Okzitanien befreit sich nach und nach von seiner Abhängigkeit von den Gafam.

Um ihre Autonomie zurückzugewinnen, aber auch um ihre Kosten zu senken, hat die Region Okzitanien eine Strategie eingeleitet, die zum Ziel hat, die großen IT-Anbieter zu ersetzen. Angefangen wurde hier bei der Zusammenarbeit und so wurde Office 365 durch die eXo Platform ersetzt.

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Inhaltsangabe

Nicht mehr unter dem Diktat von Microsoft leiden. Das hat die Region Okzitanien, die 13 Départements und über 6 Millionen Einwohner umfasst, dazu veranlasst, nach einer Alternative zur Kollaborationssuite des weltweit größten Herausgebers zu suchen. Während sie sich während der Covid-Krise mit Office 365 ausgestattet hatte, sah sich die Region drei Jahre später bei der Erneuerung des Vertrags mit Geschäftsbedingungen konfrontiert, die sie dazu veranlassten, Alternativen zu prüfen. „Wir waren mit einem Kostenanstieg von 20-30% konfrontiert, während unsere Betriebsbudgets schrumpften. Außerdem wollten wir zu einer souveräneren digitalen Welt zurückkehren. Bei Microsoft hatten wir das Gefühl, dass wir nicht mehr über unsere Zukunft entscheiden konnten“, sagt Nelly Mallet, stellvertretende Direktorin für Benutzerdienste in der Abteilung für Information und Digitales der Stadtverwaltung. „Zum Beispiel fragte uns Microsoft nicht nach unserer Meinung über die Einführung von KI in die Lösung. Aus ihrer Sicht war die Technologie Teil des Pakets“, betont Nejla Yucel, Projektleiterin für den digitalen Wandel in der Region Okzitanien.

Visio: Zoom, vorübergehend

Angesichts dieser Feststellungen beschloss die Körperschaft, die die ehemaligen Regionen Languedoc-Roussillon und Midi-Pyrénées zusammenfasst, den von Microsoft-Produkten abgedeckten Umfang einzuschränken, indem sie Lizenzen für Office 2021 kaufte. „So haben wir keine Verbindung mehr zur Cloud des Herausgebers“, sagt Nelly Mallet. Die Region macht sich auf die Suche nach einer alternativen Kollaborationslösung, die die Anforderungen der Gebietskörperschaft in Bezug auf Ergonomie, Souveränität und Sicherheit abdeckt. Drei Lösungen (Interstis, Wimi und eXo) werden von der IT-Direktion, aber auch von den Nutzern getestet. Gerade letztere unterstützen die Wahl von eXo aufgrund seiner Ergonomie.

Die Lösung, die als SaaS in einer SecNumCloud-Umgebung bereitgestellt wurde, wird heute für die Animation von Teams oder die Zusammenarbeit an Dokumenten genutzt. „Wir haben aufgrund unseres Anforderungsniveaus keine Videokommunikation auf der Plattform bereitgestellt, da die Region 2500 potenzielle Nutzer zwischen Toulouse und Montpellier hat“, sagt Nelly Mallet. Für diese Funktion nutzt die Region Okzitanien „vorübergehend“ Zoom und liebäugelt mit BigBlueButton, einer Open-Source-Lösung, die ursprünglich für den Bildungsbereich gedacht war und von Dinum, der staatlichen IT-Direktion, unterstützt wird. „Wir untersuchen die möglichen Verwendungszwecke dieses Tools und diskutieren die Integration dieser Komponente in die eXo-Plattform“, erläutert die Verantwortliche. Auch um einen Teil des Bedarfs zu decken, zumindest in der Anfangsphase.

Eine um vier geteilte Rechnung

Die Interaktion mit dem Herausgeber und die Möglichkeit, auf seine Roadmap Einfluss zu nehmen, werden von der Behörde geschätzt. „Dank dieser Gespräche haben wir bereits Dutzende von Entwicklungen umgesetzt, wie z. B. die Mehrfachauswahl von Dokumenten, die Speicherung bevorzugter Ansichten oder die Veröffentlichung von Download-Links. Im Vergleich zu unseren Bedürfnissen bedeutet die Migration zu eXo keinen Funktionsverlust“, versichert Nejla Yucel. Sie sagt, dass die Plattform heute mehr Nutzer hat als zuvor Microsoft Teams. „Nicht, weil es bequemer ist, sondern weil wir den Schwerpunkt auf die Begleitung von Veränderungen gelegt haben.“ Mit Schulungen, Webinaren, wöchentlichen Treffen, Tutorials oder der Begleitung von Management-Meetings. „Mit dieser Maßnahme haben wir etwa 50 % der Beamten erreicht“, sagt die Projektleiterin.

