FREE WHITE PAPER
Artificial intelligence has rapidly become part of everyday work. Employees experiment with AI tools, generate content, and explore new ways to be more productive.
- Anne-Sophie Duport
- March 31, 2026
eXo Platform führt einen KI-gestützten Digital Workplace ein
Heute sind wir stolz darauf, unseren neuen KI-gestützten Digital Workplace vorzustellen.
Was bedeutet das in der Praxis? Es ist die eXo Platform, die Sie bereits kennen, nun erweitert durch KI in allen Anwendungsfällen – nicht als separate Funktion, sondern als integrierte Ebene über das gesamte Nutzungserlebnis hinweg
Inhaltsangabe
1. Überblick
In den vergangenen Monaten haben wir eng mit Organisationen zusammengearbeitet, die mit KI experimentieren. Eine Beobachtung sticht dabei besonders hervor: Obwohl KI überall präsent ist, wird ihr tatsächlicher Nutzen im Unternehmenskontext noch nicht vollständig ausgeschöpft.
Abgesehen von einigen gezielten Anwendungsfällen bleibt die Nutzung begrenzt. Nutzer sind zurückhaltend. Die Erfahrungen sind über mehrere Tools hinweg fragmentiert. Und Organisationen haben weiterhin starke Bedenken hinsichtlich Datenkontrolle, Sicherheit und Governance.
eXo begegnet diesen Herausforderungen mit einer KI, die speziell für den Unternehmenseinsatz entwickelt wurde – praktisch, integriert und kontrolliert.
Unser Ansatz basiert auf vier zentralen Prinzipien:
- KI überall
- KI, die handeln kann (Agentic AI)
- Kontextbewusst und berechtigungsbasiert
- Controlled AI by Design
eXo bringt KI in den Kern der Digital-Workplace-Erfahrung und unterstützt die tägliche Arbeit über alle Anwendungsfälle hinweg:
- Schneller schreiben, formulieren und veröffentlichen
- Zugreifen, verstehen und auf dem neuesten Stand bleiben
- Analysieren und handeln
In den folgenden Abschnitten werden wir diese Funktionen zunächst aus der Perspektive der Endnutzer betrachten und anschließend genauer darauf eingehen, wie diese KI im Hintergrund konzipiert und gesteuert wird.
KI in der Anwendung (Nutzerperspektive)
2.1. Einheitlicher und intuitiver Zugriff auf KI
2.1.1. Einfacher Zugriff – überall in der Plattform
AI is accessible at any time through a consistent entry point, available across the entire digital workplace.
- Ein spezieller KI-Button ist in der gesamten Benutzeroberfläche verfügbar
- Die KI kann aus jeder Funktion heraus aufgerufen werden: Dokumente, Bereiche, Diskussionen, Chat, Aufgaben usw.
- Mehrere Zugriffspunkte ermöglichen es den Nutzern, mit der KI zu interagieren, ohne ihren Workflow zu unterbrechen
Nutzer müssen weder zwischen Tools wechseln noch Inhalte verschieben. Die KI ist jederzeit griffbereit – genau dort, wo die Arbeit stattfindet.
2.1.2. Kontextbezogene Agenten, die verstehen und handeln können
Hinter diesem einheitlichen Zugang setzt eXo auf kontextuelle KI-Agenten. Jedes Mal, wenn KI aufgerufen wird:
- Der passende Agent wird automatisch basierend darauf ausgewählt, wo sich der Nutzer befindet
- Der Agent versteht den aktuellen Kontext (Inhalt, Bereich, Aktivität)
- Er arbeitet innerhalb der Berechtigungen und Zugriffsrechte des Nutzers
Dies ermöglicht es der KI, relevante Unterstützung ohne manuelle Eingaben bereitzustellen und über einfache Vorschläge hinauszugehen.
