Eine kollaborative Plattform zur Erleichterung und Förderung von Interaktionen innerhalb der Gemeinschaft

Vor über 30 Jahren gegründet, ist CoTer Numérique ein Verband, der IT-Entscheidungsträger französischer Gebietskörperschaften zusammenbringt.
Sein Ziel ist es, Fragen im Zusammenhang mit digitalen Technologien und Informationssystemen zu behandeln sowie Best Practices auszutauschen – gestützt auf die Erfahrungen eines dynamischen Netzwerks.

Zu seinen Mitgliedern zählen Städte, Gemeindeverbände (städtische, métropolitane und kommunale), interkommunale Zusammenschlüsse, Städtegemeinschaften, Departementsräte und Regionalräte.

Bevor eine kollaborative Plattform eingerichtet wurde, verfügte CoTer Numérique über kein spezielles Tool, um den Austausch innerhalb seiner Community zu strukturieren.
Fragen wurden einfach per E-Mail über Mailinglisten verschickt, was die Verwaltung komplex und mühsam machte – insbesondere bei der Auswertung des Feedbacks der Mitglieder.

Der Verband wollte seine Prozesse modernisieren, indem er eine interaktive Plattform einführt, die spontane Diskussionen fördert und den Wissens- sowie Best-Practice-Austausch unter den Mitgliedern erleichtert.

• Intuitive Ergonomie: Das Tool musste für alle zugänglich und ohne vorherige Schulung leicht nutzbar sein, um eine schnelle Akzeptanz innerhalb der Community sicherzustellen.
• Schnelle Implementierung: Der Verband suchte nach einer einsatzbereiten Lösung, die zügig ausgerollt werden konnte.
• Souveränität und Sicherheit: Der Schutz von Daten ist für Gebietskörperschaften von höchster Priorität, und eXo Platform bietet als souveräne Lösung solide Garantien.
• Bereits von mehreren Gebietskörperschaften genutzt: Da die Lösung schon von mehreren Kommunen eingeführt wurde, sorgten Referenzen und positives Feedback für zusätzliche Sicherheit.
• Mobilität: Der Verband wollte eine mobile Anwendung, damit Mitglieder auch außerhalb der Bürozeiten auf Informationen zugreifen können.
• Erschwingliche Kosten: Die Plug-and-Play-Lösung war für den Verband sehr kostengünstig, und für die Einrichtung des Projekts waren nur wenige Tage Unterstützung erforderlich – ein weiterer Vorteil im Entscheidungsprozess.

Das Projekt begann mit einer Präsentationssitzung für den Vorstand von CoTer Numérique.

Dieser erste Schritt ermöglichte es, das Potenzial der Lösung aufzuzeigen, die Anforderungen zu definieren und die auf der Plattform einzurichtenden Bereiche zu identifizieren.

Heute können die Mitglieder auf eine Startseite und dedizierte Bereiche zugreifen, die nach Art der Gebietskörperschaft strukturiert sind: einige für die IT-Abteilungen der Départements und Regionen, andere für jene von Städten und EPCI (öffentliche interkommunale Kooperationseinrichtungen).

Ein gemeinsam mit dem eXo-Team entwickelter Onboarding-Bereich unterstützt neue Nutzer:innen und erleichtert ihnen den Einstieg in das Tool – ganz ohne Schulung.

Die Plattform wurde offiziell zu Jahresbeginn in einem hybriden Event (vor Ort und per Videokonferenz) gestartet.

Die Resonanz war sehr positiv, und erste Rückmeldungen bestätigen, dass die Lösung die Erwartungen der Gebietskörperschaften voll erfüllt.

Derzeit haben alle 800 Mitglieder von CoTer Numérique Zugang zur Plattform.

Sie ist sehr aktiv, mit täglich zwischen 90 und 100 Anmeldungen. Spitzenzeiten und besonders lebendige Interaktionen werden vor allem zur Mittagszeit beobachtet – ein Zeichen dafür, dass sich das Tool ganz selbstverständlich in den Alltag der Mitglieder integriert hat.