- Samuel Renault
- mars 23, 2021
Plateforme Collaborative : Définition, Fonctionnalités et Avantages
Ces dernières années se sont accumulées les questions autour de la rationalisation des outils informatiques à disposition des organisations, de leurs parties prenantes voire de leurs acteurs externes.
Avec cette rationalisation, la recherche d’outils numériques permettant d’allier productivité et travail à distance s’est amplifiée. Alors, s’est au fil des années immiscée l’idée de plateformes digitales collaboratives facilitatrices du travail au quotidien.
Table des matières
1. Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Définition d’une plateforme collaborative
Considérant ceci, il est entendu que l’aspect collaboratif est ici essentiel :
- les procédures peuvent être mises à disposition par différents acteurs de l’entreprise : experts, contributeurs et lecteurs. Pour autant, il sera possible pour ces derniers de demander des informations complémentaires à tel expert pour faire évoluer les connaissances en la matière.
- les informations sont diffusées autant par les collaborateurs que par les directions communication. Ces dernières doivent inciter à la contribution de chacun pour favoriser le partage des informations et les remontées terrain. Ainsi, chacun est impliqué dans la diffusion des informations au sein de l’entreprise voire à l’extérieur. Les responsables communication pilotant par ailleurs leur réseau de contributeurs et la ligne éditoriale.
- enfin, organiser des événements, suivre les actions d’un projet ne peut pas se faire sans des outils de productivité simples et efficaces à la portée de tout le monde. Ceci a pour effet de responsabiliser chacune des parties prenantes d’un projet, d’une communauté qui a envie de mobiliser une équipe.
L’ensemble de ces outils intégrés dans une solution crée ainsi une plateforme homogène à partir de laquelle chacun pourra utiliser telle ou telle application selon son besoin, son expertise et son apport à la communauté.
Quelle est la différence entre plateforme collaborative et marketplace ?
Là est toute la différence avec une place de marché (ou marketplace) dont l’objectif est de mettre en relation des vendeurs et des acheteurs potentiels. Son rôle d’intermédiaire incite en effet à l’échange d’informations mais son résultat est une transaction.
L’information est ainsi maitrisée par des acteurs bien déterminés et ce, à des fins de commerce. Là où la plateforme collaborative a pour intérêt élémentaire de mettre en relation des acteurs différents au service de l’organisation :
- dans une communauté de projet, chacun apporte son expertise pour la réussite du projet
- dans une communauté d’intérêt, chacun partage son expérience, ses intérêts pour favoriser la mutualisation des connaissances
- dans une communauté d’idéation, chacun propose des idées pour développer l’intelligence collective et ainsi en déduire un processus, un produit, un service
Comment fonctionne une plateforme collaborative ?
Toute plateforme collaborative a dans son origine la volonté de faire transiter des informations et de favoriser la transversalité.
Que les utilisateurs de la solution soient à distance ou pas, elle fonctionne sensiblement toujours de la même manière. Et ce, peu importe le type d’organisation qui la met en oeuvre : association, organisation publique, entreprise locale, entreprise multinationale.
- Accueil recensant les informations clés de l’organisation et proposant des accès rapides aux applications des utilisateurs (intégrées ou non)
- Agrégation des activités des espaces collaboratifs permettant la prise d’informations rapide sur les dernières actions, les dernières informations et les connaissances nouvellement à disposition
- Espaces collaboratifs proposant des objectifs divers selon le contexte, le cas d’usage : communauté d’intérêt, équipe projet, centre de ressources, base de connaissances
A ces grandes particularités s’ajouteront bien évidemment des usages pivots tels que :
- la recherche unifiée pour trouver rapidement un contenu quelque soit son type
- la messagerie instantanée et la visioconférence pour échanger facilement et de manière spontanée avec ses pairs
- les notifications pour être alerté des informations, des nouvelles actions pour lesquelles l’utilisateur est sollicité
Enfin, cette multitude d’applications et d’informations produit une richesse et une multitude de données qu’il faut nécessairement maitriser. Toute plateforme collaborative doit par conséquent son bon fonctionnement dans une administration fonctionnelle fine ainsi qu’une animation de communautés pour :
- accueillir les nouveaux utilisateurs,
- préciser les accès de chacun à tel ou tel contenu, communauté, outil
- analyser les usages sur une période et comprendre les dynamiques d’utilisation
Pourquoi une plateforme collaborative ?