Die Nutzer können außerdem ihren Agenten auswählen und den Kontext festlegen, in dem die KI arbeiten soll. Das KI-Panel kann jederzeit auf Vollbild erweitert werden und bietet so Zugriff auf den Gesprächsverlauf sowie erweiterte Funktionen.
KI kann:
- Inhalte und Gespräche analysieren
- Bei der Strukturierung und Entscheidungsfindung unterstützen
- Innerhalb der Plattform Aktionen ausführen (Aufgaben erstellen, Meetings vorbereiten, Inhalte aktualisieren …)
In der Praxis verhält sich die KI wie ein Assistent, der mit dem Nutzer innerhalb seiner Umgebung arbeitet und nicht als externes Werkzeug.
2.1.3. Für die sofortige Nutzung konzipiert
KI bereitzustellen reicht nicht aus – sie muss auch vom ersten Tag an einfach zu nutzen sein.
eXo setzt auf geführte und vertraute Interaktionen:
- Kontextbezogene Eingabevorschläge werden je nach Standort des Nutzers angezeigt
- Die Benutzeroberfläche bleibt über alle Funktionen hinweg konsistent
- Das Interaktionsmodell der KI ist an weit verbreitete Consumer-Tools angelehnt
- Nutzer können mit der KI sowohl per Text als auch per Sprache interagieren, was je nach Situation eine natürlichere und flexiblere Nutzung ermöglicht
Nutzer können mit vorgeschlagenen Aktionen beginnen und anschließend ganz natürlich zu fortgeschritteneren Funktionen übergehen.
Beispiele (von links nach rechts) – Aufruf des Meeting-Assistenten, Aufruf von Unterstützung bei einem Dokument, Aufruf im Kontext eines Projekts:
Diese Konsistenz reduziert die Lernkurve und hilft Organisationen dabei, KI schrittweise und reibungslos einzuführen.
Dieses einheitliche Zugangsmodell macht KI sowohl leistungsfähig als auch im täglichen Arbeitsalltag nutzbar. Es wird durch eine flexible Architektur unterstützt, die Kontrolle, Sicherheit und Anpassungsfähigkeit gewährleistet.
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AI-Augmented Digital Workplace
Artificial intelligence has rapidly become part of everyday work. Employees experiment with AI tools, generate content, and explore new ways to be more productive.
2.2. Inhaltserstellung
KI in eXo ist darauf ausgelegt, eine der häufigsten Tätigkeiten im Arbeitsalltag zu unterstützen: das Erstellen und Teilen von Inhalten.
Ob beim Verfassen eines Artikels, beim Beantworten einer Nachricht, bei der Erstellung eines Dokuments oder beim Teilen eines Updates – Nutzer können direkt in ihrem Arbeitsablauf auf KI zugreifen, um Inhalte zu entwerfen, zu verbessern oder anzupassen.
2.2.1. Jede Art von Inhalt unterstützen
KI ist für alle Inhaltsformate der Plattform verfügbar:
- Artikel und Seiten: strukturierten Inhalt entwerfen, Klarheit verbessern, Tonalität anpassen
- Beiträge und Diskussionen: Nachrichten verfassen oder überarbeiten, Antworten vorschlagen, Threads zusammenfassen
- Dokumente und Notizen: Inhalte generieren, Abschnitte umformulieren, Kernaussagen extrahieren
- E-Mails und Nachrichten: Antworten verfassen, Tonalität anpassen, Inhalte kürzen oder erweitern
- Chat-Konversationen: Antworten in Echtzeit unterstützen, Gespräche zusammenfassen
Beispiel beim Verfassen einer Nachricht:
Beispiel beim Verfassen einer E-Mail-Antwort:
2.2.2. Vom Entwurf zur finalen Version – schneller
KI kann den gesamten Schreibprozess unterstützen:
- einen ersten Entwurf aus einer einfachen Idee generieren
- Inhalte überarbeiten oder anpassen (kürzer, klarer, formeller …)
- Inhalte in verschiedene Sprachen übersetzen
- Informationen in lesbare Formate strukturieren
Dies hilft Nutzern, schneller von einer leeren Seite zu einem teilbaren Ergebnis zu gelangen, während sie weiterhin die Kontrolle über das Endergebnis behalten.
