Bourges Plus : Une plateforme collaborative unique pour fédérer les agents des quatre collectivités
Créée en 2002, la communauté d’agglomération de Bourges Plus est située dans le département du Cher, en région Centre-Val de Loire. Initialement composée de 12 communes, elle en regroupe aujourd’hui 17 et rassemble un peu plus de 100 000 habitants.
Son rôle est de mutualiser les actions et les moyens des communes membres, afin de développer des politiques publiques cohérentes à l’échelle du territoire. Ses compétences couvrent notamment l’habitat, le développement économique, l’environnement ou encore l’aménagement du territoire.
Située à environ deux heures de Paris et connectée à plusieurs grands axes économiques, Bourges Plus bénéficie d’un positionnement géographique stratégique. Le territoire s’appuie sur un tissu économique historiquement industriel et sur plusieurs filières reconnues : industrie, défense, agroalimentaire, culture, tourisme et bioéconomie.
Challenge
Le projet, initié par la Directrice Générale des Services (DGS) avec l’appui de la Direction des Systèmes d’Information (DSI), visait à remplacer un intranet développé en interne, devenu vieillissant, statique et difficile à maintenir.
Par ailleurs, la collectivité ne disposait pas de véritable outil collaboratif centralisé : les échanges de documents se faisaient principalement par email.
La future plateforme devait répondre aux besoins de quatre structures distinctes, la ville de Bourges, la communauté d’agglomération Bourges Plus, le CCAS (Centre Communal d’Action Sociale) et le CIAS (Centre Intercommunal d’Action Sociale), à travers un environnement unique, avec une page d’accueil commune. L’objectif était de renforcer la cohérence des communications et l’engagement des agents, tout en préservant les spécificités de chaque entité.
Initialement, la collectivité s’orientait vers un hébergement on premise, dans une logique de souveraineté, de sécurité et de maîtrise des données.
À la suite d’une analyse approfondie du système d’information, cette approche a évolué vers un hébergement SecNumCloud. Cette orientation répondait à un objectif précis : garantir la continuité des usages collaboratifs et de communication, y compris en cas de cyberattaques impactant l’infrastructure interne.
La plateforme a ainsi été conçue pour fonctionner de manière indépendante du système d’information. Contrairement à l’usage classique dans lequel les comptes utilisateurs et les groupes sont synchronisés depuis un Active Directory ou un LDAP, ils sont ici alimentés via un entrepôt de données et créés automatiquement grâce aux API développées par eXo.
Pourquoi eXo ?
La solution eXo Platform répondait à plusieurs critères techniques et organisationnels structurants pour la collectivité.
Du côté de la DGS, la priorité était de disposer d’une solution clé en main couvrant à la fois les besoins de communication interne et les usages collaboratifs, afin de mieux animer les directions et fluidifier les échanges.
Pour la DSI, le caractère open source et l’interopérabilité de la solution ont été déterminants. eXo s’intègre aux outils déjà en place dans la collectivité, en cohérence avec une volonté plus large de promotion des solutions open source et de réduction de la dépendance aux outils propriétaires, notamment pour la bureautique.
Les enjeux de sécurité et de souveraineté ont également été décisifs. La collectivité recherchait une solution capable de garantir un haut niveau de protection des données, tout en assurant évolutivité et pérennité.
L'implémentation
Initialement, la collectivité prévoyait un déploiement en deux étapes : intranet dans un premier temps, puis collaboration. Au regard des capacités de la plateforme eXo, cette logique a été inversée afin de démarrer par les usages collaboratifs.
Une première phase a débuté en janvier avec un groupe pilote d’environ 40 utilisateurs, principalement des directeurs et responsables de service en lien avec la DGS. L’objectif était de favoriser l’appropriation progressive de l’outil et de faire émerger les premiers usages.
Au fil des semaines, la plateforme a été ouverte à de nouveaux utilisateurs et, une centaine d’agents ont créé progressivement des espaces d’équipes, de projets et de travail collaboratif.
La partie intranet a été construite en parallèle. La plateforme a été ouverte début avril à l’ensemble des 2 000 utilisateurs de la collectivité. Tous ont aujourd’hui accès à un environnement unifié regroupant actualités, espaces collaboratifs et espaces d’équipe.
La plateforme est devenue le point d’entrée principal. Elle s’ouvre par défaut à la connexion et centralise les outils et informations nécessaires aux usages quotidiens.
Pour structurer les espaces, plusieurs modèles ont été définis : espaces collaboratifs, projets et équipes. La cheffe de projet assure la catégorisation des espaces afin de factiliter leur organisation et la recherche.
Les équipes RH, communication et DSI ont été formées à l’utilisation de la plateforme. Des sessions de présentation ont également été organisées auprès de l’ensemble des agents afin d’expliquer les objectifs du projet, les principaux usages et les types d’espaces disponibles. Des ateliers complémentaires, plus ciblés, seront ensuite proposés sur des usages spécifiques, comme la gestion de l’agenda ou la coédition de documents.
Enfin, l’équipe projet prévoit un accompagnement personnalisé des agents terrain afin de faciliter durablement l’adoption de la nouvelle plateforme.
Retrouvez tous nos documents et outils de référence en consultant notre centre de ressources
