Collaboration : Définition, Types et Avantages

Le but premier d’une entreprise, dans son sens générique, est de réunir des individus autour de la résolution d’un problème ou d’une action complexe non atteignable uniquement par une des parties prenantes.

Cette vérité est à la base de notre société qui n’a de cesse de chercher à s’organiser afin d’être la plus efficace possible dans la résolution de ses problèmes.

Dire que la collaboration est un concept de notre société moderne serait faux cependant ce mode d’organisation est de plus en plus recherché ces dernières années.

Qu’est-ce que la collaboration ?

Définition de la collaboration

Une définition de la collaboration est la suivante :

L’acte de mise en commun au sein d’un groupe d’entités (personnes, entreprises etc) :

• de ressources matérielles et immatérielles (connaissances, compétences, informations …),
• d’ actions
• des responsabilités

en vue d’atteindre un objectif partagé et de générer un résultat commun.

Quelle est la différence entre coordination, coopération et collaboration?

Il n’est pas rare que les mots coordination, coopération et collaboration soient utilisés dans des contextes proches ou voire même sous forme de synonyme, en particulier quand on parle de collaboration en entreprise.

Pourtant ces 3 modes d’organisation ont bien des différences (Cf. Figure 3) qui ne forme qu’un seul et même spectre continu (Cf. Figure 2) de l’organisation d’un travail collectif :

• La coordination va être à la base de tout travail collectif et vise à la cohérence de l’ensemble
• La coopération va venir en deuxième niveau et cherche la cohésion de l’ensemble

La collaboration est le troisième niveau qui s’applique à pérenniser l’ensemble

Les différences entre coordination, coopération et collaboration

Coordination	Coopération	Collaboration
Chaque entité reste bien distincte	Chaque entité reste bien distincte	Mise en commun des entités et des ressources
Succession d’activités	Assemblage de sous-réalisations individuelles	Fusion de contribution à une réalisation commune en ajustement permanent
Chaque entité a un objectif personnel complémentaire avec celui des autres entités	Chaque entité a un objectif personnel compatible avec celui des autres entités	L’ensemble des entités impliquées partage un même objectif
Implique la mise en place de communication et d’un pilotage directif	Les échanges sont séquentiels et hiérarchisés	Les échanges sont permanents et plus souples
La réalisation de chaque entité est facilement identifiable et peut lui être attribuée	La réalisation de chaque entité est facilement identifiable et peut lui être attribué	Le travail est difficilement allouable à une entité
Chaque entité se sent responsable que de l’atteinte de son propre objectif	Chaque entité se sent responsable que de l’atteinte de son propre objectif	Chaque entité étant impliquée dans toute la réalisation, elles partagent donc la responsabilité d’une réussite globale

En fonction des situations et des besoins, l’organisation du travail collectif ira plus au moins loin dans ce schéma.

Pourquoi la collaboration est-elle importante ?

Pourquoi la collaboration en entreprise fait de plus en plus parler d’elle ces dernières années et semble si importante ?

L’environnement dans lequel nous devons évoluer est de plus en plus complexe, où chaque entreprise cherche à se maintenir et à pérenniser son activité.

Il est indéniable que le pilier central d’une entreprise soit les membres qui la constitue. Si l’on souhaite pérenniser son activité, il est donc primordial que les membres trouvent dans l’organisation une forme de reconnaissance qui leur conviennent. Chacun a sa vision de la reconnaissance mais le point commun est qu’il trouvera du sens à faire son travail (Cf. Figure 4).

La collaboration par sa mise en commun des différents aspects du travail collectif favorisera l’exhaustivité et l’innovation. Au lieu d’une mutualisation d’idées qui ne fédère que des parties de l’entreprises on verra apparaître des idées communes porteuses de sens pour l’ensemble pérennisant ainsi l’implication des individus.

Les compétences de chaque membre peuvent être valorisées grâce à la constante interaction. Elles vont se complémenter en vue d’apporter des valeurs nouvelles à l’entreprises.

Le décloisonnement va contribuer à ce que les savoirs soient mieux exploités et partagés à tous. L’individu se sentira alors évoluer en même temps que l’entreprise. En plus d’une amélioration de la performance, ces échanges vont permettre une diffusion accélérée de la connaissance et contribuera à la monté en compétence de l’ensemble des membres pour que l’entreprise entière deviennent apprenante. Pour ces raisons, certains utiliserons le terme de collaboration sociale.

