Faciliter le quotidien des agents grâce à une digital workplace unifiée

Première ville de Seine-et-Marne avec ses 55 000 habitants, Chelles est située aux portes de Paris. Ville familiale, elle offre un équilibre idéal entre dynamisme urbain et campagne.

Ses nombreux parcs, jardins, anciens terrains agricoles et espaces arborés le long des bords de Marne sont de véritables atouts pour les Chellois, qui profitent ainsi d’un cadre de vie agréable, sécurisé et proche de la nature.

La Ville de Chelles souhaitait moderniser son environnement numérique en remplaçant l’intranet devenu obsolète par une digital workplace collaborative, attractive, dynamique et accessible à l’ensemble de ses 870 agents, dont 300 seulement sont informatisés.

L’objectif était ambitieux : faire de cette nouvelle plateforme le point d’entrée unique vers l’environnement de travail de chaque agent, en remplaçant, à terme, à la fois les emails et le serveur de fichiers.

Ce projet répondait à plusieurs enjeux stratégiques :

• Centraliser l’information et les ressources internes


• Renforcer la communication entre les agents et les directions


• Faciliter la collaboration transversale et la gestion de projets


• Inclure les agents non informatisés


• Réduire le stockage documentaire en éliminant les doublons


• Accompagner vers des usages numériques plus sobres, en réduisant notamment les emails

Ce projet structurant a été porté par la Direction des Systèmes d’Information, avec l’appui d’une cheffe de projet dédiée, et déployé sur les propres serveurs de la collectivité, pour garantir à la fois autonomie et maîtrise des données.

eXo Platform s’est rapidement imposée comme une évidence pour la Ville de Chelles, grâce à son ergonomie, sa richesse fonctionnelle et son ouverture technologique.

Une solution ergonomique

Le côté intuitif et facile à prendre en mains de l’outil a été un critère décisif pour embarquer tous les agents, y compris les moins technophiles.

Une meilleure interopérabilité grâce à l’open-source 

Le choix d’une solution open-source répondait à un impératif d’ouverture et de maîtrise. Grâce à cette approche, la collectivité bénéficie d’une meilleure interopérabilité avec les outils déjà en place, d’une logique de co-construction (feuille de route ouverte) et d’une maîtrise totale des données.

Une plateforme complète, évolutive et personnalisable

La richesse fonctionnelle de la plateforme couvre l’ensemble des besoins de la collectivité et va même au-delà. eXo Platform permet une extension progressive des usages et une intégration fluide au système d’information et aux outils tiers. Côté personnalisation, le paramétrage est simple, accessible, et ne nécessite aucune compétence technique. C’est un atout de taille pour une collectivité souhaitant garder la main sur ses outils.

Une expérience mobile pensée pour les agents de terrain

Avec 570 agents non informatisés sur 870, la mobilité était un critère incontournable. La plateforme, entièrement responsive, garantit une expérience fluide sur tous les supports, du poste de travail au smartphone.

Un hébergement flexible et sécurisé

eXo Platform peut être déployée sur les propres serveurs de l’organisation, dans un cloud privé, ou encore dans un cloud souverain. Chelles a choisi un hébergement on-premise pour plus de sécurité.

Le succès du projet tient en grande partie à la forte implication du DSI et de sa cheffe de projet, tous deux moteurs de la démarche. Dès les premières étapes, ils ont su mobiliser les parties prenantes clés, notamment les directions Archives, RH, Communication et Systèmes d’Information, regroupées en "offres de services", des espaces dédiés aux fonctions support au service des agents.

Cette implication collective a permis de préciser rapidement les attentes autour de la plateforme et d’être très vite dans l’action.

Une approche méthodique et structurée

Un plan d’action précis a été mis en œuvre, avec un déploiement rapide en seulement 5 mois.

Le projet s’est articulé autour de 4 grandes phases, chacune s’étalant sur environ un mois :

1. Travaux techniques initiaux : synchronisation LDAP, paramétrage de la plateforme.


2. Maquettage & gouvernance : formalisation des processus clés, structuration des espaces, préparation fonctionnelle.


3. Formation & contenus : accompagnement des administrateurs et contributeurs, création des premiers contenus.


4. Déploiement : lancement sur site pilote, puis ouverture à l’ensemble des agents.

Un lancement fort et fédérateur

Le jour J, un événement a été organisé en visioconférence : une demi-journée de lancement, animée par les sponsors du projet (directeur général des services, directeurs généraux adjoints, directeur des Systèmes d’Information et la cheffe de projet), avec des prises de parole et une démonstration en direct de la plateforme. Des binômes sont ensuite allés sur le terrain pour répondre aux questions des agents.

Depuis, une dynamique de formation continue a été mise en place : chaque semaine, une session thématique est proposée en visioconférence aux agents volontaires, permettant à chacun de s’approprier la plateforme à son rythme.

Une plateforme qui répond à tous les usages

Les espaces collaboratifs ont été pensés pour répondre aux besoins concrets de la collectivité.

• Chaque équipe dispose de son propre espace de travail.


• Un espace est dédié à chaque application métier, animé par l’équipe SI, avec des infos pratiques (guides, contacts, environnements de test ...). Lorsqu’une maintenance est effectuée sur une application, une alerte va automatiquement remonter sur la page d’accueil de l’agent concerné.

Un usage quotidien et une adoption massive

Depuis l’ouverture en novembre dernier, les retours sont très positifs. La plateforme est aujourd’hui le point d’entrée unique pour tous les outils de travail, et plus de 95% des agents informatisés s’y connectent quotidiennement.

La collectivité s’est pleinement appropriée eXo Platform, qui est devenue une véritable brique structurante de son environnement numérique de travail. Tous les niveaux, du directeur général des services jusqu’aux équipes de terrain, sont mobilisés et engagés.