- Fares Laroui
- avril 28, 2021
Digital workplace: Définition et avantages
Au cours des dernières années, l’économie mondiale a subi pas mal de mutations. Afin d’assurer une croissance durable, les entreprises les plus agiles ont vite compris qu’il fallait investir dans les connaissances et le capital humain.
La vraie richesse réside dans la créativité, la recherche et l’innovation.
Table des matières
En phase avec la révolution digitale qui a démarré il y a quelque temps, les outils de communication et de collaboration se sont rapidement distingués par leur capacité à remettre le collaborateur au centre des réflexions et d’instaurer une culture de collaboration et de partage de connaissances.
Les entreprises confrontées à de tels enjeux se trouvent généralement face à deux options:
(1) Se doter des outils spécifiques et nécessaires pour chaque besoin fonctionnel.
(2) Opter pour une solution de digital workplace tout-en-un capable de répondre aux différents besoins et cas d’usage.
En effet, selon une étude menée par CMSWire, 95% des entreprises interrogées estiment qu’une solution de digital workplace représente un pilier important de leur stratégie de transformation numérique.
Qu’est-ce qui rend ces solutions alors si attrayantes pour les entreprises ?
Dans cet article, nous allons essayer de présenter les différents avantages que peut offrir une solution de digital workplace à votre organisation.
1. Qu'est-ce qu'une Digital Workplace ?
Une digital workplace est un espace de travail numérique, ou chacun des collaborateurs de l’entreprise peut accéder à tout moment et sur n’importe quel support afin de partager des informations et des documents et de collaborer d’une manière fluide et efficace à distance.
Elle peut être considérée comme étant l’évolution naturelle du lieu de travail et l’un des piliers de la transformation digitale des entreprises qui permet de connecter les collaborateurs à leurs outils et à l’information.
La digital workplace est la solution incontournable pour un travail à distance facile et efficace grâce à la multitude d’applications et d’outils métiers, mais c’est également un moyen d’instaurer une culture de collaboration et de partage qui permet d’améliorer l’engagement et la motivation des collaborateurs.
indépendante et pleinement fonctionnelle
2. Les avantages de la Digital Workplace
La digital workplace présente de nombreux avantages, c’est pourquoi elle devient aujourd’hui quasi incontournable. En voici les principaux bénéfices:
Créer et renforcer votre culture d'entreprise
La culture d’entreprise est l’ADN ou la personnalité d’une entreprise. Elle représente la vision, l’esprit et les valeurs partagées qui permettent de l’identifier et de la différencier de ses concurrents. Réussir à bâtir et à développer une culture d’entreprise aura un réel impact sur la cohésion et l’engagement des collaborateurs.
Dans un article publié par HBR, John Coleman a passé en revue les six composantes d’une culture d’entreprise réussie à savoir: la vision, les valeurs, les pratiques, les personnes, le récit et le lieu.
En examinant chaque composante, nous pouvons rapidement comprendre que la culture d’entreprise tourne principalement autour des personnes.
Établir une vision (ce que nous souhaitons réaliser), des valeurs (ce que nous défendons) et des pratiques (comment réaliser notre vision et mettre nos valeurs en pratique) aidera à façonner le comportement des employés et à créer un environnement de travail parfait. Cependant, si les trois premiers éléments sont mal transmis aux collaborateurs, ils ne comprendront pas ce qu’ils sont en train de faire ni pourquoi ils le font.
C’est à ce moment qu’on réalise l’importance des solutions de digital workplace. Un excellent moyen de communication interactive qui permet d’informer et de transmettre votre vision et vos valeurs à vos collaborateurs.
Grâce aux outils de communication tels que les fils d’actualité ou les articles de news, les membres peuvent facilement créer, publier et partager des actualités au sein de communautés spécifiques ou l’ensemble de l’entreprise. Ceci permettra de diffuser facilement les informations et permettre à l’ensemble des collaborateurs d’interagir et de s’exprimer sans la moindre barrière.
Les wikis sont une autre fonctionnalité de la digital workplace qui peut contribuer à la diffusion des politiques et pratiques de l’entreprise. Conçus spécifiquement pour servir de base de connaissances ou de point de référence aux employés, les wikis permettent un accès facile à une variété de contenus spécifiques à l’entreprise dans son ensemble (tels que les politiques et procédures) ou aux équipes (rôles, responsabilités, etc)
Briser les silos
Les équipes déconnectées et les silos de communication font partie des défis les plus récurrents auxquels les entreprises sont confrontées. Ils représentent le principal frein lorsque l’on souhaite faire évoluer une culture de collaboration.
Pour briser les silos de façon durable et saine, il est essentiel d’instaurer un climat de confiance ou la communication interactive et le partage d’informations se font en temps réel et à tous les niveaux.
Les solutions de digital workplace figurent parmi les solutions adoptées par plusieurs entreprises afin de résoudre les problèmes liés à la communication.
