwählen, die Migration zu planen und Ihre Benutzer zu unterstützen, können Sie diese Herausforderung in einen strategischen Hebel zur Verbesserung der Zusammenarbeit, des Engagements und der internen Leistung verwandeln.
Mit dem richtigen Partner und der richtigen Plattform haben Sie die Möglichkeit, einen digitalen Arbeitsplatz zu schaffen, der sicherer, nachhaltiger und ansprechender ist.
Sind Sie bereit, Maßnahmen zu ergreifen und Stress in letzter Minute zu vermeiden?
Kontaktieren Sie uns und erfahren Sie, wie eXo Platform Ihre Migration unterstützt – für eine zukunftssichere Collaboration-Lösung, die genau zu Ihrem Unternehmen passt.
Kostenloses Datenblatt
eXo Platform Kostenloses Datenblatt
Laden Sie das eXo Platform -Datenblatt herunter und
entdecken Sie alle Funktionen und Vorteile
entdecken Sie alle Funktionen und Vorteile
Kostenloses Datenblatt
Laden Sie das eXo Platform-Datenblatt herunter und
entdecken Sie alle Funktionen und Vorteile
Ich bin die Kommunikationsmanagerin bei eXo Platform. Ich bin eher zufällig in der Kommunikationsbranche gelandet, aber dieser Bereich vereint alles, was mich reizt: Kreativität, Energie, Meetings, kollaborative Arbeit, Austausch von bewährten Verfahren. Ich muss dem, was ich tue, einen Sinn geben und die Menschen in den Mittelpunkt all meines Handelns stellen.
Related posts
- All
- eXo
- Anerkennung der Mitarbeiter
- Arbeitsplatz
- Branchentrends
- Cartoon
- Change Management
- Digital Workplace
- Digitale Transformation
- Infografik
- interne Kommunikation
- intranet
- Kollaboration
- Leadership
- Leitfaden
- Mitarbeiter engagement
- Mitarbeiter Erfahrung
- Nachrichten
- Onboarding
- Open source
- Produkt Nachrichten
- Produktivität
- Telearbeit
- Tipps und Tricks
- Uncategorized
- Wissensmanagement
- Zukunft der Arbeit
Eine Antwort hinterlassen
( Ihre E-Mail Adresse wird nicht veröffentlicht)
Connexion
0 Kommentare