eXo Platform 6.5 est disponible !

Navigation personnalisée, gestion multi-sites et bien plus encore : découvrez toutes les nouveautés et améliorations.

Nous sommes heureux d’annoncer la disponibilité générale d’eXo Platform 6.5. Cette nouvelle version, synonyme de flexibilité et de personnalisation, intègre de nouvelles fonctionnalités importantes vous permettant de créer une plateforme sur mesure en quelques clics et sans aucune compétence technique et d’offrir des expériences personnalisées à vos utilisateurs.

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Table des matières

Cette version est également centrée sur l’amélioration de l’expérience utilisateur, notamment via la personnalisation des notifications et les outils de productivité personnelle.

Voici ci-dessous une présentation des améliorations les plus significatives.

Gestion et personnalisation de la plateforme

Système de gestion du contenu complètement repensé

Avec la version 6.5, les équipes d’eXo ont poursuivi le travail de modernisation de la plateforme. Les fonctionnalités historiques ont ainsi été transformées pour offrir une nouvelle expérience utilisateur (UI/UX).

Gestion de la navigation

Vous pouvez désormais gérer directement votre navigation depuis n’importe quelle page grâce à une fenêtre centralisée de gestion de la navigation. Créez facilement un nouveau nœud de navigation, personnalisez son affichage via une icône, paramétrez sa visibilité, etc…

Création de pages en toute simplicité

Vous pouvez créer une nouvelle page très facilement à partir de la même interface. Le processus a été revu et simplifié : il vous suffit de choisir le modèle de page que vous souhaitez parmi une liste proposée. Un mode prévisualisation est disponible pour vous guider.

Mise à jour des composants

Dans la version 6.5, nous avons modernisé les composants les plus fréquemment utilisés pour une meilleure expérience. Vous avez maintenant la possibilité d’éditer les composants directement depuis la page, sans passer par le back-office.

Nouvel éditeur de contenu

Vos contributeurs peuvent désormais éditer des articles avec du contenu enrichi directement depuis le composant dédié. De nombreuses options d’édition ont été ajoutées pour vous permettre de personnaliser le contenu, comme par exemple l’intégration directe de médias web (iframely), les ancres, etc..

Gestion multi-sites

Vous pouvez désormais créer très facilement de nouveaux sites web ad-hoc et les gérer depuis la même plateforme.

Un site peut être totalement indépendant, c’est à dire utiliser une URL spécifique et avoir une mise en page personnalisée. Cette capacité est utile pour séparer votre intranet de votre outil de collaboration, par exemple. Cela vous permet également de créer des sites web éphémères dédiés à un événement par exemple.

Le site peut aussi être ajouté à la plateforme principale. Dans ce cas, il apparaîtra dans le menu agrégatif de gauche. Vous aurez la possibilité de choisir son affichage et sa position dans le menu.

De plus, le site ajouté s’affichera avec les paramètres visuels de la plateforme principale pour une expérience utilisateur unifiée. Vous pouvez maintenant afficher facilement un élément (par exemple une alerte) sur toutes les pages de votre plateforme.

Vous pouvez basculer d’un mode à l’autre à tout moment en quelques clics.

Plusieurs sites sont inclus par défaut dans la plateforme et peuvent être utilisés comme exemples.

Options de gestion des espaces

Désormais, la navigation au sein des espaces peut être personnalisée par les animateurs d’espaces. Ils peuvent notamment ajouter de nouvelles pages et modifier leurs noms. Chaque espace peut ainsi devenir un mini-site d’information, complètement personnalisé pour ses membres.

Gestion multilingue

Suite à de nombreuses demandes de nos clients, nous avons ajouté de nouvelles fonctionnalités d’internationalisation dans la nouvelle version eXo 6.5. La plateforme est déjà disponible en plusieurs langues et intègre un connecteur Google Translate pour la traduction des publications et commentaires.

La version 6.5 intègre en plus :

  • La gestion multilingue pour les pages (contenu riche). Le gestionnaire peut ajouter des traductions du contenu de la page très simplement via l’éditeur. Si une traduction est disponible, elle s’affichera automatiquement en fonction de la langue sélectionnée par l’utilisateur dans ses paramètres.
  • Il est maintenant facile d’ajouter des options de traduction pour le menu de navigation dans la plateforme. Chaque utilisateur pourra alors naviguer dans sa langue préférée.
  • La traduction automatique, déjà disponibles pour les messages brefs et les commentaires, est désormais disponible pour les articles ainsi que pour les notes.
  • Un nouveau connecteur de traduction automatique a été ajouté. Il s’agit de DeepL. Vous pouvez ainsi configurer la traduction automatique, en choisissant Google Translate ou DeepL.

