La rentrée, ce sont des réunions qui s’enchaînent, des boîtes mails surchargées, des projets à reprendre et de nouvelles priorités à gérer. C’est aussi le moment où l’on doit retrouver les informations utiles pour se rafraîchir la mémoire après plusieurs semaines de congés, rattraper les actualités manquées et se reconnecter avec ses équipes.
Bref c’est bien souvent le moment de vérité pour le système d’information.
Est-il à la hauteur des attentes et besoins des collaborateurs ? Permet-il de retrouver facilement ce dont ils ont besoin ? Ou est-ce justement à la rentrée que toutes les petites frictions du quotidien refont surface ?
Un document que l’on ne retrouve pas, une information sur laquelle on ne remet pas la main, une procédure qui a été modifiée pendant l’été, le mot de passe de l’application métier que l’on a oublié, un collègue dont on ne sait plus retrouver les coordonnées…
Tous ces irritants finissent par amener une question essentielle :
Votre système d’information est-il vraiment pensé pour faciliter le travail de vos collaborateurs au quotidien ?
Lundi matin, 9h. Vous êtes de retour au bureau après 3 semaines de vacances.
Un collègue vous demande la dernière version d’un document pour le projet sur lequel vous travailliez avant de partir. Vous avez un vague souvenir de son nom, mais impossible de remettre la main dessus.
Rien dans votre messagerie. Rien dans l’intranet. Rien sur le serveur de l’équipe.
Vous commencez à perdre patience lorsque votre manager vous demande de le rejoindre pour une réunion de crise.
2h plus tard, en triant les emails arrivés pendant vos congés, vous retrouvez enfin le document et vous découvrez alors qu’une nouvelle version a été créée dans un autre outil, que vous n’avez utilisé que 3 fois.
Vous partez à la recherche de votre mot de passe et lorsque vous répondez enfin à la question de votre collègue, il est déjà 16h et la journée est largement entamée.
Dans cette histoire, le problème n’est pas le manque d’outils. C’est leur accumulation.
Les collaborateurs disposent aujourd’hui d’un nombre considérable d’applications, de plateformes, d’espaces de stockage et de canaux de communication.
Chacun répond à un besoin précis. Mais, à force de les multiplier, le système d’information devient de plus en plus difficile à comprendre et à utiliser.
L’information est là et les outils aussi. Mais le collaborateur ne sait pas toujours où aller pour trouver ce dont il a besoin.
Pendant l’été, les projets ralentissent, les équipes sont moins nombreuses et les échanges se font plus rares.
En septembre, tout repart en même temps et de manière très intense : les réunions, les projets, les demandes, les communications, les collaborations… Et avec ça, toutes les petites frictions du quotidien.
La rentrée agit finalement comme un révélateur.
C’est donc le moment idéal pour se poser quelques questions simples :
Si la réponse est négative à plusieurs de ces questions, ce n’est pas forcément le signe que votre système d’information est mal conçu. C’est peut-être qu’il est devenu trop complexe.
Cette complexité a un coût : du temps perdu à chercher, des collaborateurs qui sollicitent leurs collègues pour retrouver une information, des outils sous-utilisés et parfois, des solutions qui se multiplient pour compenser les limites des précédentes.
La rentrée est donc l’occasion de faire un état des lieux : quels outils sont réellement utilisés ? Lesquels répondent à des besoins similaires ? Où se trouve la majorité des informations ? Et combien de temps les collaborateurs passent-ils à chercher avant de pouvoir réellement travailler ?
Pendant longtemps, la transformation digitale des entreprises, c’était surtout ajouter de nouveaux outils : pour communiquer, collaborer, stocker des documents, gérer des projets et les clients ou encore partager des connaissances.
Derrière cette multiplication se cache de réels besoins. Mais elle crée aussi un paradoxe : plus le système d’information s’enrichit de nouveaux outils, plus il peut devenir difficile à utiliser.
Lorsque ces outils ne communiquent pas suffisamment entre eux, la complexité s’accentue encore. Les données sont cloisonnées, les parcours se fragmentent et les collaborateurs doivent jongler d’un environnement à l’autre.
Pourtant, la technologie utilisée pour réaliser une action devrait rester transparente pour l’utilisateur. Rechercher une information, identifier un expert, collaborer avec son équipe ou accéder à une application métier ne devrait pas demander de connaissances particulières sur l’architecture du système d’information.
