- Anne-Sophie Duport
- juillet 24, 2025
Arrêt de Workplace by Meta fin août : que faire si vous n’avez pas encore migré ?
Workplace by Meta fermera définitivement ses portes le 31 août 2025. Cette annonce, bien qu’anticipée depuis plusieurs mois, place aujourd’hui de nombreuses organisations face à une urgence concrète : que faire si rien n’a été mis en place ?
Table des matières
Par manque de temps, de ressources ou tout simplement de visibilité sur les alternatives, vous n’avez pas encore enclenché la migration. Vous pensiez avoir plus de marge et à quelques semaines de l’échéance, vous vous retrouvez au pied du mur, à vous demander si une migration est encore possible.
La réponse est oui, il n’est pas encore trop tard, à condition d’aller à l’essentiel ! Même s’il ne reste que quelques semaines, il est possible de sécuriser vos données, de choisir une solution alternative de qualité et de poser les bases d’une nouvelle dynamique collaborative pour votre organisation.
Dans cet article, nous vous proposons un plan d’action clair et pragmatique, basé sur notre expérience d’accompagnement de clients provenant de Workplace, comme par exemple Natagora ou encore l’Agefiph qui a migré avec succès vers eXo Platform, en un mois seulement.
1. Il n’est pas encore trop tard… mais il est temps de passer à l’action
La fin de Workplace by Meta est imminente. Si votre migration n’est pas encore enclenchée, pas de panique ! Il vous reste juste le temps nécessaire pour agir efficacement.
Migrer en quelques semaines peut vous sembler ambitieux, voire irréaliste. Pourtant, c’est possible, à condition de se concentrer sur l’essentiel et d’être bien accompagné ! La preuve avec l’Agefiph, qui a réussi sa migration de Workplace vers eXo Platform… en un mois seulement.
Ce type de projet express repose sur trois leviers clés :
- Sauvegarder les données critiques pour ne rien perdre à l’arrêt de Workplace
- Assurer une communication claire et rassurante en interne
- Choisir une solution alternative fiable et rapide à déployer.
En concentrant vos efforts sur ces axes, vous pourrez assurer une transition sans rupture et poser les bases d’un nouvel environnement collaboratif plus pérenne.
L’urgence pousse parfois à des décisions précipitées… avec des conséquences lourdes. Voici les principaux pièges à éviter si vous ne voulez pas compromettre votre migration :
- Sous-estimer le temps nécessaire à la sauvegarde des contenus
- Ne pas impliquer les équipes concernées dès le départ
- Choisir une solution sans l’évaluer sérieusement
- Penser que tout peut se faire “après la fermeture”
- Négliger l’importance de la communication interne pendant la transition
Vous n’avez plus le luxe d’attendre, mais vous avez encore la capacité d’agir. La clé est de concentrer vos efforts sur les priorités, d’éviter les pièges d’une migration en urgence… et de vous appuyer sur des partenaires expérimentés.
2. Priorité n°1 : évaluation rapide – où en êtes-vous ?
Avant toute action, un état des lieux express s’impose. Pour migrer efficacement et rapidement, il est essentiel de savoir où vous en êtes, ce que vous devez sauvegarder et comment vous organiser.
Pour cela, il n’est pas nécessaire de réaliser un audit complexe : en quelques heures, vous pouvez obtenir une vision claire de la situation et prioriser ce qui compte vraiment.
Voici la checklist des premières questions à vous poser :
- Avez-vous commencé à exporter vos données ?
- Savez-vous où sont stockées les informations les plus sensibles (groupes privés, messages internes, fichiers partagés) ?
- Avez-vous identifié une solution pour remplacer Workplace ?
- Un plan de communication interne est-il prêt pour informer vos équipes ?
Si vous avez répondu “non” à plusieurs de ces questions, pas de panique : il est encore temps de reprendre la main.
Commencez par réaliser une cartographie rapide pour vous aider à mieux cibler ce que vous devez sauvegarder, reconstruire ou transformer dans votre futur environnement. En 3 étapes simples, identifiez :
- Les groupes actifs : internes, transverses, projets, RH…
- Les utilisateurs clés : ambassadeurs internes, contributeurs fréquents
- Les fonctionnalités utilisées : chat, visioconférence, fil d’actualités, événements…
Identifiez ensuite les données critiques à sauvegarder :
- Documents partagés (PDF, présentations, comptes-rendus…)
- Fils de discussion importants (projets en cours, directives internes…)
- Contenus RH ou réglementaires (procédures, onboarding, etc.)
