

Livre Blanc
L’intelligence artificielle s’est rapidement intégrée dans le quotidien professionnel. Les collaborateurs testent des outils d’IA, génèrent du contenu et explorent de nouvelles façons d’être plus productifs.
Aujourd’hui, nous sommes heureux de vous présenter notre nouvelle digital workplace augmentée par l’IA.
Qu’est-ce que cela signifie concrètement ? Il s’agit d’eXo Platform que vous connaissez déjà, désormais enrichie par l’IA dans tous les cas d’usage, non pas sous la forme d’une fonctionnalité distincte, mais comme une couche intégrée à l’ensemble de l’expérience.
Au cours des derniers mois, nous avons travaillé en étroite collaboration avec des organisations expérimentant l’IA. Une observation ressort clairement : bien que l’IA soit omniprésente, sa véritable valeur au sein de l’entreprise n’est pas encore pleinement exploitée.
Au-delà de quelques cas d’usage ciblés, son adoption reste limitée. Les utilisateurs sont réticents. Les expériences sont fragmentées entre plusieurs outils. Et les organisations ont encore de vives inquiétudes concernant la maîtrise des données, la sécurité et la gouvernance.
eXo relève ces défis en introduisant une IA conçue pour un usage en entreprise : pratique, intégrée et maîtrisée.
Notre approche repose sur quatre principes clés :
eXo place l’IA au cœur de l’expérience de la digital workplace, en assistant le travail quotidien dans tous les cas d’usage :
Dans les sections suivantes, nous explorerons d’abord ces capacités du point de vue de l’utilisateur final, puis nous examinerons de plus près comment cette IA est conçue et maîtrisée côté administrateur.
L’IA est accessible à tout moment via un point d’entrée unique, disponible sur l’ensemble de la digital workplace.
Les utilisateurs n’ont pas besoin de changer d’outil ni de déplacer du contenu. L’IA est toujours à portée de main, directement là où le travail s’effectue.





Derrière cet accès unifié, eXo s’appuie sur des assistants IA contextuels. À chaque fois que l’IA est sollicitée :
Cela permet à l’IA de fournir une assistance pertinente sans intervention manuelle, et d’aller au-delà de simples suggestions.
Les utilisateurs peuvent également choisir leur assistant et préciser le contexte dans lequel l’IA doit opérer. La fenêtre IA peut être étendue en plein écran à tout moment, donnant accès à l’historique des conversations et à des fonctionnalités avancées.



L’IA peut :
Concrètement, l’IA agit comme un assistant qui travaille avec l’utilisateur, au sein de son environnement, et non comme un outil externe.
Il ne suffit pas de mettre l’IA à disposition, elle doit également être facile à utiliser dès le départ.
eXo met l’accent sur des interactions guidées et familières :
Les utilisateurs peuvent commencer par les actions suggérées, puis passer naturellement à une utilisation plus avancée.
Exemples (de gauche à droite) : appel de l’assistant de réunion, appel d’assistance sur un document, utilisation dans le cadre d’un projet :



Cette cohérence facilite la prise en main et aide les organisations à déployer l’IA de manière progressive, sans friction.
Ce modèle d’accès unifié rend l’IA à la fois puissante et facile à utiliser au quotidien. Il s’appuie sur une architecture flexible qui garantit maîtrise, sécurité et adaptabilité.
Digital Workplace augmentée par l’IA
L’intelligence artificielle s’est rapidement intégrée dans le quotidien professionnel. Les collaborateurs testent des outils d’IA, génèrent du contenu et explorent de nouvelles façons d’être plus productifs.


