Plateforme Collaborative : Définition, Fonctionnalités et Avantages

Ces dernières années se sont accumulées les questions autour de la rationalisation des outils informatiques à disposition des organisations, de leurs parties prenantes voire de leurs acteurs externes.

Avec cette rationalisation, la recherche d’outils numériques permettant d’allier productivité et travail à distance s’est amplifiée. Alors, s’est au fil des années immiscée l’idée de plateformes digitales collaboratives facilitatrices du travail au quotidien.

Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?

Définition d’une plateforme collaborative

Littéralement, une plateforme collaborative prend tout son sens lorsqu’il s’agit de proposer aux utilisateurs des outils soutenant la productivité, mutualisant les connaissances et centralisant les informations de l’entreprise.

   

Considérant ceci, il est entendu que l’aspect collaboratif est ici essentiel :

• les procédures peuvent être mises à disposition par différents acteurs de l’entreprise : experts, contributeurs et lecteurs. Pour autant, il sera possible pour ces derniers de demander des informations complémentaires à tel expert pour faire évoluer les connaissances en la matière.
• les informations sont diffusées autant par les collaborateurs que par les directions communication. Ces dernières doivent inciter à la contribution de chacun pour favoriser le partage des informations et les remontées terrain. Ainsi, chacun est impliqué dans la diffusion des informations au sein de l’entreprise voire à l’extérieur. Les responsables communication pilotant par ailleurs leur réseau de contributeurs et la ligne éditoriale.
• enfin, organiser des événements, suivre les actions d’un projet ne peut pas se faire sans des outils de productivité simples et efficaces à la portée de tout le monde. Ceci a pour effet de responsabiliser chacune des parties prenantes d’un projet, d’une communauté qui a envie de mobiliser une équipe.

L’ensemble de ces outils intégrés dans une solution crée ainsi une plateforme homogène à partir de laquelle chacun pourra utiliser telle ou telle application selon son besoin, son expertise et son apport à la communauté.

Quelle est la différence entre plateforme collaborative et marketplace ?

Là est toute la différence avec une place de marché (ou marketplace) dont l’objectif est de mettre en relation des vendeurs et des acheteurs potentiels. Son rôle d’intermédiaire incite en effet à l’échange d’informations mais son résultat est une transaction.
L’information est ainsi maitrisée par des acteurs bien déterminés et ce, à des fins de commerce. Là où la plateforme collaborative a pour intérêt élémentaire de mettre en relation des acteurs différents au service de l’organisation :

• dans une communauté de projet, chacun apporte son expertise pour la réussite du projet
• dans une communauté d’intérêt, chacun partage son expérience, ses intérêts pour favoriser la mutualisation des connaissances
• dans une communauté d’idéation, chacun propose des idées pour développer l’intelligence collective et ainsi en déduire un processus, un produit, un service

Comment fonctionne une plateforme collaborative ?

Toute plateforme collaborative a dans son origine la volonté de faire transiter des informations et de favoriser la transversalité.

Que les utilisateurs de la solution soient à distance ou pas, elle fonctionne sensiblement toujours de la même manière. Et ce, peu importe le type d’organisation qui la met en oeuvre : association, organisation publique, entreprise locale, entreprise multinationale.

• Accueil recensant les informations clés de l’organisation et proposant des accès rapides aux applications des utilisateurs (intégrées ou non)
• Agrégation des activités des espaces collaboratifs permettant la prise d’informations rapide sur les dernières actions, les dernières informations et les connaissances nouvellement à disposition
• Espaces collaboratifs proposant des objectifs divers selon le contexte, le cas d’usage : communauté d’intérêt, équipe projet, centre de ressources, base de connaissances

A ces grandes particularités s’ajouteront bien évidemment des usages pivots tels que :

• la recherche unifiée pour trouver rapidement un contenu quelque soit son type
• la messagerie instantanée et la visioconférence pour échanger facilement et de manière spontanée avec ses pairs
• les notifications pour être alerté des informations, des nouvelles actions pour lesquelles l’utilisateur est sollicité

Enfin, cette multitude d’applications et d’informations produit une richesse et une multitude de données qu’il faut nécessairement maitriser. Toute plateforme collaborative doit par conséquent son bon fonctionnement dans une administration fonctionnelle fine ainsi qu’une animation de communautés pour :

• accueillir les nouveaux utilisateurs,
• préciser les accès de chacun à tel ou tel contenu, communauté, outil
• analyser les usages sur une période et comprendre les dynamiques d’utilisation

Pourquoi une plateforme collaborative ?

