Un intranet collaboratif pour une communication dynamique et spontanée
L’université de Caen Normandie est un établissement public à caractère scientifique, culturel et professionnel, implanté dans 3 départements de la région Normandie : le Calvados, la Manche et l’Orne. Elle est composée d’enseignants, d’enseignants - chercheurs , d’étudiants et de personnels BIATSS (bibliothécaires, ingénieurs, administratifs, techniques, de service et de santé).
Elle regroupe des unités de formation et de recherche, instituts et écoles. Elle fait partie de la communauté d'universités et établissements Normandie université dont Caen en est le siège. Elle accueille plus de 31 000 étudiants, ce qui en fait la première université de Normandie.
Le challenge
Reflet de son organigramme, l’université de Caen Normandie dispose d’un intranet très classique, statique et vieillissant avec de nombreuses pages. Les contributeurs sont dispersés, l’information est peu consommée et la communication est essentiellement descendante et froide. L’intranet ne correspond plus aujourd’hui aux besoins des équipes et ne peut être intégré aux autres outils du système d’information. De plus, il devient urgent de le remplacer car la plateforme ne dispose plus de mise à jour, ni de maintenance, ce qui la rend vulnérable.
L’ambition d’UniCaen est de mettre en place un intranet collaboratif simple, utile et attractif répondant aux enjeux de :
Cohésion: faire communauté et développer le sentiment d’appartenance à UniCaen
Proximité : rapprocher l’ensemble des agents grâce à une communication fluide, dynamique, optimisée et spontanée.
Modernisation de l’établissement : proposer un outil d’information et de communication dans l’air du temps pour ancrer un changement profond et nécessaire d’UniCaen.
De plus, l’objectif est de repenser complètement l’information pour l’organiser principalement par offre de service. UniCaen souhaite également dynamiser la communication en s’appuyant sur des réseaux déjà existants et en développant des communautés d’intérêts.
Le nouvel intranet s’adresse à l’ensemble des BIATSS, c’est-à-dire le personnel administratif, les enseignants, les enseignants-chercheurs ainsi que les hébergés, personnel qui travaille dans les locaux d’UniCaen sans avoir de contrat avec l’établissement. Cela représente environ 3 000 personnes. A moyen terme, l’université souhaite ouvrir l’intranet aux enseignants-chercheurs d’autres universités partenaires.
L’ambition du nouvel intranet est de faire communauté, c’est-à-dire développer le sentiment d’appartenance des divers profils d’agents à UniCaen tout en facilitant leur travail au quotidien grâce à un outil simple, intuitif, fiable et centralisé.
— Linda Ortholan, directrice de la communication d’UniCaen
Pourquoi eXo ?
Le choix de l’université de Caen Normandie s’est porté sur la solution eXo Platform pour plusieurs raisons :
Sa capacité à traiter une communication différemment.
Sa qualité d’accompagnement : UniCaen a peu d’expérience dans le pilotage de projet et a un réel besoin d’être accompagnée pour atteindre son ambition, notamment sur la mise en place de communautés d’intérêts.
Sa facilité d’usage et son côté intuitif.
Sa capacité d’évolution et sa disponibilité dans le cloud
L’implémentation
L’ouverture du nouvel intranet à l’ensemble des 3 000 utilisateurs est prévue début avril et se fera sur un périmètre d’espaces restreint.
Les prochains mois seront consacrés à la création de nouveaux espaces, à l’accueil de nouveaux animateurs et à la transmission des compétences nécessaires pour animer les nouveaux espaces.
Par ailleurs, un travail important autour de la conduite de changement et de la gouvernance est mené depuis plusieurs mois pour garantir une adoption durable du nouvel intranet. Ce projet représente un réel changement de paradigme pour UniCaen.
Retrouvez tous nos documents et outils de référence en consultant notre centre de ressources