Centre d’administration et options de charte graphique

eXo Platform 6.5 est livrée avec un tout nouveau site d’administration qui centralise toutes les options disponibles dans un seul environnement facile à utiliser. Celui-ci est accessible à tout moment depuis la plateforme principale via un bouton dédié, visible uniquement par les administrateurs.

Plusieurs fenêtres d’administration ont été modernisées pour offrir une expérience optimisée.

Suite à des demandes de nos clients, nous avons ajouté de nouvelles options graphiques pour personnaliser la plateforme. Par exemple, vous pouvez modifier le contour de vos applications et choisir des angles plus arrondis pour un design plus moderne.

La fenêtre propose un mode de prévisualisation pour faciliter vos choix graphiques.

Site public

Vous pouvez désormais activer un site public pour votre plateforme. Un exemple simple est inclus dans la version 6.5. Vous pouvez l’enrichir avec vos propres pages et contenus.

Cette fonctionnalité permet de créer une présentation de votre plateforme, accessible à n’importe qui. Si vous gérez une communauté ouverte, vous pouvez ainsi la présenter et inviter le public à la rejoindre. Pour les plateformes fermées (intranets, digital workplaces), la fonctionnalité peut être utilisée pour créer des pages d’information à destination des utilisateurs externes et des partenaires.

Inscription ouverte / extranets / communautés ouvertes

La version 6.5 propose de nouvelles options d’inscription. En effet, les nouveaux utilisateurs peuvent maintenant s’inscrire depuis la page de connexion. Vous pouvez ainsi personnaliser leur expérience grâce aux options suivantes :

  • Statut “externe” ou “interne” des utilisateurs (affiché directement dans le nom des utilisateurs)
  • Choix des espaces auxquels les utilisateurs appartiennent par défaut
  • Pages qu’ils peuvent voir : page d’accueil dédiée / site
Tout ceci permet de mettre en place un certain nombre de cas pratiques :
  • Vous pouvez créer un extranet pour vos clients ou partenaires, au sein de votre plateforme. Les utilisateurs externes qui rejoignent la plateforme pourront alors consulter des pages web, accéder à des espaces dédiés et interagir avec certains utilisateurs internes.
  • Vous pouvez gérer des communautés ouvertes. Présentez votre communauté via un site web public, autorisez les utilisateurs à la rejoindre et personnalisez leur process d’onboarding.
  • Lancez votre plateforme sociale d’entreprise sans effort. Il vous suffit simplement d’’autoriser les utilisateurs à la rejoindre de manière volontaire.
  • Etc…

Préférences utilisateur - personnalisation

Menu agrégatif

Pour une navigation plus rapide et plus optimisée, les utilisateurs ont la possibilité d’épingler le menu agrégatif, accessible en haut à gauche. Ils peuvent ensuite le détacher quand ils n’en ont plus besoin et gagner ainsi de l’espace.

Centre de notifications

Le centre de notifications a été complètement repensé pour la version 6.5. Les utilisateurs peuvent désormais voir leurs notifications en plein écran via une fenêtre étendue, les filtrer par type, les archiver par lot ou une par une. Une bulle rouge permet d’identifier les nouvelles notifications en un coup d’oeil.

Certaines notifications intègrent directement une action rapide, ce qui permet de gagner du temps et de réduire le nombre de clics.

Pour plus d’informations, consultez le blog dédié à ce sujet.

Mettre un espace en sourdine

Les utilisateurs ont maintenant beaucoup plus d’options pour personnaliser leurs préférences et peuvent par exemple mettre un espace en sourdine. Dans ce cas, ils ne recevront plus aucune notification de l’espace en question, sauf s’ils sont mentionnés directement. Les activités non lues de l’espace ne seront pas marquées comme telles pour l’utilisateur.

Filtre ”activités non lues”

Les utilisateurs peuvent maintenant voir l’ensemble du contenu non lu en un coup d’oeil grâce au filtre “activités non lues”.

