- Anne-Sophie Duport
- juin 5, 2025
Réussir sa migration de Workplace from Meta : bonnes pratiques et erreurs à éviter
Au 31 août 2025, Workplace from Meta fermera définitivement. À partir de cette date et jusqu’au 31 mai 2026, les entreprises pourront accéder uniquement en lecture seule à leurs contenus et garderont la possibilité de télécharger leurs données existantes. Après cette date, le service sera complètement arrêté et les instances Workplace seront supprimées. Le compte à rebours est donc lancé !
Table des matières
Cette annonce a suscité de l’inquiétude pour de nombreuses organisations : comment récupérer et conserver ses données ? Comment accompagner les équipes dans ce changement, tout en assurant la continuité des activités ?
L’arrêt de Workplace impose un changement, mais c’est aussi une opportunité de repenser la digital workplace. En effet, depuis quelques temps, Workplace n’évoluait plus et montrait ses limites : manque de personnalisation, intégration limitée avec d’autres outils, absence de vision à long terme. C’est donc le moment idéal de faire le point sur vos usages, d’évaluer vos besoins actuels et d’adopter une solution plus moderne, plus durable et centrée sur l’expérience utilisateur.
Dans cet article, nous vous guidons pas à pas pour réussir votre migration de Workplace from Meta : les étapes clés à suivre, les bonnes pratiques à appliquer, les pièges à éviter, et surtout, une vision positive de ce changement. Parce qu’une migration bien menée, c’est une opportunité stratégique de faire évoluer la collaboration et la communication dans votre organisation !
1. Diagnostic : faites un bilan de vos besoins actuels
Avant de vous lancer dans la migration, commencez par établir un bilan de votre utilisation actuelle de Workplace. Ce diagnostic vous permettra de bien définir vos besoins, vos attentes, et vos enjeux pour garantir une transition fluide, rapide et sans perte d’informations.
Voici quelques questions à vous poser pour identifier quels sont vos usages de Workplace :
- Groupes : Quelles communautés ou groupes sont les plus actifs ? Lesquels sont obsolètes et pourquoi ?
- Fichiers partagés : Où sont-ils stockés ? Sont-ils accessibles via un autre outil ?
- Échanges et contenus : Quelles publications, discussions et quels contenus génèrent de l’engagement ? Quelles informations sont à conserver (actualités, événements, annonces RH, …) ?
- Outils et fonctionnalités : Fils d’actualités, chat, visioconférences, sondages, partage de documents, applications tierces… Quels outils et fonctionnalités sont utilisés au quotidien par vos équipes ?
Le moyen le plus pertinent pour réaliser ce diagnostic est d’exporter les données de Workplace. Vous pourrez ainsi faire une analyse à la fois quantitative et qualitative.
Interrogez également les utilisateurs pour recueillir leurs besoins et leurs attentes.
La migration est un projet collectif, impliquant l’ensemble de l’organisation :
- L’équipe de direction : c’est le sponsor du projet. Elle donne l’impulsion, assure le soutien du projet auprès des instances internes et a la capacité d’engager l’organisation.
- L’équipe communication ou RH : le plus souvent, c’est l’équipe qui pilote le projet. Son rôle est d’assurer la cohérence des besoins avec les choix réalisés tout au long du projet. Elle valide les différents livrables de chaque phase et est aussi en charge des contenus et de la dynamique collaborative.
- Utilisateurs ambassadeurs : acteurs clés de la réussite du projet, les ambassadeurs doivent être présents dès le démarrage du projet, puis sur l’ensemble des phases. Ils participent à l’animation de la plateforme.
- Directions métiers : pour identifier les cas d’usages.
- Équipe technique : pour gérer le déploiement technique de la plateforme et tout ce qui est lié à l’aspect sécurité.
Impliquer l’ensemble de ces acteurs dès le début du projet permet de co-construire la nouvelle plateforme, de lever les freins au changement et de mieux anticiper les besoins.
Les données n’ont pas toute la même importance et les fonctionnalités n’ont pas toutes le même intérêt. C’est pourquoi, il est important de vous poser les bonnes questions :
- Quels sont les indispensables ?
- Qu’est-ce qui peut être abandonné ou repensé ?
- Quelles améliorations attendez-vous de la prochaine solution ? Plus de personnalisation ? Une meilleure gouvernance ? Une intégration plus poussée ?…
Cette étape est souvent sous-estimée et pourtant, c’est la clé d’une migration réussie. Un diagnostic précis, c’est une boussole pour choisir la plateforme collaborative la plus adaptée à votre organisation.
2. Bien choisir sa nouvelle plateforme collaborative
L’arrêt de Workplace from Meta vous pousse à choisir une alternative.
Simplicité d’utilisation, richesse fonctionnelle, souveraineté, sécurité des données, interopérabilité, évolutivité, coût… Quels critères sont indispensables pour votre organisation ? Il ne s’agit pas de chercher un clone de Workplace, mais de trouver la solution la plus adaptée à vos besoins actuels et à venir.