Qu’il s’agissent de fonctionnalités de messagerie, de visioconférence ou d’une intégration avec des plateformes de communication tierces, l’aspect horizontal et instantané caractérisant les solutions de digital workplace permet de fluidifier la communication entre pairs mais également entre les collaborateurs et leurs managers, faciliter l’accès à l’information, renforcer les interactions sociales, poursuivre son activité même en temps de crise et s’assurer que les collaborateurs sont constamment connectés.
Promouvoir le partage et renforcer la cohésion d'équipe
L’un des piliers importants des solutions de digital workplaces est la gestion des connaissances grâce aux avantages qu’elle apporte notamment: une productivité accrue, une intégration efficace, un apprentissage et un développement continus, une réduction de la duplication des connaissances, un meilleur service de support client, etc
Pour qu’un système de gestion des connaissances soit efficace, il doit combiner les dimensions collaboratives et sociales, se concentrer sur la facilité d’utilisation et de recherche et être totalement intégré aux autres composantes de la digital workplace.
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Améliorer le processus d'intégration
Investir dans le capital humain est devenu plus important que jamais dans un environnement très dynamique.
C’est aujourd’hui le premier facteur de croissance et de compétitivité des entreprises.
Le processus d’intégration représente l’un des fondements d’une stratégie de rétention et de développement des collaborateurs.
Une organisation performante doit désormais satisfaire un besoin croissant d’autonomie qui s’exprime autant chez le client que chez le collaborateur.
L’onboarding aide les collaborateurs à comprendre leur rôle, à connaître leurs collègues et à partir du bon pied. C’est également la première étape pour garantir leur engagement à court et à long terme et éviter le turnover.
Selon une étude d’Equifax, 40% des employés quittent leur emploi au cours du premier mois et 10% supplémentaires au cours de la première année. Ces résultats soulignent l’importance d’un processus d’onboarding clair et adapté et les solutions de digital workplace peuvent représenter le meilleur moyen pour y parvenir.
Grâce à leur nature sociale et collaborative, les solutions de digital workplace fournissent aux nouvelles recrues (qu’elles soient en présentiel ou à distance) des étapes détaillées à suivre pour se familiariser avec la plateforme.
Dans le répertoire des personnes, par exemple, la nouvelle recrue peut faire une recherche et se connecter avec ses collègues et apprendre à savoir qui fait quoi dans l’entreprise.
Les espaces quant à eux permettent d’accéder et de rejoindre des espaces conçus pour les équipes, les actualités de l’entreprise, les communautés, etc. il est donc important pour une nouvelle recrue d’être membre de ces espaces afin d’apprendre davantage sur la culture et sur l’entreprise dans son ensemble.
Les wikis et les espaces de formation dédiés peuvent également aider les employés à mieux comprendre les politiques de l’entreprise, à connaître leurs rôles et responsabilités et à accéder à des supports de formation.
Améliorer la productivité et les performances
Permettre aux équipes de collaborer efficacement est l’un des cas d’usage les plus courants d’une solution de digital workplace.
Multiplier les outils pour améliorer la performance est un faux calcul.
Et comme l’ont montré plusieurs études, l’utilisation de plusieurs outils pour traiter un même problème a souvent des conséquences négatives car ça peut nuire à la productivité et à la collaboration.
D’après RingCentral, un collaborateur utilise en moyenne quatre applications pour communiquer au travail, et 20% de collaborateurs en utilisent six ou plus. Au final, cela représente 32 jours de travail et des milliards de dollars de perte en productivité.
La raison derrière est simple: les données, ou plus précisément, le temps nécessaire pour y accéder est élevé. Si un employé dispose d’un outil pour la messagerie instantanée, un autre pour la vidéoconférence, d’un autre encore pour la gestion de projet, …etc, le temps passé à naviguer entre ces applications sera plus élevé, ce qui réduira le temps consacré aux tâches productives.
De plus, la multiplicité des sources de données peut accroître la probabilité de perte des données et duplication des connaissances
Afin d’éviter ces problèmes et favoriser une collaboration efficace, les entreprises ont commencé à se tourner vers des solutions de digital workplace pour deux raisons importantes:
Premièrement une solution de digital workplace est souvent équipée d’une multitude d’applications intégrées qui couvrent généralement tout le champ de collaboration, de la communication instantanée et la vidéoconférence à la gestion de projets et de document et au calendriers.
Deuxièmement, les solutions de digital workplace peuvent être considérées comme une couche supplémentaire de communication et collaboration intégrant toutes les applications au moyen d’API.
Dès qu’un utilisateur se connecte, il peut avoir un aperçu des différentes applications qu’il utilise dans un tableau de bord personnalisé sur la page d’accueil. Il peut ainsi accéder directement aux informations essentielles sans avoir besoin d’accéder séparément à chaque application tierce.
