Comment organiser et animer des réunions efficaces avec eXo Platform
Dans les blogs précédents, nous avons parlé des différentes fonctionnalités d’eXo Platform et la manière dont elles peuvent aider votre entreprise à améliorer la communication et la collaboration.
Les réunions font partie intégrante de notre quotidien au bureau. Par conséquent, les organisations sont toujours à la recherche de solutions capables d’organiser des réunions et d’améliorer la collaboration en temps réel.
Dans ce blog, nous allons découvrir les différentes façons dont eXo Platform peut aider votre entreprise à atteindre cet objectif.
L’application de chat
L’un des piliers essentiels d’une solution de digital workplace moderne est la messagerie instantanée. L’application de chat intégrée d’eXo permet aux équipes de communiquer et de planifier leurs réunions.
Les fonctionnalités de l’application de chat incluent :
- La possibilité de commencer une réunion :
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Les équipes peuvent démarrer des réunions sur l’application de chat en un clic. Après le début de la réunion, les notes seront automatiquement enregistrées sous forme de pages wiki ou envoyées directement à l’adresse e-mail de l’utilisateur.
- Ajouter des événements :
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Dans l’application de chat. Les utilisateurs peuvent ajouter et planifier des événements.
- Affectez des tâches :
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Les utilisateurs ont la possibilité d’assigner des tâches.
- Partagez des liens et téléchargez des fichiers:
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Les fichiers et les liens peuvent être partagés dans l’application de chat.
- Levez la main et posez des questions :
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Ces deux fonctionnalités permettent aux utilisateurs de partager leur opinion et de s’informer sur certains sujets.
Calendrier
La fonctionnalité du calendrier intégré permet aux équipes de planifier leurs réunions en toute simplicité. Le calendrier est directement intégré dans l’application de chat et les événements peuvent y être planifiés directement. Notre dernière version eXo Platform 5.2 a apporté une facilité d’utilisation et un nouveau design aux fonctionnalités du calendrier.
Sur la page d’accueil, la plate-forme contient un calendrier dans lequel les activités et les événements de toutes les équipes sont disponibles. Les utilisateurs ont le choix de n’afficher que les activités qui les intéressent.
La fonctionnalité calendrier est également disponible pour les espaces individuels. Les équipes peuvent planifier leurs réunions à l’aide du calendrier de l’espace en cliquant sur “créer un événement”. Une boite de dialogue option sera affichée sur l’écran de l’utilisateur. L’utilisateur peut y spécifier le nom de l’événement (réunion hebdomadaire par exemple), ajouter l’heure, le lieu, une liste des participants, des pièces jointes ainsi qu’une brève description de l’événement. Une fois sauvegardé, l’événement sera affiché sur le calendrier de l’espace et les utilisateurs seront informés sur place ou par courriel (s’ils choisissent de se faire rappeler).
Notes de réunion
Comme mentionné précédemment, les notes de réunion peuvent être générées directement à partir de l’application de chat sous forme d’une page wiki. Elles contiennent tous les points de discussion d’une réunion, y compris les événements, les tâches assignées, etc…
Les utilisateurs peuvent accéder à ces notes pour apporter des modifications à la version originale.
Avec son riche ensemble de fonctionnalités, les pages wiki permettent aux utilisateurs d’attacher des liens, d’insérer des images, des tableaux et des graphes. Il en résulte une meilleure expérience de collaboration puisque les utilisateurs peuvent visualiser, partager et modifier les éléments de contenu disponibles sur les notes.
Les notes de réunion peuvent également être utilisées comme un manuel contenant les lignes directrices de la réunion et les rôles assignés à chaque membre de l’équipe. C’est particulièrement utile pour les nouveaux collaborateurs, car cela leur permet de mieux comprendre leurs responsabilités au sein de leurs nouvelles équipes. Ces notes peuvent toujours être révisées pour faire des ajustements.
Permettre aux équipes de communiquer et de collaborer plus efficacement est notre principale priorité chez eXo. Avec nos différentes versions, nous avons œuvré pour aider les équipes à mieux préparer et organiser leurs réunions. Nous innovons et planifions continuellement de nouvelles mises à niveau pour répondre aux demandes croissantes de nos clients. Suivez notre blog pour rester au courant des nouveaux développements.
Découvrez comment eXo Platform peut vous aider à transformer votre entreprise!
Fares Laroui
Je suis un spécialiste en marketing produit chez eXo. Mon rôle est de soutenir les équipes marketing et commerciales dans leurs opérations et de faire découvrir notre solution de digital workplace. Je blogue principalement sur les dernières tendances technologiques, la transformation digitale, la communication interne et comment naviguer sur eXo Platform.