Remplacer un outil obsolète par un intranet sécurisé et performant
La Mutualité Française Haute-Garonne (MFHG) est un acteur majeur des services de soins et d’accompagnement mutualistes, ouverts à tous. Elle intervient dans des domaines essentiels du quotidien : soins médicaux et dentaires, optique, correction auditive et services à la personne.
Entreprise engagée de l’Économie Sociale et Solidaire, la MFHG réinvestit l’ensemble de ses excédents pour concevoir des solutions durables au bénéfice de tous, créant un cercle vertueux de solidarité et d’impact positif.
Présente sur l’ensemble du département de la Haute-Garonne (31), elle s’appuie sur près de 650 collaborateurs formant un réseau de professionnels mobilisés chaque jour au service de la population.
Challenge
Pour accompagner ses 650 collaborateurs, la Mutualité Française 31 souhaitait se doter d’un intranet moderne, capable de renforcer la communication interne et de fluidifier l’accès à l’information. Le projet, porté par l’équipe communication, répondait à un usage principalement orienté vers la communication descendante, avec la diffusion régulière d’actualités et de contenus institutionnels.
Jusqu’alors, la MFHG s’appuyait sur un intranet vieillissant, qui ne bénéficiait plus de mises à jour. Faute d’un outil adapté et sécurisé, la communication interne reposait essentiellement sur des échanges par email, entraînant une dispersion de l’information et un manque de visibilité pour les collaborateurs.
L’enjeu était donc double : remplacer un outil obsolète par un intranet sécurisé et performant, tout en modernisant les pratiques de communication interne. Le nouvel intranet devait permettre de centraliser les informations clés (actualités, documents, procédures), de rendre les contenus accessibles en mobilité, de partager un calendrier des événements et de faciliter l’accès rapide à l’information grâce à un moteur de recherche intégré.
Enfin, le projet étant majoritairement piloté par la communication, un défi supplémentaire consistait à embarquer l’ensemble des directions dans la démarche, à moderniser la communication interne et à créer davantage de synergies, de cohésion et de transversalité entre les équipes.
Pourquoi eXo ?
Dès les premières démonstrations, la plateforme eXo a séduit les équipes de la Mutualité Française Haute-Garonne par son caractère intuitif et immédiatement opérationnel. La simplicité de navigation, la clarté de l’interface et la prise en main rapide ont été des critères décisifs, aussi bien pour les équipes en charge de l’administration que pour les futurs utilisateurs.
Avec une équipe communication composée de seulement deux personnes, la MFHG recherchait un intranet plug & play, facilement administrable au quotidien et rapide à déployer. eXo répondait pleinement à ces attentes grâce à un CMS simple d’utilisation, permettant de créer, mettre en forme et gérer les pages sans compétences techniques spécifiques, ainsi qu’à une administration de la plateforme fluide et accessible.
Au-delà de l’ergonomie, eXo s’est imposé comme une solution en parfaite adéquation avec les besoins fonctionnels du projet. La plateforme couvrait l’ensemble des usages attendus : gestion et publication des actualités internes, création et gestion de contenus, centralisation des documents, partage d’un calendrier commun et accès rapide à l’information grâce à un moteur de recherche avancé.
Cet alignement entre les objectifs de la MFHG et les capacités d’eXo a permis d’envisager sereinement la mise en place d’un intranet moderne, évolutif et au service de la communication interne
L'implémentation
Pensé comme une véritable porte d’entrée du quotidien, le nouvel intranet s’articule autour d’une page d’accueil riche et structurée, mettant en avant les informations essentielles : dernières actualités, alertes, accès rapides aux documents les plus utilisés, chiffres clés et liens utiles. Cette organisation permet aux collaborateurs de trouver immédiatement l’information dont ils ont besoin.
L’intranet offre également un accès centralisé aux applications métiers, simplifiant les usages et limitant la dispersion des outils. Dans un premier temps, la plateforme est animée par une dizaine de contributeurs, notamment l’équipe communication, qui en assure la gestion et la cohérence éditoriale.
Un espace dédié à la communication interne a été mis en place pour la diffusion des actualités, complété par sept espaces institutionnels correspondant aux principaux domaines d’activité de la MFHG (petite enfance, dentaire, optique, etc.). Entièrement personnalisés graphiquement, ces espaces seront progressivement animés par les chefs de service, notamment via le partage de documents et d’informations métier.
Par ailleurs, des pages à contenu statique viennent structurer l’information et accompagner les collaborateurs au quotidien. C’est le cas, par exemple, de la page « Mon entreprise », qui présente la Mutualité Française Haute-Garonne, ses missions, ses implantations et ses engagements. Des espaces dédiés aux ressources humaines et au CSE complètent l’intranet.
Aujourd’hui, l’équipe communication est totalement autonome dans l’administration de la plateforme : création de nouvelles pages, ajout de contenus, gestion des espaces et diffusion des actualités. Elle apprécie tout particulièrement la simplicité de création et de mise en avant des contenus, notamment grâce à l’épinglage des actualités en page d’accueil, qui garantit une visibilité optimale des messages clés.
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