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Zoom produit : aperçu de la nouvelle fonctionnalité « lien de téléchargement public » Cet article fait partie de la série “Zoom produit” et présente la nouvelle fonctionnalité “lien de téléchargement public”. En résumé, cette fonctionnalité vous permet de partager des fichiers et des dossiers en dehors de votre organisation, en envoyant un lien public à votre […]- Anne-Sophie Duport
- octobre 10, 2023
Zoom produit : aperçu de la nouvelle fonctionnalité « lien de téléchargement public »
Cet article fait partie de la série “Zoom produit” et présente la nouvelle fonctionnalité “lien de téléchargement public”.
En résumé, cette fonctionnalité vous permet de partager des fichiers et des dossiers en dehors de votre organisation, en envoyant un lien public à votre destinataire.
Table des matières
Elle vient compléter les fonctionnalités déjà existantes autour de l’utilisateur externe, comme la collaboration à moyen ou long terme avec un partenaire ou client au sein d’un espace. Désormais, vous avez également la possibilité de partager des informations ponctuellement.
D’autre part, la fonctionnalité “lien de téléchargement public” simplifie le partage d’un volume important de données dont l’envoi ne serait pas possible par mail. En effet, le volume de données autorisé n’est pas limité.
Demandée par de nombreux clients, cette fonctionnalité est en préparation depuis un moment mais nous souhaitions proposer une expérience utilisateur optimisée autour de la gestion des documents, avant de la rendre disponible. Aujourd’hui, c’est chose faite !
Partagez un lien de téléchargement public
Des liens publics peuvent être créés à partir de l’option “Gérer l’accès”, à la fois au niveau d’un document et d’un dossier. Pour cela, il suffit de cliquer sur “Gérer l’accès” dans les options et de suivre les étapes. N’oubliez pas de cliquer sur “Enregistrer” pour créer le lien.
Une fois que celui-ci est créé, vous pouvez le copier et l’envoyer à votre destinataire. Ce dernier accèdera à une page reprenant vos couleurs et votre logo. Le téléchargement se lancera automatiquement. Si votre lien pointe vers un dossier, un fichier .zip respectant la structure du dossier sera automatiquement créé avant le téléchargement.
Protection par mot de passe
Vous pouvez sécuriser votre lien en ajoutant un mot de passe. L’option est disponible dans la fenêtre “Gérer l’accès”.
Communiquez le mot de passe à votre destinataire séparément. Il devra le saisir pour lancer le téléchargement.
Validité du lien
Une autre option utile est la limite de validité du lien. Vous pouvez sélectionner une date d’expiration ou préciser une période de validité en jours/semaines/mois ou années. N’oubliez pas de cliquer sur “Enregistrer” pour confirmer les modifications apportées aux options de votre lien.
Après la période spécifiée, le lien ne sera plus accessible.
Droits et autorisations
Bien évidemment, la fonctionnalité “lien public” vers un fichier ou dossier n’est pas accessible à tous les utilisateurs de la plateforme. Ils doivent disposer des droits de modification du document ou dossier pour accéder à l’option. Ainsi, un utilisateur n’ayant pas les droits sur un document, ne verra pas la fonctionnalité apparaître dans la liste. De même, si l’utilisateur dispose seulement des droits de visualisation d’un document, il n’aura pas accès à l’option “gérer l’accès” et ne pourra pas modifier la visibilité du fichier.
Par défaut, tous les membres d’un espace ont accès à l’option.
Administration des liens
Dans chaque espace, l’animateur peut voir les documents avec des liens publics depuis la vue “Récents”, en triant par “Accès”. La liste de tous les liens publics s’affichera ainsi du haut vers le bas :
La nouvelle fonctionnalité “lien de téléchargement public” est déjà disponible dans la version d’essai d’eXo. Testez-la sur https://trial.exoplatform.org/
Nous espérons que cet article vous a plu. Restez connectés pour découvrir de nouvelles mises à jour produit !
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