| Mission | Conduite de projet | Gestion des connaissances | Coproduction de contenus | Amélioration continue | Développement de l’innovation |
|---|---|---|---|---|---|
| Objectifs | ✓ Recenser des actions sous forme de tâches dans un projet | ✓ Identifier des experts, constituer un réseau de contributeurs | ✓ Elaborer un planning éditorial | ✓ Recenser les retours des utilisateurs, recueillir les avis, les idées | ✓ Créer un espace d’idéation, inviter à rejoindre cet espace |
| ✓ Les affecter aux acteurs | ✓ Organiser les connaissances par domaine, par thématique | ✓ Initier la rédaction de contenus et proposer leur revue | ✓ Analyser les actions | ✓ Recuellir des idées sur un projet, une thématique, une problématique particulière | |
| ✓ Préciser la période de travail et l’échéance | ✓ Partager ces connaissances à des utilisateurs d’un environnement digital et sécurisé | ✓ Valider la publication | ✓ Proposer des évolutions et s’assurer de leur utilisabilité | ✓ Analyser les retours, prioriser et proposer des solutions | |
| ✓ Suivre le traitement des actions sous différentes formes : liste, kanban, gantt, plan | ✓ Faire état des comptes-rendus | ||||
| ✓ Planifier la réalisation |
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2. Comment choisir une plateforme collaborative ?
Choisir une plateforme collaborative n’est pas sans questionnement. Il est nécessaire pour cela de définir votre attente ainsi que de bien identifier l’origine de ce besoin. Par conséquent, vous assurez à votre organisation de savoir pourquoi un tel projet doit être mis en oeuvre et en quoi une plateforme digitale et collaborative l’aidera à atteindre ses objectifs.
Une fois cette ambition définie, il est élémentaire de comprendre comment une solution de travail collaboratif peut être mise en oeuvre, comment elle s’anime et quels enseignements vous pouvez en tirer à terme.
Pour aider à bien choisir votre plateforme, quelques questions clés ci-après.
Quel intérêt d’avoir une plateforme collaborative ?
Comment mettre en place une plateforme collaborative ?
Il serait prétentieux de dire qu’atteindre tous les objectifs précités en peu de temps est simple. Effectivement, mettre en place une plateforme collaborative implique de comprendre ce qu’est une solution collaborative d’entreprise, ce qu’elle peut proposer de nouveau mais aussi ce qu’elle peut amener comme changement.
Voici par conséquent quelques facteurs clés de succès pour mettre en place efficacement un tel outil :
Comment créer une plateforme collaborative ?
- aider les parties prenantes à s’aligner autour d’une ambition commune
- hiérarchiser les informations clés ainsi que les communautés et les applications à mettre à disposition
- initier l’administration fonctionnelle par la création de la base utilisateur, la définition de droits et de paramètres généraux, la personnalisation des éléments graphiques
- proposer des actions pour une stratégie de lancement adaptée
Quelle solution d’hébergement pour une plateforme collaborative en ligne ?
Deux choix sont souvent proposés quand il s’agit d’héberger sa plateforme collaborative en ligne. Tout dépend bien sûr de la capacité organisationnelle et structurelle de votre organisation à soutenir ou pas l’hébergement d’une solution numérique et son exploitation.
- Installation sur serveur (on-premise) :
- Le service est installé sur l’infrastructure technique de votre organisation.
- Les experts techniques du service informent et documentent sur les modalités d’installation et d’exploitation de manière à vous rendre autonome.
- Les montées de version, applications de patch correctifs et toute autre intervention sur le service sont à la ortée de votre organisation.
- Installation en mode hébergé (cloud) :
- Le service est mis à disposition par les experts techniques et certifiés de la solution.
