Adopter les outils collaboratifs de façon verticale
Mettre en place un outil collaboratif peut parfois être un défi. Afin de réussir son implémentation, il faut que votre entreprise l’adopte. Suivant la culture de votre entreprise, il serait préférable que l’adoption se fasse de façon verticale, et qu’elle soit menée par les cadres dirigeants. Dans un modèle vertical, il est nécessaire d’obtenir leur adhésion et leur soutien dès le début, ainsi que tout au long du projet.
Etape n°1: Gagner l’adhésion
Commencez par travailler avec vos équipes de direction assez tôt, de sorte à obtenir une forte adhésion à votre projet de collaboration sociale. Mettez en avant les avantages de la collaboration sociale, ainsi que la valeur ajoutée qu’elles pourront observer grâce à une participation active. Cela peut se traduire par une augmentation de la productivité, du chiffre d’affaires, de l’engagement des employés, ou d’une meilleure capacité d’innovation, ou bien encore d’une diminution des coûts associés à la formation.
En expliquant tout d’abord comment un outil collaboratif social peut les aider à un niveau avancé, vous pourrez initier la discussion sur la façon dont ils pourraient l’utiliser dans leur quotidien.
Plusieurs décideurs pourraient être intéressés de voir comment le partage des connaissances à travers un outil social peut aider à augmenter la productivité. Actuellement, leurs équipes posent des questions via un e-mail et attendent des réponses, sachant que beaucoup posent les mêmes questions, et que de l’autre côté, c’est souvent le même collaborateur qui y répond, encore et encore.
En utilisant un outil social, il sera possible d’enregistrer et classer chaque question ou chaque réponse, qui pourront être ensuite consultées n’importe quand, n’importe où, et par tout membre de votre organisation.
Une fois que les cadres dirigeants sont convaincus par les bénéfices et avantages de l’outil, ils seront eux-même intéressés par l’utilisation de l’outil social et encourageront leurs équipes à l’utiliser.
Etape n°2: Inciter à l’utilisation
Avant même de lancer le projet collaboratif, il est préférable de travailler avec les cadres dirigeants afin de détérminer de quelles façons ils peuvent utiliser l’outil pour que leur département puisse atteindre les objectifs fixés.
Essayez de trouver des façons d’intégrer l’outil collaboratif social aux outils auxquels ils sont habitués, et démontrez sa facilité d’utilisation ainsi que sa valeur ajoutée.
Par la suite, formez vos cadres dirigeants à la meilleure utilisation possible de l’outil, ainsi qu’à sa mise en place.
Une fois l’outil en place, suivez régulièrement son usage et, si besoin, faites un suivi avec les cadres dirigeants, afin de vous assurer qu’il est utilisé comme convenu, et qu’il n’y a pas de blocage au niveau de l’adoption.
Si l’outil collaboratif social est rapidement adopté par les cadres dirigeants, toute l’entreprise suivra.
Etape n°3: Encourager les autres à l’utilisation
Une fois que vos cadres dirigeants auront pris l’habitude d’utiliser activement l’outil, ils pourront encourager les autres à en faire de même. Le contenu qui y aura été développé encouragera les autres à le consulter, l’enrichir et créer leur propre contenu. Par exemple, lorsque quelqu’un pose une question, le cadre dirigeant devrait encourager cette personne à commencer par chercher une réponse sur l’outil collaboratif social.
Si une réponse ne peut être trouvée, la question devra être posée sur l’outil, pour que l’équipe entière ait l’opportunité de répondre ou apprendre à répondre.
Finalement, les cadres dirigeants peuvent encourager les autres à utiliser l’outil en s’engageant eux-mêmes sur une vaste gamme de contenus.
Un simple “j’aime” suffirait, ou même un commentaire. En voyant que les cadres dirigeants utilisent l’outil, les employés sauront qu’il est tout à fait normal de poser des questions, et qu’ils y sont même encouragés.
Il est important de savoir que l’adoption des outils collaboratifs ne se fait pas toute seule. Elle nécessite une masse critique avant qu’une vaste adoption ne se produise.
En démontrant aux cadres dirigeants l’apport de la collaboration sociale et en les y impliquant dès le début, ils défendront l’outil, commenceront à bâtir la masse critique nécessaire et influenceront leurs équipes afin qu’elles suivent l’exemple.
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