C’est par ces différents aspects que l’entreprise va pouvoir améliorer sa productivité et sa réactivité qui est actuellement un facteur clé de la pérennité d’une entreprise.

Comment créer une collaboration ?

Si l’on comprend que le point crucial de la collaboration est les passerelles entre les membres du groupe, afin qu’ils puissent correctement mutualiser et échanger, le premier réflexe va être de mettre en place ces passerelles. Cela se matérialise en général par la mise en place d’outils visant cette finalité.

Bien que ce réflexe soit tout à fait humain, il est vital en premier lieu de préparer l’environnement qui va accueillir ce mode de fonctionnement, qui se résume par : une culture d’entreprise.

Faire évoluer la Culture d’entreprise :

En effet, la collaboration est avant tout une question d’état d’esprit qu’il faudra instiguer auprès de l’ensemble des collaborateurs. Le changement radical n’est pas une attitude innée chez l’humain, il nécessite du temps, de l’implication et de la répétition.

Lorsque l’on souhaite mettre en place une démarche de collaboration sociale, il est important d’impliquer dès la phase de réflexion du changement les différents niveaux de l’entreprise ou à minima un représentant de ces différents intervenants. Il est important de préparer et de remodeler les différents aspects de l’entreprise.

L’organisation :

Est-elle prête à accueillir ce nouveau mode de fonctionnement avec un fonctionnement horizontal et décloisonné ? Cela peut passer par différentes formes, aussi bien un retravail de l’agencement de l’entreprises favorisant les échanges, qu’identifier les processus historiques et encrés dans les usages qui vont à l’encontre de la démarche.

Le management:

Est-ce qu’ils se sentirons à l’aise pour mener cette nouvelle forme de management plus libérée, auront-ils besoin d’accompagnement pour mettre en place la démarche ? Le manager va devenir un animateur et un facilitateur dans les échanges alors que dans la coopération son rôle est plus directif en étant un point de convergence de l’équipe.

Les collaborateurs :

Le changement d’habitude peut être plus ou moins radical et les personnalités et postes se prêtent plus ou moins facilement à ce mode d’organisation du travail. De même que pour le management, est-ce que des formations seront nécessaires pour que chacun dispose du même niveau de compétences collaboratives ? Une des caractéristiques de la collaboration est de créer du sens pour le collaborateur. Ce sens peut prendre différentes formes en fonction des personnes. Il est important d’identifier ses différents aspects des ressources humaines.

De cette manière, la collaboration sociale qui sera installée pourra prendre en compte les différents aspects culturels des représentants et ceux ci se retrouverons dans la démarche. Ils vivront l’expérience moins comme une douleur, leur imposant de changer des habitudes confortables, et plus comme une solution leur apportant plus d’intérêt dans leur participation à l’entreprise.

Si la coopération en entreprise est majoritairement rependue, d’une manière plus au moins efficace, la question va être : comment passer du mode de coopération à la collaboration ?

   

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Outiller la collaboration

Si l’on doit résumer la collaboration en un mot, il faudrait utiliser le terme : ENSEMBLE. Pour ce faire, on comprend vite qu’il est requit, en plus de cette notion de culture d’entreprise, d’avoir une unicité de l’environnement de travail. Notre société étant mondiale et avec les évènements récent de la crise sanitaire, il est difficile d’envisager de se limiter à un environnement commun physique.

Cet environnement physique et numérique va être le lieu crucial pour trouver des idées, discuter des projets, échanger des connaissances ou bien prendre les décisions. Le point important à cet espace est qu’il permettra une centralisation de l’information au sens large tout au long de son cycle de vie.

C’est en vue de créer cet espace commun de travail qu’il va être important d’outiller notre démarche de collaboration afin d’arriver à une collaboration digitale.

Attention à la dérive de l’outillage. Le foisonnement d’outils collaboratifs discontinus et anarchiques aura raison de tous vos précédents efforts. Il est primordial de rationaliser les moyens mis en œuvre aux risques de re-cloisonner numériquement votre organisation.

C’est là où les plateformes collaboratives modernes, prennent tout leur sens, prennent tout leur sens. Elles vont être l’instrument qui va permettre de matérialiser cette Culture d’entreprise que vous avez mis en place en amont.

Avec ces nouvelles formes d’outil et de culture on va voir apparaître le terme de collaboration digitale.