Dans cette phase de votre projet, commencez par définir quels critères en lien avec vos priorités stratégiques sont incontournables. Voici quelques exemples :
- Les fonctionnalités : est-ce que la solution répond aux usages clés identifiés à l’étape de diagnostic ?
- L’expérience utilisateur : l’interface est-elle intuitive, facile à utiliser ? Est-ce qu’un accès sur mobile est proposé ? Si oui, est-il fluide ? Une bonne expérience utilisateur est déterminante pour l’adoption.
- L’interopérabilité : la plateforme est-elle open-source ? S’intègre-t-elle facilement avec vos autres outils métier ? Propose-t-elle un centre d’applications et des connecteurs ?
- La personnalisation : est-il possible de personnaliser la plateforme (branding, arborescence, droits d’accès) sans compétence technique ?
- L’hébergement et la souveraineté : vos données sont-elles stockées en Europe ? La solution respecte-t-elle le RGPD ou est-elle soumise aux lois extraterritoriales ? Peut-elle être hébergée dans le cloud souverain ou on-premise ?
- L’indépendance et la durabilité : la solution est-elle propriétaire ou open-source ? Est-ce que le prestataire a une vision long terme (accessibilité, écoconception…) ?
Une fois que vous avez comparé les solutions du marché, constituez un groupe pilote pour tester en conditions réelles les solutions retenues et analysez les retours de ces utilisateurs.
Ne cédez pas à la facilité en cherchant un outil similaire à Workplace. L’arrêt de cette plateforme est une opportunité :
- Pour profiter de nouvelles fonctionnalités que vous avez identifiées comme nécessaires : centralisation des connaissances, application mobile plus moderne, gestion documentaire plus structurée, meilleure expérience utilisateur…
- Pour introduire de nouvelles pratiques, comme les programmes de contributions, la reconnaissance collaborateur ou encore une communication interne plus personnalisée.
Choisir dans l’urgence votre nouvelle plateforme n’est pas la meilleure idée. Il s’agit avant tout d’investir dans un outil capable d’évoluer avec vos besoins :
- Votre organisation va-t-elle se développer, s’internationaliser ?
- Souhaitez-vous développer vos usages à moyen terme (portail d’entreprise, réseau social d’entreprise, plateforme de connaissances…) ?
- Un accompagnement sera-t-il nécessaire ?
- Aurez-vous besoin de développements spécifiques ?
Optez pour une solution pérenne, ouverte et évolutive, capable de vous accompagner dans la durée.
3. Les étapes clés pour une migration fluide
Une migration réussie repose sur une préparation minutieuse et une organisation rigoureuse. Voici les étapes clés à suivre pour une transition maîtrisée.
Profitez de la migration pour archiver ou supprimer les contenus obsolètes et organiser les données à transférer sur la nouvelle plateforme.
Selon le volume, la complexité et vos priorités, vous pouvez opter pour :
- Une migration automatisée : certaines solutions proposent des API, des outils d’import/export ou des services spécialisés pour faciliter le transfert.
- Une reprise manuelle, plus légère pour certains contenus à faible valeur.
Les catégories de données à transférer sont le plus souvent :
- Les utilisateurs et leur profil : informations, photos, rôles…
- Les groupes ou espaces : structure, membres, permissions
- Les publications et interactions : posts, commentaires, likes
- Les fichiers et documents partagés
Quelques bonnes pratiques pour faciliter votre migration :
- Archivez ou supprimez les données obsolètes avant la migration
- Testez la migration sur un périmètre restreint avant le déploiement global
- Conservez une archive consultable pour les contenus non migrés
Profitez du changement pour repenser l’organisation de vos espaces :
- Quels espaces sont pertinents à garder, à créer ?
- Quelle arborescence est la plus facile et intuitive pour vos utilisateurs ?
- Quelle expérience souhaitez-vous leur proposer ?
- Est-il nécessaire de définir des modèles d’espaces pour faciliter le déploiement ? Par exemple, des modèles pour les projets, les communautés, la communication interne.
Certaines solutions permettent de configurer dès le départ :
- Des pages d’accueil personnalisées
- Des modèles d’espaces thématiques
- Des permissions fines adaptées à chaque profil d’utilisateurs
Ces fonctionnalités permettent de gagner du temps lors de votre migration.
Pour maximiser la réussite de votre projet, organisez un déploiement progressif, par services ou par entités si la migration concerne un groupe constitué de plusieurs entreprises :
- Pilotez un groupe test pour valider le paramétrage
- Impliquez vos collaborateurs ambassadeurs pour faciliter l’adoption du nouvel outil
- Planifiez précisément le projet : migration, paramétrage, test, formation, déploiement, support
Pour faciliter l’adhésion au projet et à la nouvelle plateforme, proposez un kit de lancement avec des tutoriels, des messages internes, des FAQ, des vidéos de prise en main de l’outil, etc..