Travail collaboratif

Site de productivité personnelle – Mon travail

La version 6.5 offre à chaque utilisateur un site personnalisé dédié pour suivre son travail personnel et son activité. Le site comprend les pages suivantes :

  • Lecteur personnel : pour organiser ses documents personnels et regrouper ses lecteurs personnels externes (OneDrive, Google Drive, etc…)
  • Tâches : pour organiser tous ses projets et tâches au même endroit
  • Agenda : pour voir tous ses événements collaboratifs
  • Process : pour voir tous les process disponibles en un coup d’oeil, soumettre des demandes et les suivre
  • Contributions : pour voir toutes ses actions réalisées

Documents

Les développements de la nouvelle application de gestion de documents ont été poursuivis dans la version 6.5 et les fonctionnalités suivantes ont été ajoutées :

  • Chargement de fichiers .zip : permet de charger une arborescence de dossiers et de documents.
  • Multisélecteur : permet de sélectionner plusieurs documents en même temps et d’effectuer des actions groupées (déplacer, télécharger, etc…)
  • Lien public : partager un document ou un fichier en dehors de votre organisation n’a jamais été aussi facile avec eXo
  • Filtres de métadonnées : nouveaux filtres par type de fichiers, date, taille, etc…
  • Recherche contextuelle dans l’espace et le dossier avec une option de recherche plein texte
  • Enregistrement des préférences utilisateur : vue “Récents” ou vue “Dossier” proposée par défaut

De plus, eXo Platform intègre la version 7.5 de l’éditeur OnlyOffice. Les nouvelles options suivantes sont maintenant disponibles dans l’éditeur en ligne :

  • Options avancées d’édition de formulaires
  • Options graphiques Smart Art permettant d’ajouter des diagrammes et des éléments graphiques complexes dans votre travail
  • Fonctionnalités de dessin
  • Options utiles de collage spécial et d’enregistrement sous forme d’images
  • Nouveau plugin ChatGPT
  • Fusion de documents : permet de fusionner deux version d’un même document, en conservant tous les commentaires et les modifications suivies
  • De nombreuses nouvelles options Excel : amélioration des tableaux croisés dynamiques, fenêtre de suivi pour vérifier les formules, nouvelles formules, coller des liens

Tableau blanc

eXo Platform 6.5 intègre le module Jitsi stable-8719 qui comprend la fonctionnalité de tableau blanc. Vous pouvez maintenant brainstormer pendant vos réunions en utilisant cette fonctionnalité et enregistrer le résultat sous forme d’image.

Pour plus d’informations, consultez le blog dédié à ce sujet :

 

Tâches et process

Vous pouvez désormais ajouter des images dans la description d’une tâche et dans les commentaires des tâches. Cette fonctionnalité très utile a été développée suite à la demande de nombreux clients.

Gestion et engagement de la comunauté

Nouveau composeur

Le nouveau composeur améliore l’expérience utilisateur sur plusieurs points :

  • Il est plus facile d’ajouter des images. Vous pouvez notamment redimensionner votre image, etc… Lorsqu’elles sont jointes, les images sont plus faciles à faire défiler et vous pouvez les modifier depuis votre publication pour un affichage plus agréable.
  • Les images GIF sont désormais affichées directement
  • Vous pouvez utiliser le composeur pour envoyer directement un “kudos” à un collègue
  • Vous pouvez choisir l’audience souhaitée (espace) depuis le composeur.

Programmes d’engagement – nouveaux types d’actions, modifications visuelles

La version 6.5 intègre d’importantes modifications concernant la gestion des programmes d’engagement, aussi bien visuelles qu’au niveau de l’expérience utilisateur.

Les cartes présentant chaque programme offrent de nouvelles options de personnalisation : ajouter une bannière, un avatar, modifier la couleur de l’affichage (couleur autour de la carte dédiée au programme et aux actions de celui-ci). De plus, vous pouvez maintenant définir l’audience du programme d’engagement.

Les actions des programmes d’engagement s’affichent désormais sous forme de carte pour une identification plus rapide. Des options sur chaque carte permettent d’afficher des informations supplémentaires comme la durée de l’action. Une vue est dédiée à l’affichage des actions les plus tendances et l’ensemble des actions peut être filtré par programme, par type, etc…

Au niveau visuel, un nouveau gadget affiche quelques actions phares dans l’espace auxquelles elles sont liées pour ainsi engager davantage vos utilisateurs.