Beispiel des allgemeinen Schreibassistenten und des Zugriffs beim Arbeiten an einem Dokument:
2.2.3. Mit visuellen Inhalten generieren und anreichern
Über den Text hinaus kann die KI auch bei der Erstellung visueller Inhalte unterstützen, um die schriftliche Kommunikation zu ergänzen.
Nutzer können schnell visuelle Inhalte erstellen, die auf ihre Botschaft abgestimmt sind: zum Beispiel zur Veranschaulichung eines Artikels, zur Anreicherung eines Beitrags oder zur Unterstützung der internen Kommunikation.
2.2.4. Konsistentes Erlebnis über alle Interaktionen hinweg
Da die KI in die gesamte Plattform integriert ist, bleibt das Nutzererlebnis konsistent:
- der gleiche Zugangspunkt (dasselbe Symbol, das Sie auswählen können)
- dasselbe Interaktionsmodell (ein Interaktionspanel, das Sie auf Vollbild erweitern können und das zur gleichen detaillierten Oberfläche wird)
- dieselbe Art von Unterstützung
Ob beim Arbeiten an einem Dokument, einem Beitrag oder einer Nachricht – Nutzer interagieren auf vertraute Weise mit der KI.
Dieser gleiche Ansatz gilt auch dafür, wie Nutzer auf der gesamten Plattform auf Informationen zugreifen und diese verstehen.
2.3. Informationszugriff
Über die Inhaltserstellung hinaus hilft die KI in eXo den Nutzern dabei, sich in der Plattform zurechtzufinden und Informationen zu verstehen.
cVom Finden der richtigen Inhalte über das Nachverfolgen von Aktivitäten bis hin zum Verstehen komplexer Informationen unterstützt die KI die Nutzer bei jedem Schritt.
2.3.1. Informationen auf Ihre Weise finden
Die Suche bleibt ein zentraler Einstiegspunkt zu Wissen im digital workplace.
eXo kombiniert:
- schlüsselwortbasierte Suche für präzise und strukturierte Abfragen
- KI-gestützte Suche in natürlicher Sprache, die es Nutzern ermöglicht, Fragen in eigenen Worten zu stellen
- Beide Ansätze sind über dieselbe Oberfläche verfügbar und liefern eine einheitliche Ergebnismenge.
Aus diesen Ergebnissen können Nutzer:
- direkt auf die ursprünglichen Quellen zugreifen (Dokumente, Beiträge, Diskussionen …)
- nachvollziehen, woher die Informationen stammen, um Transparenz zu gewährleisten
- eine KI-Konversation starten, um die Informationen zu verfeinern oder weiter zu vertiefen
Dies ermöglicht es Nutzern, Ergebnisse schrittweise einzugrenzen, Folgefragen zu stellen und mit ihren Daten zu interagieren, ohne eine Suche neu zu starten oder das Tool zu wechseln.
KI verbessert die Suche, indem sie relevante Antworten liefert, die auf echten Inhalten basieren, und dabei stets Berechtigungen und Zugriffsrechte respektiert.
2.3.2. In Ihrem Arbeitsbereich auf dem Laufenden bleiben
Auf dem Laufenden zu bleiben ist oft schwieriger als das Finden von Informationen.
KI hilft Nutzern dabei, schnell zu verstehen, was sich auf der Plattform ereignet hat:
- Aktivitäten in Bereichen und Projekten
- Diskussionen und Chat-Konversationen
- Dokumenten- und Inhaltsaktualisierungen
- bevorstehende Veranstaltungen und Kalendereinträge
Nutzer können Fragen stellen wie:
- „Was habe ich diese Woche verpasst?“
- „Was sind die wichtigsten Updates zu diesem Projekt?“
- „Wie sieht meine Woche aus?“
Die KI priorisiert die relevantesten und aktuellsten Informationen, um eine prägnante und handlungsorientierte Übersicht bereitzustellen.
