- Marwen Mema
- septembre 14, 2017
5 Façons de Trouver des Documents dans eXo Platform
Travailler avec des documents occupe une grande part des tâches quotidiennes et routinières de travailleurs du savoir.
Si vous en êtes un, vous le savez probablement déjà. Mais vous pourriez être surpris de voir combien sont alarmantes les statistiques concernant l’interminable traque des documents que nous vivons au travail de nos jours.
En voici quelques unes:
Table des matières
- D’après Delphi, en moyenne un employé passe 60% de sa journée de travail à faire des saisies et traiter des documents.
- Gartner estime que les travailleurs passent 50% de leur temps de travail actif à rechercher de l’information en général, et passent en moyenne 18 minutes à trouver un document.
- Coopers et Lybrand estiment pour leur part que les travailleurs de l’information font revoir au moins deux documents par jour à cinq personnes en moyenne, ce qui génère plus de 10 nouveaux documents par jour. Ceux-ci sont souvent stockés dans des emplacements différents et on se retrouve avec 15% des documents papiers mal classés ou au mauvais endroit. Tout ceci résulte en moyenne en 20% à 40% du temps de travail passé à rechercher des documents manuellement pour un coût de $19,732 par travailleur par an et une perte en productivité globale pour l’organisation de 21.3%. Oops!
L’un des rôles importants des logiciels de collaboration d’entreprise est de faciliter le partage et le travail sur les documents, mais aussi de simplifier et d’accélérer la récupération des enregistrements numériques, en particulier lorsqu’ils s’accumulent dans un ou plusieurs emplacements qui constituent la base de connaissances de l’organisation. De toute évidence, c’est l’un des principaux domaines dans lesquels les solutionslogiciels de collaboration doivent faire de leur mieux pour aider les organisations à améliorer l’efficacité du personnel et à réduire les coûts opérationnels.
Cependant, il est important de noter que parvenir à ces améliorations ne dépend pas uniquement des fonctionnalités du logiciel, mais aussi des facteurs suivants :
- Passer à une culture d’archivage électronique dans le cadre de la transformation digitale de votre organisation
- Adoption du logiciel de collaboration par les utilisateurs finaux
- Adoption de pratiques de collaboration numérique associées à des avantages collectifs abandon des anciennes qui sont à la base des inefficiences (comme l’utilisation de courrier électronique pour partager et collaborer sur les documents en interne).
Ceci étant dit, voici cinq façons de trouver des documents dans eXo Platform.
#1 Utiliser la recherche unifiée : recherche rapide
Le moteur de recherche unifié de la plate-forme accessible à partir de sa barre d’outils permet de trouver à partir d’un même endroit différents types de contenus stockés dans différents endroits. Ceux-ci incluent non seulement les fichiers, mais aussi les pages wiki, les discussions sur le forum, les événements, les tâches, les personnes et les espaces.
Dès que vous commencez à taper un mot clé dans le champ de recherche, les résultats commencent à être affichés. C’est ce qu’on appelle la recherche rapide.
C’est la façon la plus simple de rapidement rechercher des documents dont vous connaissez le nom.
Notez toutefois que non seulement les noms de fichiers sont indexés par le moteur de recherche unifié, mais aussi l’extension de fichier dans le nom, les informations de métadonnées (comme l’auteur, le sujet, la date, la langue, etc.) ainsi que le contenu du texte dans le document. Préciser cette information lors d’une recherche rapide peut donc contribuer à affiner les résultats de recherche.
Cliquer sur un résultat de recherche de fichier rapide, lance l’aperçu du fichier s’il est pris en charge, c’est-à-dire s’il s’agit :
- d’un document PDF, Word, Excel or PowerPoint,
- d’une image JPG, JPEG, PNG or GIF,
- d’un fichier audio MP3 audio ou une vidéo MP4.
#2 Utiliser la recherche unifiée : recherche avancée
Vous avez peut-être remarqué le bouton «Voir tous les résultats» qui s’affiche toujours au bas des résultats de recherche rapide décrits ci-dessus. Il vous mène à une page de recherche avancée où vous pouvez préciser vos critères de recherche. Ici, vous pouvez filtrer les résultats par type de contenu et les trier par pertinence, date ou titre.
Donc, si vos résultats de recherche rapides sont noyés dans les résultats d’autres types de contenu et que vous devez concentrer votre recherche strictement sur les fichiers, cela vous permet de le faire.
Ensuite, si vous cherchez par exemple le dernier rapport mensuel autour d’un sujet spécifique, vous pouvez trier les résultats de cette recherche par date.
Tout comme pour les résultats de recherche rapide, vous pouvez également lancer un aperçu rapide des documents sans quitter la page de recherche. Cela vous permet de vérifier si un document est bien celui que vous cherchiez, ou de relancer une recherche dans le cas contraire. Vous pouvez facilement sortir de l’aperçu avec le bouton de fermeture ou en appuyant sur la touche ESC puis inspecter les autres résultats.
