Avec la collaboration sociale, réduisez vos coûts de formation !

Avant les outils de travail collaboratif, les entreprises tributaires du savoir, tels que les cabinets de conseil et les banques d’investissement, ont longtemps encouragé l’envoi des courriers électroniques groupés quand une personne posait ou répondait à une question relative au travail. En effet, ces entreprises avaient constaté que les mêmes questions étaient inlassablement posées, et toujours à la même personne.


Par le biais des courriers groupés, chacun pouvait lire la réponse donnée. C’était déjà mieux, mais tout de même, l’information n’arrivait pas toujours à temps, et il n’était pas évident de la retrouver ultérieurement.
De plus, les nouvelles recrues n’ont pas accès aux courriers envoyés avant leur intégration dans l’entreprise en question.

Par ailleurs, quand les experts quittaient l’entreprise, leur précieux savoir partait avec eux ! L’un des atouts majeurs des entreprises est le savoir-faire que les employés cumulent au fil des années. Saisir la “connaissance silencieuse” a été un vrai problème pour de nombreuses entreprises qui ne voulaient ni perdre des informations stratégiques, ni les “réinventer” à chaque fois qu’un employé partait.

En résumé, les outils collaboratifs fournissent les mêmes avantages que les courriers électroniques groupés. Enfin presque … Avec les outils collaboratifs, une question reçoit une multitude de réponses venant d’experts. Ces réponses deviennent alors du contenu cherchable, accessible à tous, n’importe quand. Cela signifie que vous pouvez trouver la réponse quand vous en avez besoin, même si vous ne faisiez pas partie de l’entreprise quand la question avait été posée. Cela veut aussi dire que l’information est toujours disponible, même quand son auteur ne l’est plus !

Grâce aux outils de travail collaboratif, saisir la “connaissance silencieuse” devient bien plus facile. Le temps où il fallait constamment mettre à jour une base de données est révolu ! Au lieu d’avoir à “fabriquer” la connaissance, celle-ci se capture automatiquement grâce aux discussions sauvegardées en temps réel. Pour la saisie et la gestion des connaissances, ce processus où, presque sans effort, la connaissance se transforme en contenu est un grand pas en avant !

Ce qu’il y a à y gagner ?

Tout ceci réduit drastiquement le temps et les coûts de formation ! Au lieu d’un long (et lent) processus d’intégration durant lequel l’employé doit assister à des classes de formation, il peut directement apprendre les fondamentaux et chercher l’information spécifique dont il a besoin. Un accès sur demande accélère la période de démarrage, augmente la productivité, tout en réduisant les coûts de formation.

Xerox avait mis en oeuvre ce genre de système de formation durant les années 80, en formant ses représentants techniques dans des salles de classe avec, comme support, des manuels de dépannage. Cependant, l’entreprise américaine avait constaté que les représentants apprenaient mieux lorsqu’ils s’adressaient directement à leurs collègues. Xerox a donc opté pour les outils collaboratifs afin de saisir la connaissance, et d’économiser près de 100 millions de dollars par an, rien que pour les formations !

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"Je suis la Directrice des opérations d'eXo, responsable de toutes les opérations assurant l'acquisition et le succès des clients. Dans ce blog, j'écris sur les espaces de travail modernes et leurs avantages pour les entreprises et leurs employés. De temps en temps, je blogue également sur mes centres d'intérêts, tels que la communication, le développement personnel, l'équilibre entre vie professionnelle et vie privée, la durabilité et l'égalité des genres."

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