Um dies noch einfacher zu machen, stellt eXo vorkonfigurierte Ein-Klick-Prompts direkt in der Oberfläche bereit, die an den Kontext des Nutzers angepasst sind. Je nachdem, wo sich der Nutzer befindet, schlägt die KI relevante Aktionen vor. Zum Beispiel:
- auf der Startseite: „Was sind die neuesten Nachrichten?“, „Was sind meine nächsten Aufgaben?“
- innerhalb eines Bereichs oder Aktivitätsstreams: „Fasse diesen Feed zusammen“
- innerhalb eines Projekts: „Welche Aufgaben haben sich kürzlich geändert?“
Nutzer können diese Aktionen einfach auslösen, ohne eine Abfrage zu formulieren, wodurch das Aufholen schnell und mühelos wird.
Beispiele für verfügbare Optionen auf dem Home-Dashboard und im Aktivitäts-Feed eines Bereichs sowie ein Beispiel für eine KI-Antwort:
Die KI aggregiert Informationen aus mehreren Quellen und stellt eine klare, strukturierte Übersicht bereit, die den Nutzern hilft, den Überblick zu behalten, ohne jedes Tool einzeln durchsuchen zu müssen.
Alle Ergebnisse werden auf Grundlage der Berechtigungen des Nutzers generiert, sodass ausschließlich zugängliche Informationen angezeigt werden.
2.3.3. Inhalte schneller verstehen
Sobald Informationen gefunden sind, hilft die KI den Nutzern dabei, diese zu verarbeiten und zu verstehen. Dazu gehört:
- Zusammenfassen von Dokumenten, Artikeln oder Diskussionen
- Erklären komplexer Inhalte in einer klareren oder einfacheren Form
- Hervorheben der wichtigsten Punkte und Erkenntnisse
Nutzer können den Kern langer oder komplexer Inhalte schnell erfassen, während sie weiterhin vollen Zugriff auf die ursprünglichen Quellen behalten.
Über das Verstehen von Informationen hinaus kann die KI auch dabei helfen, diese in Handlungen umzuwandeln.
Beispiele für sofort nutzbare Optionen aus einem Beitrag:
Beispiele für Leseunterstützung bei einem Dokument:
2.4. Aktion & Ausführung
Über das Schreiben oder Verstehen von Informationen hinaus unterstützt die KI in eXo ein weiterführendes Ziel: Informationen in Handlungen umzusetzen.
Durch die Analyse von Inhalten, Gesprächen und Aktivitäten auf der gesamten Plattform hilft die KI den Nutzern dabei, Arbeit zu strukturieren, Entscheidungen zu treffen und schneller voranzukommen.
2.4.1. Informationen in strukturierte Aktionen umwandeln
Die KI kann aus alltäglichen Inhalten automatisch umsetzbare Elemente extrahieren und strukturieren:
- Aufgaben aus Diskussionen, Dokumenten oder Notizen identifizieren
- Entscheidungen und zentrale Punkte aus Meetings oder Gesprächen extrahieren
- Nächste Schritte auf Basis der laufenden Aktivitäten vorschlagen
Dies reduziert den manuellen Aufwand und stellt sicher, dass wichtige Maßnahmen nicht übersehen werden.
Beispiel zur Identifikation von Maßnahmen aus einem Sitzungsprotokoll:
2.4.2. Wissen strukturieren und erfassen
KI kann auch dabei helfen, Informationen im Laufe der Zeit zu organisieren und zu bewahren, indem alltägliche Inhalte in strukturiertes Wissen umgewandelt werden:
- Tags, Kategorien oder Metadaten basierend auf dem Inhalt vorschlagen
- Dokumente, Beiträge oder Diskussionen automatisch klassifizieren
- Gespräche in strukturiertes Wissen umwandeln (z. B. einen Beitrag und die dazugehörige Diskussion in eine konsolidierte Notiz überführen)
- Informationen für die langfristige Nutzung und den späteren Abruf organisieren
Dies hilft Teams dabei, konsistentes und gut strukturiertes Wissen zu pflegen, ohne zusätzlichen manuellen Aufwand.