Une plateforme collaborative aide toute organisation à maitriser les informations qui circulent en son sein et propose de centraliser les échanges. Plusieurs raisons et bénéfices à cela comme la matrice suivante le précise.

Mission	Conduite de projet	Gestion des connaissances	Coproduction de contenus	Amélioration continue	Développement de l’innovation
Objectifs	✓ Recenser des actions sous forme de tâches dans un projet	✓ Identifier des experts, constituer un réseau de contributeurs	✓ Elaborer un planning éditorial	✓ Recenser les retours des utilisateurs, recueillir les avis, les idées	✓ Créer un espace d’idéation, inviter à rejoindre cet espace
	✓ Les affecter aux acteurs	✓ Organiser les connaissances par domaine, par thématique	✓ Initier la rédaction de contenus et proposer leur revue	✓ Analyser les actions	✓ Recuellir des idées sur un projet, une thématique, une problématique particulière
	✓ Préciser la période de travail et l’échéance	✓ Partager ces connaissances à des utilisateurs d’un environnement digital et sécurisé	✓ Valider la publication	✓ Proposer des évolutions et s’assurer de leur utilisabilité	✓ Analyser les retours, prioriser et proposer des solutions
	✓ Suivre le traitement des actions sous différentes formes : liste, kanban, gantt, plan				✓ Faire état des comptes-rendus
					✓ Planifier la réalisation

 

Comment choisir une plateforme collaborative ?

Choisir une plateforme collaborative n’est pas sans questionnement. Il est nécessaire pour cela de définir votre attente ainsi que de bien identifier l’origine de ce besoin. Par conséquent, vous assurez à votre organisation de savoir pourquoi un tel projet doit être mis en oeuvre et en quoi une plateforme digitale et collaborative l’aidera à atteindre ses objectifs.

Une fois cette ambition définie, il est élémentaire de comprendre comment une solution de travail collaboratif peut être mise en oeuvre, comment elle s’anime et quels enseignements vous pouvez en tirer à terme.

Pour aider à bien choisir votre plateforme, quelques questions clés ci-après.

Quel intérêt d’avoir une plateforme collaborative ?

Cette question est essentielle pour bien définir au sein de votre organisation l’objectif de mettre en oeuvre une plateforme collaborative et numérique.

Au-delà de son aspect moderne qu’elle revêt, la solution doit vous permettre de :

Comment mettre en place une plateforme collaborative ?

Il serait prétentieux de dire qu’atteindre tous les objectifs précités en peu de temps est simple. Effectivement, mettre en place une plateforme collaborative implique de comprendre ce qu’est une solution collaborative d’entreprise, ce qu’elle peut proposer de nouveau mais aussi ce qu’elle peut amener comme changement.

Voici par conséquent quelques facteurs clés de succès pour mettre en place efficacement un tel outil :

Comment créer une plateforme collaborative ?

Loin de là l’idée de vous inciter à créer une plateforme collaborative depuis la feuille blanche. Faites confiance à un éditeur qui saura vous épauler dans l’initialisation de votre solution numérique et ce, par des actions clés :

• aider les parties prenantes à s’aligner autour d’une ambition commune
• hiérarchiser les informations clés ainsi que les communautés et les applications à mettre à disposition
• initier l’administration fonctionnelle par la création de la base utilisateur, la définition de droits et de paramètres généraux, la personnalisation des éléments graphiques
• proposer des actions pour une stratégie de lancement adaptée

Quelle solution d’hébergement pour une plateforme collaborative en ligne ?

Deux choix sont souvent proposés quand il s’agit d’héberger sa plateforme collaborative en ligne. Tout dépend bien sûr de la capacité organisationnelle et structurelle de votre organisation à soutenir ou pas l’hébergement d’une solution numérique et son exploitation.

• Installation sur serveur (on-premise) :
• Le service est installé sur l’infrastructure technique de votre organisation.
• Les experts techniques du service informent et documentent sur les modalités d’installation et d’exploitation de manière à vous rendre autonome.
• Les montées de version, applications de patch correctifs et toute autre intervention sur le service sont à la ortée de votre organisation.
• Installation en mode hébergé (cloud) :
• Le service est mis à disposition par les experts techniques et certifiés de la solution.
• Ils maintiennent le service en condition opérationnelle et s’assurent qu’il soit toujours à jour des dernières évolutions.
• Selon les cas, il peut être proposé d’accéder à un cloud privé pour bénéficier d’un serveur dédié et localisé comme bon vous semble.
• Enfin, une offre SecNumCloud peut également être proposée pour bénéficier d’une couche de sécurité renforcée

 

 

Quelle plateforme collaborative choisir ?