- Groupes communautaires à forte valeur (innovation, RSE, communautés internes)
Pensez aussi aux pièces jointes dans les conversations et aux intégrations éventuelles (Google Drive, OneDrive, etc.)
Enfin, préparez un planning réaliste pour une migration sur 4 semaines. Voici un exemple sur lequel vous appuyer :
| Semaine | Objectif principal | Actions clés |
| S1 | Audit express et sauvegarde | Cartographie des usages, export des contenus critiques |
| S2 | Choix de la nouvelle solution | Comparatif, démonstration, validation technique |
| S3 | Préparation au déploiement | Configuration, communication interne, formation rapide |
| S4 | Migration et accompagnement post-migration | Mise en production, support utilisateur, suivi des usages |
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3. Priorité n°2 : sécuriser ses données en choisissant une solution open-source et souveraine
L’arrêt imminent de Workplace by Meta rappelle un élément parfois oublié : rester dépendant d’un acteur privé, fermé et américain peut représenter un coût non négligeable.
De plus, ignorer ou repousser la fermeture de Workplace, c’est s’exposer à plusieurs conséquences critiques :
- Perte de données : vos documents, conversations et échanges risquent d’être supprimés sans possibilité de récupération.
- Rupture de communication interne : du jour au lendemain, vos équipes peuvent se retrouver sans outil pour collaborer, échanger ou partager.
- Désorganisation : absence de solution de repli, incertitude dans les équipes, perte de productivité, surcharge des services IT.
Une transition mal anticipée peut coûter plus cher qu’une migration bien préparée, même en express.
Voici 3 actions à enclencher immédiatement pour limiter les risques :
- Exporter les fichiers et discussions critiques : Priorisez les groupes actifs et les échanges à valeur opérationnelle ou stratégique.
- Informer vos équipes de la fermeture imminente : La transparence évite la panique et facilite l’adoption d’une nouvelle solution.
- Préparer une solution de transition (même temporaire) : Il vaut mieux une plateforme fonctionnelle, même partielle, qu’aucune solution.
L’annonce soudaine de Meta a pris de nombreuses organisations au dépourvu. Ce type de décision, pris unilatéralement par un géant de la tech, soulève une question centrale : à qui appartiennent vos outils et donc vos usages ?
Face à cette incertitude, opter pour une solution open source et souveraine, c’est choisir :
Le contrôle total sur vos données
- Vos contenus sont hébergés où vous le décidez, avec des niveaux de sécurité conformes à vos exigences.
- Pas de verrouillage technique : vous pouvez exporter, intégrer ou personnaliser vos données à tout moment.
La maîtrise de votre feuille de route
- Vous n’êtes plus tributaire d’un agenda ou d’une stratégie produit imposée.
- Vous choisissez les fonctionnalités, les évolutions, les priorités selon vos besoins réels.
L’indépendance vis-à-vis des géants du cloud
- Aucune dépendance vis-à-vis d’une plateforme fermée ou d’une logique commerciale opaque.
- Plus de décisions subies sur la continuité ou non du service.
La souveraineté numérique en période d’incertitude
- Dans un contexte marqué par les enjeux de souveraineté numérique, choisir une solution française ou européenne, open source et durable est un acte stratégique.
Sécuriser vos données est la priorité absolue. Mais c’est aussi le bon moment pour repenser votre modèle numérique : un modèle plus résilient, plus transparent, et réellement aligné avec vos valeurs.
4. Priorité n°3 : choisir une alternative simple et rapide à déployer pour une transition en douceur
Une fois vos données sécurisées et vos équipes mobilisées, reste une question centrale : vers quelle solution migrer ? Le bon choix ne se limite pas à un outil “qui ressemble à Workplace”. Il doit permettre une transition fluide tout en préparant l’avenir.
Dans un contexte de migration rapide, voici les critères essentiels pour remplacer Workplace :
- Rapidité de mise en œuvre : Vous avez besoin d’un outil opérationnel en quelques jours. La solution doit proposer un déploiement agile, avec un accompagnement personnalisé et des modèles prêts à l’emploi pour accélérer la prise en main.
- Continuité de l’expérience utilisateur : Changer d’outil ne doit pas être synonyme de rupture au niveau de l’expérience utilisateur. Privilégiez une plateforme qui reprend les usages familiers de vos équipes (groupes, partages, notifications…), propose une interface intuitive et cohérente avec les pratiques existantes, et qui facilite l’onboarding rapide des utilisateurs, sans demander de nombreuses heures de formation.
