Von Workplace zu eXo: Kommunikation optimieren und Informationen teilen
Gegründet 2003, ist Natagora eine belgische Umweltschutzorganisation, die hauptsächlich in Wallonien und Brüssel aktiv ist.
Mit einem professionellen Team, engagierten Freiwilligengruppen und einem breiten Partnernetzwerk arbeitet Natagora täglich daran, den Verlust der Biodiversität zu stoppen, und konzentriert sich dabei auf vier Hauptbereiche: Biodiversitätsforschung, Naturschutz, Öffentlichkeitsarbeit und Sensibilisierung. Ihr Ziel ist es, ein nachhaltiges Gleichgewicht zwischen Natur und menschlichen Aktivitäten wiederherzustellen, indem natürliche Lebensräume geschützt und die Öffentlichkeit für deren Erhalt sensibilisiert wird.
Die Herausforderung
Mit der angekündigten Einstellung von Workplace by Meta im Juni 2025 musste Natagora sein internes soziales Netzwerk schnell überdenken. Die Herausforderung bestand darin, eine alternative Lösung zu finden, die den Bedürfnissen sowohl der 150 Mitarbeiter als auch der 2.000 Freiwilligen gerecht wird und gleichzeitig einen reibungslosen Übergang gewährleistet.
Bei Natagora hatte Workplace schon immer die Funktion, das soziale Netzwerk der Vereinigung zu sein, in dem jeder – ebenso wie unser Geschäftsführer – das Recht hat, Inhalte zu veröffentlichen und eine Debatte zu eröffnen. Es beschränkt sich nicht auf ein „Top-down“-institutionelles Kommunikationsmedium, sondern ist eine echte Plattform für Austausch und kollaboratives Arbeiten. eXo hat diese Herausforderung in Bezug auf Offenheit und Freiheit sehr gut gemeistert, mit reichhaltigen und skalierbaren Funktionen.
Gilles Cogneau, Direktor für Kommunikation und Fundraising bei Natagora
Gleichzeitig nutzen die Teams von Natagora die Google Suite – eine ergänzende Lösung zu eXo für Dokumentenmanagement und kollaboratives Arbeiten.
Daher suchte Natagora nach einer Lösung, um die interne Kommunikation innerhalb der Fachteams sowie mit den Freiwilligen zu stärken, den Informationsaustausch zu verbessern und das Wissen zu zentralisieren in einer gemeinsam genutzten, zugänglichen Wissensdatenbank. Mit 800 Nutzern gestartet, wird das Projekt schrittweise auf schließlich 2.200 Nutzer ausgeweitet.
Warum eXo?
Auf der Suche nach einer Alternative zu Workplace by Meta war Natagora von der eXo Platform-Lösung mit ihrem ergonomischen, ausgefeilten Design überzeugt, das es den Teams leicht machte, sich mit der Lösung vertraut zu machen.
Über die visuelle Attraktivität hinaus machte vor allem die funktionale Vielseitigkeit und Anpassungsfähigkeit der Plattform, die der ihres vorherigen Tools deutlich überlegen war, schnell den Unterschied. Die eXo-Lösung erfüllte vollständig die Erwartungen der Vereinigung, Informationen zu zentralisieren, die interne Kommunikation zu optimieren und die Zusammenarbeit zwischen Mitarbeitern und Freiwilligen zu fördern.
Proximitätsunterstützung, Aufmerksamkeit und ein echtes Verständnis für die spezifischen Herausforderungen von Natagora spielten ebenfalls eine entscheidende Rolle bei der endgültigen Entscheidung.
Ein weiterer Vorteil: Die Teams konnten die Lösung unter realen Bedingungen testen, bevor sie sich festlegten. Dieser Test bestätigte die Eignung der Plattform für ihre Nutzung, während ihr Feedback in die Produkt-Roadmap einfloss.
Schließlich fiel die Entscheidung eindeutig zugunsten von eXo aufgrund des wettbewerbsfähigen Preises.
Die Auswirkungen
Das Projekt startete im Januar mit einem entscheidenden ersten Schritt: der Übernahme und Migration von Inhalten von Workplace by Meta zur eXo Platform. Dies war eine große Operation, die nicht weniger als 950 Arbeitsbereiche umfasste. Die offizielle Eröffnung der neuen Plattform fand zu Beginn des Sommers statt.
Die Implementierung folgte einer Roadmap, die in mehrere Phasen unterteilt war: Anforderungsanalyse, Plattformentwurf, Konfiguration und anschließend Change-Management-Unterstützung. Dank einer Betriebslogik, die Workplace ähnelt, wird der Übergang erleichtert, während den Nutzern eine Reihe neuer Funktionen geboten wird. Eine Testphase validierte die Datenübertragung vor der endgültigen Migration.
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