Plus d'agilité en facilitant le télétravail
Bien avant la crise sanitaire, le télétravail a commencé à faire son chemin dans de nombreuses entreprises, indépendamment de leur taille ou de leur secteur. La tendance s’est installée et est lentement devenue la nouvelle norme. Par conséquent, même les entreprises les plus sceptiques n’ont eu d’autre choix que d’adopter le télétravail.
Comme les données sont centralisées et accessibles facilement et en toute sécurité depuis n’importe quel appareil, les employés peuvent travailler à distance sans perdre en productivité. Tout ce dont vous avez besoin, en tant qu’employé, c’est d’un ordinateur portable ou d’un appareil mobile et d’une connexion internet.
En plus de la productivité, cette nouvelle expérience permet également d’améliorer l’engagement collaborateur à travers un cadre de travail collaboratif qui donne du sens au travail de chacun.
Les générations Y et Z ont toutes les deux déclaré favoriser les entreprises ayant déjà mis en place des modalités de travail flexibles.
Réduire les coûts informatiques et opérationnels
La décision de déployer des logiciels d’entreprise et des solutions de digital workplace est souvent motivée par la nécessité d’accroître la productivité et les performances, et donc les résultats.
De telles solutions permettent de mettre en place une série d’indicateurs clés de performance qui aideront à prévoir le retour sur investissement et la croissance potentielle des revenus.
Ces indicateurs comprennent les taux d’adoption, d’engagement et de rétention, les économies potentielles de coûts opérationnels et informatiques, les scores de satisfaction des clients, etc
Par exemple, opter pour une digital workplace au lieu d’une série d’applications et de plateformes distinctes peut aider à réduire les frais de licence de logiciels et à améliorer la productivité globale (les employés auront plus de temps à consacrer à leurs tâches productives)
L’hébergement dans le cloud peut aider les entreprises à réduire considérablement les coûts informatiques liés à la maintenance et au mises à niveau.
Il convient toutefois de noter que le déploiement sur site présente un certain nombre d’avantages mais s’accompagne de coûts informatiques et d’expertise.
Transformer les employés en ambassadeurs de la marque
FAQs
Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur le digital workplace, avec toutes les réponses en un seul endroit.
Qu'est-ce qu'une Digital Workplace ?
Une digital workplace est un espace de travail numérique, ou chacun des collaborateurs de l’entreprise peut accéder à tout moment et sur n’importe quel support afin de partager des informations et des documents et de collaborer d’une manière fluide et efficace à distance.
Quels sont les avantages d'une Digital Workplace ?
La digital workplace présente de nombreux avantages, c’est pourquoi elle devient aujourd’hui quasi incontournable. En voici les principaux bénéfices:
- Créer et renforcer votre culture d’entreprise
- Briser les silo
- Promouvoir le partage et renforcer la cohésion d’équipe
- Engager et valoriser
- Améliorer le processus d’intégration
- Améliorer la productivité et les performances
- Plus d’agilité en facilitant le télétravail
- Réduire les coûts informatiques et opérationnels
- Transformer les employés en ambassadeurs de la marque
Comment mesurer l'efficacité de votre digital workplace ?
La collaboration en milieu de travail est définie comme l’ensemble des processus permettant à une équipe de travailler ensemble de manière plus efficace et efficiente pour atteindre un objectif commun. Voici les indicateurs les plus importants à prendre en compte lors de l’évaluation de votre digital workplace.
- Métriques d’usage
- Métriques d’engagement
- Métriques d’efficacité
➝ Découvrez Comment évaluer les performances de votre digital workplace
Quel est le rôle d'un Digital Workplace Manager ?
Un digital workplace manager est responsable d’accompagner un projet de digital workplace dans ses différentes étapes. Les principales responsabilités sont les suivantes :
- Identifier les besoins et les domaines à améliorer
- Choisir le bon cas d’usage de digital workplace (intranet collaboratif, réseau social d’entreprise, système de gestion des connaissances, etc…) en tenant compte de la configuration informatique existante et de la stratégie commerciale globale.
- Diriger la mise en œuvre de cette digital workplace
- Élaborer des politiques, des lignes directrices et un plan de gestion de contenu.
- Déterminer et suivre les indicateurs de succès (indicateurs d’usage, d’engagement et d’efficacité).
- Offrir des séances de formation aux principaux utilisateurs et collaborateurs.
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Je pense q’une digital workplace est un espace de travail virtuel qui permet aux employés de communiquer et de collaborer plus efficacement, d’accéder à des fichiers partagés sur une seule plateforme et de booster la productivité des équipes. Il s’agit d’une solution idéale pour les entreprises qui souhaitent que leurs communications internes soient alignées entre les différents services et départements.
Selon vous : quelles sont les nouvelles tendances pour une digital workplace ?
Quels sont les éléments clés en main pour créer une digital workplace axé sur les employés ?