- Sécurité et souveraineté des données : Nous l’avons vu précédemment, la dépendance à une plateforme fermée comporte des risques. La solution idéale doit garantir : un hébergement souverain de vos données, la conformité aux normes de sécurité et de confidentialité ainsi qu’une architecture ouverte et évolutive pour s’adapter à vos besoins futurs.
Migrer dans l’urgence ne signifie pas choisir dans la précipitation. Il existe des alternatives matures, sécurisées et qui peuvent être déployées rapidement. Renseignez-vous !
5. Exemples concrets de migration réussie
Si la fermeture de Workplace impose un calendrier serré, elle n’empêche pas de réaliser votre projet de migration avec succès. Plusieurs organisations ont su transformer cette échéance en opportunité d’évolution. Voici deux exemples concrets.
📓Natagora : une transition vers un environnement collaboratif plus structurant
L’ONG belge Natagora, engagée dans la protection de la nature, utilisait Workplace pour animer ses communautés internes et ses projets transversaux. Avec l’annonce de sa fermeture, elle a choisi de migrer vers eXo Platform pour :
- Structurer ses échanges autour d’espaces projets et métiers
- Centraliser les documents et discussions
- Offrir un socle pérenne et sécurisé à sa collaboration interne
Résultat : une plateforme mieux alignée avec ses valeurs (open source, souveraine), et un engagement renforcé des équipes autour de la mission.
📚 Retrouvez l’étude de cas ici.
📓L’Agefiph : une migration express de Workplace vers eXo en 30 jours
L’Agefiph, association d’intérêt public en charge de l’inclusion professionnelle des personnes en situation de handicap dans le secteur privé, a déployé en un mois seulement son nouveau réseau social collaboratif, RRH Connect, pour remplacer Workplace.
🫠 L’enjeu : maintenir la dynamique de son Réseau des Référents Handicap, qui compte près de 4 000 utilisateurs.
Pourquoi ce succès ?
- Un projet structuré et agile, mené en co-construction avec les équipes eXo
- Une reprise fluide des contenus, grâce à un outil de migration développé en interne par eXo
- Un accompagnement au changement : webinaires, formations, support
- Une plateforme hébergée sur un cloud privé, conforme aux exigences réglementaires en matière de RGPD, RGAA et sécurité.
En une semaine à peine après la mise en ligne de la nouvelle plateforme, plus de 730 connexions uniques étaient déjà enregistrées, témoignant de l’intérêt et de l’implication des membres du réseau.
Le passage de Workplace à eXo Platform a permis à l’Agefiph de :
- Moderniser l’animation de son réseau national
- Gagner en indépendance technologique
- Offrir un espace collaboratif plus structurant et évolutif
Retrouvez l’étude de cas ici pour l’Agefiph.
Ces deux exemples montrent que :
- Une migration rapide est possible, même avec plusieurs milliers d’utilisateurs
- Un accompagnement par un expert fait toute la différence
- Changer d’outil est une opportunité pour repenser les usages collaboratifs
6. Nos ressources pour vous aider dès maintenant
Vous êtes encore sur Workplace et vous devez migrer rapidement ? Bonne nouvelle : vous n’êtes pas seuls. Nous avons rassemblé pour vous plusieurs ressources concrètes pour accélérer votre transition et faire les bons choix dès maintenant.
Un guide complet pour réussir votre migration
Téléchargez notre livre blanc “Comment migrer de Workplace vers eXo”
Un document pratique et accessible pour :
- Comparer les fonctionnalités principales
- Comprendre l’intérêt de choisir eXo
- Savoir comment migrer de manière fluide
Un comparatif détaillé entre Workplace et eXo Platform
Workplace vs eXo Platform : l’alternative open-source et souveraine
Retrouvez un tableau synthétique des fonctionnalités, des différences clés et des bénéfices à long terme de notre solution open-source et souveraine.
Un échange avec un expert eXo
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Je suis responsable communication France chez eXo Platform. Je suis tombée dans la communication un peu par hasard mais ce domaine rassemble tout ce qui m’anime : la créativité, l’énergie, les rencontres, le travail collaboratif, le partage et les échanges de bonnes pratiques. J’ai besoin de donner du sens à ce que je fais et de placer l’humain au centre de toutes mes actions. Je suis également passionnée par les nouvelles technologies.
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