L’intelligence artificielle s’est rapidement intégrée dans le quotidien professionnel. Les collaborateurs testent des outils d’IA, génèrent du contenu et explorent de nouvelles façons d’être plus productifs.
L’IA dans eXo est conçue pour faciliter l’une des activités les plus courantes au travail : la production et le partage de contenu.
Qu’il s’agisse de rédiger un article, de répondre à un message, de préparer un document ou de publier une mise à jour, les utilisateurs peuvent accéder à l’IA directement depuis leur flux de travail pour rédiger, améliorer ou adapter leur contenu.
L’IA est disponible pour tous types de contenus sur la plateforme :
Les utilisateurs n’ont plus besoin de changer d’outil ni de copier du contenu. L’IA fonctionne directement dans chaque contexte.
Exemple pour la rédaction d’un message :




Exemple lorsque vous rédigez une réponse par email :



L’IA peut faciliter l’ensemble du processus de rédaction :
Cela aide les utilisateurs à passer plus rapidement d’une page blanche à un résultat prêt à être partagé, tout en gardant le contrôle sur le résultat final.
Exemple de l’assistant de rédaction général et de son accès lors de la rédaction d’un document :


Au-delà du texte, l’IA peut également aider à générer du contenu visuel pour compléter la communication écrite.
Les utilisateurs peuvent créer rapidement des visuels adaptés à leur message : par exemple pour illustrer un article, enrichir une publication ou soutenir la communication interne.





L’IA étant intégrée à l’ensemble de la plateforme, l’expérience reste cohérente :
Qu’ils travaillent sur un document, une publication ou un message, les utilisateurs interagissent avec l’IA d’une manière qui leur est familière.
Cette même approche s’applique à la manière dont les utilisateurs accèdent aux informations et les comprennent sur l’ensemble de la plateforme.
Au-delà de la création de contenu, l’IA d’eXo aide les utilisateurs à naviguer et à donner du sens aux informations sur l’ensemble de la plateforme.
Qu’il s’agisse de trouver le bon contenu, de rester au courant des activités ou de comprendre des informations complexes, l’IA accompagne les utilisateurs à chaque étape.
La recherche reste un point d’accès central à la connaissance dans la digital workplace.
eXo combine :
À partir de ces résultats, les utilisateurs peuvent :
Cela permet aux utilisateurs d’affiner progressivement les résultats, de poser des questions complémentaires et d’interagir avec leurs données, sans avoir à relancer une recherche ou à changer d’outil.
L’IA améliore la recherche en fournissant des réponses pertinentes fondées sur du contenu réel, tout en respectant systématiquement les autorisations et les droits d’accès.


Rester à jour est souvent plus difficile que de trouver des informations.
L’IA aide les utilisateurs à comprendre rapidement ce qui s’est passé sur la plateforme :
Les utilisateurs peuvent poser des questions telles que :
L’IA donne la priorité aux informations les plus pertinentes et les plus récentes afin de fournir un aperçu concis et exploitable.
Pour faciliter encore davantage cette tâche, eXo propose des prompts préconfigurés, accessibles d’un simple clic directement dans l’interface et adaptés au contexte de l’utilisateur. En fonction de l’endroit où il se trouve, l’IA suggère des actions pertinentes. Par exemple :
Les utilisateurs peuvent simplement déclencher ces actions sans avoir à rédiger de requête, ce qui permet de rattraper son retard rapidement et sans effort.
Exemples d’options disponibles depuis le tableau de bord d’accueil et le fil d’activités d’un espace, accompagnés d’un exemple de réponse générée par l’IA :



L’IA rassemble des informations provenant de sources multiples et fournit une vue d’ensemble claire et structurée, aidant ainsi les utilisateurs à rester informés sans avoir à consulter chaque outil individuellement.
Tous les résultats sont générés en fonction des autorisations de l’utilisateur, garantissant ainsi que seules les informations accessibles sont mises en avant.
Une fois les informations trouvées, l’IA aide les utilisateurs à les traiter et à les comprendre. Cela comprend :
Les utilisateurs peuvent rapidement saisir l’essentiel des contenus longs ou complexes, tout en conservant un accès complet aux sources originales.
Au-delà de la compréhension des informations, l’IA peut également aider à les transformer en actions.
Exemples d’options disponibles à partir d’une publication :


