Lumière sur … l’Élysée
L’Élysée est le siège de la Présidence de la République française qui apporte son soutien à l’action du Président. Mais c’est aussi une machine bien huilée, animée par un cabinet extrêmement actif et occupé.
Pour en savoir plus sur les raisons de l’adoption de l’intranet social eXo à l’Élysée, l’équipe produit d’eXo s’est entretenue avec Arnaud Mazier, directeur des systèmes d’information à l’Élysée, et son adjoint Didier Calizzano.
Selon Arnaud Mazier, le défi était de faciliter les interconnexions sur les actions internes. En effet, le cabinet de la Présidence de la République absorbe et génère énormément d’information.
Il ajoute que les outils traditionnels que sont la messagerie et les répertoires partagés sont surutilisés et assez limités. Par ailleurs, dans un souci d’efficacité collective, il était nécéssaire de donner un point d’ancrage à tous ces échanges d’information.
Un intranet social collaboratif semblait être la solution appropriée afin de réduire les e-mails, favoriser la numérisation et la conservation des fichiers électroniques, faciliter et valoriser les échanges d’information.
Nous avons alors proposé une solution adaptée à une équipe ambitieuse. Taillée pour le travail transversal, complète, intégrée mais ouverte, moderne et tournée vers l’utilisateur, eXo Platform dispose de tous les atouts nécéssaires pour répondre aux besoins de la Présidence.
“eXo est là pour nous aider à maîtriser le patrimoine informationnel de la Présidence, organisation de la taille d’une grosse PME qui, pourtant, est au cœur du dispositif décisionnel de l’Etat.” — Arnaud Mazier – DSI
M. Mazier ajoute que l’effort initial s’est concentré sur l’intégration aux postes de travail et à l’annuaire pour offrir une expérience utilisateur irréprochable.
Toutes les fonctionnalités cœur d’eXo Platform sont disponibles : le réseau social d’entreprise, les espaces collaboratifs, la gestion documentaire, la gestion de contenu, les forums, les wikis, les agendas et la messagerie instantanée.
Après une phase pilote, l’équipe projet a adopté une démarche itérative en impliquant l’ensemble des services du Palais, un à un. Ceci afin de dispenser un accompagnement attentionné et spécifique, vecteur d’adoption et de réussite.
Didier Calizzano, adjoint au DSI, nous a parlé de l’effet positif qu’a eu la plateforme sur le rapprochement des collaborateurs et l’efficacité collective.
“Une partie de nos utilisateurs étant constamment en déplacement, en France ou à l’étranger, vont pouvoir accéder à toutes les fonctions collaboratives via l’application eXo sur leurs smartphones sécurisés, ce qui constitue une des clés de son adoption.” — Didier Calizzano – Adjoint au DSI
Selon lui, les 800 collaborateurs de la Présidence, souvent happés par une activité intense, y trouvent une parenthèse apaisante, qui renforce leur sentiment d’appartenance.
Il nous parle aussi de l’aspect sécuritaire. Lors de la préparation des événements présidentiels en dehors du palais, des repérages sont effectués sur place. Toutes les informations relatives à ces repérages, jusqu’alors échangées de manière chaotique, par SMS ou e-mail entre les services concernés, sont désormais canalisables dans des espaces collaboratifs.
Le gain en efficacité et en sécurité est considérable.
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