La complexité du SI ne devrait pas devenir la complexité du quotidien des collaborateurs.
L’enjeu est de rendre le système d’information plus lisible, plus accessible et plus simple à utiliser.
Un système d’information performant n’est pas seulement riche en termes de fonctionnalités, il permet aussi aux collaborateurs de trouver rapidement la bonne information, le bon outil ou la bonne personne au bon moment.
C’est précisément l’un des rôles d’une digital workplace.
Plutôt que d’ajouter un outil supplémentaire à la liste déjà longue, elle peut devenir le point d’entrée central vers le système d’information et faciliter le quotidien des collaborateurs.
L’objectif n’est pas de remplacer tous les outils existants. Il est plutôt question de créer un environnement de travail dans lequel les collaborateurs peuvent retrouver, depuis un point d’entrée unique, les informations, les personnes, les contenus, les espaces de collaboration et les applications dont ils ont besoin.
La différence peut sembler subtile, pourtant elle change profondément l’expérience collaborateur.
Le collaborateur n’a plus besoin de se demander dans quel outil se trouve telle ou telle information. Il dispose d’un environnement de travail unique depuis lequel il peut accéder aux différentes ressources et applications dont il a besoin.
Au lieu de multiplier les chemins d’accès, une digital workplace offre un environnement centralisé depuis lequel les collaborateurs peuvent accéder à leurs différentes applications et ressources.
Actualités, documents, connaissances, contenus métiers ou informations pratiques peuvent être organisés et recherchés depuis un environnement unique grâce aux espaces de travail et à la recherche unifiée.
Les équipes disposent d’espaces de travail dédiés pour échanger, partager des ressources, travailler ensemble et garder l’historique de leurs projets.
L’objectif est de réduire le temps passé à savoir « où aller » pour permettre aux collaborateurs de se concentrer sur ce qu’ils ont réellement à faire.
Quel que soit le besoin ou le profil du collaborateur, l’environnement de travail reste familier, structuré et cohérent.
La digital workplace devient ainsi le point de convergence entre les différents outils du système d’information.
La rentrée est finalement l’occasion idéale de réaliser un test grandeur nature.
Prenez quelques minutes et posez-vous ces questions :
Si vous avez coché peu de cases dans cette liste, il est peut-être temps de vous intéresser aux outils qui composent votre système d’information mais aussi à la manière dont ils sont accessibles et utilisés au quotidien.
Avant d’ajouter une nouvelle solution, posez-vous la question suivante : est-elle vraiment nécessaire ? Très souvent le besoin réel est plutôt de mieux connecter les outils déjà existants entre eux.
La rentrée a le pouvoir de tout remettre en mouvement après plusieurs semaines de calme. Les équipes se retrouvent, les projets redémarrent, les informations circulent à nouveau et les outils sont massivement sollicités.
C’est donc le moment idéal pour faire le point, observer ce qui fonctionne et identifier ce qui ralentit inutilement les collaborateurs dans leur travail quotidien.
L’enjeu n’est pas d’avoir plus d’outils pour répondre à chaque nouveau besoin, mais de permettre aux collaborateurs de travailler facilement avec ceux qu’ils ont déjà.
C’est là que la digital workplace joue un rôle central : réunir les différentes applications et ressources au sein d’une plateforme unique et offrir une expérience simple, cohérente et intuitive.
Pour les collaborateurs, cela signifie moins de temps passé à chercher, moins d’hésitation sur l’endroit où aller et moins de friction entre les différents outils.
C’est aussi plus de temps consacré à l’essentiel : travailler, collaborer et faire avancer les projets.
Alors, en ce début du mois de septembre, posez-vous une seule question : mon système d’information est-il prêt pour cette rentrée ?
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Je suis responsable communication France chez eXo Platform. Je suis tombée dans la communication un peu par hasard mais ce domaine rassemble tout ce qui m’anime : la créativité, l’énergie, les rencontres, le travail collaboratif, le partage et les échanges de bonnes pratiques. J’ai besoin de donner du sens à ce que je fais et de placer l’humain au centre de toutes mes actions. Je suis également passionnée par les nouvelles technologies.