Toute solution a ses particularités et ses forces. Selon votre cas d’usage, veillez à définir de manière générale votre besoin et à en cartographier les principes clés, qu’il s’agisse d’usages mais également de services, d’accompagnement. C’est un tout, et pas seulement l’octroi d’un catalogue de fonctionnalités :

• Quelle est ma typologie d’organisation ?
• Quelles fonctionnalités sont les plus élémentaires pour mon organisation et son projet ?
• Quel niveau de service devez-vous privilégier (fonctionnel ou technique) ?

Type organisation
Petite taille		Taille moyenne		Taille importante
Besoin de structurer sa communication et d’assurer le lien		Soutien à la communication, au travail des équipes et centralisation des échanges		Rationalisation des outils et principe de portail unique, sécurisé et homogène
Typologie de fonctionnalités
Communication	Collaboration		Connaissance		Engagement
Diffusion de contenus interne, élaboration et suivi du planning éditorial	Usages collaboratifs appuyés sur des applications dédiés		Gestion des connaissances et hiérarchisation des informations		Reconnaissance collaborateur et engagement utilisateur
Typlogie d’accompagnement
Self-care		Assisté		Délégué
Autonomie dans la mise en oeuvre et l’animation		Accompagnement à la cartographie des usages, mesure de l’engagement et préconisation d’actions		Délégation de la mise en oeuvre du projet, de son suivi
Accès à l’information et l’assistance technique		Assistance à la réalisation de personnalisation Accompagnement dans l’installation, la formation des développeurs		Réalisation des développements spécifiques Maintien des spécifiques et montée de version

 

Quels sont les rôles classiques qu’on peut se voir accorder sur une plateforme de travail collaboratif ?

Ci-après, sont recensés 4 rôles clés pour garantir le bon fonctionnement de votre plateforme collaborative. Bien évidemment, selon votre organisation, sa taille, ses particularités, sa structuration, d’autres rôles pourront préexister.

Administrateur fonctionnel

L’administrateur fonctionnel a un rôle pivot dans le bon fonctionnement de la plateforme collaborative. Il a cette particularité de connaitre de manière aboutie les usages proposés par la plateforme et donc de pouvoir répondre aux questions des utilisateurs.

Ceci passe par une appropriation de la plateforme, une compréhension de son architecture fonctionnelle et un transfert de compétences dédié et proposé par l’éditeur.

Animateur

Par définition, toute personne qui crée un espace collaboratif ou qui se voit octroyer le droit de gérer une communauté est considéré animateur.

Selon les contextes, l’animateur peut tenir une place plus ou moins importante dans la mise en oeuvre de la plateforme collaborative et son activité régulière. En effet, un animateur ne s’arrête pas à l’initialisation d’un espace numérique de travail et à sa gestion.

Il fait vivre sa communauté, incite à l’échange, organise la gestion des contenus voire même délègue des actions.

L’administrateur fonctionnel a d’ailleurs tout intérêt de se rapprocher des animateurs pour comprendre leurs besoins, pour les soutenir dans les premiers pas et éventuellement en faire des ambassadeurs sur le terrain.

Contributeur

Toute personne qui partage une information, produit des contenus est contributeur. Mais il est pertinent ici de bien distinguer les contributeurs spontanés des contributeurs identifiés. En effet, un animateur peut souhaiter déléguer des actions particulières à des utilisateurs bien précis .

Alors ces utilisateurs prennent un rôle reconnu de contributeurs. D’ailleurs, il est d’usage de les réunir sous la forme d’un réseau de contributeurs / de rédacteurs de manière à échanger sur les bonnes pratiques et donc de participer à l’activité de la plateforme collaborative.

Lecteur

Enfin, le lecteur est l’utilisateur qui va consommer les informations, qui va prendre connaissance des actions en cours. Bien évidemment, son rôle ne se limite pas à lire.

En revanche, il reste un lecteur, actif ou passif, que les précédents rôles (administrateur, animateur, contributeur) recherchent à adresser pour assurer que la plateforme collaborative réponde à leurs besoins. Ils ont donc un rôle tout aussi clé que les précédents.

