Être productif au travail est un des défis majeurs de l’entreprise moderne, surtout pour les travailleurs du savoir.
Dans une économie basée sur le savoir, les travailleurs du savoir représentent un grand pourcentage, qui plus est croissant, de la population active totale. Simultanément, nous vivons une explosion d’information et dont nous ne voyons pas la fin. Par exemple, la dernière publication des données de Google mentionne 1.2 trillions de requêtes de recherche, par an – soit huit fois plus qu’en 2005.
Beaucoup trop du temps de travail est consacré à fouiller dans l’information. Une étude intéressante, menée par McKinsey en 2012, a révélé que les travailleurs du savoir passaient plus de 60% de leur temps à des tâches sans rapport direct avec leur fonction. Parmi ces tâches, nous retrouvons la gestion des emails, les réunions, et les recherches d’informations internes. Les intranets axés sur l’utilisateur ont pour objectif d’améliorer la productivité des employés en réduisant le temps passé sur ce genre d’activités.
Trop d’emails tuent … la productivité !
En 2012, les travailleurs du savoir passaient 28% de leur temps de travail à gérer leurs emails. Aujourd’hui, ce pourcentage est encore plus haut. En 2015, 122 emails professionnels étaient envoyés et reçus quotidiennement. Ce chiffre continue de croître et passera à 126 d’ici la fin de 2019.
Supposons que vous ayez besoin d’en moyenne deux minutes pour traiter chaque email, avec le temps d’interruption inclus, 122 emails par jour représentent 4 heures de travail par jour — à peu près 50% d’une journée de travail normale.
Un intranet social diminue considérablement le nombre d’emails professionnels, et les remplace par des fils de conversations contextualisés et lisibles facilement, ou bien des discussions instantanées.
Accélérer la recherche d’informations internes !
L’explosion d’information envahit aussi l’entreprise — trouver la bonne politique, la bonne méthode, les bonnes personnes, la bonne charte graphique, les bonnes données, etc.
Un Intranet fournit généralement un seul point d’entrée aux informations de l’entreprise, incluant souvent une base de connaissances, facilitant la recherche à travers les moteurs de recherche et la classification de l’information.
Faciliter les procédures administratives…
Les processus internes peuvent consommer une grande partie du temps des employés, surtout les nouveaux employés. Ce temps varie selon l’entreprise, mais gérer les demandes de congés, les dépenses, les fiches de temps et les déplacements, ça prend du temps !
Une solution Intranet pour entreprise offre un point d’entrée unique à ces processus habituels d’entreprise grâce à une intégration aux applications métiers existantes.
Avec ce type d’intégration, les processus opérationnels sont accélérés et simplifiés.
Les réunions, c’est bien. Trop, c’est pas bon…
Les réunions internes peuvent prendre jusqu’à 15% du temps d’un employé. Ce chiffre est bien plus élevé pour les équipes dirigeantes. Alors que les réunions sont nécessaires et importantes, munir votre d’un intranet collaboratif améliorera la productivité de vos équipes.
Certaines réunions disparaîtront naturellement — par exemple, les réunions habituelles inter-départementales organisées à des fins de communication, sans agenda précis. D’autres, et ce grâce une collaboration en ligne régulière, seront bien plus productives.
Par conséquent, certains coûts de déplacements, ainsi que le temps perdu à se rendre aux réunions, seront réduits.
Une collaboration plus efficace !
Une solution collaborative facilite toutes les interactions et la collaboration, incluant plusieurs fonctions ou localisations, et améliore la productivité des équipes et leurs résultats. Voici quelques exemples concrets :
– Une demande de proposition complexe nécessiterait un temps de réponse plus court des contributeurs
– Les idées de “crowdsourcing” accéléreraient l’innovation
– Une question technique épineuse pourrait être traitée en moins de temps, et avec une meilleure qualité.
Et si on parlait du Retour sur Investissement d’un Intranet d’Entreprise ?
Les répercussions financières d’une productivité améliorée en milieu de travail peuvent être énormes. En fait, vous avez là l’argument le plus convaincant pour justifier le retour sur investissement d’un intranet d’entreprise. Par exemple, si vous arrivez à à améliorer le temps de la gestion des emails de seulement 15%, vos gains de productivité annuels représenteront près de 3% de vos vos coûts salariaux annuels, et ce une fois que votre Intranet est largement adopté !
La partie délicate est de justifier ces gains à la direction. Afin de réussir cela, vous devez estimer le temps passé sur différentes tâches dans votre entreprise et estimer vos gains grâce à un nouvel Intranet. Par exemple :
Pour estimer le temps de gestion des emails, poussez la porte de votre équipe informatique, pêchez toutes les statistiques relatives au volume d’emails, et faites des petits calculs.
- Pour estimer le temps de recherche d’informations, trouvez deux bons exemples, menez l’expérience vous-même et voyez ce dont vous avez besoin pour trouver une information spécifique, et extrapolez !
- Choisissez deux exemples de procédure administrative et rapportez le temps qu’elles prennent.
- Prenez deux cas d’usages de collaboration inter-départementale (une demande de proposition, le lancement d’un nouveau produit) et estimez ce qu’ils ont nécessités en termes de réunions, de déplacements et d’échanges d’emails.
- Formulez des hypothèses sur ce que l’adoption d’un nouvel Intranet améliorera, en utilisant des estimations hautes et basses.
Utiliser des exemples concrets et réels de perte de temps et de gain de temps au sein de votre entreprise vous aidera à illustrer de façon très parlante la valeur ajoutée de l’adoption d’un Intranet, surtout au niveau de la productivité, et les économies de coûts qui en découleront !.
Pour conclure : Si votre Intranet est adopté et axé sur l’utilisateur, les gains de productivité peuvent atteindre 30% dans les meilleurs cas, et 15% de façon générale.
Enfin, pour toute nouvelle technologie ou fonctionnalité, une bonne et large adoption est indispensable à l’augmentation de la productivité.
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