- Ils maintiennent le service en condition opérationnelle et s’assurent qu’il soit toujours à jour des dernières évolutions.
- Selon les cas, il peut être proposé d’accéder à un cloud privé pour bénéficier d’un serveur dédié et localisé comme bon vous semble.
- Enfin, une offre SecNumCloud peut également être proposée pour bénéficier d’une couche de sécurité renforcée
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Quelle plateforme collaborative choisir ?
Toute solution a ses particularités et ses forces. Selon votre cas d’usage, veillez à définir de manière générale votre besoin et à en cartographier les principes clés, qu’il s’agisse d’usages mais également de services, d’accompagnement. C’est un tout, et pas seulement l’octroi d’un catalogue de fonctionnalités :
- Quelle est ma typologie d’organisation ?
- Quelles fonctionnalités sont les plus élémentaires pour mon organisation et son projet ?
- Quel niveau de service devez-vous privilégier (fonctionnel ou technique) ?
| Type organisation | |||||
| Petite taille | Taille moyenne | Taille importante | |||
| Besoin de structurer sa communication et d’assurer le lien | Soutien à la communication, au travail des équipes et centralisation des échanges | Rationalisation des outils et principe de portail unique, sécurisé et homogène | |||
| Typologie de fonctionnalités | |||||
| Communication | Collaboration | Connaissance | Engagement | ||
| Diffusion de contenus interne, élaboration et suivi du planning éditorial | Usages collaboratifs appuyés sur des applications dédiés | Gestion des connaissances et hiérarchisation des informations | Reconnaissance collaborateur et engagement utilisateur | ||
| Typlogie d’accompagnement | |||||
| Self-care | Assisté | Délégué | |||
| Autonomie dans la mise en oeuvre et l’animation | Accompagnement à la cartographie des usages, mesure de l’engagement et préconisation d’actions | Délégation de la mise en oeuvre du projet, de son suivi | |||
| Accès à l’information et l’assistance technique | |||||
3. Quels sont les rôles classiques qu’on peut se voir accorder sur une plateforme de travail collaboratif ?
Administrateur fonctionnel
L’administrateur fonctionnel a un rôle pivot dans le bon fonctionnement de la plateforme collaborative. Il a cette particularité de connaitre de manière aboutie les usages proposés par la plateforme et donc de pouvoir répondre aux questions des utilisateurs.
Ceci passe par une appropriation de la plateforme, une compréhension de son architecture fonctionnelle et un transfert de compétences dédié et proposé par l’éditeur.
Animateur
Selon les contextes, l’animateur peut tenir une place plus ou moins importante dans la mise en oeuvre de la plateforme collaborative et son activité régulière. En effet, un animateur ne s’arrête pas à l’initialisation d’un espace numérique de travail et à sa gestion.
Il fait vivre sa communauté, incite à l’échange, organise la gestion des contenus voire même délègue des actions.
L’administrateur fonctionnel a d’ailleurs tout intérêt de se rapprocher des animateurs pour comprendre leurs besoins, pour les soutenir dans les premiers pas et éventuellement en faire des ambassadeurs sur le terrain.
Contributeur
Lecteur
4. Quelles sont les fonctionnalités d’une plateforme digitale collaborative ?
| Communication | |||||
| Fonctionnalité clé | Définition | Objectif | |||
| Blogs individuels ou collectifs | |||||
|---|---|---|---|---|---|
| Espaces d’information | |||||
| Espaces de rédaction | |||||
| Annuaire des membres | |||||
| Collaboration | |||||
| Fonctionnalité clé | Définition | Objectif | |||
| Partage de fichiers | |||||
| Communautés d’équipe | |||||
| Espaces projet | |||||
| Gestion des tâches | |||||
| Calendrier partagé | |||||
| Messagerie interne | |||||
| Connaissance | |||||
| Fonctionnalité clé | Définition | Objectif | |||
| Base de connaissances structurée | |||||
| Forums | |||||
| Engagement | |||||
| Fonctionnalité clé | Définition | Objectif | |||
| Espaces d’idéation | |||||
| Gamification de l’activité | |||||
| Valorisation | |||||
5. Comment une plateforme collaborative crée-t-elle de la valeur ?
Toute plateforme collaborative d’entreprise réserve son lot d’informations, de données et de fait, elle crée de la valeur. Cependant, encore faut-il pouvoir maitriser la donnée, la faire vivre.