Beispiel dafür, wie die KI einen Forenbeitrag analysiert, Kategorien vorschlägt und diese anwendet:
2.4.3. Arbeit effizienter vorbereiten und steuern
KI unterstützt Nutzer auch dabei, ihre Arbeit zu organisieren und zu steuern:
- Agenda für Meetings basierend auf Kontext und aktuellen Aktivitäten generieren
- Diskussionen zusammenfassen und Sitzungsprotokolle erstellen
- Aufgaben direkt aus Gesprächen oder Inhalten erstellen oder aktualisieren
Nutzer können nahtlos von Informationen zur Ausführung übergehen, ohne zwischen Tools wechseln zu müssen. Beispiel für eine durch KI erstellte Aufgabe:
2.4.4. Überblick gewinnen und Blockaden erkennen
By analyzing ongoing activity, AI helps users and managers better understand progress:
- generate summaries of project status
- highlight delays or missing actions
- identify potential blockers
- provide visibility on upcoming events and schedules
AI can also assist in organizing time by:
- summarizing upcoming meetings and priorities
- helping users understand how their week is structured
This provides a clearer view of both work and time, helping teams stay aligned and react faster.
2.4.5. Aus realen Eingaben arbeiten
KI kann auch Inhalte verarbeiten, die über klassischen Text hinausgehen:
- Bilder analysieren, zum Beispiel handschriftliche Notizen in strukturierte, bearbeitbare Inhalte umwandeln
- Audio- und Sprachaufnahmen verarbeiten, Transkripte erstellen, Kernaussagen extrahieren und Maßnahmen identifizieren
Dies ermöglicht es Nutzern, informelle oder unstrukturierte Eingaben in nutzbare Informationen umzuwandeln, die direkt in ihren Arbeitsablauf integriert werden.
Beispiel einer Analyse einer handschriftlichen Notiz, gefolgt von der Extraktion von Aufgaben:
2.4.6. Im richtigen Kontext handeln
Wenn die KI Aktionen ausführt, ist der Kontext entscheidend.
Nutzer können die KI explizit steuern, indem sie angeben, wo Aktionen stattfinden sollen. Über einen einfachen Mention-Mechanismus können sie auf Folgendes verweisen:
- einen Bereich
- ein Projekt
- eine Aufgabe
- ein Dokument oder eine Notiz
Dies kann über vertraute Interaktionen erfolgen und ermöglicht es den Nutzern, das genaue Ziel einer Aktion festzulegen – zum Beispiel, wo eine Nachricht veröffentlicht oder in welchem Projekt eine Aufgabe erstellt werden soll.
2.4.7. Von Unterstützung zur Ausführung
Da die KI in die Plattform integriert ist, bleibt sie nicht bei der Analyse stehen.
Sie kann im Namen des Nutzers handeln, stets innerhalb seiner Berechtigungen, um:
- Aufgaben erstellen
- Inhalte aktualisieren
- Meetings vorbereiten
- Aktionen innerhalb von Workflows auslösen
Die KI wird zu einem praktischen Assistenten, der bei der Erledigung von Arbeit hilft und nicht nur ein Werkzeug zur Inhaltserstellung ist.
Diese Funktionen basieren auf einer strukturierten und kontrollierten KI-Architektur, die im Folgenden näher erläutert wird.
3. Wie KI in der eXo-Plattform funktioniert (Administration)
Administratoren können die KI über eine einheitliche Oberfläche verwalten, die alle Optionen zentralisiert.