Une migration réussie repose également sur un accompagnement de qualité. Ce critère est essentiel dans le choix de votre nouvelle plateforme. Pour cela, appuyez-vous sur un partenaire expérimenté, en mesure de :
- Vous guider dans la configuration technique
- Développer ou adapter les outils de migration
- Accompagner la gestion du changement en interne pour faciliter l’adoption de la nouvelle plateforme
4. Les pièges à éviter
Même avec une bonne préparation et un outil performant, une migration peut vite devenir complexe. Voici les erreurs les plus fréquentes à éviter pour votre projet de migration de Workplace.
Workplace fermera le 31 août 2025 et il reste donc peu de temps pour effectuer votre migration dans de bonnes conditions. Ne laissez pas l’urgence dicter vos choix. Anticiper, c’est se donner le temps de comparer, tester et impliquer les équipes.
Migrer l’ensemble de vos données accumulées depuis des années, sans tri préalable, c’est prendre le risque de :
- Allonger les délais et coûts de migration
- Importer des contenus obsolètes ou inutiles
- Complexifier inutilement la nouvelle plateforme
Prenez donc le temps nécessaire pour trier, qualifier et prioriser vos données.
Le transfert des données est important, mais l’adoption de la plateforme par les utilisateurs l’est encore plus. Une migration réussie est avant tout un projet auquel l’ensemble des utilisateurs adhérent.
Sans formation, accompagnement ou communication :
- Les utilisateurs ne comprennent pas le changement
- La plateforme reste peu utilisée
- Le retour sur investissement est faible
Ne négligez pas l’expérience utilisateur et les ambassadeurs. Ce sont les collaborateurs qui feront vivre la plateforme au quotidien.
Dans l’urgence, vous pouvez choisir une solution tout-en-un, rapide à déployer mais fermée, peu évolutive et non alignée avec vos valeurs.
Vous prenez ainsi de nombreux risques :
- Difficultés d’intégration avec vos outils métiers
- Dépendance à une solution propriétaire (« vendor lock-in »)
- Freins à la personnalisation et à l’évolution
Privilégiez les solutions open-source, évolutives et souveraines, pour plus de liberté, de transparence et de sécurité.
Une migration, c’est un moment stratégique dans la vie de votre organisation.
Ne passez pas à côté de cette occasion de :
- Fédérer les équipes autour d’un projet commun
- Développer le sentiment d’appartenance
- Renforcer la culture d’entreprise
- Montrer que l’organisation évolue et innove
Faites de cette migration un projet porteur de sens.
5. Et si la fin de Workplace était une opportunité stratégique ?
La fermeture de Workplace from Meta peut vous sembler, à première vue, une véritable contrainte. En réalité, cela peut être le déclic pour lancer le projet de transformation digitale de votre organisation. Plutôt que de chercher une solution de remplacement “par défaut”, c’est une opportunité de repenser en profondeur vos usages collaboratifs.
Remplacer Workplace, c’est l’occasion de moderniser vos outils et vos pratiques pour :
- Proposer une expérience utilisateur plus intuitive, plus fluide, plus personnalisée, plus mobile
- Repenser votre communication avec des contenus plus ciblés, plus personnalisés, plus visuels et plus engageants
- Introduire des fonctionnalités innovantes comme les outils de gamification ou les programmes d’onboarding
Workplace est une solution propriétaire américaine, ce qui implique une dépendance à des infrastructures et des lois non européennes.
Dans un contexte géopolitique très complexe, cette migration est le moment idéal pour choisir une solution qui :
- Propose un hébergement souverain en France ou en Europe
- Est conforme au RGPD
- Vous permet de garder le contrôle sur vos données et respectueuse de vos exigences en termes de sécurité et de confidentialité.
Choisir une solution durable, c’est :
- Réduire l’empreinte carbone de vos outils
- Favoriser des solutions éco-conçues, sobres et accessibles
- Valoriser un modèle open source transparent, collaboratif et éthique
Sortir de Workplace, c’est aussi construire une digital workplace qui vous ressemble et dans laquelle vos équipes pourront collaborer, partager et s’engager librement. Vous pourrez :
- Personnaliser vos espaces, vos pages et vos sites comme vous le souhaitez
- Profiter des évolutions de la plateforme et développer de nouveaux usages
- Fédérer vos collaborateurs autour d’un outil qui reflète votre culture d’entreprise
En prenant le temps d’établir un diagnostic de vos usages, de choisir la bonne plateforme, de préparer votre migration et d’accompagner vos équipes, vous transformez votre projet en levier stratégique pour renforcer la collaboration, l’engagement et la performance interne.
Avec les bons partenaires et la bonne solution, vous avez l’opportunité de créer une digital workplace qui vous ressemble : plus souveraine, plus durable, plus engageante.
Vous souhaitez passer à l’action sans attendre la dernière minute ?
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Je suis responsable communication France chez eXo Platform. Je suis tombée dans la communication un peu par hasard mais ce domaine rassemble tout ce qui m’anime : la créativité, l’énergie, les rencontres, le travail collaboratif, le partage et les échanges de bonnes pratiques. J’ai besoin de donner du sens à ce que je fais et de placer l’humain au centre de toutes mes actions. Je suis également passionnée par les nouvelles technologies.
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