Exemples d’aide à la lecture d’un document :


Au-delà de l’aide à la rédaction ou à la compréhension des informations, l’IA d’eXo poursuit un objectif plus ambitieux : transformer l’information en action.
En analysant le contenu, les conversations et l’activité sur l’ensemble de la plateforme, l’IA aide les utilisateurs à structurer leur travail, à prendre des décisions et à gagner en rapidité.
L’IA peut extraire et organiser automatiquement des éléments exploitables à partir du contenu quotidien :
Cela réduit l’effort manuel et garantit qu’aucune action importante n’est oubliée.
Exemple d’identification d’actions à partir d’une note de réunion :



L’IA peut également aider à organiser et à stocker les informations au fil du temps, en transformant le contenu quotidien en connaissances structurées :
Cela aide les équipes à maintenir des connaissances cohérentes et bien structurées sans effort manuel supplémentaire.
Exemple d’IA analysant, suggérant des catégories et les appliquant à une publication sur un forum :




L’IA aide également les utilisateurs à organiser et à gérer leur travail :
Les utilisateurs peuvent passer sans difficulté de l’information à l’action, sans avoir à changer d’outil. Exemple de création d’une tâche par l’IA :


En analysant l’activité en cours, l’IA aide les utilisateurs et les managers à mieux comprendre l’avancement des projets :
L’IA peut également aider à organiser le temps en :
Cela offre une vision plus claire du travail et du temps, aidant les équipes à rester alignées et à réagir plus rapidement.
L’IA peut également traiter des contenus autres que le texte traditionnel :
Cela permet aux utilisateurs de transformer des données informelles ou non structurées en informations exploitables, directement intégrées à leur flux de travail.
Exemple d’analyse d’une note manuscrite, suivie de l’extraction des tâches :




Lorsque l’IA effectue des actions, le contexte est important.
Les utilisateurs peuvent guider explicitement l’IA en indiquant où les actions doivent se dérouler. Grâce à un simple mécanisme de mention, ils peuvent désigner :
Cela peut se faire à l’aide d’interactions familières, permettant aux utilisateurs de préciser la cible exacte d’une action, par exemple, où publier un message ou dans quel projet créer une tâche.


Cela garantit que les actions de l’IA sont non seulement pertinentes, mais aussi exécutées au bon endroit.
L’IA étant intégrée à la plateforme, elle ne se limite pas à l’analyse.
Elle peut agir au nom de l’utilisateur, toujours dans le respect de ses autorisations, pour :
L’IA devient ainsi un assistant pratique qui aide à accomplir le travail, et non plus seulement un outil de génération de contenu.
Ces capacités s’appuient sur une architecture IA structurée et maîtrisée, que nous détaillons ci-dessous.
Les administrateurs peuvent gérer l’IA via une interface unifiée qui centralise toutes les options.
L’IA dans eXo Platform est conçue pour s’intégrer à de multiples modèles d’IA, plutôt que de dépendre d’un seul fournisseur.
La plateforme prend en charge plusieurs fournisseurs, qu’il s’agisse de services d’IA commerciaux, de modèles open source ou de modèles auto-hébergés.


Il est possible de configurer et de gérer plusieurs modèles, y compris des modèles multimodaux capables de traiter du texte, des documents, des images et de la voix.