Quelles sont les fonctionnalités d’une plateforme digitale collaborative ?

Le panorama ainsi réalisé des fondamentaux d’une plateforme collaborative, nous proposons ici un récapitulatif des fonctionnalités d’une telle solution numérique de travail.

Communication
Fonctionnalité clé		Définition		Objectif
Blogs individuels ou collectifs		Tout utilisateur peut rédiger des articles sans compétences particulières de gestion de contenu. Ces contenus peuvent être diffusés dans des modèles de listes adaptés.		Développer la contribution individuelle et collective
Espaces d’information		Espace dédié à la diffusion de l’information institutionnelle Mise à disposition de listes de contenus selon leur usage (offres d’emploi, procédures, actualités, alertes, etc.) Maitrise de l’information par seulement certains utilisateurs habilités		Centraliser les informations institutionnelles
Espaces de rédaction		Espace réservé aux rédacteurs des informations institutionnelles favorisant la préparation et la coproduction de contenus		Soutenir la planification et la production éditoriale
Annuaire des membres		Annuaire des membres et trombinoscope avec recherche associée selon fonction, compétence, service		Prendre connaissance de l’organisation de l’entreprise et de ses acteurs
Collaboration
Fonctionnalité clé	Définition		Objectif
Partage de fichiers	Partage de documents de tout type Organisation des documents sur une arborescence dédiée au besoin : projet, équipe, procédure, etc. Coédition de documents		Centraliser les documents et ressources et collaborer autour
Communautés d’équipe	Espace collaboratif de partage d’informations d’un service, d’une équipe Annuaire des membres de l’équipe Centralisation des documents et des échanges		Soutenir l’appartenance à une équipe et faciliter les interactions internes à un service
Espaces projet	Communauté de travail de suivi d’un projet avec des applications dédiées. Faire état de compte-rendu et suivre les actions associées		Sur un temps donné, proposer un canal dédié à l’organisation d’un projet
Gestion des tâches	Recensement des actions et affectation par utilisateur Suivi des échanges et des actions associées Vues différentes selon besoin : liste, kanban, plan		Faciliter le suivi d’actions de manière séquentielle Développer la collaboration digitale en équipe
Calendrier partagé	Organisation d’événements d’équipe, de projet Connexion avec un agenda distant		Soutenir l’organisation interne et rationaliser les outils par une solution intégrée
Messagerie interne	Echanges spontanés en groupe, d’individu à individu Partage de fichiers et visioconférence intégrés		Solliciter rapidement un ou des pair(s) sur un sujet
Connaissance
Fonctionnalité clé		Définition		Objectif
Base de connaissances structurée		Hiérarchisation des connaissances selon thématiques, domaines Modélisation de plan de classement et catégorisation des contenus		Simplifier l’accès aux connaissances
Forums		Mise à disposition de forums de type foire aux questions Entraide mutuelle et recherche de solution		Soutenir les interactions mutuelles Valoriser les expertises de chacun
Communautés d’intérêt		Développement les interactions entre pairs, entre experts Recensement des réponses et mutualisation des connaissances		Mutualiser les connaissances
Engagement
Fonctionnalité clé		Définition		Objectif
Espaces d’idéation		Environnement propice au recueil d’idées, à la proposition Recensement et analyse des idées pour projections d’action et de perspectives		Faire émerger l’intelligence collective
Gamification de l’activité		Comptabilisation des activités de l’utilisateur, par domaine		Inciter à l’échange, à la collaboration par la ludification des activités
Valorisation		Valorisation des interactions, des informations et des résultats		Valoriser les expériences de chacun et engager l’entreprise au développement de l’intelligence collective

 

Comment une plateforme collaborative crée-t-elle de la valeur ?

Toute plateforme collaborative d’entreprise réserve son lot d’informations, de données et de fait, elle crée de la valeur. Cependant, encore faut-il pouvoir maitriser la donnée, la faire vivre.

Par conséquent, ce n’est pas en créant de la valeur à un instant T que la plateforme collaborative gagnera à vivre sur le long terme. En ne réservant son positionnement qu’à de la production de contenus, qu’à du stockage documentaire, vous ferez de votre plateforme collaborative un Intranet lambda, sans reflet et que les utilisateurs n’utiliseront que très peu.