3.1. Multi-Modell
Die KI in der eXo-Plattform ist darauf ausgelegt, mehrere KI-Modelle zu integrieren, anstatt sich auf einen einzigen Anbieter zu verlassen.
Die Plattform unterstützt mehrere Anbieter – von kommerziellen KI-Diensten bis hin zu Open-Source- und selbst gehosteten Modellen.
Mehrere Modelle können konfiguriert und verwaltet werden, darunter multimodale Modelle, die in der Lage sind, Text, Dokumente, Bilder und Sprache zu verarbeiten.
Modelle können je nach Anwendungsfall ausgewählt werden, wobei für jeden Fall ein anderes Modell verwendet werden kann. Dadurch können Organisationen das KI-Verhalten an Leistung, Datensensibilität oder Kostenanforderungen anpassen.
3.2. Datenmanagement (RAG & Souveränitätsaspekte)
Um relevante und zuverlässige Ergebnisse zu liefern, basiert die KI der eXo-Plattform auf einem strukturierten Ansatz zur Kontext- und Wissensintegration. Dieser kombiniert die Indexierung interner Daten, kontextuelle Signale aus der Plattform sowie eine strikte Durchsetzung von Berechtigungen.
3.2.1. RAG-Grundlage
eXo basiert auf einem Retrieval-Augmented-Generation-(RAG)-Ansatz, der vollständig in die Plattform integriert ist.
Alle relevanten Objekte werden kontinuierlich verarbeitet und indexiert, darunter:
- Dokumente und Notizen
- Beiträge und Diskussionen
- Aufgaben, Projekte und andere strukturierte Inhalte
Während Inhalte erstellt oder aktualisiert werden, werden sie kontinuierlich indexiert, in Vektorrepräsentationen umgewandelt und in einer dedizierten Wissensdatenbank gespeichert.
Die Wissensdatenbank bleibt innerhalb der Plattform isoliert, sodass interne Daten nicht an externe Modelle übertragen oder dort gespeichert werden. Dadurch wird sichergestellt, dass die KI mit aktuellen, strukturierten und durchsuchbaren internen Daten arbeitet.
Embedding-Modelle sind ein zentraler Bestandteil des Datenmanagements, da sie sowohl bei der Datenaufnahme als auch bei der semantischen Suche über potenziell sensible Inhalte eingesetzt werden. eXo ermöglicht standardmäßig die Nutzung selbst gehosteter Embedding-Modelle über Ollama und vermeidet so eine unkontrollierte Datenweitergabe.
Darüber hinaus ermöglicht die Plattform, bestimmte Bereiche als „souverän“ zu deklarieren. In diesem Fall werden Daten aus diesen Bereichen in keiner Form an ein externes Modell übertragen, selbst wenn die Organisation für den Großteil der Daten ein kommerzielles Embedding-Modell verwendet.
3.2.2. Kontext
Neben dem abgerufenen Wissen erhält die KI auch kontextuelle Informationen direkt aus der Plattform. Dazu gehören:
- das Objekt, aus dem die KI aufgerufen wird (Dokument, Beitrag, Aufgabe …)
- der umgebende Arbeitsbereich (Bereich, Projekt, Aktivitätsstream)
- die aktuelle Benutzerinteraktion
Dieser Kontext wird zusammen mit den abgerufenen Daten übermittelt, sodass die KI mit einem präzisen Verständnis der jeweiligen Situation arbeiten kann.
Die KI kann außerdem ergänzende Kontextquellen nutzen, um Konsistenz und Relevanz zu verbessern, insbesondere ein organisationsweites Glossar. Letzteres kann von der Organisation über die Administrationsoberfläche verwaltet werden:
3.2.3. Berechtigungsbewusste Abfrage und Ausführung
Alle KI-Operationen sind strikt an das Berechtigungsmodell der Plattform gebunden.
