De l’intranet à la digital workplace : la ville de Lunel accélère sa transformation numérique
Nichée entre Méditerranée et garrigue, Lunel est une commune dynamique du département de l’Hérault, en région Occitanie. Surnommée la capitale de la Petite Camargue, elle séduit par son cadre de vie privilégié et son riche patrimoine aux racines médiévales.
Avec une superficie de 23,9 km² et plus de 26 000 habitants, Lunel connaît une croissance démographique soutenue, affichant une hausse de plus de 20 % depuis 1999. Cette attractivité s’explique autant par sa situation géographique stratégique que par son art de vivre.
Célèbre pour son muscat, son histoire et son identité forte, Lunel conjugue tradition et modernité.
Le challenge
Il y a 2 ans, la Ville de Lunel a engagé un projet ambitieux de transformation numérique : refondre son intranet et son extranet pour les faire évoluer vers une véritable digital workplace. L’objectif était de créer une plateforme collaborative moderne, au delà d’un simple intranet, capable de devenir un point d’entrée central pour l’ensemble des agents de la collectivité.
Parmi les priorités identifiées :
Renforcer la communication interne, à la fois institutionnelle et entre agents, pour fluidifier les échanges au sein de la collectivité.
Favoriser la collaboration via des espaces de travail (équipes, projets, thématiques), intégrant des fonctionnalités de gestion documentaire et de suivi des tâches.
Dématérialiser un maximum de processus métiers, pour gagner en efficacité et en traçabilité.
Connecter la plateforme aux outils métiers existants (tels que CIRIL, GLPI, webmail, etc.) pour une expérience fluide et centralisée.
La solution devait également proposer des fonctionnalités clés comme les formulaires personnalisables, le chat et la visioconférence sous forme d’interface avec Microsoft Teams pour garder l’utilisateur au sein d’un environnement unique de travail.
Autre défi important : concevoir une plateforme accessible à l’ensemble des 600 utilisateurs, en tenant compte de leurs usages hétérogènes. Environ la moitié sont des agents de terrain, peu ou pas informatisés, tandis que l’autre moitié dispose d’un poste de travail fixe.
Pourquoi eXo ?
Dans le cadre de sa transition numérique, la Ville de Lunel a porté une attention particulière au choix de la solution. Plusieurs critères ont guidé la décision, parmi lesquels le positionnement open source d’eXo Platform, un facteur déterminant pour la collectivité en quête d’indépendance technologique et de maîtrise de son environnement numérique.
La plateforme a également séduit par sa capacité à réunir, au sein d’un environnement unifié, l’ensemble des usages attendus : communication interne, travail collaboratif, gestion documentaire, échanges en temps réel, etc. Une approche tout-en-un particulièrement adaptée aux besoins d’une organisation publique.
Autre point essentiel : la possibilité de déployer eXo Platform sur les propres serveurs de la ville (on premise), garantissant un contrôle total des données.
Enfin, la mise en place de la solution s’inscrit dans une stratégie de sortie progressive de Microsoft 365. Jusqu’alors, la base documentaire était hébergée sur SharePoint. L’intégration d’OnlyOffice dans la plateforme eXo permet à la collectivité de remplacer les outils de la suite Office, poursuivant ainsi son objectif d’autonomie numérique.
L’implémentation
Le déploiement d’eXo Platform à Lunel s’est inscrit dans une démarche progressive et structurée, portée par la DSI et construite main dans la main avec les agents. Le projet est piloté par le directeur adjoint des Systèmes d’Information, qui assure la cohérence technique du dispositif, avec le soutien fonctionnel d’eXo.
Un travail de fond a été mené sur l’ergonomie et la structuration des contenus, notamment à l’occasion du passage à la version 7.0 de la plateforme. La page d’accueil, le tableau de bord et certains espaces clés tous les espaces d’information ont été repensés pour offrir une expérience fluide, intuitive et visuellement cohérente sur l’ensemble de la digital workplace.
Le tableau de bord centralise les informations clés : fil d’actualités, accès rapide aux applications métiers, raccourcis personnalisés… L’objectif est simple : permettre à chaque agent d’accéder à l’information utile en trois clics maximum.
Les espaces clés restructurés ont été mis en ligne il y a quelques jours. L’équipe eXo s’est chargée de la conception des création des modèles pour l des espaces Communication, RH et Direction Générale, tandis que l’équipe SI s’est occupée de déployer le modèle d’s espace surs ldes autres services et de l’adapter au besoin.
Chaque service dispose aujourd’hui de son propre espace d’information (communication descendante) et de collaboration (échanges entre agents d’une même direction), complétés par des espaces projets transverses et inter-équipes.
Plusieurs connecteurs métiers ont été intégrés à la plateforme, dont GLPI (déjà actif) et iXBus (parapheur électronique, en cours de déploiement), renforçant l’intégration de la digital workplace dans l’écosystème de la collectivité.
Dès le lancement du projet, nous avons bénéficié d’un accompagnement de proximité et de qualité avec des équipes eXo disponibles, réactives et engagées. Nous travaillons ensemble en toute confiance dans un véritable esprit de partenariat. Les équipes d’eXo sont à l’écoute et savent s’adapter à nos besoins et à notre rythme
Mustapha Chilah, Directeur adjoint des Systèmes d’Information de la ville de Lunel.
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