Von links nach rechts: Nejla Yucel, Projektleiterin für den digitalen Wandel in der Region Okzitanien, und Nelly Mallet, stellvertretende Direktorin für Nutzerdienste in der Direktion für Information und Digitales der Gebietskörperschaft. (Foto: D.R.)

Eine Anstrengung, die die Region durch Einsparungen beim Microsoft-Budget finanzieren konnte, da die Office 365-Lösung jährliche Kosten von 1,2 Mio. € (vor der Erhöhung) verursachte. „Durch die Migration auf eXo im ersten Jahr haben wir diese Rechnung um das Vierfache reduziert“, fasst Nelly Mallet zusammen. Heute zählt die Lösung etwa 1.000 aktive Nutzer, zu denen noch externe Nutzer (Ausbildungszentren, Unternehmen…) hinzukommen. Und der Vertrag ermöglicht es, diese Gesamtzahl auf bis zu 8.000 gleichzeitige Nutzer zu erhöhen (davon 4.000 intern). „Das Ganze mit einer sehr einfachen Rechteverwaltung“, sagt die stellvertretende Direktorin für Benutzerdienste in der IT-Direktion.

Reduzierung der teuersten Lizenzen auf das Nötigste.

Für letztere ist das Projekt nur ein erster Schritt in einer Strategie zum Ausstieg aus den Gafam. Im Visier ist bereits jetzt das Exchange-Messaging-System von Microsoft. Ein erster Prototyp wurde mit BlueMind definiert und ein weiterer soll mit Zimbra folgen. Diese Strategie, die von einem gewählten Vertreter (Marc Sztulman) und dem Generaldirektor für Dienstleistungen der Gebietskörperschaft getragen wird, zielt sowohl auf die Rückkehr zu souveränen Komponenten als auch auf Kosteneinsparungen ab. So will die Region ihre Microsoft- oder Adobe-Lizenzen weiter reduzieren – indem sie die Lizenzen auf Nutzer mit fortgeschrittenen Anforderungen konzentriert, um den anderen kostengünstigere Alternativen anzubieten. Dieser stufenweise Ausstieg aus den Gafam wird von dem Wunsch begleitet, jeden Schritt mit den Nutzern zu validieren“, betont Nelly Mallet. Was die Zusammenarbeit betrifft, so bedauern zwar einige wenige das Verschwinden von Teams, aber die Mehrheit der Mitarbeiter hat den Sinn dieser Politik verstanden und zeigt einen gewissen Stolz, sich von Gafam unabhängig zu machen.“

Neben dieser Beschränkung der Lizenzen, die das Budget der Region am stärksten belasten, bemüht sich die IT-Abteilung der Gebietskörperschaft auch um die Entwicklung der Nutzung und der Ergonomie der Alternativen, die sie einführt. Wie bei eXo, welches derzeit von den einzelnen Direktionen geprüft wird, mit dem Ziel, die Lösung als Standardwerkzeug zu etablieren. Nicht zu vergessen sind die Arbeiten an der Integration der Kollaborationsplattform, insbesondere mit dem E-Mail-System. „Eine der derzeitigen Einschränkungen ist die Verwaltung von Benachrichtigungen. Aber wir arbeiten mit dem Herausgeber an weiteren Entwicklungen in diesem Bereich“, so Nelly Mallet.

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Ich bin die Kommunikationsmanagerin bei eXo Platform. Ich bin eher zufällig in der Kommunikationsbranche gelandet, aber dieser Bereich vereint alles, was mich reizt: Kreativität, Energie, Meetings, kollaborative Arbeit, Austausch von bewährten Verfahren. Ich muss dem, was ich tue, einen Sinn geben und die Menschen in den Mittelpunkt all meines Handelns stellen.
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