Plusieurs options ont été ajoutées pour une meilleure gestion de vos programmes d’engagement :

  • Actions conditionnelles : vous ne pouvez déclarer l’action que lorsque la précédente est terminée. Cela permet de gamifier des parcours de formation ou des processus d’intégration de nouveaux collaborateurs.
  • Actions à durée limitée : vous pouvez maintenant limiter la période pendant laquelle une action peut être déclarée. Cette option est utile pour la gestion des réseaux sociaux. Les actions qui vont bientôt expirer sont indiquées en orange, puis en rouge sur votre fil d’activités.
  • Les actions peuvent être récurrentes ou ponctuelles.

Enfin, l’administration liée à l’engagement des utilisateurs a été simplifiée. Chaque programme peut être géré de manière décentralisée. Il est ainsi très facile de créer un programme et de gérer les actions.

Améliorations techniques et de sécurité

Accessibilité

eXo Platform 6.5 intègre des améliorations notables concernant l’accessibilité, ce qui aide vos utilisateurs à créer un contenu plus accessible :

  • L’option de vérification d’accessibilité dans l’éditeur de contenu vous permet de vérifier le contenu de votre page pour détecter d’éventuels problèmes d’accessibilité
  • Lors du chargement d’une image, vous pouvez ajouter un texte alternatif pour améliorer l’accessibilité de votre contenu
  • L’éditeur de documents en ligne (basé sur OnlyOffice 7.5) intègre un lecteur d’écran en version bêta. Ainsi, les actions effectuées dans l’éditeur sont transcrites vocalement.

Sécurité

eXo Platform 6.5 intègre un nouveau système de gestion des mots de passe et un algorithme de hachage conforme aux recommandations de l’ANSSI.

De plus, plusieurs composants ont été mis à jour dans la version 6.5, y compris des correctifs de sécurité :

  • Tomcat : 9.0.80
  • Mysql : 8.0.33
  • Mongo : 6.0
  • ES : 8.7.1
  • Nginx : 1.24
  • OnlyOffice : 7.5.0
  • Jitsi : stable-8719

Durabilité

La version 6.5 propose de nouvelles fonctionnalités pour aider les utilisateurs à contrôler et réduire leur impact environnemenal :

  • L’application Documents propose une nouvelle colonne pour afficher la taille de vos documents. Vous pouvez ainsi les trier par taille et identifier rapidement les fichiers les plus lourds.
  • Un indicateur permet de savoir le nombre de consultations de chaque document, ce qui permet de décider plus facilement d’archiver ou non un fichier.
  • Un nouveau gadget permet d’afficher le volume de stockage d’un espace ou du lecteur personnel de l’utilisateur ainsi que la tendance, c’est à dire si le volume a augmenté ou diminué dans les derniers jours. Ce gadget peut être affiché dans un espace ou sur le profil utilisateur.
  • Les éléments de plus de 30 jours stockés dans la corbeille sont automatiquement supprimés chaque semaine.

Nouveaux connecteurs

De nouveaux connecteurs sont pris en charge dans la version 6.5 d’eXo Platform. Ils exploitent les API REST d’eXo :

  • DeepL : pour la traduction automatisée, mentionnée précédemment
  • Twitter : se connecte aux profils utilisateurs et attribue automatiquement des points de gamification aux utilisateurs qui font la promotion de votre compte sur Twitter
  • GitHub : se connecte aux profils utilisateurs et attribue des points de gamification aux développeurs de code

Où trouver eXo Platform 6.5 ?

L’édition Enterprise et l’édition Community d’eXo Platform 6.5 sont disponibles simultanément.

Vous pouvez retrouver la version Enterprise via le canal habituel de support clients. Vous pouvez la tester ici.

L’édition communautaire est quant à elle disponible ici. La documentation relative au processus d’installation est disponible ici.

Des webinaires de présentation de la nouvelle version eXo Platform 6.5 auront lieu prochainement. Restez connectés pour en savoir plus !

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Je suis responsable communication France chez eXo Platform. Je suis tombée dans la communication un peu par hasard mais ce domaine rassemble tout ce qui m’anime : la créativité, l’énergie, les rencontres, le travail collaboratif, le partage et les échanges de bonnes pratiques. J’ai besoin de donner du sens à ce que je fais et de placer l’humain au centre de toutes mes actions. Je suis également passionnée par les nouvelles technologies.
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