- Die KI identifiziert den Nutzer und arbeitet mit dessen exakten Zugriffsrechten
- Der Abruf aus der Wissensdatenbank wird entsprechend gefiltert
- Grenzen auf Bereichsebene werden durchgesetzt und gewährleisten Datenhoheit
Auf dieser kontextuellen Grundlage stellt eXo eine Aktionsschicht bereit, die es der KI ermöglicht, mit Tools zu interagieren und Operationen innerhalb der Plattform auszuführen.
3.3. Aktionsschicht & Integrationen (MCP / Tools / APIs)
3.3.1. Agenten
Die eXo-Plattform basiert auf einer agentischen KI-Architektur, die intelligente Assistenten ermöglicht, welche Nutzer bei ihrer täglichen Arbeit unterstützen und dabei jederzeit die Kontrolle beim Menschen belassen.
eXo ermöglicht die Definition von Assistenten, die Folgendes kombinieren:
- Anweisungen, die das Verhalten des Assistenten definieren
- ein KI-Modell (LLM)
- Wissensquellen, auf die es zugreifen kann
- autorisierte Tools, die es zur Ausführung oder Beantwortung nutzen kann
Es ist selbstverständlich möglich, den Namen und die visuelle Darstellung des Assistenten festzulegen, vorgeschlagene Prompts zu definieren und Berechtigungen zu konfigurieren.
Zu den erweiterten Optionen gehören die Modellauswahl, Standard-Overrides und der Zugriff auf Tools.
Alle Agenten können über eine zentrale, benutzerfreundliche Oberfläche bearbeitet werden:
Darüber hinaus unterstützt die Plattform die Integration von Remote-Assistenten, die von Drittanbieter-Plattformen bereitgestellt werden und über eigene Prompts, Modelle, Datenquellen und Zugriffsregeln verfügen.
3.3.2. UX-Bindings
KI-Assistenten können über kontextbezogene KI-Aktionen aufgerufen werden, die mit Prompts konfiguriert sind und direkt auf bestimmte Elemente der Plattform ausgelöst werden, wie Aufgaben, Dokumente, Beiträge oder Ereignisse.
Über ihre Oberfläche können Administratoren die Benutzererfahrung im Detail konfigurieren.
Für den allgemeinen Assistenten stehen mehrere Optionen zur Verfügung. Insbesondere kann der Administrator spezialisierte Agenten auswählen, die Nutzer direkt über ihre Oberfläche aufrufen können:
Für jeden kontextuellen Aktionspunkt kann der Administrator anschließend einfache Aktionen definieren und diesen einen Agenten sowie einen Prompt zuweisen:
Diese Aktionen ermöglichen es Nutzern, wiederkehrende Arbeitsabläufe zu automatisieren und zu standardisieren, wodurch sich repetitive Aufgaben wie das Erstellen strukturierter Meeting-Agenden, das Generieren von Aktivitätsberichten oder das Überwachen des Projektfortschritts einfacher ausführen lassen.
3.3.3. Tools
Alle Aktionen, die ein Nutzer in der Plattform ausführen kann, werden in ein KI-kompatibles Format übersetzt, basierend auf MCP (Model Context Protocol), wodurch die KI mit den Funktionen der Plattform interagieren kann.
Agenten können auf diese Tools zugreifen, um Aktionen im Namen eines Nutzers auszuführen. Alle Anfragen werden mit den Berechtigungen des ursprünglichen Nutzers ausgeführt und können der Zustimmung des Nutzers unterliegen (Human-in-the-loop).
Der Administrator kann auf die Liste der verfügbaren Tools zugreifen. Der Zugriff der Agenten auf diese Tools wird im Agenten-Konfigurationsinterface granular festgelegt.
In addition, eXo relies on an MCP server to expose tools and enable secure interactions between AI and internal or external systems. Through this mechanism, tools can connect to platform features or third-party services via APIs, with access secured using API keys or OAuth authentication. Administrators can configure which tools are available, how they are connected, and which agents are allowed to use them, ensuring controlled and secure integrations.
