Une solution souveraine, complète, interopérable et un accompagnement de proximité
Créée suite à la réforme territoriale de 2014, l’Occitanie est une région administrative regroupant les anciennes régions Languedoc-Roussillon et Midi-Pyrénées. Elle comporte 13 départements et compte plus de 6 millions d’habitants. Son siège est installé à Toulouse mais Montpellier, la 2ème métropole régionale, conserve plusieurs administrations
Le challenge
Remplacer Teams par une plateforme souveraine, moderne et ergonomique
Au moment de la crise de la Covid-19, la région Occitanie a dû s’équiper en urgence d’un outil pour travailler à distance et a choisi Office 365 avec notamment Teams pour la collaboration. Pour sortir de sa dépendance à Microsoft (forte augmentation des tarifs et conséquences de la loi américaine Cloud Act) et être conforme à la directive « cloud au centre » de l’Etat, la Région Occitanie souhaite remplacer ses outils actuels Office 365 (Teams, Sharepoint, One Drive) par une plateforme souveraine, moderne et ergonomique.
Le projet concerne les 4 000 agents de la région ainsi qu’une centaine d’utilisateurs externes et doit répondre à plusieurs enjeux :
Favoriser la transversalité et la coopération entre les services et structures
Favoriser la collaboration au travers d’un outil ergonomique
Développer la co-construction de projets
Favoriser l’accès unique à l’information pour l’ensemble des agents
Pourquoi eXo ?
Le critère n°1 pour la région est de choisir une solution souveraine avec un hébergement SecNumCloud car elle souhaite maîtriser le stockage de ses données et ne plus être dépendante d’un prestataire américain.
La région recherche également une solution complète couvrant tous ses usages autour de la collaboration (gestion de projets, échanges de messages, stockage de documents de travail, co-édition, notes, chat…) et facilitant les échanges et la gestion de projets avec ses nombreux prestataires. eXo Platform couvre l’ensemble de ces besoins et offre cette dimension d’ouverture vers l’externe.
De plus, la solution open-source eXo Platform intéresse l’Occitanie pour son côté interopérabilité. En effet, la région prévoit d’intégrer dans un deuxième temps, des outils tiers sur la plateforme collaborative comme un chatbot ou la synchronisation avec l’agenda.
L’implémentation
Un accompagnement fort sur la formation et la structuration des espaces collaboratifs
Tout au long de cette première phase, eXo Platform accompagne l’équipe projet de manière très poussée, par la création de supports de formation et par l’animation de webinaires, ce qui permet aux 180 animateurs d’espaces collaboratifs de monter en compétences. Les animateurs les plus à l’aise avec la nouvelle plateforme peuvent suivre les tutoriels proposés en toute autonomie.
Lors de cette phase, eXo accompagne également l’équipe projet sur la structuration des espaces collaboratifs par directions, services, projets et communautés. A ce jour, plus d’une centaine d’espaces ont été créés.
La mise en place de la nouvelle plateforme collaborative eXo nous a permis de nous projeter
dans de nouveaux usages et de faire évoluer nos méthodes de management pour gérer les équipes et les projets plus efficacement et de manière plus fluide
Christophe Le Gal, chef de projet technique pour la Région Occitanie
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