Une fois que vous trouvez le document recherché, vous pouvez choisir de le télécharger ou de l’ouvrir dans l’application Documents (dans l’espace / emplacement où il est stocké) afin de travailler dessus ou de le partager à un autre collègue ou à une autre équipe, etc.
#3 Repérer des documents actifs grâce aux flux d’activités
eXo Platform propose un flux d’activités pour chaque espace collaboratif (qui peut être dédié à une équipe, un projet, une communauté d’intérêt, etc.) ainsi qu’un flux d’activité personnel qui agrège toutes les activités. Ce flux done aux collaborateurs un moyen de voir sans effort toutes les activités pertinentes (y compris celles autour des documents).
Par exemple, lorsqu’un collègue dépose un nouveau document dans un espace d’équipe ou de projet dans lequel vous êtes impliqué, vous pouvez le voir dans le flux d’activités. Lorsque quelqu’un travaille sur le document, l’activité associée remontera dans le flux d’activité et sera mise en évidence grâce à des commentaires générés automatiquement tels que «une nouvelle version a été créée».
Cela signifie que lorsque votre collègue dit qu’elle a mis à jour le document de la feuille de route ce matin et que ce dernier a besoin de votre relecture, vous n’avez pas besoin de lui demander de vous envoyer le document ou un lien vers le document, ni de faire une recherche. Tout ce que vous avez à faire est de vérifier votre flux d’activités (c’est-à-dire l’équivalent moderne de votre boîte de réception de courrier électronique de collaboration) pour y voir apparaître la dernière version du document en question.
Les activités des documents vous permettent également de faire un aperçu du document sans quitter la page de flux.
Elles disposent également d’un fil d’ariane cliquable qui désigne le chemin d’accès au document et vous permet d’aller directement à l’emplacement exact du document dans l’espace si nécessaire. Imaginons que vous deviez déposer des documents relatifs à un même projet ou client dans un sous-dossier commun au sein d’une arborescence de dossiers relativement encombrée et profonde : sauter à l’emplacement du document de cette manière vous fait gagner énormément de temps. N’oubliez pas que de petits gains dans le temps multipliés par le nombre total d’employés et à long terme correspondent à des gains tangibles pour votre organisation.
Selon le type de document que vous trouvez dans le flux d’activités, vous pouvez également commencer à travailler sur le document vous-même via la fonction “Ouvrir dans” disponible sur les activités associées aux documents.
Enfin, les documents repérés dans le flux d’activité vous permettent de commencer immédiatement à interagir autour du document avec d’autres collaborateurs via des commentaires.
#4 Recherche de documents à partir d'un emplacement spécifique
Ceci est utile pour rechercher des documents au sein d’un référentiel connu, comme vos documents personnels ou dans un espace.
Imaginons que vous savez que le document que vous essayez de trouver est une des brochures produit et que celles-ci sont stockées dans un espace appelé «Produits». Tout ce que vous avez à faire est d’aller dans cet espace, d’accéder à son application “Documents”, puis d’utiliser le champs de recherche s’y trouvant.
Ces résultats peuvent être affichés en fonction du “score”. Ce score est basé sur le nombre de fois que votre mot clé est présent dans le document.
L’application Documents fournit également des fonctionnalités sur sa barre latérale pour effectuer des recherches avancées (y compris plusieurs conditions de recherche / opérateurs).
Des recherches complexes peuvent être sauvegardées afin de les réutiliser à tout moment si nécessaire sans perdre de temps à les ré-élaborer.
#5 Obtenir un soutien rapide de vos collègues
Dans le cas où tout le reste échouerait, vous pouvez simplement demander si quelqu’un peut vous indiquer le document que vous recherchez ou le déposer s’il n’est pas encore disponible.
Heureusement, la plateforme vous permet de faire une telle demande de manière asynchrone via la fonction de microblog ou en temps réel via le chat.
Le microblog vous permet de publier un message à votre réseau ou à une équipe spécifique, de le publier sur leur flux d’activité et de les notifier. Ainsi, il sera tout à fait visible, mais il aura moins d’urgence qu’un message instantané. Vos collègues pourront alors vous répondre en laissant un commentaire et vous recevrez une notification à ce moment là.
Le chat, en revanche, pourrait mieux convenir aux demandes urgentes. Vous pouvez utiliser des salons de discussion pour cibler une équipe spécifique que vous connaissez probablement afin de vous procurer le document que vous recherchez. De cette façon, vous ne dérangez pas les autres équipes pour qui la demande serait sans objet.
Vous pouvez également demander à des personnes spécifiques via un chat privé 1 à 1 si vous pensez qu’ils peuvent vous aider.
Comme indiqué précédemment, le document que vous demandez pourrait être un document utile qui n’a pas encore été déposé sur la plate-forme alors que quelqu’un en dispose potentiellement localement sur sa machine. Ou bien ce pourrait être un document qui n’a pas encore été créé mais que d’autres pourraient convenir qu’il serait utile d’avoir à disposition. Ainsi, ne pas être timide et s’appuyer sur la plateforme pour faire parvenir votre demande aux autres pourrait s’avérer aussi bien utile pour vous que pour d’autres qui auront besoin du document un jour.