3.4. Berechtigungen
3.4.1. Berechtigungskonfiguration
Administratoren können Berechtigungen für die allgemeine KI-Nutzung konfigurieren, aber auch granular auf Agenten- oder Zugriffspunkt-Ebene:
Dadurch kann der KI-Zugriff unterschiedlich vergeben werden, sodass einige Nutzer Zugang zu erweiterten Funktionen erhalten.
3.4.2. Mensch im Kontrollprozess (Human in the Loop)
Die KI in der eXo-Plattform ist darauf ausgelegt, Nutzer zu unterstützen und nicht zu ersetzen.
Die KI ist jederzeit über die Berechtigungen des Nutzers informiert, greift nur auf Daten zu, die dem Nutzer zugänglich sind, und führt ausschließlich Aktionen aus, die der Nutzer selbst ausführen darf.
Darüber hinaus bleiben alle von der KI vorgeschlagenen Aktionen unter der Kontrolle des Nutzers. Nutzer können Ausgaben vor der Ausführung überprüfen, anpassen oder bestätigen. Diese Nutzerbestätigung wird auf Tool-Ebene definiert und stellt sicher, dass jede wirkungsrelevante Aktion eine Zustimmung des Nutzers erfordert.
Dieser Ansatz stellt sicher, dass die KI die Produktivität steigert und gleichzeitig Verantwortung, Genauigkeit und Vertrauen im täglichen Betrieb bewahrt.
3.4.3. Überwachung und Analysen
Die Nutzung der KI kann über die Analysefunktionen der Plattform auf die gleiche Weise wie andere Funktionen überwacht werden.
eXo stellt dedizierte Dashboards bereit, die Administratoren einen Überblick über die KI-Aktivitäten auf der gesamten Plattform geben. Dazu gehören Kennzahlen wie Nutzerakzeptanz, Nutzungsniveau, Token-Verbrauch und die Wirksamkeit von KI-Antworten.
Diese Dashboards können je nach Bedarf angepasst und erweitert werden, sodass Organisationen die Nutzung überwachen, Konfigurationen optimieren sowie Governance und Kostenkontrolle sicherstellen können.
Mit diesem KI-Framework stärkt die eXo-Plattform ihre Position als glaubwürdige Open-Source-Alternative zu Microsoft 365.
Durch die Kombination von Multi-Modell-Flexibilität, kontrollierter Datenintegration über RAG, strikter Durchsetzung von Berechtigungen und einer integrierten Aktionsschicht liefert eXo KI, die sowohl leistungsfähig als auch vollständig kontrollierbar ist.
Dies stellt eine starke souveräne Alternative zu Copilot dar – eine Lösung, die Organisationen nach ihren eigenen Regeln anpassen, bereitstellen und steuern können, mit voller Kontrolle über Modelle, Daten und Nutzung.
4. Bereitstellungs- und Verfügbarkeitsplan
Die KI-Schicht ist sofort verfügbar für:
- unser Professional-SaaS-Angebot (KI-Funktionen hängen von Ihrem Abonnementplan ab)
- unsere Private-Cloud-Kunden – unsere Teams werden sich mit Ihnen in Verbindung setzen, um die Bereitstellungsoptionen zu besprechen
- unsere OEM-Partner, insbesondere Orange Business (Live-Collaboration-Angebot)
Für On-Premise-Kunden werden die KI-Funktionen mit der nächsten Hauptversion 7.2 veröffentlicht.
Kostenloses Datenblatt
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- Tags: eXo, Produkt Nachrichten
Ich bin die Kommunikationsmanagerin bei eXo Platform. Ich bin eher zufällig in der Kommunikationsbranche gelandet, aber dieser Bereich vereint alles, was mich reizt: Kreativität, Energie, Meetings, kollaborative Arbeit, Austausch von bewährten Verfahren. Ich muss dem, was ich tue, einen Sinn geben und die Menschen in den Mittelpunkt all meines Handelns stellen.
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