En revanche, animer les communautés, solliciter et inciter aux interactions créera une valeur certaine à votre solution collaborative. Vos utilisateurs y verront un intérêt que de l’animer eux-mêmes et votre organisation créera ainsi une valeur complémentaire.
 

 

Quels sont les avantages d’utiliser une plateforme de travail collaborative ?

Au-delà de la valeur que peut créer une plateforme collaborative, celle-ci apporte bien plus de bénéfices à votre organisation.

	Gains de productivité Centralisation des informations, mutualisation des connaissances, accès simplifié aux outils métiers… autant d’éléments qui permettent de gagner du temps et en productivité dans son travail au quotidien.
	Moins de pertes Le travail à distance est ici soutenu par un outil adapté et permet de garder de l’efficacité au travail, sans déperdition d’informations.
	Meilleure performance En mutualisant des connaissances, en favorisant les interactions et tout cela en proposant des outils simples de suivi projet, votre plateforme collaborative est un facteur certain de meilleure performance collective

 

Comment concrétiser un projet de plateforme collaborative ?

Une fois la solution de plateforme collaborative choisie, il reste à la mettre en oeuvre et bien évidemment à suivre son usage pour toujours l’ajuster dans un esprit d’amélioration continue.

Les principes clés résident dans ce qui suit :

• Mettre à disposition une plateforme collaborative à son état standard, personnalisée a minima
• Proposer à quelques utilisateurs clés de se l’approprier, transférer les compétences et bonnes pratiques
• Recueillir les ajustements avant lancement
• Organiser le lancement auprès des utilisateurs avec les utilisateurs clés devenus ambassadeurs
• Suivre l’usage qui en est fait et soumettre aux utilisateurs des innovations pour les impliquer et les engager dans l’amélioration de leur plateforme numérique de travail

Ces principes formalisent à terme un cycle vertueux qui pourra être répété pour assurer la pérennité de la solution collaborative.

Quelles perspectives d’évolution pour les plateformes collaboratives ?

Quelqu’elle soit, une plateforme collaborative n’est pas figée sur un schéma méthodologique, un dogme particulier. Son aspect collaboratif lui donne par définition un comportement vivant, dynamique.

Ses perspectives d’évolution sont ainsi diverses et ne peuvent pas être limitées.

En revanche, ce qui se met en oeuvre ces derniers mois est relativement intéressant. Le travail à domicile et donc la croissance du travail à distance a propulsé sur le devant de la scène ces solutions numériques et de nouvelles habitudes émergent :

Communication, de nouveaux usages et un changement pour les directions communication

• la communication est déconcentrée.
• la direction communication organise son réseau de contributeurs, identifie de nouveaux utilisateurs clés
• les contributeurs, bien que non professionnels de la gestion de contenu, participent à la constitution de la stratégie éditoriale
• la direction communication pilote la ligne éditoriale et en assure le bien-fondé versus la stratégie de l’entreprise
• l’entreprise se nourrit de ses contributions pour elle-même évoluer et mieux comprendre l’opérationnel

Gestion des connaissances, des experts mieux identifiés et valorisés

• fini le temps des documentalistes dont le métier pouvait être peu valorisé.
• fini le temps des experts sur un sujet qui devaient assurer de mettre à disposition des informations validées, certifiées et à jour
• désormais toute personne identifie les qualités d’une organisation des informations au sens base de connaissance, base documentaire
• et toute personne peut solliciter l’aide d’un expert sur une note de synthèse ou indiquer le besoin de mettre à jour tel documentation

Travailler en équipe sans nécessairement passer son temps en réunion

• le travail en asynchrone émerge de plus en plus et les plateformes collaboratives en sont un support naturel
• en amont des réunions, les tâches précédemment identifiées ont été mise à jour, revues, actualisées et servent de support à la réunion

Valorisation et engagement collaborateur

• travailler à distance n’est pas naturel pour toute personne et peut donner un sentiment d’isolement
• les plateformes collaboratives doivent proposer des mécanismes simples pour créer du lien, assurer d’appartenir à un service, une équipe, une entreprise
• au-delà de la collaboration, ludifier les actions de chacun et permettre aux personnes de se féliciter mutuellement contribue à ce sentiment d’appartenance
• en ajoutant à cela, la possibilité de valoriser ces actions et ces félicitations par une monnaie complémentaire engagera de plus en plus les utilisateurs à interagir et donc utiliser votre solution de collaboration numérique.