Par conséquent, ce n’est pas en créant de la valeur à un instant T que la plateforme collaborative gagnera à vivre sur le long terme. En ne réservant son positionnement qu’à de la production de contenus, qu’à du stockage documentaire, vous ferez de votre plateforme collaborative un Intranet lambda, sans reflet et que les utilisateurs n’utiliseront que très peu.
En revanche, animer les communautés, solliciter et inciter aux interactions créera une valeur certaine à votre solution collaborative. Vos utilisateurs y verront un intérêt que de l’animer eux-mêmes et votre organisation créera ainsi une valeur complémentaire.
6. Quels sont les avantages d’utiliser une plateforme de travail collaborative ?
 | Gains de productivité Centralisation des informations, mutualisation des connaissances, accès simplifié aux outils métiers... autant d’éléments qui permettent de gagner du temps et en productivité dans son travail au quotidien. |
 | Moins de pertes Le travail à distance est ici soutenu par un outil adapté et permet de garder de l’efficacité au travail, sans déperdition d’informations. |
 | Meilleure performance En mutualisant des connaissances, en favorisant les interactions et tout cela en proposant des outils simples de suivi projet, votre plateforme collaborative est un facteur certain de meilleure performance collective |
7. Comment concrétiser un projet de plateforme collaborative ?
Une fois la solution de plateforme collaborative choisie, il reste à la mettre en oeuvre et bien évidemment à suivre son usage pour toujours l’ajuster dans un esprit d’amélioration continue.
Les principes clés résident dans ce qui suit :
- Mettre à disposition une plateforme collaborative à son état standard, personnalisée a minima
- Proposer à quelques utilisateurs clés de se l’approprier, transférer les compétences et bonnes pratiques
- Recueillir les ajustements avant lancement
- Organiser le lancement auprès des utilisateurs avec les utilisateurs clés devenus ambassadeurs
- Suivre l’usage qui en est fait et soumettre aux utilisateurs des innovations pour les impliquer et les engager dans l’amélioration de leur plateforme numérique de travail
Ces principes formalisent à terme un cycle vertueux qui pourra être répété pour assurer la pérennité de la solution collaborative.
8. Quelles perspectives d’évolution pour les plateformes collaboratives ?
Quelqu’elle soit, une plateforme collaborative n’est pas figée sur un schéma méthodologique, un dogme particulier. Son aspect collaboratif lui donne par définition un comportement vivant, dynamique.
Ses perspectives d’évolution sont ainsi diverses et ne peuvent pas être limitées.
En revanche, ce qui se met en oeuvre ces derniers mois est relativement intéressant. Le travail à domicile et donc la croissance du travail à distance a propulsé sur le devant de la scène ces solutions numériques et de nouvelles habitudes émergent :
Communication, de nouveaux usages et un changement pour les directions communication
- la communication est déconcentrée.
- la direction communication organise son réseau de contributeurs, identifie de nouveaux utilisateurs clés
- les contributeurs, bien que non professionnels de la gestion de contenu, participent à la constitution de la stratégie éditoriale
- la direction communication pilote la ligne éditoriale et en assure le bien-fondé versus la stratégie de l’entreprise
- l’entreprise se nourrit de ses contributions pour elle-même évoluer et mieux comprendre l’opérationnel
Gestion des connaissances, des experts mieux identifiés et valorisés
- fini le temps des documentalistes dont le métier pouvait être peu valorisé.
