- Veronika Mazour
- juillet 28, 2016
Améliorez la collaboration interne grâce à un intranet
En tant que fournisseur de solutions de collaboration interne, nous travaillons bien entendu avec des clients qui veulent améliorer leur collaboration interne. Même si les solutions qu’ils recherchent sont différentes, les défis internes auxquels ils doivent faire face sont très similaires, à tel point que nous pouvons affirmer sans hésitation qu’au-delà d’une certaine taille d’organisation, la plupart des sociétés doivent faire face à ces défis. Il en résulte que la collaboration interne dans la plupart des entreprises ne fonctionne pas.
Table des matières
Nous vivons dans un monde qui favorise grandement la spécialisation. Bien souvent, les employés ne connaissent pas bien le travail de leurs collègues voisins, et encore moins le travail d’autres départements. Les projets qui impliquent plusieurs équipes sont un vrai casse-tête organisationnel, et beaucoup de collaborations utiles n’arrivent même pas à la phase de conception. Puisque tout le monde travaille en silo, l’innovation est freinée, voire paralysée.
Le travail en silo est le principal inhibiteur de la collaboration interne
Continuellement, nous avons à gérer un excès d’informations, qui en plus se retrouvent la plus part du temps cloisonnées dans des silos. Même si un employé peut souvent obtenir des informations pertinentes aux projets de son équipe ou de son département, trouver des informations en dehors de ce domaine s’avère vite difficile. Il est souvent beaucoup plus facile de trouver sur internet des informations sur des sujets pointus, que de trouver un organigramme interne à jour.
De plus, de nombreux logiciels collaboratifs ne sont utilisés qu’au niveau de l’équipe ou du département dans une entreprise. En conséquence, plutôt que de mieux travailler ensemble à travers l’entreprise, les employés travaillent de façon encore plus isolée. Tandis qu’auparavant les informations étaient cloisonnées seulement dans les outils d’opérations métier (PGI, GRC, etc. ), les interactions se retrouvent maintenant aussi cloisonnées dans les réseaux sociaux d’entreprise, les outils de gestion de projet d’équipe, les logiciels de chat, etc. Il y a tellement d’outils auxquels l’information et la collaboration pourrait s’appliquer qu’au final aucun n’en bénéficie réellement. Serious Insights a publié un rapport approfondi sur la collaboration fracturée en décrivant avec précision ce phénomène.
Mais puisque tout le monde est d’accord sur l’importance de la collaboration pour réussir dans les affaires au 21e siècle, la vraie question est « comment pouvons-nous résoudre ce problème ? »
Améliorez la collaboration interne avec un intranet de nouvelle génération
À notre avis, la solution est de construire un intranet qui fonctionne bien . Cela peut paraître évident. Et pourtant, ça ne l’est pas : les intranets existent depuis des années, mais de toute évidence sans résoudre les problèmes de collaboration.
Et s’il s’agissait plutôt d’un problème de vocabulaire ? Comme toute autre solution logicielle, les intranets ont évolué, passant de sites web de communication corporative descendante à des lieux de travail numériques centrés sur les employés.
Un intranet de nouvelle génération peut être une plaque tournante pour l’information, l’humain et la technologie. Dans un seul endroit, les employés peuvent accéder à la base de connaissances de l’entreprise pour rechercher et obtenir des informations personnalisées à leurs besoins. Aussi, ils peuvent chercher et interagir avec d’autres personnes afin d’échanger leurs connaissances. Ils bénéficient d’un flux unifié de notifications de toutes leurs applications, auxquelles ils peuvent accéder à partir d’un point d’entrée unique. Ils disposent d’un ensemble étendu de fonctionnalités de collaboration pour accomplir leurs projets. Bref, au lieu de devoir deviner où aller pour chaque tâche, chaque recherche et chaque utilisation, tout le monde peut aller à un seul et même endroit.
Dans la pratique, l’intégration totale de tous les outils et tous les systèmes dans un intranet d’entreprise s’avère être un projet coûteux, qui arrive rarement à un résultat satisfaisant. Cependant, voici une bonne nouvelle : vous n’êtes pas obligé de tout inclure pour obtenir des résultats. En général, vous n’avez besoin que d’un nombre limité de sources d’information et d’applications critiques pour alimenter votre intranet.