Les modèles peuvent être sélectionnés en fonction du cas d’usage, chacun étant associé à un modèle différent. Cela permet aux organisations d’adapter le comportement de l’IA en fonction des performances, de la confidentialité des données ou des contraintes budgétaires.
Pour fournir des résultats pertinents et fiables, l’IA d’eXo Platform repose sur une approche structurée de l’intégration du contexte et des connaissances. Celle-ci combine l’indexation des données internes, les signaux contextuels provenant de la plateforme et une application stricte des autorisations.
eXo s’appuie sur une approche de génération augmentée par récupération (RAG), entièrement intégrée à la plateforme.
Tous les objets pertinents sont traités et indexés en continu, notamment :
À mesure que le contenu est créé ou mis à jour, il est indexé en continu, transformé en représentations vectorielles et stocké dans une base de connaissances dédiée.
La base de connaissances reste isolée au sein de la plateforme, garantissant ainsi que les données internes ne sont ni transférées ni conservées dans des modèles externes. Cela permet de s’assurer que l’IA fonctionne sur des données internes à jour, structurées et consultables.
Les modèles embarqués constituent un élément essentiel de la gestion des données, car ils sont utilisés à la fois lors de l’intégration des données et lors de la recherche sémantique sur des contenus potentiellement sensibles. eXo permet par défaut l’utilisation de modèles embarqués auto-hébergés, via Ollama, évitant ainsi toute exposition incontrôlée des données.
De plus, la plateforme permet aux utilisateurs de déclarer certains espaces comme « souverains ». Dans ce cas, les données de ces espaces ne seront jamais transmises à un modèle externe sous quelque forme que ce soit, même si l’organisation utilise un modèle d’intégration commercial pour la plupart des données.

En plus des connaissances extraites, l’IA reçoit des informations contextuelles directement depuis la plateforme. Cela comprend :
Ce contexte est transmis en même temps que les données extraites, ce qui permet à l’IA de fonctionner en ayant une compréhension précise de la situation.
L’IA peut également exploiter des sources de contexte complémentaires pour améliorer la cohérence et la pertinence, en particulier un glossaire organisationnel. Ce dernier peut être géré par l’organisation via l’interface d’administration :


Toutes les opérations d’IA sont strictement alignées sur le modèle de permissions de la plateforme.
En plus de cette base contextuelle, eXo fournit une couche d’action qui permet à l’IA d’interagir avec les outils et d’exécuter des opérations au sein de la plateforme.
eXo Platform repose sur une architecture d’IA agentique, permettant la création d’assistants intelligents qui accompagnent les utilisateurs dans leur travail quotidien, tout en leur laissant à tout moment le contrôle.
eXo permet de définir des assistants combinant :
Il est bien sûr possible de définir le nom et l’apparence de l’assistant, de suggérer des prompts et de configurer les permissions.
Les options avancées incluent le choix du modèle, les remplacements par défaut et l’accès aux outils.

Tous les assistants peuvent être modifiés via une interface centralisée et facile à utiliser :


De plus, la plateforme prend en charge l’intégration d’assistants à distance proposés par des plateformes tierces, avec leurs propres prompts, modèles, sources de données et règles d’accès.

Les assistants IA peuvent être appelés via des actions IA contextuelles, configurées à l’aide de prompts et déclenchées directement sur des éléments spécifiques de la plateforme, tels que des tâches, des documents, des publications ou des événements.

Grâce à leur interface, les administrateurs peuvent configurer en détail l’expérience utilisateur.
Plusieurs options sont disponibles pour l’assistant général. L’administrateur choisit notamment les agents spécialisés que les utilisateurs pourront appeler depuis leur interface :

Ensuite, pour chaque point d’action contextuel, l’administrateur pourra définir des actions simples et associer un assistant ainsi qu’un prompt à ces actions :



Ces actions permettent aux utilisateurs d’automatiser et de standardiser les flux de travail courants, facilitant ainsi la réalisation de tâches répétitives telles que la création d’ordres du jour structurés pour les réunions, la production de rapports d’activité ou le suivi de l’avancement des projets.
Toutes les actions qu’un utilisateur peut effectuer sur la plateforme sont converties en un format compatible avec l’IA, à l’aide du protocole MCP (Model Context Protocol, qui permet à l’IA d’interagir avec les fonctionnalités de la plateforme).
Les assistants peuvent accéder à ces outils afin d’effectuer des actions à la place d’un utilisateur. Toutes les requêtes sont exécutées avec les permissions de l’utilisateur d’origine et peuvent être soumises à l’approbation de ce dernier (intervention humaine).
L’administrateur peut accéder à la liste des outils disponibles. L’accès des agents aux outils est configuré de manière granulaire dans l’interface de configuration des assistants.



