Übergang von Workplace zu eXo: eine schnelle Implementierung in 30 Tagen

Agefiph (Association zur Verwaltung von Mitteln für die berufliche Eingliederung von Menschen mit Behinderungen) ist eine französische gemeinnützige Organisation, die seit über 30 Jahren die berufliche Eingliederung von Menschen mit Behinderungen im privaten Sektor fördert.

Als wichtiger Partner der von den öffentlichen Behörden umgesetzten Beschäftigungspolitik initiiert, entwickelt und unterstützt Agefiph Dienstleistungen und Maßnahmen, die den Zugang zu Beschäftigung, den Verbleib im Beruf und die berufliche Weiterentwicklung von Menschen mit Behinderungen fördern.

Zur Erfüllung dieser Mission stützt sich die Vereinigung auf ein territoriales Netzwerk von 14 regionalen Delegationen und koordiniert ein Netzwerk von Behindertenberatern. Dieses Netzwerk, das im Zentrum des Dienstleistungsangebots von Agefiph steht, bringt Behindertenberater aus Unternehmen und Organisationen, die Beschäftigungspflichten unterliegen, zusammen. Es bietet einen Raum für Dialog, den Austausch bewährter Praktiken und die gemeinsame Entwicklung konkreter Lösungen.

Im Jahr 2023 startete Agefiph ein kollaboratives soziales Netzwerk auf Basis von Workplace by Meta, um die Mitglieder seines Netzwerks für Behindertenberatung in ganz Frankreich, einschließlich der Überseegebiete, zu vernetzen und zusammenzubringen. Diese Plattform ermöglichte es den Nutzern, Ressourcen zu teilen, Veranstaltungen zu organisieren und den Austausch zwischen Fachleuten, die sich für Inklusion einsetzen, zu fördern.

Mit der Ankündigung der Schließung von Workplace zum 31. August 2025 musste Agefiph schnell eine Alternative finden, die dieses dynamische Netzwerk unterstützen und die Kontinuität des Dienstes sicherstellen konnte.

Die Herausforderung war erheblich: Die neue Plattform musste vor dem Ende der aktuellen Lösung einsatzbereit sein und gleichzeitig die fast 4.000 bereits bei Workplace registrierten Nutzer (Behindertenberater externer Organisationen sowie interne Berater aus den regionalen Delegationen und Fachabteilungen von Agefiph) integrieren.

Über die bloße Ersetzung eines Tools hinaus hatte das Projekt ein großes Ziel: die Zusammenarbeit, die gegenseitige Unterstützung und das Zugehörigkeitsgefühl innerhalb des Netzwerks zu stärken. Um dies zu erreichen, musste die neue Plattform mehrere strategische Ziele erfüllen:

• Alle Behindertenberater vernetzen


• Informationen, Best Practices und Ressourcen teilen erleichtern


• Gegenseitige Unterstützung und Peer-Interaktion fördern


• Regionale Netzwerkevents unterstützen


• Eine gemeinsame Kultur rund um Behinderung und Inklusion entwickeln

Erwartet wurden zentrale Funktionen: reibungslose Kommunikation, ein Veranstaltungsbereich, eine allen zugängliche Wissensdatenbank und ein sicherer Rahmen für die Verwaltung und Überwachung von Dateien. Dies musste in einer privaten Cloud gehostet werden, um Datensicherheit und Souveränität zu gewährleisten.

Auf der Suche nach einer alternativen Lösung zu Workplace entschied sich Agefiph für eXo Platform, da sie die funktionalen, technischen und menschlichen Anforderungen des Projekts vollständig erfüllen kann.

Mehrere Schlüsselkriterien motivierten diese Wahl:

• Eine voll ausgestattete und anpassbare kollaborative Plattform: eXo bietet ein reichhaltiges und modulares Funktionsset, das perfekt auf die Anforderungen von Agefiph abgestimmt ist und dabei flexibler und anpassbarer als Workplace ist.


• Eine souveräne Lösung: gehostet in einer privaten Cloud, ist eXo Platform eine französische Lösung, die Datensouveränität garantiert und die regulatorischen Anforderungen in Bezug auf DSGVO, RGAA (digitale Barrierefreiheit) und Sicherheit erfüllt.


• Eine enge Beziehung zu eXo: Das eXo-Team pflegt einen direkten, reibungslosen und schnellen Kontakt zu den Projektbeteiligten, was die Kommunikation während des gesamten Prozesses erleichtert.


• Anerkannte Expertise bei der Migration von Workplace: eXo verfügt über fundierte Erfahrung in der Unterstützung von Kunden aus der Meta-Umgebung. Agefiph konnte so von einem kontrollierten Datenübertragungsprozess und strukturiertem Change-Management-Support profitieren.


• Ein langfristiges Engagement: Dank einer ständig weiterentwickelten Produkt-Roadmap, die mit Kundenfeedback angereichert wird, zeigt eXo seine Bereitschaft, gemeinsam eine nachhaltige Lösung zu entwickeln, die auf die Bedürfnisse der Nutzer zugeschnitten ist.

Das Projekt zeichnete sich durch seine schnelle Umsetzung aus. Es wurde am 1. Juni gestartet, und die neue Plattform, RRH Connect genannt, war bis zum 30. Juni einsatzbereit – in nur einem Monat. Diese wurde durch das starke Engagement beider Parteien ermöglicht.

Diese beschleunigte Umsetzung basierte auf zwei Schlüsselfaktoren:

• Das von eXo Platform entwickelte Datenmigrations-Tool, das einen reibungslosen und sicheren Transfer von Inhalten von Workplace ermöglicht.


• Die Agilität des Agefiph-Projektteams, das in jede Phase des Projekts intensiv eingebunden war.

Die erste Version der Plattform wurde so gestaltet, dass sie einfach, übersichtlich und sofort einsatzbereit ist: ein Activity Feed, hervorgehobene Nachrichten und vor allem kollaborative Bereiche nach Region, jeder mit einer eigenen Wissensdatenbank. Eine übergreifende Wissensdatenbank ermöglicht zudem die Zentralisierung von Ressourcen auf nationaler Ebene.

Um den Lernprozess zu strukturieren und die Nutzung des Tools zu fördern, wurde ein progressives Schulungsprogramm eingerichtet:

• Webinare für Gruppenleiter, um die ersten Ansprechpartner im Netzwerk zu schulen


• Dann Sitzungen, die für alle Nutzer geöffnet sind


• Personalisierte Unterstützung für regionale Moderatoren durch die eXo-Teams


• Und schließlich eine zentralisierte Hilfeseite, die jederzeit zugänglich ist.

Nur eine Woche nach dem Start der neuen Plattform wurden bereits über 730 eindeutige Verbindungen verzeichnet, was das Interesse und Engagement der Netzwerkmitglieder beweist.

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