Transformer l’intranet en plateforme collaborative

Le Défenseur des droits (DDD) est une autorité administrative indépendante chargée de veiller au respect des droits et libertés en France. Son action couvre plusieurs missions : la défense des usagers des services publics, la promotion des droits de l’enfant, la lutte contre les discriminations, le contrôle de la déontologie des professionnels de la sécurité, l’accompagnement des citoyens dans l’accès à leurs droits ainsi que la protection des lanceurs d’alerte.

Le siège central, situé à Paris, regroupe les équipes administratives, juridiques et de coordination de l’organisation, soit environ 300 agents. À cette structure nationale s’ajoute un réseau de 700 délégués régionaux bénévoles répartis sur l’ensemble du territoire.

Ces délégués assurent un rôle de proximité auprès des citoyens : ils accompagnent les usagers dans leurs démarches et traitent les réclamations.

Le Défenseur des droits produit des rapports et des recommandations issus des situations traitées sur le terrain. Il publie également des études visant à faire progresser la connaissance et la réflexion sur ses domaines d’intervention.

L’intranet de Défenseur des droits était devenu obsolète et présentait des limites importantes en termes d’ergonomie, de mise à jour de l’information et n’avait pas de fonctionnalités collaboratives. Peu intuitif, il ne répondait plus aux besoins de communication interne et de partage d’information entre les agents du siège et le réseau des délégués présents sur le territoire.

L’objectif du projet était de transformer l’intranet en un outil central du fonctionnement quotidien de l’organisation, capable de fluidifier les échanges, de structurer l’accès à l’information et de favoriser la collaboration entre les agents et délégués.

Plusieurs enjeux ont guidé le projet :

• Faciliter l’accès aux ressources et aux informations clés grâce à une navigation plus claire et plus rapide


• Réduire les échanges par email en centralisant les contenus et les communications dans un espace unique


• Développer les usages collaboratifs pour encourager les interactions et le partage entre les équipes


• Moderniser l’expérience utilisateur à travers une interface plus intuitive et plus attractive.

Au-delà de la modernisation technique de l’outil, le projet visait également à faire évoluer les usages internes en ouvrant davantage l’intranet à la collaboration et au partage de connaissances, tout en améliorant la structuration et la contextualisation de l’information pour les 300 agents du siège et les 700 délégués répartis sur le territoire.

Plusieurs critères ont guidé Défenseur des Droits vers la solution eXo Platform, en particulier les enjeux de souveraineté, d’architecture et de couverture fonctionnelle.

L’organisation a privilégié une solution open source, éditée par une entreprise française, afin de répondre à ses exigences en matière de souveraineté numérique et de maîtrise de l’hébergement. Le choix d’un déploiement on premise s’inscrit également dans un cadre strict de sécurité et de contrôle des données.

Au-delà de ces aspects techniques, la solution retenue devait également combiner, au sein d’un même environnement, les usages d’intranet et de collaboration, afin d’ouvrir le champ des possibles en matière de communication interne et de travail collaboratif.

La solution eXo Platform s’est distinguée lors des phases de démonstration par la richesse de ses fonctionnalités et la cohérence de son approche.

L’équipe projet s’est appuyée sur une vision déjà structurée de l’architecture de l’intranet et des espaces à mettre en place. Cette maturité dans l’expression des besoins a permis une mise en oeuvre rapide des principales étapes de configuration.

En un mois et demi, les éléments structurants de la plateforme ont été finalisés, notamment la page d’accueil, les modèles d’espaces et l’organisation globale.

Pour faciliter le déploiement de la plateforme auprès des délégués, le Défenseur des Droits a intégré eXo sur les bureaux virtuels mis à leur disposition, leur permettant ainsi d’accéder directement aux ressources et informations nécessaires à leurs missions.

Des ateliers de travail ont été organisés avec les délégués et les agents impliqués dans les activités territoriales afin de garantir une parfaite adéquation entre la solution et les usages réels. Ces sessions ont permis de valider la simplicité d’utilisation des espaces et de s’assurer qu’ils répondaient aux besoins opérationnels. L’objectif était également d’expliquer le fonctionnement de la plateforme et de faciliter la prise en main.

Une démarche similaire a été menée auprès des agents du siège, chaque service étant représenté par deux référents. Ces ateliers ont permis de co-construire les maquettes des espaces et de structurer les usages par typologie d’équipe.

À ce jour, la plateforme compte plus de 70 espaces, répartis de la manière suivante :

• Une quinzaine d’espaces dédiés aux directions territoriales et aux échanges avec les délégués


• Une vingtaine d’espaces d’équipes pour les agents, structurés à partir de modèles et liés aux groupes de l’Active Directory


• Une quinzaine d’espaces d’information ouverts à tous les agents regroupant la communication institutionnelle, les ressources numériques et les ressources métiers.

Ces espaces ont été progressivement enrichis depuis la mise en ligne de la plateforme, ouverte en avril.

L’ensemble constitue aujourd’hui un point central regroupant l’accès aux outils et les informations nécessaires au travail quotidien des agents et des délégués.

L’équipe projet, constituée de 4 personnes et pilotée par le responsable de la transformation numérique, a joué un rôle moteur dès le départ et la réussite du projet tient en grande partie à son implication, ainsi qu’à celle des agents ayant participé à la rédaction et l’actualisation des contenus mis à disposition dans les différents espaces : Ressources Humaines, fiches pratiques métier à destination des délégués.