Avec tout ces facteurs on sera en mesure de favoriser une dynamique commune.

Qu’est-ce que la synergie dans l’entreprise ?

La synergie est une caractéristique de la collaboration, elle signifie la recherche de l’union et la collectivité en vue d’attendre le bien commun et la satisfaction générale.

On pourrait également définir la synergie comme l’aboutissement d’une démarche de collaboration où l’ensemble des forces de la collectivité convergent vers la réussite et le bien être du groupe en vue d’atteindre un objectif commun.

La synergie va créer une émulsion au sein du groupe, des idées émergeront et de nouvelles compétences verront le jour dans vos équipes.

Atteindre la synergie par la collaboration va avoir un effet démultiplicateur pour votre entreprise. Mettre en place un environnement où cette relation gagnant-gagnant pour tous favorisera l’épanouissement personnel, professionnel mais aussi individuel et collectif.

Les différents types de collaboration

La collaboration va pouvoir prendre différentes formes en fonction des objectifs qu’elle va vouloir atteindre.

Comme mentionné plus haut, la collaboration sociale va être la forme générique dans laquelle on va pouvoir retrouver des types plus précis.

L’idée va être de présenter des archétypes de collaboration et que l’on sera capable de retrouver dans différentes conditions.

	La collaboration d’équipe Comment choisir le meilleur type de collaboration ? C’est généralement la première forme de collaboration que l’on voit apparaître. L’ensemble des membres du groupes se connaissent. Les collaborateur interviennent dans une temporalité commune sur des tâches interdépendantes visant à la réalisation d’un objectif. Chacun connaît son rôle et quels types de contributions il apporte au reste du groupe. Ils collaborent sur un pied d’égalité et recevront donc une reconnaissance similaire. L’équipe est dynamisée par un animateur qui veillera à l’harmonie des échanges.
	La collaboration communautaire Contrairement à la collaboration d’équipe, la collaboration communautaire va avoir pour objectif l’apprentissage et le partage de connaissance plus que la réalisation de tâches. Les membres du groupe partagent un domaine ou un centre d’intérêt. On peut parler dans ces cas de communauté de pairs où chacun va pouvoir poser des questions et avoir des conseils en retour qu’ils pourront alors mettre à profit au seins de leur propre équipe. La temporalité des interactions dans ce genre de collaboration est le plus souvent continue et non restreinte à un évènement tel qu’un projet. Ils n’y a pas de notion de hiérarchie au sein de ses groupes bien que les membres les plus expérimentés peuvent être mis plus en avant du fait de leur plus grande connaissance à partager. La réciprocité des échanges n’est pas forcement de l’ordre de 1-1 mais plutôt de 1-n. Prenons l’exemple d’une personne qui vient demander des conseils sur une situation données dans un projet et qui reçoit des contributions de plusieurs membres en retour. Elle peut entraîner des collaborations plus formalisées entre équipes et permet d’attirer les talents dans les équipes.. Elle peut entraîner des collaborations plus formalisées entre équipes et permet d’attirer les talents dans les équipes.
	La collaboration en réseau La collaboration en réseau à l’inverse des 2 premières n’est pas centrée sur les relations. Elle débute par une action individuelle et d’intérêt personnel. Cette action contribuera alors au réseau à mesure que les individus alimentent ou recherchent dans le réseau. De même que pour la collaboration communautaire, la collaboration en réseau à une temporalité continue et non limitée à un évènement. Les membres ne se connaissent pas la plupart du temps et il n’existe aucun rôle clair dans ce type de groupe. Cette forme de collaboration digitale est souvent poussée par les réseaux sociaux. Un exemple parfait sont les playlists de vidéos sur les plateformes de streaming. On peut vouloir se constituer une playlist de vidéos qui nous intéresse. Les autres membres intéressés également par ce sujet verront alors un intérêt à utiliser cette playlist. L’acte de départ est purement personnel mais contribue au réseau. Ce type de collaboration est une réponse à l’abondance d’information où le traitement et la recherche deviennent de plus en plus compliqués. On utilise l’intelligence collective et l’effort que d’autres ont déjà mis pour effectuer plus facilement notre recherche également.
	Le cloud collaboration ou collaboration en nuage Le cloud collaboration est une forme de collaboration digitale spécifique à un cas bien particulier qui est apparue avec l’essor des technologie de stockage en ligne, le cloud. Il s’agit donc pour cette collaboration d’être en capacité, grâce à un outil numérique, de pouvoir partager, éditer et consulter à distance des documents et ceci en simultané avec d’autres membres d’un groupe. Les membres du groupe peuvent voir et réaliser des modifications en temps réel.