C’est l’histoire de l’œuf et de la poule. Le facteur déterminant de l’utilité d’un intranet est le nombre de personnes qui s’en servent pour leur travail. Si l’intranet devient encore un autre outil cloisonné sans attrait particulier pour les employés, il tombera vite dans l’oubli. Afin que la plateforme apporte de la valeur aux employés et à l’entreprise, elle doit contenir suffisamment d’informations et d’applications intéressantes. Cela dit, aucune longueur d’avance technologique ne vous aidera si votre investissement en formation et gestion du changement est insuffisant. Les budgets étant toujours limités, il s’agit de trouver le bon compromis.
De plus en plus d’entreprises investissent dans un nouvel intranet. Si vous voulez améliorer la collaboration, ne passez pas à côté de ces intégrations critiques. Elles peuvent vraiment faire la différence et constituer un avantage concurrentiel.
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FAQs
Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur la collaboration, avec toutes les réponses en un seul endroit.
Qu’est-ce que la collaboration ?
L’acte de mise en commun au sein d’un groupe d’entités (personnes, entreprises etc) :
- de ressources matérielles et immatérielles (connaissances, compétences, information …),
- d’ actions,
- des responsabilités
en vue d’atteindre un objectif partagé et de généré une résultat commun.
Quelle est la différence entre coordination, collaboration et coopération ?
Ces 3 modes d’organisations forment qu’un seul et même spectre continu de l’organisation d’un travail collectif :
- La coordination va être à la base de tout travail collectif et vise à la cohérence de l’ensemble
- La coopération va venir en deuxième niveau et cherche la cohésion de l’ensemble
- La collaboration est le troisième niveau qui s’applique à pérenniser l’ensemble
➝ Découvrez la différence entre coordination, collaboration et coopération
Pourquoi la collaboration est-elle importante ?
La collaboration a vocation à développer une environnement propice à l’épanouissement personnel et collectif et ainsi d’accroire l’implication et l’efficacité dans l’organisation.
Quels sont les différents types de collaboration ?
On retrouve 4 archétypes de collaboration :
- La collaboration d’équipe
- la collaboration communautaire
- La collaboration en réseau
- Le could collaboration
Comment améliorer la collaboration en entreprise ?
- Mettre en place un environnement décloisonnée, communicant et de confiance
- Faire de votre organisation un lieu où chacun trouve du sens à contribuer à l’effort collectif
- Déployer un espace commun collaboratif
➝ Découvrez comment améliorer la collaboration en entreprise
Comment choisir le meilleur type de collaboration ?
Chaque type de collaboration est important au sein d’un projet d’organisation d’une entreprise. Il faudra être capable de mobiliser les différentes formes de collaboration afin de pouvoir répondre aux différentes situations.
➝ Découvrez comment choisir le meilleur type de collaboration
Quels sont les avantages de la collaboration ?
Mettre en place une démarche de collaboration au sein de son organisation aura pour avantages de :
- Proposer un environnement en ajustement permanent
- Développer la communication ouverte favorisant les échanges
- Provoquer un sentiment d’implication sur l’ensemble de la réalisation
- Contribuer à établir une synergie au sens de l’entreprise
- Créer de sens pour les collaborateurs
- Favoriser l’épanouissement personnel et collectif
- Valoriser les savoirs-faire auprès de la communauté
- Participer au transfert des compétences entre membres
- Accélérer la diffusion des connaissances
- Dynamiser l’innovation et la création de nouvelles idées
- Pérenniser l’utilisation et le partage d’information
- Tags: Collaboration, intranet
Je suis la directrice générale d'eXo Platform (une solution de digital workplace open source), une entreprise que j'ai co-fondée pendant mes études et dans laquelle je suis revenue après plusieurs années passées dans le secteur bancaire et dans le conseil. Je blogue sur les nouvelles méthodes de travail, sur l'open-source et la souveraineté. Parfois, je blogue également sur mes propres centres d'intérêt, comme que le développement personnel, l'équilibre vie pro/perso, le développement durable et l'égalité hommes/femmes.
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