Centraliser l’accès aux documents réglementaires et garantir leur qualité et leur fiabilité
Le Service départemental d’incendie et de secours du Lot (SDIS 46) organise l’activité de l’ensemble des centres de sapeurs-pompiers du département. Il est chargé de la prévention, de la protection et de la lutte contre les incendies. Il concoure, avec les autres services et professionnels concernés, à la protection et à la lutte contre les autres accidents, sinistres et catastrophes, à l’évaluation et à la prévention des risques technologiques ou naturels ainsi qu’aux secours d’urgence.
Etablissement public administratif, le SDIS 46 compte 30 centres d’incendie et de secours couvrant chacun un secteur opérationnel.
Le challenge
Le SDIS 46 ne disposait d’aucun outil dédié pour sa communication interne. L’emailing était le seul vecteur permettant de toucher l’ensemble des personnels et nécessitait une mise à jour manuelle et fastidieuse des listes de diffusion.
De plus, le SDIS 46 disposait d’une base importante de documents réglementaires dont une grande partie n’existait qu’au format papier et restait dispersée auprès de plusieurs personnes pas toujours bien identifiées.
Face à ces enjeux, le SDIS 46 souhaitait mettre en place un intranet pour :
Moderniser sa communication interne. L’objectif était de créer un outil de diffusion de l’information interne pour l’ensemble des personnels. Selon son statut et ses besoins, chacun devait accéder rapidement à l’information institutionnelle, y contribuer, partager ses connaissances et obtenir de l’aide.
Centraliser l’accès aux documents réglementaires et garantir leur qualité et leur fiabilité. Les personnels devaient accéder à des documents à jour à n’importe quel moment et en mobilité, tout en s’appuyant sur un moteur de recherche performant.
Pourquoi eXo ?
Plusieurs critères ont été déterminants dans le choix du SDIS 46 pour eXo Platform :
La solution est « all inclusive » et son coût est abordable, c’est-à-dire que la solution est livrée dans sa version complète et qu’un accompagnement de proximité est inclus.
La solution offre une simplicité d’utilisation, de paramétrage et de déploiement.
Les ateliers sont bien préparés et cadrés et les comptes-rendus proposés sont synthétiques. Le consultant qui nous accompagne maitrise parfaitement la solution, ce qui nous évite de partir dans tous les sens. Nous reprenons d’ailleurs en interne ses méthodes d’organisation et de gestion de projet car elles sont très efficaces. Avec eXo, nous bénéficions d’un accompagnement 5 étoiles pour notre projet !
— Colonel Patrick Magry, directeur département adjoint du SDIS 46
L’implémentation
Le projet, porté par une équipe d’une dizaine de personnes, a été déployé rapidement, en à peine 5 mois. Plusieurs ateliers ont été menés tout au long de cette période afin de structurer l’information, préparer la communication interne et organiser la base de documents réglementaires. Des ateliers dédiés aux différents cas d’usages ont été également organisés, avec un accompagnement spécifique et ont permis de construire chaque espace de travail sur la plateforme.
L’intranet a été ouvert fin février à l’ensemble des 1 000 agents dont une grande majorité est constituée de pompiers volontaires. La très forte implication des personnels depuis le lancement de l’intranet mérite d’être soulignée.
La diffusion quasi quotidienne d’informations sur la plateforme participe également à l’engagement des personnels.
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