Si vous êtes intéressé d’en savoir plus sur comment stimuler l’implication des employés, regardez cette infographie que nous avons publiée récemment.
Découvrez la nouvelle génération
d'intranets
d'intranets
FAQs
Vous trouverez ici les questions les plus fréquemment posées sur l’intranet, avec toutes les réponses en un seul endroit.
Qu'est-ce qu'un intranet ?
Un intranet est une sorte de site web interne d’une entreprise, accessible uniquement à ses collaborateurs et employés. Dans sa forme la plus simple, ce site web présente les actualités et les informations de l’entreprise.
Quelle est la différence entre Internet, intranet et extranet ?
Le premier terme inventé et utilisé historiquement était l’internet. Étymologiquement, le mot internet est composé de “inter” et de “net”.
➝ Découvrez en détails les différences entre intranet, internet et extranet.
Qu’est-ce qu’un intranet moderne ou encore, l’intranet 2.0 ?
Nous pourrions définir l’intranet 2.0 comme un intranet qui est “plus qu’un simple site web”. C’est un intranet qui propose au collaborateur une expérience repensée et de la valeur au-delà d’une simple collection de pages web informatives.
➝ Trouvez la définition d’un intranet moderne ou encore, intranet 2.0.
Quels sont les différents types d’intranet ?
Il y a plusieurs manières de classer les intranets par type.
- Technologie sous-jacente: CMS intranet / portail intranet / intranet sur suite office
- Ensemble fonctionnel: Intranet traditionnel / intranet moderne
- Ensemble fonctionnel: Intranet collaboratif / intranet de type site web
- Centralisation: Intranet centralisé / intranet décentralisé
- Mode d’hébergement: Intranet SaaS / intranet on premise ou cloud privé
➝ Découvrez les 5 différents types pour classer les intranets.
Quelles sont les fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne?
L’intranet moderne est avant tout une plateforme capable d’accueillir de nombreuses fonctionnalités, notamment des applicatifs métiers de l’entreprise. Il est dès lors impossible de dresser une liste exhaustive de fonctionnalités.
Voici les fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne :
- Gestion de contenu / communication traditionnelle
- Communication interne envers les employés
- Réseau social
- Outils collaboratifs
- Gestion des connaissances
- Recherche
- Personalisation
- Mobilité
- Integration
- Expérience collaborateur
- L’analyse de données
- Les fonctionnalités du futur – Intelligence artificielle, gamification….
➝ Découvrez 12 fonctionnalités principales d’un intranet 2.0 ou intranet d’entreprise moderne.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'Intranet ?
Les avantages et les bénéfices qu’un intranet d’entreprise réussi amène sont nombreux. On peut citer surtout :
- Une communication interne fluide
- Des collaborateurs engagés
- Une culture d’entreprise forte
- Une hausse de productivité
- Le partage des connaissances
- Des collaborations plus efficaces
- Le travail à distance facilité
- Des communautés internes vibrantes
➝ Découvrez les avantages et les bénéfices d’un intranet d’entreprise.
Comment réussir son projet d'intranet?
Voici 7 conseils et astuces pour réussir son projet d’intranet:
- Partir des “employee personas”
- Définir les parcours d’usage
- Choisir la technologie
- Partir de la page blanche
- Agilité
- Accompagnement des utilisateurs
- Gouvernance
➝ Découvrez 7 idées et stratégies pour réussir son projet d’intranet.
Quel est l'avenir de l'intranet ?
L’intranet est avec nous depuis plus de 20 ans. Depuis, il a su évoluer en devenant une véritable digital workplace et en apportant de la valeur aux entreprises et à leurs collaborateurs. En tant que plateforme, l’intranet a montré sa capacité à accueillir de l’innovation, en intégrant toujours de nouvelles fonctionnalités – le réseau social, la collaboration, l’intelligence artificielle….
Quels sont les avantages d'un intranet moderne pour entreprise ?
L’intranet 2.0, appelé aussi intranet moderne ou digital workplace révolutionne la manière dont les entreprises abordent la gestion de l’information et la collaboration interne.
Les avantages d’un intranet moderne pour entreprise sont :
- La Collaboration, fondement de l’interaction
- L’expérience Utilisateur : un atout pour séduire
- Le social qui brise les silos
- Le CMS, garant de durabilité
- Capitaliser le savoir avec les bases de connaissances dynamiques
- Mobilité, l’avenir du travail
- Personnaliser, c’est s’identifier
- La gamification, moteur d’engagement
- La Reconnaissance, véritable levier de motivation
- Innover pour perdurer
➝ Découvrez les avantages d’un intranet moderne pour les entreprises.
- Tags: eXo, Digital workplace
"Je suis responsable marketing produit pour les solutions logicielles d'entreprise chez eXo Platform. Mon rôle consiste à soutenir et mener des activités marketing et opérationnelles pour notre plateforme collaborative.
Mes contributions à ce blog tournent autour du monde passionnant de la transformation digitale d'entreprise, du travail collaboratif, de la technologie open-source et comment tirer le meilleur parti d'eXo Platform."
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