- fini le temps des experts sur un sujet qui devaient assurer de mettre à disposition des informations validées, certifiées et à jour
- désormais toute personne identifie les qualités d’une organisation des informations au sens base de connaissance, base documentaire
- et toute personne peut solliciter l’aide d’un expert sur une note de synthèse ou indiquer le besoin de mettre à jour tel documentation
Travailler en équipe sans nécessairement passer son temps en réunion
- le travail en asynchrone émerge de plus en plus et les plateformes collaboratives en sont un support naturel
- en amont des réunions, les tâches précédemment identifiées ont été mise à jour, revues, actualisées et servent de support à la réunion
Valorisation et engagement collaborateur
- travailler à distance n’est pas naturel pour toute personne et peut donner un sentiment d’isolement
- les plateformes collaboratives doivent proposer des mécanismes simples pour créer du lien, assurer d’appartenir à un service, une équipe, une entreprise
- au-delà de la collaboration, ludifier les actions de chacun et permettre aux personnes de se féliciter mutuellement contribue à ce sentiment d’appartenance
- en ajoutant à cela, la possibilité de valoriser ces actions et ces félicitations par une monnaie complémentaire engagera de plus en plus les utilisateurs à interagir et donc utiliser votre solution de collaboration numérique.
FAQs
Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur la plateforme collaborative, avec toutes les réponses en un seul endroit.
Qu’est-ce qu’une plateforme collaborative ?
Littéralement, une plateforme collaborative prend tout son sens lorsqu’il s’agit de proposer aux utilisateurs des outils soutenant la productivité, mutualisant les connaissances et centralisant les informations de l’entreprise.
➝ Trouvez la définition complète d’une plateforme collaborative
Comment fonctionne une plateforme collaborative ?
Toute plateforme collaborative a dans son origine la volonté de faire transiter des informations et de favoriser la transversalité.
Que les utilisateurs de la solution soient à distance ou pas, elle fonctionne sensiblement toujours de la même manière. Et ce, peu importe le type d’organisation qui la met en oeuvre : association, organisation publique, entreprise locale, entreprise multinationale.
Comment choisir une plateforme collaborative ?
Choisir une plateforme collaborative n’est pas sans questionnement. Il est nécessaire pour cela de définir votre attente ainsi que de bien identifier l’origine de ce besoin. Par conséquent, vous assurez à votre organisation de savoir pourquoi un tel projet doit être mis en oeuvre et en quoi une plateforme digitale et collaborative l’aidera à atteindre ses objectifs.
Quelles sont les fonctionnalités d’une plateforme digitale collaborative ?
Le panorama ainsi réalisé des fondamentaux d’une plateforme collaborative, nous proposons ici un récapitulatif des fonctionnalités d’une telle solution numérique de travail.
➝ Trouvez les fonctionnalités d’une plateforme digitale collaborative
Quels sont les avantages d’utiliser une plateforme de travail collaborative ?
Au-delà de la valeur que peut créer une plateforme collaborative, celle-ci apporte bien plus de bénéfices à votre organisation.
- Gains de productivité
- Moins de pertes
- Meilleure performance
➝ Trouvez les avantages d’utiliser une plateforme de travail collaborative
Comment concrétiser un projet de plateforme collaborative ?
Une fois la solution de plateforme collaborative choisie, il reste à la mettre en oeuvre et bien évidemment à suivre son usage pour toujours l’ajuster dans un esprit d’amélioration continue.
➝ Découvrez comment concrétiser un projet de plateforme collaborative
Quelles perspectives d’évolution pour les plateformes collaboratives ?
Quelqu’elle soit, une plateforme collaborative n’est pas figée sur un schéma méthodologique, un dogme particulier. Son aspect collaboratif lui donne par définition un comportement vivant, dynamique.
Ses perspectives d’évolution sont ainsi diverses et ne peuvent pas être limitées.
Communication, de nouveaux usages et un changement pour les directions communication Gestion des connaissances, des experts mieux identifiés et valorisés Travailler en équipe sans nécessairement passer son temps en réunion Valorisation et engagement collaborateur
➝ Trouvez les perspectives d’évolution pour les plateformes collaboratives
- Tags: Collaboration, Digital workplace
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