De plus, eXo s’appuie sur un serveur MCP pour mettre à disposition des outils et permettre des interactions sécurisées entre l’IA et les systèmes internes ou externes. Grâce à ce mécanisme, les outils peuvent se connecter aux fonctionnalités de la plateforme ou à des services tiers via des API, l’accès étant sécurisé à l’aide de clés API ou d’une authentification OAuth. Les administrateurs peuvent configurer les outils disponibles, la manière dont ils sont connectés et les assistants autorisés à les utiliser, garantissant ainsi des intégrations maîtrisées et sécurisées.
Les administrateurs peuvent configurer les permissions pour une utilisation générale de l’IA, mais aussi de manière plus précise au niveau d’un agent ou d’un point d’accès :




Ainsi, l’accès à l’IA peut être accordé différemment selon les utilisateurs, certains d’entre eux pouvant accéder à des options plus avancées.
L’IA dans eXo Platform est conçue pour assister les utilisateurs, et non pour les remplacer.
À tout moment, l’IA tient compte des permissions de l’utilisateur, n’accédant qu’aux données mises à sa disposition et n’effectuant que les actions qu’il est habilité à réaliser.
De plus, toutes les actions proposées par l’IA restent sous le contrôle de l’utilisateur. Il peut examiner, ajuster ou valider les résultats avant que toute action ne soit exécutée. Cette validation par l’utilisateur est définie au niveau de l’outil, garantissant ainsi que toute action ayant un impact nécessite son approbation.
Cette approche garantit que l’IA améliore la productivité tout en préservant la responsabilité, la précision et la confiance dans les opérations quotidiennes.
L’utilisation de l’IA peut être tracée grâce aux fonctionnalités d’analyse de la plateforme, au même titre que les autres fonctionnalités.
eXo propose des tableaux de bord dédiés qui permettent aux administrateurs de visualiser l’activité de l’IA sur l’ensemble de la plateforme. Cela inclut des indicateurs tels que l’adoption par les utilisateurs, les niveaux d’utilisation, la consommation de jetons et l’efficacité des réponses fournies par l’IA.

Ces tableaux de bord peuvent être adaptés et étendus en fonction des besoins, ce qui permet aux organisations de tracer l’utilisation, d’optimiser les configurations et d’assurer la gouvernance et la maîtrise des coûts.
Grâce à ce cadre d’IA, eXo Platform renforce son positionnement en tant qu’alternative open source solide face à Microsoft 365.
En combinant une flexibilité multi-modèles, une intégration maîtrisée des données via RAG, une application stricte des permissions et une couche d’actions intégrée, eXo offre une IA à la fois puissante et entièrement maîtrisée.
Cela constitue une alternative souveraine solide à Copilot, que les organisations peuvent adapter, déployer et gouverner selon leurs propres conditions, avec une maîtrise totale sur les modèles, les données et l’utilisation.
La couche IA est disponible dès maintenant pour :
Pour les clients sur site, les fonctionnalités IA seront disponibles avec la prochaine version majeure 7.2.

eXo Platform : Digital Workplace
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Je suis responsable communication France chez eXo Platform. Je suis tombée dans la communication un peu par hasard mais ce domaine rassemble tout ce qui m’anime : la créativité, l’énergie, les rencontres, le travail collaboratif, le partage et les échanges de bonnes pratiques. J’ai besoin de donner du sens à ce que je fais et de placer l’humain au centre de toutes mes actions. Je suis également passionnée par les nouvelles technologies.