 

Comment choisir le meilleur type de collaboration ?

Une forme de collaboration sociale n’est pas à favoriser plus qu’une autre. Au contraire, Il est important de composer un environnement où les collaborateurs de l’entreprises vont pouvoir faire appel à une forme ou une autre en fonction des situations et des besoins auxquels ils vont devoir faire face. Ces formes sont complémentaires et vont apporter différents aspects.

Il semble évident que lorsqu’on parle de collaboration en entreprise la collaboration dite “d’équipe” va facilement pouvoir être mobilisée. Elle va permettre d’organiser des travaux au sein d’une équipe et le concept pourra être élargi à des travaux inter-équipes. On visualise également très bien comment le cloud collaboration permettra une efficacité accrue d’interaction dans un cadre de mobilité et d’éclatement géographique que l’on vie ces dernières années.

La collaboration communautaire va contribuer à prendre du recul par rapport à l’activité de l’équipe. On pourra aller chercher une solution à un problème similaire dans un environnement différents. Cela va permettre d’apporter des éléments extérieurs et de se confronter à un regard neuf.

Dans une collaboration en entreprise cette forme est particulièrement importante. La compétitivité d’une entreprise passe par son savoir-faire et ses connaissances qu’elle a su développer et transformer en valeur ajoutée dans un produit ou un service. Capitaliser, partager et pérenniser ces éléments est vital pour elle. La collaboration communautaire va être un vecteur puissant de cette mission.

La collaboration en réseau pourra quand à elle aussi bien être mise en place dans l’entreprise qu’en dehors de l’entreprise. Elle est un bon complément pour bénéficier d’un effet de levier et profiter de l’effort collectif.

   

Les avantages de la collaboration dans l’entreprise

Que cela soit une collaboration sociale, un collaboration digitale, une collaboration d’équipe, une collaboration communautaire, une collaboration en réseau etc, la collaboration en entreprise par ses différentes formes et ses différents aspects va avoir un effet positif indéniable sur les équipes.

En résumé, mettre en place une démarche de collaboration au sein de son organisation aura pour avantages de :

• Proposer un environnement en ajustement permanent
• Développer la communication ouverte favorisant les échanges
• Provoquer un sentiment d’implication sur l’ensemble de la réalisation
• Contribuer à établir une synergie au sens de l’entreprise
• Créer du sens pour les collaborateur
• Favoriser l’épanouissement personnel et collectif
• Valoriser les savoirs-faire auprès de la communauté
• Participer au transfert des compétences entre membres
• Accélérer la diffusion des connaissances
• Dynamiser l’innovation et la création de nouvelles idées
• Pérenniser l’utilisation et le partage d’information

Comment favoriser et améliorer la collaboration en entreprise ?

Mettre en place un environnement décloisonné, communicant et de confiance

Le partage et la libre circulation de l’information est le pilier majeur de la collaboration. Elle va permettre une transparence dans les activités de chacun et sera gage de confiance entre eux. Encouragez à l’actualisation plus fréquente et plus spontanée des sujets de travail, réduisez les fonctionnements hiérarchiques et partagez les responsabilités au sein du groupe.

Faire de votre organisation un lieu où chacun trouve du sens à contribuer à l’effort collectif

Bien que la collaboration ne pousse pas à mettre en lumière un membre du groupe plus qu’un autre et qu’un des fondement est qu’il n’est pas possible de distinguer la réalisation de chacun, cela ne veut pas dire que l’individu ne doit pas être valorisé d’une manière ou d’une autre.

Pour être viable, le système doit permettre à l’individu de trouver du sens à contribuer au collectif. Il doit être en mesure de voir que son implication a contribué, qu’il retrouve ses valeurs dans les réalisations. Le partage des savoirs-faire et connaissances va permettre une monté en compétences des autres et l’individu se sentira grandir.

Déployer un espace commun collaboratif

Rationaliser vos outils, vos usages au sein d’un espace commun collaboratif telle qu’une plateforme collaborative. Abandonnez vos outils cloisonnant votre fonctionnement interne. Centralisez votre information et pérennisez son cycle de vie.